Tuntikirjaus – Menneen maailman jäänne vai toimiva ohjausväline?

Viime aikoina on yleistynyt väite, että varsinkin tietotyössä käytetyn ajan mittaaminen on turhaa ja väärin, koska innovaatioita ja korkean jalostusarvon tuottamista asiakkaille ei voi mitata. Väitteen esittäjät ummistavat kuitenkin silmänsä siltä, että suurelta osin tietotyö on tavallista, aivan arkista aherrusta. Kokemuksesta voin sanoa merkittävän osan IT-työstä, ainakin ylläpidossa, olevan usein suorastaan rutiininomaista ojankaivuuta.

Asiakkaalle tuotetun arvon mittauksessa (=laskutuksessa) käytetty työtunti on edelleen yksi yleisimmistä laskutusperusteista. Tuntilaskutusta vastaan on argumentoitu paljon ja ihan hyvin perustein. Viime kädessähän asiakkaan tulisi maksaa saamastaan hyödystä, ei myyjän kulurakenteesta, jota tuntihinnoiteltu työ väistämättä tarkoittaa. Työhön käytetty aika korreloi kaikesta huolimatta ostajan saaman hyödyn kanssa keskimäärin kohtalaisen hyvin: isompaan ongelmaan menee enemmän aikaa, pienemmät ratkaistaan nopeammin.

Toimittajan kapasiteettia rajoittaa yleensä kaikkein eniten aika. Lisäkäsiä ja -aivoja voi toki ostaa lisää mutta aika ei skaalaudu. Yrityksen kulut muodostuvat kuukausipalkkaisista ihmisistä, joiden työaika pitäisi käyttää mahdollisimman tehokkaasti arvon tuottamiseen. Jos et tiedä mihin yrityksesi arvokkaimmat resurssit käyttävät kapasiteettia eniten rajoittavaa hyödykettä eli aikaa, niin miten ajattelet ohjaavasi tekemistä?

Kehitysprojekteissa kulut eli työaika pitää kohdistaa niihin tuotteisiin, joista on odotettavissa suurimmat tuotot tulevaisuudessa. Ilman tuntiseurantaa on helppo sortua myymään tuotoksia liian halvalla. Toisaalta ”ikuiset lupaukset” saadaan helpommin lopetettua, kun todellisuuspohjaisesti tiedetään syntyneet kulut.

Mittauksessa pitää aina muistaa tavoiteltava hyöty. Mittaaminen ei ole arvo sinänsä vaan sen tuottama tieto ja epävarmuuden vähentäminen. Tekemistä ei kannata mitata yhtään tarkemmin kuin mittaustietoa hyödynnetään. Jos riittää tieto siitä miten paljon jonkun tuotteen tai ominaisuuden suunnittelu maksaa, niin tuntikirjauksia on turha vaatia tehtävätasolla. Tärkeämpää sen sijaan on saada kaikki tehty työ rehellisesti näkyviin. Tuntikirjauksen pitää olla niin helppoa ja nopeaa, että pienetkin työt tulevat kirjatuiksi oikeille kohteille. Tarpeetonta detaljointia vastaavasti pitää välttää viimeiseen asti. Näennäinen tarkkuus saattaa jopa johtaa systemaattisiin vääristymiin, kun ihmiset eivät viitsi täyttää tarkkoja taulukoita vaan hautaavat tehdyt pikkutyöt yleiskuluihin tai johonkin isoon projektiin.

Toimivan tuntikirjauksen nyrkkisäännöt

  1. Määritä mihin tarvitset tietoa
  2. Mittaa vain sitä mitä tarvitset
  3. Pidä tuntikirjaus yksinkertaisena
  4. Motivoi ihmisiä kertomalla säännöllisesti tuloksista

Vastaa