Ulkona vihmoo marraskuun harmaus. Kodeissa, mökeissä ja muissa etätyöpisteissä näytöt valaisevat ja läppärit puhkuvat lämpöä. Suuri joukko työntekijöitä on jo pitkään työskennellyt kokonaan tai pääosin etätyöpisteissä. Koteihin on hankittu uusia työpöytiä, työtuoleja, näyttöjä, kuulokkeita. On ehkä jopa remontoitu, jotta on saatu aikaiseksi itselle sopivat, viihtyisät ja tuottavat työskentelynurkkaukset.
Keväällä aloitimme vaimon kanssa etätyöt toiveikkaasti yhteisessä työhuoneessa. Jo pian havaitsimme, ettei kumpikaan kykene keskittymään työntekoon, jos toisella on käynnissä etäkokous. Siirtyminen toiseen huoneeseen kokouksen ajaksi ei myöskään ollut hyvä ratkaisu. Työkalujen siirtely, toisesta näytöstä luopuminen juuri kokouksen ajaksi ei toiminut. Oma työhuone on meillä ollut yksi keskittymisen edellytys.
Mahtavatkohan ihmiset enää suostua palaamaan avokonttorien hälyyn, kun ovat saaneet kokea rauhallisen, häiriöistä vapaan työympäristön?
Vielä vartti työpajan alkuun. Availen esitykset, dokumentit ja sovellukset valmiiksi kahdelle näytölle. Toisen näytön tulen jakamaan muille, toisella pidän muistiinpanot ja muut ohjelmat. Viimeistelen agendan ja varmistan että dokumentit on jaettu osallistujille OneDriveltä. Napsautan kahvinkeittimen porisemaan, niin että saan tuoreen kahvin kokoukseen.
Valmistautuminen on onnistuneen etäkokouksen edellytys. Kun ohjelmat ja dokumentit on valmiiksi avattu ja käynnistetty, jo ennen kokouksen alkua, jää pois paljon turhaa odottelua ja sähläystä.
Verkkokytkimen vihreät valot vilkkuvat, kun käynnistän Teams kokouksen. Ehdin vielä valita videoon taustakuvan edelliseltä loma- ja etätyöreissulta.
Olen mukana kokouksessa jo ennen säädettyä aikaa, silloin on hyvä hetki keskustella yksitellen mukaan ilmestyvien osallistujien kanssa niitä näitä ja orientoitua rauhassa.
Etätyön mahdollistama infrastruktuuri on olemassa. Tietoliikennekaapelit yhdistävät kokouksen osallistujat. Kuin tilauksesta, hyvissä ajoin ennen pandemiaa, opittiin hyödyntämään etäkokousohjelmistoja, tiedostojen jakoja ja muita viestintäohjelmistoja. Asiantuntijoiden työn tulokset liikkuvat nopeissa tietoverkoissa vaivatta.
Samaan aikaan kun eri osallistujat jakavat näyttöään, teemme päivityksiä jaettuun dokumenttiin, jonka kaikki osallistujat pääsevät näkemään, ja jota he voivat muokata samaan aikaan. Näin kokousmuistion päivitys ja ehdotukset tulevat kirjattua ja jaettua jo kokouksen aikana.
Ideointiin pitäisi keksiä sopivia vapaamuotoista keskustelua tukevia keinoja. Etäpalaverit toimivat hyvin tilanteissa, joissa kokoontumiselle on mahdollista muodostaa selkeä tavoite ja agenda. Ideoiminen vaatii aikaa, hassuttelua ja vitsailua sekä kokemusten vaihtoa. Ideat eivät välttämättä nouse pakotettuna organisoidussa kokouksessa. Joskus jakautuminen pienempiin ryhmiin voi auttaa.
Palaverissa nousi esiin ongelma, jonka avaaminen vaati parin mukana olevan henkilön lisäksi ulkopuolista henkilöä. Jakauduimme kahteen ryhmään, joista toiseen kutsuttiin yksi asiantuntija lisää. Toinen ryhmä jatkoi muiden asioiden käsittelyä, samalla kun toinen ryhmä tutki ja testasi esiin noussutta ongelmaa.
Joskus kokouksen vetäjän pitää vain osata olla hiljaa ja antaa muille mahdollisuus sanoa asiansa.
Reilun tunnin kuluttua kelloni piippaa ehdottaen taukoa. Sovitaan, että pidetään 15 minuutin tauko. Muutamat osallistujat jäävät tauolla jutustelemaan Teams kokoukseen.
Kokouksen päätyttyä osalla ei ole erityinen hoppu seuraavaan palaveriin, he jatkavat erään tuotteeseen liittyvän puutteen tarkastelua ja pohdiskelua vielä tovin. Keskustelussa syntyi idea tuotemuutokseen. Sovittiin että sitä tarkennetaan uudessa kokoontumisessa.
Jämäkästi viedyssä kokouksessa saattaa jäädä pimentoon ongelmia, jotka tulisivat esiin rennossa, vapaamuotoisessa keskustelussa. Heikkojen signaalien huomaaminen ja rohkeus poiketa agendalta ottamalla ongelma keskusteluun, vaatii etäkokouksessa enemmän tarkkaavaisuutta, kuin perinteisessä kasvokkain käydyssä keskustelussa.