Jaksotettua kustannushallintaa

Hyvin toteutettu projektin kustannushallinta tarjoaa oivat mittarit projektien valintaan, seurantaan ja ohjaamiseen sekä ylipäätään tulevaisuuden ennustamiseen.

Sopivilla kustannushallinnan käytännöillä ja rakenteilla on mahdollista tuoda eri tyyppiset projektit tarkasteluun yhdessä. Eurot ovat yhteinen tekijä kaikenlaisille projekteille riippumatta projektin tyypistä, koosta tai toimitusmallista.

Projektin kustannushallinnan perustan luovat projektille tehty kustannusarvio, josta hyväksyttynä muodostuu projektin budjetti, tapa kerätä toteutumatietoa sekä sovitut seurannan ja muutoksenhallinnan käytännöt. (https://projektipomo.com/tag/projektin-kustannusseuranta/)

Alla muutama esiin nosto oleellista asioita.

Kustannukset tulee osittaa tarkoituksenmukaiseen rakenteeseen. Osittaminen ja ryhmittely kustannuslajeittain riittää jo usein. Isommissa projekteissa on syytä hyödyntää projektin laajuuteen liittyvää rakenne- ja luokittelutietoa esim. sijainti, järjestelmä, ammattiala, määrä ym. tietoja.

Kustannukset tulee jaksottaa projektin toteutusajalle. Kuukausijaksotus on luonteva ja silloin on helppoa toimia samoissa seurantasykleissä yrityksen taloushallinnon kanssa.

Taloushallinto tuottaa omissa prosesseissaan tarkkaa ja jaksotettua tietoa sitoutuneista ja toteutuneista kustannuksista, joita voidaan hyödyntää edistymätarkasteluissa. Toteutuneiden kustannusten seurantatarkkuus määräytyy projektin tarpeista. Oleellista on saada tapahtumat kohdistettua oikein käytettyyn ositus- ja jaksotusrakenteeseen ja tässä onnistuminen on pystyttävä varmistamaan tarvittaessa tapahtumatasolla.

Ennusteen jaksotus ja ositus tarkoituksenmukaiseen rakenteeseen mahdollistaa projektien tosiaikaisen seurannan ja kuukausittaiset tilinpäätökset. Analyysissä tarkastellaan käytettyjä rakenteita vasten alkuperäistä budjettia, ennustetta, toteutumaa sekä jo saavutettuja hyötyjä. Tarkastelun pohjalta muokataan ja hyväksytetään projektille tarvittaessa uusi kustannusennuste. Kuukausittaiset tilinpäätökset ovat kätevä tapa trendien seuraamiseen ja poikkeamin havainnointiin. Näin ne luovat edellytykset ongelmien tunnistamiseen sekä reagointiin aikaisessa vaiheessa.

Kustannushallinnan tuottamia tunnuslukuja käytettyyn rakenteeseen liitettyinä ovat esim.
-Toteutuneet kustannukset jaksoittain ja kumulatiivisesti suhteessa budjettiin ja ennusteeseen
-Ennuste jaksoittain ja kumulatiivisesti suhteessa budjettiin.

Edistyneet henkilöt saattavat tukeutua tuloksen arvo menetelmään, joka tarjoaa kattavan joukon KPI tunnuslukuja projektin seurantaan (https://projektipomo.com/tag/tuloksen-arvo/).

Projektien kustannushallinnan tiedot sekä yhtenäiset toimintamallit luovat pohjan toimivalle portfoliohallinnalle ja palvelevat koko organisaation toimintaa tarjoamalla näkyvyyttä, ennustettavuutta ja mittareita.

Projektin kustannushallinta

Projektinaikainen kustannusten hallinta on jatkuvaa tasapainottelua projektin laajuuden, aikataulun ja laadun kanssa. Usein mielletään, että kustannukset ovat kuitenkin lähinnä seuraus em. tasapainottelusta. Euromääräinen kustannusten hallinta on siten projektissa monesti taaksepäin katsovaa. Kustannushallinta tarjoaa kuitenkin oivat mittarit projektin seurantaan, ohjaamiseen ja tulevaisuuden ennustamiseen. Ohessa askeleet onnistuneeseen, koko projektin ajan tehtävään aktiiviseen kustannushallintaan.

  1. Tee realistinen kustannusennuste. Käytä ennusteen laadinnassa tarvittaessa kunkin osa-alueen asiantuntijoita (hankintatoimi, toteutustiimien vetäjät jne.). Erittele kaikki tekeminen ja niihin liittyvät kustannuserät. Ota erittelyn avuksi projektin kannalta tarkoituksenmukainen luokittelurakenne (osaprojekti, kustannuslaji, sopimus, jne.).
  2. Hyväksytä kustannusennuste projektin budjetiksi. Muista, että projektin budjetti on sopimus projektin rahoittajien ja projektin välillä ja yksi projektin peruskivistä.
  3. Sovi projektissa noudatettavat kustannusten seuranta, muutoshallinta- ja hyväksymiskäytännöt. Käytä seuraavaa rakennetta kustannushallinnan pohjana:
    • Alkuperäinen budjetti: projektin ensimmäinen hyväksytty kustannusennuste
    • Budjetti: ohjausryhmän hyväksymä kustannusennuste, jossa mukana hyväksytyt muutokset
    • Ennuste: kustannusennuste, jossa huomioidaan toteutumat sekä hyväksytyt ja vielä hyväksymättömät muutokset budjettiin
  4. Jaa kustannusennuste kuukausiennusteiksi. Jaon pohjana ovat tiedot aikataulu- ja resurssisuunnitelmasta sekä toimittajien laskutusetapit.
  5. Kerää toteutuneet kustannukset ja analysoi tilanne kuukausittain. Erittele toteutuneet kustannukset samaan luokittelurakenteeseen kuin budjettikin, jolloin pääset vertaamaan lukuja keskenään.Kokoa kustannusseurannan tunnusluvut:
    • Kustannukset kuukausijaksolla ja kumulatiivisesti suhteessa budjettiin
    • Hyväksyttyjen ja hyväksymättömien muutosten osuus kuukausijaksolla ja kumulatiivisesti

    Analysoi projektin tilanne ja näkymät tarkasteluhetkellä. Huomioi trendit aiemmilta jaksoilta. Selvitä poikkeamien syyt, reagoi ja tee korjaavat toimenpiteet. Päivitä ennuste ja hyväksytä tarvittavat muutokset ennusteeseen projektissa sovitulla tavalla.

  6. Tiedota aktiivisesti. Varmista, että projektin ohjausryhmällä ja sidosryhmillä on tiedossa poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet sekä riittävästi informaatiota oman analysoinnin ja päätöksenteon tueksi. Läpinäkyvä, ajantasainen ja perusteltu informaatio estää spekulaatiot ja sitouttaa kaikki entistäkin paremmin projektin tavoitteisiin.

Merkittävää on, että mikäli organisaation kaikissa projekteissa sovelletaan samoja käytäntöjä ja rakenteita, on mahdollista tuottaa yhteenvetoja kaikkien projektien ylitse ja laajentaa yksittäisen projektin kustannushallinta palvelemaan koko organisaation toimintaa samalla tarkastelusyklillä.

Tuloksen arvo, teoreettista roskaako?

Taloushallinnon mittarit ovat yleensä hyvin yksinkertaisia. Menikö rahaa enemmän kuin tuli?

Ne jotka tuntevat projektien seurannan menetelmiä ja erityisesti menetelmän, jota kutsutaan Tuloksen arvo -menetelmäksi (Earned Value, Earned Value Management), tietävät ettei projektin mittaaminen ole aivan noin yksinkertaista.

Olisitpa nähnyt sen talousjohtajan ilmeen, jolle kerroin, että projektin onnistumista pitäisi ehdottomasti mitata katteen sijasta mittareilla: ACWP, BCWS, BCWP. Näiden kumulatiivisten ja aikajaksotettujen mittareiden perusteella voidaankin sitten helposti laskea CV ja SV -mittarit, jotka sitten oikeastaan jo näyttävät projektin kokonaistilanteen.

No, kommentti oli selkeä: ”Tuollaista teoreettista roskaa ei kannata konsulttien tänne tulla höpöttämään.”

Kuitenkin projektien onnistumisen seurantaan kaivataan kipeästi mittareita ja indikaattoreita. Mittareita tarvitaan, jotta voidaan arvioida projektien kannattavuutta ja onnistumista toteutuksen päätyttyä. Projektin johtamisen kannalta tärkeämpää kuitenkin olisi löytää mittareita, jotka auttavat reagoimaan jo projektin aikana. Onko aikataulu myöhästymässä? Ovatko kustannukset ylittymässä? Pitäisikö vapauttaa tai lisätä resursseja, vai pyrkiä neuvottelemaan paremmat tuntihinnat? Johtuuko kustannusylitys kasvaneista kustannuksista, vai siitä että olemme edellä aikataulusta?

Onkin olennaista arvioida mittarien tarve erikseen projektisalkun hallinnan ja liikkeenjohdon näkökulmasta ja erikseen projektin läpiviennin johtamisen näkökulmasta.

Päättynyttä projektia voidaan arvioida sen mukaan, ylittikö se budjettinsa. Jos projekti ylitti budjettinsa, tiedämme, että se ylitti alkuperäisen kustannusarvion. Mutta mitä tämä merkitsee? Oliko kustannusarvio alun pitäen liian matala? Tehtiinkö projektin aikana tarkennuksia ja muutoksia, joiden vuoksi alkuperäiseen budjettiarvioon ei ollut enää järkevää tavoitella?

Toimitusprojektin osalta voidaan laskea kate. Tuliko rahaa enemmän kuin meni? Kate voidaan laskea projektin päätyttyä, mutta voidaanko sitä käyttää projektin ohjauksen tukena? Auttaako projektin aikana laskettu kate tekemään paremman ennusteen projektin lopputulemasta? Projektin toteutuksen aikana katteen arviointi on haastavaa, sillä tulot ja menot ajoittuvat eri aikajaksoille ja lisäksi lopputuloksiin vaaditaan muutoksia, jotka osaltaan muuttavat myös aikataulua ja kustannuksia.

Myös aikataulussa pysymistä käytetään paljon projektin mittarina. Jos projekti pysyy aikataulussa, on sillä toki paremmat mahdollisuudet muodostua onnistuneeksi. Aikatauluseuranta ei kuitenkaan kerro lopputuloksen laadusta tai siitä, jouduttiinko käyttämään ennakoitua enemmän kustannuksia, jotta aikataulu saatiin pidettyä.

Projektin ennustaminen vaatii aikajaksotettua suunnitelmaa ja toteutuneiden kustannusten seuraamista aikajaksoittain. Ennusteen laatimiseksi pitää kyetä osoittamaan: 1) Paljonko suunnitelman mukaan kustannuksia piti kulua tähän mennessä ja mitä niillä piti saada aikaiseksi? 2) Paljonko kustannuksia todella on syntynyt ja mitä niillä on saatu aikaan? 3) Paljonko nyt valmistuneen tuloksen piti maksaa suunnitelman mukaan?

Jos projektijohtamisen yksi tavoite on arvioida toteutuksen aikana projektin lopputulemaa ja tarvittaessa päivittää ennuste projektin lopputulemasta, tarvitaan kunnollinen suunnitelma ja seurantakäytännöt. Jos tarvittava tieto on saatavilla, tarjoaa Tuloksen arvo -menetelmä oivat välineet projektin todellisen tilanteen arviointiin ja ennusteen tekemiseen.