Projektipomon bloki

Mitä kaikkea Projektipomo on kirjoittanut salkunhallinnasta?

Projektipomo on käsitellyt projektisalkun hallintaa useita kertoja vuosien saatossa. Näissä kirjoituksissa on valotettu eri näkökulmista kulloinkin siihen aikaan tärkeitä ja keskustelua herättäneitä asioita. Ensimmäinen salkkuun liittyvä kirjoitus on vuodelta 2014.  Tähän on hyvä lisätä, että Projektipomo on ollut rakentamassa ensimmäisen kerran projektisalkkujärjestelmää vuonna 1999 eli noin 23 vuotta sitten.

Ihan ensimmäisessä vuoden 2014 kirjoituksessaan ” Projektisalkunhallinta ja tilannekuva ” Projektipomo kuvaa kuinka tärkeää on saada projektisalkun kautta salkusta hyvä tilannekuva. Johtopäätös on, että tilannekuvan saaminen edellyttää kuitenkin hyviä salkunhallinnan välineitä eikä ”exceleillä” pärjää.

Seuraavissa kirjoituksissa syvennetään salkunhallinnan mahdollisuuksia mm. valinnan ja muutoksenhallinnan apuvälineenä. Tämä edellyttää salkun tietojen aktiivista ylläpitoa niin suunnitelman, toteutuman kuin ennusteenkin osalta yhteisessä salkkujärjestelmässä. Päätöksentekoa helpottaa, jos salkun tiedot voidaan muuttaa visuaaliseen muotoon, jossa poikkeamien havainnointi on tehokasta ja johdon huomio voidaan kiinnittää toimenpiteitä vaativiin asioihin.

Joitain eritystapauksia Projektipomo on myös käsitellyt mm. toimitusprojektisalkun piirteitä, sillä tyypillisesti projektisalkunhallinta keskittyy pääosin organisaatioiden sisäisiin it-, tuotekehitys- ja muutoshankkeisiin. Kirjoituksessa korostetaan niiden kohtien merkitystä ja hyvää kommunikaatiota, missä vastuu vaihtuu esimerkiksi myynniltä toteutukselle.

Projektipomo on käsitellyt myös menetelmiä, jolla projektisalkkua hallintaan. Näitä olivat mm. kustannus-hyötyanalyysi, strategisten teemojen käyttö ja pisteytys sekä projektien valintakriteerien yleistys neljään sanaan.

Viime aikoina on Projektipomo palannut juurille, eli kirjoitukset ovat keskittyneet perusasioihin kuten siihen, mikä salkku on ja salkun kustannushallinnan tärkeyteen.

Projektipomon kirjoituksia projektisalkun hallinnasta uusimmasta vanhimpaan. Käykää lukemassa, olkaa hyvä!

10.3.2022     Projektisalkun kustannushallintaa

2.11.2021      Mikä salkku on ja mihin sitä käytetään?

8.10.2020     Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla

3.6.2020        Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Strategiset teemat

16.4.2020     Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Kustannus-hyötyanalyysi

4.10.2017     Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet

23.3.2017     Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

25.8.2016     Pysy mukana muutoksessa – hallitse projektisalkkuasi

27.11.2014   Projektisalkunhallinta ja tilannekuva

Lisäksi on hyvä muistaa, että hyvin toimiva salkkujärjestelmä ei synny itsestään vaan sen suunnitteluun ja rakentamiseen kannattaa käyttää osaavaa kumppania.

Ota yhteyttä, jos olet miettimässä organisaatiosi tarpeisiin projektiesi erityispiirteet huomioivaa projektisalkkujen, projektien ja töiden kustannushallintaratkaisua.

Projektisalkun kustannushallintaa

Olemme käsitelleet useampaan kertaan projektien ja töiden kustannushallintaa sekä salkunhallintaa. Blokimme hengen mukaisesti olemme pyrkineet avaamaan näihin liittyviä hyviä käytäntöjä ja saavutettavia etuja. Nyt on oiva hetki vetää näitä kahta asiaa yhteen.

Merkittävää on, että hyvin mietityt projektien ja töiden kustannushallinnan käytännöt ja tietojärjestelmä ovat myös edellytys onnistuneelle salkunhallinnalle. Toimiva projektien kustannushallinta tuottaa salkunhallinnan tarpeisiin mittareita ja tietoa suunnitelluista, sitoutuneista ja toteutuneista kustannuksista sekä nostaa esiin trendejä ja mahdollisista ongelmia. Salkunhallinnan keinoin on näin mahdollista ohjata projekteista muodostuvia kokonaisuuksia ja varmistaa, että kokonaisuus on aina enemmän kuin osiensa summa.

Projektien tuottama yksityiskohtainen kustannustieto luo vahvan pohjan salkunhallinnassa tehtäville päätöksille, tukee strategian mukaisten hankkeiden valintaa sekä mahdollistaa toteutettavien hankkeiden jatkuvan ohjauksen ja priorisoinnin.

Huomattavaa on, että salkussa on tyypillisesti kooltaan ja merkittävyydeltään erilaisia projekteja ja nämä vielä eri elinkaarivaiheissaan. Siksi ajatus siitä, että projektisalkkua hallitaan kuin yhtä isoa projektia ei johda hyvään lopputulokseen.

Salkunhallinta edellyttää tarkoituksenmukaisen tietojärjestelmän ohella sovittuja toimintamalleja ja yhteisiä käytäntöjä. Näitä tulee noudattaa kaikissa organisaation projekteissa sekä itse salkunhallinnassa. Alla kolme kohtaa, jotka osaltaan takaavat menestymisen projektisalkun kustannushallinnassa.

-Projektien ja töiden kustannusennusteiden on oltava aikajaksotettua tietoa. Kustannusennusteen kuukausijaksotus tuo seurannan ja hallinnan riittävän tarkalle tasolle olematta kuitenkaan ylivoimainen ylläpitää. Salkkutarkasteluita voidaan tehdä harvemmallakin syklillä, mutta projektitasolla vain riittävän lyhyet tarkastelusyklit tuovat esiin trendejä ja ongelmakohtia sekä mahdollistavat nopean puuttumisen poikkeamiin.

-Salkun kustannusten seurantaa tulee tehdä säännöllisellä kalenterirytmillä riippumatta salkun projektien elinkaarivaiheista. Tärkeää on varmistaa, että salkun projektien kustannustiedot ovat tarkasteluhetkellä yhdenmukaisessa tilassa. Kustannustietojen oleellinen osa ovat talouden järjestelmistä tuotetut toteutumatiedot ja tuleville jaksoille ajoittuvat sidotut kustannukset. Salkkutarkastelut voi näin olla tarkoituksenmukaista sovittaa yhteen taloushallinnon kuukausikellon kanssa. Tavoitteena voi esimerkiksi olla, että salkkutarkasteluita varten kaikkien projektien tiedot on täsmäytetty ajan kunkin kuukauden vaihteeseen mennessä.

-Projektitasolla on oltava toimivat mittarit ja käytännöt poikkeaminen hallintaa, ongelmaprojektien esiin nostamiseen ja tietojen laadun varmistamiseen. Näin salkkutason tarkastelussa ongelmaprojektit eivät jää piiloon ja näiden huonoa menestystä ei kompensoida hyvin hallittujen projektin menestyksellä.

Projektisalkun kustannushallinta edellyttää kustannushallinnan tietojärjestelmältä joustavuutta ja mukautettavuutta. Projektien erityspiirteet on pystyttävä huomioimaan projektien kustannushallinnan toteutuksessa, jotta välttämätön projektin ehdoilla toiminta myös kustannushallinnassa toteutuu.

Alla kaksi mukautettua näkymää projektin kustannusennusteeseen. Kustannusennusteen rakenne ja seurantataso valitaan projektin tarpeista ja lähtökohdista.

Alla kaksi mukautettua näkymää pienen projektisalkun kustannusennusteeseen. Kustannusennuste on summattuna salkun projekteista, jotka ovat erilaisia kooltaan, eri elinkaarivaiheessa ja joissa kustannuksia hallitaan eri tasoilla.

Ota yhteys, jos olet miettimässä organisaatiosi tarpeisiin projektiesi erityispiirteet huomioivaa projektisalkkujen, projektien ja töiden kustannushallintaratkaisua.