Tiimin tai osaston työkuormien hallinta on yksi lähiesimiehen perustehtävistä. Asian tekee monimutkaiseksi se, että tiimin jäsenet työskentelevät normaalisti useissa rinnakkaisissa hankkeissa ja näillä hankkeilla/tehtävillä on erilaisia prioriteetteja. Tiimin jäseniä kuormittavat lisäksi muut kuin hankkeisiin liittyvät tehtävät.
Eteenpäin katsovan suunnittelutyön ohella lähiesimiehen tulee seurata toteutuneita työkuormia suhteessa suunnitelmiin ja varmistaa näin tiimin jäsenten optimaalinen käyttö hankkeissa. Merkittävää on, että lähiesimies ei voi ulkoistaa työkuormien hallintaa kokonaan projektipäälliköille. Sen sijaan sovitut toimintamallit, toimiva yhteistyö ja läpinäkyvä kommunikaatio varmistavat onnistumisen ja toimivan muutoshallinnan.
Alla kymmenen käytännön neuvoa lähiesimiehelle tiimin työkuormien hallintaan:
- Ylläpidä listaa tiimisi jäsenten tehtävistä ja suunnitelluista työkuormista eri hankkeissa.
- Ylläpidä tehtävälistassa myös muut kuin hankkeisiin liittyvät tehtävät: lomat, sovitut koulutukset jne.
- Varmista, että listatuilla tehtävillä on realistiset tavoitealkamis- ja -päättymispäivät.
- Huolehdi siitä, että tehtävät on jaettu riittävän pieniin osiin. Tällöin seuranta on helpompaa ja kynnys tehtävän aloittamiseen laskee.
- Varmista, että tehtävien väliset riippuvuudet ovat tekijöillä tiedossa, jotta toisistaan riippuvat tehtävät saadaan suoritettua tehokkaasti.
- Varmista, että on olemassa yhtenäinen käytäntö, jossa tehtävistä ylläpidetään yksinkertaista tilannetietoa (aloittamatta, aloitettu, valmis, tunteja jäljellä jne.).
- Varmista tehtävien päättyminen suunnitelmien mukaan ja huomioi erityisesti toisistaan riippuvat tehtävät. Reagoi poikkeamiin välittömästi.
- Viestitä säännöllisesti valmistuvista tehtävistä ja seuraavaksi alkavista, jotta tiimin kokonaistilanne on kaikilla tiedossa ja seuraavat työt voidaan ottaa tehokkaasti työn alle.
- Rohkaise avoimeen keskusteluun ja muodosta käytäntö, joka tuo tiimiläisille mahdollisuuden ennakoida ja viestiä ylikuormitustilanteet.
- Huomioi onnistumiset, kannusta, palkitse hyvästä kehityksestä ja saavutuksista. Kokemuksen ja tietotaidon ohella motivaatio on keskeinen tekijä henkilön hyvässä suoriutumisessa!
Työkuormien hallintaan on ohjelmistoratkaisuja, joissa tiiminvetäjä näkee tiiminsä tilanteen yhdellä silmäyksellä ja joissa tiimin jäsenillä on näkyvyys heille kohdistettuihin tehtäviin ja suunniteltuihin työkuormiin. Ohjelmistoissa on tyypillisesti integroituna myös toteutuneiden työtuntien ja tilannetiedon keruu seurantaa varten, jolla varmistetaan tehokas ja tavoitteellinen toiminta projekteissa.