Viisaana päätöksenä yhä useammat yritykset ottavat käyttöön tarvitsemansa ohjelmistoratkaisut palveluna.
Palveluna käytettävissä ratkaisuissa tilaajalla on käytössään tyypillisesti toimittajan perusjärjestelmäratkaisun sisällä jonkinlainen asiakassovitus, jonka sisällöstä ja laajuudesta he itse vastaavat. Asiakassovitukseen voi liittyä raportteja ja rajapintoja sekä perusjärjestelmän laajennuksena sitä muuttanutta tai korvannutta toiminnallisuutta.
Uutena ja merkittävänä asiana on, että palvelun tilaajasta tulee tällöin aktiivinen toimija palveluna hankkimansa ratkaisun elinkaaren ylläpitäjänä.
Palvelun tilaajalla on myös monta huolta vähemmän:
- Ylläpidettävänä ei ole vaativaa IT infrastruktuuria eikä sen edellyttämää osaamista ja tiloja.
- Palvelu on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta.
- Palvelukeskustoiminta takaa skaalautuvan, korkean suorituskyvyn, tietoturvan ja luotettavuuden.
- Toimittaja huolehtii palveluun kuuluvana siitä, että ratkaisu on teknisesti ja toiminnallisesti moderni ja aina ajan tasalla.
- Merkittävää kertainvestointia ja siihen vuosiksi sidottua pääomaa ei tarvita. Mikäli tietojärjestelmä tulee tarpeettomaksi, niin palvelu on koska tahansa irtisanottavissa.
- Toimittajan asiakastuella on suora pääsy ympäristöön ja mahdolliset ongelmatilanteet saadaan ratkaistua nopeasti.
Palveluna käytettävä ratkaisu edellyttää tilaajalta vahvaa sitoutumista ja organisoitumista sekä toimivaa yhteistyötä toimittajan kanssa. Tilaajan vastuulla viimekädessä on se, miten palvelun toimittajan tarjolle tuomia uusia tai korvaavia ominaisuuksia otetaan käyttöön ja miten asiakkaan tarpeisiin sovitettua ratkaisua ylläpidetään ja jatkokehitetään.
Organisaation toiminnan kannalta keskeisen palvelun elinkaarihallinnan apuna voidaan käyttää tuttuja ohjelmiston elinkaarihallinnan malleja ja tapoja:
- Toteutetulle ratkaisulle annetaan käyttäjiä puhutteleva oma nimi erotuksena toimittajan perustuoteratkaisusta.
- Kulloinkin käytössä oleva ratkaisukokonaisuus yksilöidään nimeen liitetyllä versiotiedolla.
- Ratkaisun muodostavat erilliset asiakassovitukset (raportit, integraatiot, toiminnalliset laajennukset…) yksilöidään versiotiedolla.
- Asiakassovituksiin liittyvä lähdemateriaali ja mahdollinen lähdekoodi hallintaan keskitetysti ylläpitoa ja jatkokehitystä varten.
- Kehitysideat kerätään ja priorisoidaan ja ratkaisulle ylläidetään kehitystiekarttaa.
- Ratkaisu dokumentoidaan ja sille toteutetaan ohjeistus ja koulutusmateriaali.
Laajennettavuuden ohella perusjärjestelmässä tulee olla sisään rakennettuna piirteet, joilla käytössä olevien erillisten asiakassovitusten kulloinenkin tilanne (versio) on mahdollista luotettavasti selvittää.
Versiointi tuo suunnitelmallisuutta ja jäntevyyttä toteutuksen eri osien ja itse kokonaisuuden elinkaaren hallintaan. Dokumentaatio, ohjeistus, käytössä olevat toiminnallisuudet, integraatiot ja kehitysideat on selkeää liittää tiettyyn versioon. Uusia piirteitä ja toiminnollisuuksia otetaan käyttöön tarpeen mukaan ratkaisun uusissa versioissa, joiden sisältö ja toteutusaikataulu suunnitellaan etukäteen ja jotka otetaan käyttöön hallitusti.
Ota yhteys jos pohdit kokonaisratkaisua organisaatiosi toiminnan suunnitteluun ja ohjaukseen haasteisiin. Saat sen kätevästi palveluna ja olemme valmiit ottamaan vastuuta ratkaisusi asiakassovitusten versiohallinnasta ja jatkokehityksestä.