Tarvitaanko teillä projektimentoria?

Yritykset käyttävät paljon projekteissaan ulkoisia projektipäälliköitä, jotka tulevat yritykseen vetämään tietyn hankkeen tai projektin. Kun projekti päättyy ja projektipäällikön toimeksianto päättyy, samalla lähtee hänen mukanaan projektista hankittu kokemus, opit ja osaaminen.

Projektimentori on oivallinen vaihtoehto ulkoiselle projektipäällikölle. Kun mentori lähtee sopimuksen päättyessä, organisaatioon jää hänen tuottamansa osaaminen: organisaation omilla projektipäälliköillä on paremmat valmiudet tehdä seuraavia projekteja ja projektiryhmän jäsenet osaavat toimia tehokkaammin omissa rooleissaan. Samalla voi löytyä hyvät, yhteiset toimintatavat, joita on hyvä noudattaa jatkossa muissakin projekteissa.

Hyvä mentori varmistaa, että projekti valmistuu aikataulussa, budjetissa ja vastaa tuloksiltaan sidosryhmien odotuksia. Mentori työskentelee projektipäällikön ja projektiryhmän kanssa projektin suunnittelusta ja päättymiseen asti. Hän tuo mukanaan työkaluja, menetelmiä ja hyväksi todettuja käytäntöjä ja siirtää ne käytännön työn yhteydessä projektipäällikölle, projektiryhmälle ja projektin ohjausryhmälle. Mentori keskittyy projektijohtamisen alueelle projektissa sen elinkaaren ajan. Mentori työskentelee projektin aikana eri teemojen parissa, jotka projektissa kohdataan toteutuksen aikana luonnollisesti muutenkin ja siirtää jatkuvasti osaamista ja kokemusta projektipäällikölle ja –ryhmälle sekä varmistaa omalta osaltaan projektin onnistumisen.

Mentorilla voi olla samaan aikaan useampi organisaation projekti käynnissä ja toimeksianto ei välttämättä pääty projektien päättyessä, vaan mukaan tulee uusia projekteja ja ihmisiä. Mentori on kokenut, luottamusta herättävä ja jolla on paljon käytännön kokemusta vaativista ja isoista hankkeista ja projekteista. Haluatko kuulla lisää, autamme mielellämme.

Menestystekijä: Osaamisen tasapainoinen kehittäminen

Kokemus ja haastavat hommat
Projektipäällikön käsikirjassa opastetaan projektipäällikköä hankkimaan projektiinsa parhaat osaajat. Parhaat projektipäälliköt ovat verkostoituneet hyvin, tuntevat osaajat ja ymmärtävät sitouttaa parhaat tekijät omiin projekteihinsa. Hyvien ja kokeneiden asiantuntijoiden avulla kokeneiden projektipäälliköiden on helppo onnistua projekteissa. Menestyvät projektipäälliköt myös palkitaan jatkossakin mielenkiintoisilla ja haastavilla projekteilla, joihin on helppo saada hyviä resursseja.

Parhaat ja osaavimmat tekijät eivät kuitenkaan ole aina olleet sellaisia. Haastavien projektien, mielenkiintoisten tehtävien, ahkeruuden, sinnikkyyden ja hirmuisen työmäärän johdosta heistä on kehittynyt sellaisia. Parhailla osaajilla on kuitenkin yleensä yksi puute: he ovat kiireisiä. Kaikki projektipäälliköt suorastaan kilpailevat saadakseen heidät osallistumaan juuri omaan projektiinsa.

Kokemattomuus ja kakkosvitja
Kokemattomat projektipäälliköt eivät vielä hallitse kaikkia projektiryhmän valinnan ja sitouttamisen niksejä eikä heille myöskään anneta haastavimpia ja mielenkiintoisimpia projekteja. Tämä saattaakin johtaa siihen, että he joutuvat suoriutumaan kokemattomampien kakkosvitjan pelureiden kanssa. Silloin onnistuminen projektissa onkin heti haastavampaa.

Kokemattomat asiantuntijat ovat ehkä vasta palkattuja tai eivät ole vielä ehtineet osallistua haastaviin projekteihin eivätkä ole kulkeneet sitä pitkää polkua, joka kokeneilla asiantuntijoilla on jo takana. Kokemattomia asiantuntijoita ei välttämättä haluta haasteellisiin projekteihin. Kokemattomilla on siis vähemmän töitä ja sitä kautta myös heidän oppimisensa on hitaampaa.

Osaajat edelleen oppivat lisää ja heistä tulee aina vain parempia osaajia. Työmäärä heillä vain kasvaa. Kokemattomien työkuorma on kevyt, eivätkä he pääse työn kautta oppimaan kuten kokeneet osaajat.

Tasapainon löytäminen
Näyttäisi siis siltä, että vahvasti projektipäällikkövetoinen resurssihallinta johtaa osaamisen polarisoitumiseen: kokeneista tulee yhä osaavampia, kun taas kokemattomammat jäävät tekemisen, oppimisen ja kehittymisen ulkopuolelle. Organisaation resurssikäyttö ei kokonaisuuden tasolla optimoidu, jos osaavimmat ja kokeneimmat projektipäälliköt saavat edun resursoinnissa.

Tasapainottava tekijä

Tarvitaan tasapainottava tekijä. Olen aiemmissa blogikirjoituksissa kuvannut, kuinka linjaorganisaation esimiesten tulee osallistua osaamisen hallintaan ja projektien resursointiin. Vanha sanonta: ”Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta” pitää saada toimimaan niin, että molemmilla rooleilla – projektipäälliköllä ja resurssiesimiehellä – on oma tehtävänsä projektien resurssien hallinnassa.