Money talks!

Projektipomo on kirjoittanut viimeisten kahdeksan vuoden aikana jonkin verran projektien kustannusohjauksesta joko yksittäisen projektin tai projektisalkun näkökulmasta tai molemmista. Kirjoitukset ovat pyrkineet avaamaan kustannusohjaukseen liittyviä hyviä käytäntöjä ja saavutettavia etuja. Tässä kirjoituksessa teemme yhteenvetoja ja johtopäätöksiä näistä kirjoituksista.

Tarkastellaan ensin kustannusohjauksen periaatteita projektin näkökulmasta.

Ositus ja jaksotus

Projektin kustannukset tulee osittaa tarkoituksenmukaiseen rakenteeseen. Tärkeää on huomata, että projektin kustannusseurannan rakenne ja seurantataso valitaan projektin tarpeista ja lähtökohdista. Osituksen avulla ymmärrys projektin sisällöstä ja kustannusrakenteesta lisääntyy ja näin ollen myös budjetin sekä ennusteen tarkkuus paranee.

Projektin budjetin samoin kuin ennusteen on oltava aikajaksotettua tietoa. Näiden tarkoituksenmukainen aikajaksotus tuo seurannan riittävälle tasolle olematta kuitenkaan ylivoimainen ylläpitää projektin aikana. Projektitason seurannassa sopivan lyhyet tarkastelusyklit tuovat esiin ongelmakohtia ja mahdollistavat nopean puuttumisen näihin poikkeamiin.

Hyödynnä olemassa olevaa tietoa

Taloushallinto tuottaa omissa prosesseissaan tarkkaa ja jaksotettua tietoa sitoutuneista (tilaukset, maksuerät, varastovaraukset) ja toteutuneista kustannuksista (ostolaskut, varasto-otot), joita voidaan hyödyntää edistymätarkasteluissa ja ennusteen päivityksessä.

Sitoutuneiden ja toteutuneiden kustannusten tarvittava tarkkuus määräytyy projektin tarpeista. Oleellista on saada nämä kohdistettua oikein projektissa käytettyyn ositus- ja jaksotusrakenteeseen. Tässä onnistuminen on pystyttävä varmistamaan tarvittaessa tarkastelemalla sitoutuneita ja toteutuneita kustannuksia aina tapahtumatasolla asti.

Hyvin toteutettu projektin kustannushallinta tarjoaa toimivat mittarit projektin seurantaan, ennustamiseen ja ohjaamiseen.

Edellämainittuja asioita on käsitelty yksityiskohtaisemmin seuraavissa blogeissa.

Jaksotettua kustannushallintaa – Projektipomo

Projektin kustannushallinta – Projektipomo

Tuloksen Arvo, aliarvostettu menetelmä

Joitakin vuosia sitten Projektipomo kirjoitti tuloksen arvo menetelmän (Earned Value) käytöstä projektijohtamisessa. Menetelmä ei ole Suomessa yleistynyt kovinkaan paljon, vaikka sen hyödyt ovat selvät. Viime aikoina tosin, on erinäisissä keskusteluissa asiakkaiden kanssa käsitelty aihetta. Menetelmähän yhdistää projektin osituksen, aikataulun ja kustannukset sekä tarjoaa hyvät ja tehokkaat työvälineet käynnissä olevan projektin seuraamiseen. Ennusteen laatimiseksi pitää kyetä erottelemaan:

  • Paljonko suunnitelman mukaan kustannuksia piti kulua tähän mennessä ja mitä niillä piti saada aikaiseksi?
  • Paljonko kustannuksia todella on syntynyt ja mitä niillä on saatu aikaan?
  • Paljonko nyt valmistuneen tuloksen piti maksaa suunnitelman mukaan?

Jos tuloksen arvon laskentaa varten on tarvittava tieto saatavilla, tarjoaa tuloksen arvo -menetelmä hyvät välineet projektin todellisen tilanteen arviointiin ja ennusteen tekemiseen.

Tuloksen arvosta Projektipomo on kirjoittanut aikaisemmin myös. Ohessa linkki.

Tuloksen arvo, teoreettista roskaako? – Projektipomo

Salkun kustannukset

Seuraavassa muutama nosto liittyen kustannushallintaan salkunhallinnan näkökulmasta. Salkunhallintaa kustannusten ja erilaisten mittarien näkökulmasta on vuosien varrella käsitelty useassa Projektipomon kirjoituksessa.

Eurot ovat yhteinen tekijä kaikenlaisille projekteille riippumatta projektin tyypistä, koosta tai toimitusmallista. Sopivilla kustannushallinnan käytännöillä ja projekteja yhdistävillä rakenteilla on mahdollista tuoda erityyppiset projektit yhteiseen tarkasteluun salkkuun.

Salkunhallinnan kustannustietojen perusta on siis projektin kustannustietojen ajantasaisuudessa. Salkkutarkasteluita voidaan tehdä projektin seurantaa harvemmallakin syklillä ja karkeammalla jaksotuksella, mutta aina tarvitaan oikeaa ja aikajaksotettua tietoa. Projektien tuottama luotettava kustannustieto luo siis vankan pohjan salkunhallinnassa tehtäville päätöksille.

Ajantasalla oleva projektien kustannustieto tukee strategian mukaisten hankkeiden valintaa toteutukseen sekä mahdollistaa toteutettavien hankkeiden jatkuvan ohjauksen ja priorisoinnin. Toki muitakin projektiin liittyviä tietoja tarvitaan oikeanlaisten projektien valintaan.

Erilaiset tarpeet

On syytä arvioida mittarien tarve erikseen projektin läpiviennin ja johtamisen, projektisalkun hallinnan sekä liikkeenjohdon näkökulmasta. Kullakin edellä mainitulla näkökulmalla on oma tavoitteensa.

Projektisalkun kustannushallintaa on Projektipomo käsitellyt aikaisemmin mm.:

Projektisalkun kustannushallintaa – Projektipomo

Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet – Projektipomo

Tule kuuntelemaan Prohan toteuttamaa kustannusohjauksen webinaaria
tiistaina 13.9.2022 klo 10-11.

Ilmoittautua voit alla olevasta linkistä https://us02web.zoom.us/webinar/register/WN_aJrC9SjTSpiSKVnJtIV-rQ

Heräsikö mielenkiinto? Ole meihin rohkeasti yhteydessä, niin jutellaan lisää.

sales@proha.com
www.proha.com

Projektisalkun kustannushallintaa

Olemme käsitelleet useampaan kertaan projektien ja töiden kustannushallintaa sekä salkunhallintaa. Blokimme hengen mukaisesti olemme pyrkineet avaamaan näihin liittyviä hyviä käytäntöjä ja saavutettavia etuja. Nyt on oiva hetki vetää näitä kahta asiaa yhteen.

Merkittävää on, että hyvin mietityt projektien ja töiden kustannushallinnan käytännöt ja tietojärjestelmä ovat myös edellytys onnistuneelle salkunhallinnalle. Toimiva projektien kustannushallinta tuottaa salkunhallinnan tarpeisiin mittareita ja tietoa suunnitelluista, sitoutuneista ja toteutuneista kustannuksista sekä nostaa esiin trendejä ja mahdollisista ongelmia. Salkunhallinnan keinoin on näin mahdollista ohjata projekteista muodostuvia kokonaisuuksia ja varmistaa, että kokonaisuus on aina enemmän kuin osiensa summa.

Projektien tuottama yksityiskohtainen kustannustieto luo vahvan pohjan salkunhallinnassa tehtäville päätöksille, tukee strategian mukaisten hankkeiden valintaa sekä mahdollistaa toteutettavien hankkeiden jatkuvan ohjauksen ja priorisoinnin.

Huomattavaa on, että salkussa on tyypillisesti kooltaan ja merkittävyydeltään erilaisia projekteja ja nämä vielä eri elinkaarivaiheissaan. Siksi ajatus siitä, että projektisalkkua hallitaan kuin yhtä isoa projektia ei johda hyvään lopputulokseen.

Salkunhallinta edellyttää tarkoituksenmukaisen tietojärjestelmän ohella sovittuja toimintamalleja ja yhteisiä käytäntöjä. Näitä tulee noudattaa kaikissa organisaation projekteissa sekä itse salkunhallinnassa. Alla kolme kohtaa, jotka osaltaan takaavat menestymisen projektisalkun kustannushallinnassa.

-Projektien ja töiden kustannusennusteiden on oltava aikajaksotettua tietoa. Kustannusennusteen kuukausijaksotus tuo seurannan ja hallinnan riittävän tarkalle tasolle olematta kuitenkaan ylivoimainen ylläpitää. Salkkutarkasteluita voidaan tehdä harvemmallakin syklillä, mutta projektitasolla vain riittävän lyhyet tarkastelusyklit tuovat esiin trendejä ja ongelmakohtia sekä mahdollistavat nopean puuttumisen poikkeamiin.

-Salkun kustannusten seurantaa tulee tehdä säännöllisellä kalenterirytmillä riippumatta salkun projektien elinkaarivaiheista. Tärkeää on varmistaa, että salkun projektien kustannustiedot ovat tarkasteluhetkellä yhdenmukaisessa tilassa. Kustannustietojen oleellinen osa ovat talouden järjestelmistä tuotetut toteutumatiedot ja tuleville jaksoille ajoittuvat sidotut kustannukset. Salkkutarkastelut voi näin olla tarkoituksenmukaista sovittaa yhteen taloushallinnon kuukausikellon kanssa. Tavoitteena voi esimerkiksi olla, että salkkutarkasteluita varten kaikkien projektien tiedot on täsmäytetty ajan kunkin kuukauden vaihteeseen mennessä.

-Projektitasolla on oltava toimivat mittarit ja käytännöt poikkeaminen hallintaa, ongelmaprojektien esiin nostamiseen ja tietojen laadun varmistamiseen. Näin salkkutason tarkastelussa ongelmaprojektit eivät jää piiloon ja näiden huonoa menestystä ei kompensoida hyvin hallittujen projektin menestyksellä.

Projektisalkun kustannushallinta edellyttää kustannushallinnan tietojärjestelmältä joustavuutta ja mukautettavuutta. Projektien erityspiirteet on pystyttävä huomioimaan projektien kustannushallinnan toteutuksessa, jotta välttämätön projektin ehdoilla toiminta myös kustannushallinnassa toteutuu.

Alla kaksi mukautettua näkymää projektin kustannusennusteeseen. Kustannusennusteen rakenne ja seurantataso valitaan projektin tarpeista ja lähtökohdista.

Alla kaksi mukautettua näkymää pienen projektisalkun kustannusennusteeseen. Kustannusennuste on summattuna salkun projekteista, jotka ovat erilaisia kooltaan, eri elinkaarivaiheessa ja joissa kustannuksia hallitaan eri tasoilla.

Ota yhteys, jos olet miettimässä organisaatiosi tarpeisiin projektiesi erityispiirteet huomioivaa projektisalkkujen, projektien ja töiden kustannushallintaratkaisua.

Jaksotettua kustannushallintaa

Hyvin toteutettu projektin kustannushallinta tarjoaa oivat mittarit projektien valintaan, seurantaan ja ohjaamiseen sekä ylipäätään tulevaisuuden ennustamiseen.

Sopivilla kustannushallinnan käytännöillä ja rakenteilla on mahdollista tuoda eri tyyppiset projektit tarkasteluun yhdessä. Eurot ovat yhteinen tekijä kaikenlaisille projekteille riippumatta projektin tyypistä, koosta tai toimitusmallista.

Projektin kustannushallinnan perustan luovat projektille tehty kustannusarvio, josta hyväksyttynä muodostuu projektin budjetti, tapa kerätä toteutumatietoa sekä sovitut seurannan ja muutoksenhallinnan käytännöt. (https://projektipomo.com/tag/projektin-kustannusseuranta/)

Alla muutama esiin nosto oleellista asioita.

Kustannukset tulee osittaa tarkoituksenmukaiseen rakenteeseen. Osittaminen ja ryhmittely kustannuslajeittain riittää jo usein. Isommissa projekteissa on syytä hyödyntää projektin laajuuteen liittyvää rakenne- ja luokittelutietoa esim. sijainti, järjestelmä, ammattiala, määrä ym. tietoja.

Kustannukset tulee jaksottaa projektin toteutusajalle. Kuukausijaksotus on luonteva ja silloin on helppoa toimia samoissa seurantasykleissä yrityksen taloushallinnon kanssa.

Taloushallinto tuottaa omissa prosesseissaan tarkkaa ja jaksotettua tietoa sitoutuneista ja toteutuneista kustannuksista, joita voidaan hyödyntää edistymätarkasteluissa. Toteutuneiden kustannusten seurantatarkkuus määräytyy projektin tarpeista. Oleellista on saada tapahtumat kohdistettua oikein käytettyyn ositus- ja jaksotusrakenteeseen ja tässä onnistuminen on pystyttävä varmistamaan tarvittaessa tapahtumatasolla.

Ennusteen jaksotus ja ositus tarkoituksenmukaiseen rakenteeseen mahdollistaa projektien tosiaikaisen seurannan ja kuukausittaiset tilinpäätökset. Analyysissä tarkastellaan käytettyjä rakenteita vasten alkuperäistä budjettia, ennustetta, toteutumaa sekä jo saavutettuja hyötyjä. Tarkastelun pohjalta muokataan ja hyväksytetään projektille tarvittaessa uusi kustannusennuste. Kuukausittaiset tilinpäätökset ovat kätevä tapa trendien seuraamiseen ja poikkeamin havainnointiin. Näin ne luovat edellytykset ongelmien tunnistamiseen sekä reagointiin aikaisessa vaiheessa.

Kustannushallinnan tuottamia tunnuslukuja käytettyyn rakenteeseen liitettyinä ovat esim.
-Toteutuneet kustannukset jaksoittain ja kumulatiivisesti suhteessa budjettiin ja ennusteeseen
-Ennuste jaksoittain ja kumulatiivisesti suhteessa budjettiin.

Edistyneet henkilöt saattavat tukeutua tuloksen arvo menetelmään, joka tarjoaa kattavan joukon KPI tunnuslukuja projektin seurantaan (https://projektipomo.com/tag/tuloksen-arvo/).

Projektien kustannushallinnan tiedot sekä yhtenäiset toimintamallit luovat pohjan toimivalle portfoliohallinnalle ja palvelevat koko organisaation toimintaa tarjoamalla näkyvyyttä, ennustettavuutta ja mittareita.

Projektin kustannushallinta

Projektinaikainen kustannusten hallinta on jatkuvaa tasapainottelua projektin laajuuden, aikataulun ja laadun kanssa. Usein mielletään, että kustannukset ovat kuitenkin lähinnä seuraus em. tasapainottelusta. Euromääräinen kustannusten hallinta on siten projektissa monesti taaksepäin katsovaa. Kustannushallinta tarjoaa kuitenkin oivat mittarit projektin seurantaan, ohjaamiseen ja tulevaisuuden ennustamiseen. Ohessa askeleet onnistuneeseen, koko projektin ajan tehtävään aktiiviseen kustannushallintaan.

  1. Tee realistinen kustannusennuste. Käytä ennusteen laadinnassa tarvittaessa kunkin osa-alueen asiantuntijoita (hankintatoimi, toteutustiimien vetäjät jne.). Erittele kaikki tekeminen ja niihin liittyvät kustannuserät. Ota erittelyn avuksi projektin kannalta tarkoituksenmukainen luokittelurakenne (osaprojekti, kustannuslaji, sopimus, jne.).
  2. Hyväksytä kustannusennuste projektin budjetiksi. Muista, että projektin budjetti on sopimus projektin rahoittajien ja projektin välillä ja yksi projektin peruskivistä.
  3. Sovi projektissa noudatettavat kustannusten seuranta, muutoshallinta- ja hyväksymiskäytännöt. Käytä seuraavaa rakennetta kustannushallinnan pohjana:
    • Alkuperäinen budjetti: projektin ensimmäinen hyväksytty kustannusennuste
    • Budjetti: ohjausryhmän hyväksymä kustannusennuste, jossa mukana hyväksytyt muutokset
    • Ennuste: kustannusennuste, jossa huomioidaan toteutumat sekä hyväksytyt ja vielä hyväksymättömät muutokset budjettiin
  4. Jaa kustannusennuste kuukausiennusteiksi. Jaon pohjana ovat tiedot aikataulu- ja resurssisuunnitelmasta sekä toimittajien laskutusetapit.
  5. Kerää toteutuneet kustannukset ja analysoi tilanne kuukausittain. Erittele toteutuneet kustannukset samaan luokittelurakenteeseen kuin budjettikin, jolloin pääset vertaamaan lukuja keskenään.Kokoa kustannusseurannan tunnusluvut:
    • Kustannukset kuukausijaksolla ja kumulatiivisesti suhteessa budjettiin
    • Hyväksyttyjen ja hyväksymättömien muutosten osuus kuukausijaksolla ja kumulatiivisesti

    Analysoi projektin tilanne ja näkymät tarkasteluhetkellä. Huomioi trendit aiemmilta jaksoilta. Selvitä poikkeamien syyt, reagoi ja tee korjaavat toimenpiteet. Päivitä ennuste ja hyväksytä tarvittavat muutokset ennusteeseen projektissa sovitulla tavalla.

  6. Tiedota aktiivisesti. Varmista, että projektin ohjausryhmällä ja sidosryhmillä on tiedossa poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet sekä riittävästi informaatiota oman analysoinnin ja päätöksenteon tueksi. Läpinäkyvä, ajantasainen ja perusteltu informaatio estää spekulaatiot ja sitouttaa kaikki entistäkin paremmin projektin tavoitteisiin.

Merkittävää on, että mikäli organisaation kaikissa projekteissa sovelletaan samoja käytäntöjä ja rakenteita, on mahdollista tuottaa yhteenvetoja kaikkien projektien ylitse ja laajentaa yksittäisen projektin kustannushallinta palvelemaan koko organisaation toimintaa samalla tarkastelusyklillä.

Tuloksen arvo, teoreettista roskaako?

Taloushallinnon mittarit ovat yleensä hyvin yksinkertaisia. Menikö rahaa enemmän kuin tuli?

Ne jotka tuntevat projektien seurannan menetelmiä ja erityisesti menetelmän, jota kutsutaan Tuloksen arvo -menetelmäksi (Earned Value, Earned Value Management), tietävät ettei projektin mittaaminen ole aivan noin yksinkertaista.

Olisitpa nähnyt sen talousjohtajan ilmeen, jolle kerroin, että projektin onnistumista pitäisi ehdottomasti mitata katteen sijasta mittareilla: ACWP, BCWS, BCWP. Näiden kumulatiivisten ja aikajaksotettujen mittareiden perusteella voidaankin sitten helposti laskea CV ja SV -mittarit, jotka sitten oikeastaan jo näyttävät projektin kokonaistilanteen.

No, kommentti oli selkeä: ”Tuollaista teoreettista roskaa ei kannata konsulttien tänne tulla höpöttämään.”

Kuitenkin projektien onnistumisen seurantaan kaivataan kipeästi mittareita ja indikaattoreita. Mittareita tarvitaan, jotta voidaan arvioida projektien kannattavuutta ja onnistumista toteutuksen päätyttyä. Projektin johtamisen kannalta tärkeämpää kuitenkin olisi löytää mittareita, jotka auttavat reagoimaan jo projektin aikana. Onko aikataulu myöhästymässä? Ovatko kustannukset ylittymässä? Pitäisikö vapauttaa tai lisätä resursseja, vai pyrkiä neuvottelemaan paremmat tuntihinnat? Johtuuko kustannusylitys kasvaneista kustannuksista, vai siitä että olemme edellä aikataulusta?

Onkin olennaista arvioida mittarien tarve erikseen projektisalkun hallinnan ja liikkeenjohdon näkökulmasta ja erikseen projektin läpiviennin johtamisen näkökulmasta.

Päättynyttä projektia voidaan arvioida sen mukaan, ylittikö se budjettinsa. Jos projekti ylitti budjettinsa, tiedämme, että se ylitti alkuperäisen kustannusarvion. Mutta mitä tämä merkitsee? Oliko kustannusarvio alun pitäen liian matala? Tehtiinkö projektin aikana tarkennuksia ja muutoksia, joiden vuoksi alkuperäiseen budjettiarvioon ei ollut enää järkevää tavoitella?

Toimitusprojektin osalta voidaan laskea kate. Tuliko rahaa enemmän kuin meni? Kate voidaan laskea projektin päätyttyä, mutta voidaanko sitä käyttää projektin ohjauksen tukena? Auttaako projektin aikana laskettu kate tekemään paremman ennusteen projektin lopputulemasta? Projektin toteutuksen aikana katteen arviointi on haastavaa, sillä tulot ja menot ajoittuvat eri aikajaksoille ja lisäksi lopputuloksiin vaaditaan muutoksia, jotka osaltaan muuttavat myös aikataulua ja kustannuksia.

Myös aikataulussa pysymistä käytetään paljon projektin mittarina. Jos projekti pysyy aikataulussa, on sillä toki paremmat mahdollisuudet muodostua onnistuneeksi. Aikatauluseuranta ei kuitenkaan kerro lopputuloksen laadusta tai siitä, jouduttiinko käyttämään ennakoitua enemmän kustannuksia, jotta aikataulu saatiin pidettyä.

Projektin ennustaminen vaatii aikajaksotettua suunnitelmaa ja toteutuneiden kustannusten seuraamista aikajaksoittain. Ennusteen laatimiseksi pitää kyetä osoittamaan: 1) Paljonko suunnitelman mukaan kustannuksia piti kulua tähän mennessä ja mitä niillä piti saada aikaiseksi? 2) Paljonko kustannuksia todella on syntynyt ja mitä niillä on saatu aikaan? 3) Paljonko nyt valmistuneen tuloksen piti maksaa suunnitelman mukaan?

Jos projektijohtamisen yksi tavoite on arvioida toteutuksen aikana projektin lopputulemaa ja tarvittaessa päivittää ennuste projektin lopputulemasta, tarvitaan kunnollinen suunnitelma ja seurantakäytännöt. Jos tarvittava tieto on saatavilla, tarjoaa Tuloksen arvo -menetelmä oivat välineet projektin todellisen tilanteen arviointiin ja ennusteen tekemiseen.