pilvipalvelu – Projektipomo

Microsoft Project for the Web – visiosta kehittyväksi pilvipalveluksi

Kirjoitimme ensimmäisen kerran Microsoftin suunnitelmista tuoda markkinoille uusi vain pilvialustalla toimiva projektiohjelmisto alkuvuodesta 2019. Seuraavassa tarkastellaan mitä sen jälkeen on tapahtunut ja mihin suuntaa ohjelma kehittyy.

Lähtökohtia

Projektinhallinnan kirjo on kasvanut ja monipuolistunut. Ketterät menetelmät ovat tulleet useille toimialoille johtaviksi menetelmiksi. Toisaalta samaan aikaan useilla aloilla edelleen käytetään perinteisiä projektinjohtamisen menetelmiä, kuten vesiputousmallia, kriittisen polun menetelmää, tuloksen arvon menetelmää. Projektijohtamisesta on tullut yleisempää ja se on levinnyt uusille toimialoille. Projektipäällikkyys saattaa osua kenen tahansa työntekijän kohdalle, ei enää ainoastaan projektipäälliköiksi kouluttautuneille.

Pilvipalvelut ovat Microsoftin, kuten monen muunkin IT-alan toimijan, menestyksen avain.

Nykyaikaisten välineiden tulee olla helposti saatavilla ja käyttöönotettavia myös satunnaiselle käyttäjälle. Niiden avulla pitää saada hyötyjä nopeasti ja niiden pitää soveltua erityyppisiin projektimetodologioihin.

Laajan käyttäjäkunnan ja kumppaniverkoston kokemus MS Projectista antoi Microsoftille mahdollisuuden kerätä tiedot siitä, millainen hyvän projektihallintavälineen pitäisi olla. Project Onlinen käyttäjät ovat antaneet paljon kehitysideoita tuotteen kehittämiseksi ja paljon niitä on toteutettu Project Online / Project Server -tuotteeseen. Kuitenkin monipuolisuus saattaa joskus olla hyvän käytettävyyden vastakohta.

Edellä mainitut seikat ovat olleet lähtökohtia Project for the Webin kehitykselle.

Project for the Web

Project for the Webin ensimmäinen versio julkaistiin keväällä 2019. Nyt on hyvä hetki pysähtyä ja tarkastella mitä on tapahtunut noin kahden vuoden aikana ja mitä on tulossa.

Ensimmäinen versio keskittyi tehtävien ja niiden välisten riippuvuuksien luomiseen mm. Gantt-kaaviossa käyttämällä selainta. Ainoa keino tuottaa tehtäväluettelo oli naputella se alusta asti järjestelmään käsin. Malliprojekteja tai projektien kopiointia ei ollut, ei ollut myöskään import-toimintoa. Tehtäviin oli kolme näkymää: Gantt-, Kanban- ja luettelonäkymä. Ohjelmalla pystyi toteuttamaan aikatauluhierarkian ja tehtäville oli mahdollista allokoida resursseja, tosin ainoastaan siten, että henkilö oli varattu tehtävälle kokoaikaisena ja koko tehtävän kestolle. Projektille pystyi luomaan dokumenttityötilan samalla kertaa, kun luo projektin. Käyttöliittymän muokkaaminen ja omien kenttien lisääminen ei ollut mahdollista. Lähtötilanteesta on menty eteenpäin useita isoja kehitysaskelia.

Tällä hetkellä kaikki edellisessä kappaleessa mainitut rajoitukset ovat poistuneet, tehtäville voi allokoida resursseja osa-aikaisena, tehtävätietoihin voi lisätä omia kenttiä, projektin pohjaksi voi kopioida toisen projektin tai tuoda tiedot MS Project suunnitelmasta, tietoja voi viedä Exceliin tai tulostaa pdf-tiedostoksi, liittää dokumenttilinkin tehtävälle, aktivoida sähköpostimuistutukset tietyistä asioista ja monta muuta isompaa ja pienempää uutta toimintoa tai parannusta. Tällä hetkellä Project for the Webin voi myös liittää Teams-sovellukseen, jolloin kaikki projektihallintaan tarvittavat välineet ovat samalla työpöydällä.

Keväällä 2021 Microsoft julkaisi Power Apps -sovelluksen nimeltä Accelerator. Se laajentaa Project for the Web-sovellusta projektisalkkuihin, ohjelmiin ja riskien hallintaan. Ne käyttäjät, jotka ovat tottuneet Power Apps-sovellusten rakenteeseen oppivat käyttämään Accelerator -sovellusta nopeasti. Tästä kirjoitimme kevään 2021 blogissamme.

Mitä uutta on tulossa?

Viime viikolla Microsoft piti tilaisuuden kumppaneille, jossa se valotti suunnitelmiaan Project for the Web-tuotteen seuraavista askelista. Suunnitelmat voidaan jakaa karkeasti kahteen osaan: Lähiajan suunnitelma ja ehkä myöhemmin tulevia toimintoja.

Lähiajan suunnitelmat

Lähiaikoina Microsoftin suunnitelmissa on julkaista todella paljon pyydetty ja keskustelua herättänyt ominaisuus, jolla tiimin jäsen voi nähdä ja päivittää omia tehtäviään eri projekteista yhdessä näkymässä. Suunnitelmissa on julkaista toiminto, jolla tehtäviin voi liittää tarkastuslistoja. Vastaavan tyyppinen ominaisuus on olemassa mm. Plannerissa. Nykyinen versio tukee ainoastaan lopusta alkuun riippuvuuksia. Tämä rajoitus poistuu lähitulevaisuudessa, jolloin tuki kaikille riippuvuustyypeille tuodaan tuotteeseen. Myöhemmin on tulossa myös mahdollisuus antaa viiveitä ainakin riippuvuuksille.

Mitä tämän jälkeen?

Kehityslistalla on asioita, jotka kytkevät Project for the Webin tiiviimmin Teamsiin. Jossakin vaiheessa henkilön omat tehtävät ovat nähtävissä Teamsissa. Tulossa on myös tuki kooltaan isompien projektien käsittelylle. Tällä hetkellä rajoitus on 500 tehtävän kohdalla. Kehityslistalla on myös paljon pyydetty ominaisuus, jossa projektille voidaan tallettaa vertailusuunnitelma eli baseline. Tähän mennessä raportointiin on pitänyt käyttää Power BI välinettä. Tulevaisuudessa Project for the Web sisältää koko joukon graafeja, jotka päivittyvät sitä mukaa kun suunnittelu edistyy. Grafiikka sisältää myös tiimin kuormitukseen liittyviä kuvaajia.

Jos haluat kuulla lisää uudesta Project for the Webistä, ota yhteyttä.

Pilvipalvelun elinkaarihallintaa

Viisaana päätöksenä yhä useammat yritykset ottavat käyttöön tarvitsemansa ohjelmistoratkaisut palveluna.

Palveluna käytettävissä ratkaisuissa tilaajalla on käytössään tyypillisesti toimittajan perusjärjestelmäratkaisun sisällä jonkinlainen asiakassovitus, jonka sisällöstä ja laajuudesta he itse vastaavat. Asiakassovitukseen voi liittyä raportteja ja rajapintoja sekä perusjärjestelmän laajennuksena sitä muuttanutta tai korvannutta toiminnallisuutta.

Uutena ja merkittävänä asiana on, että palvelun tilaajasta tulee tällöin aktiivinen toimija palveluna hankkimansa ratkaisun elinkaaren ylläpitäjänä.

Palvelun tilaajalla on myös monta huolta vähemmän:

Ylläpidettävänä ei ole vaativaa IT infrastruktuuria eikä sen edellyttämää osaamista ja tiloja.
Palvelu on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta.
Palvelukeskustoiminta takaa skaalautuvan, korkean suorituskyvyn, tietoturvan ja luotettavuuden.
Toimittaja huolehtii palveluun kuuluvana siitä, että ratkaisu on teknisesti ja toiminnallisesti moderni ja aina ajan tasalla.
Merkittävää kertainvestointia ja siihen vuosiksi sidottua pääomaa ei tarvita. Mikäli tietojärjestelmä tulee tarpeettomaksi, niin palvelu on koska tahansa irtisanottavissa.
Toimittajan asiakastuella on suora pääsy ympäristöön ja mahdolliset ongelmatilanteet saadaan ratkaistua nopeasti.

Palveluna käytettävä ratkaisu edellyttää tilaajalta vahvaa sitoutumista ja organisoitumista sekä toimivaa yhteistyötä toimittajan kanssa. Tilaajan vastuulla viimekädessä on se, miten palvelun toimittajan tarjolle tuomia uusia tai korvaavia ominaisuuksia otetaan käyttöön ja miten asiakkaan tarpeisiin sovitettua ratkaisua ylläpidetään ja jatkokehitetään.

Organisaation toiminnan kannalta keskeisen palvelun elinkaarihallinnan apuna voidaan käyttää tuttuja ohjelmiston elinkaarihallinnan malleja ja tapoja:

Toteutetulle ratkaisulle annetaan käyttäjiä puhutteleva oma nimi erotuksena toimittajan perustuoteratkaisusta.
Kulloinkin käytössä oleva ratkaisukokonaisuus yksilöidään nimeen liitetyllä versiotiedolla.
Ratkaisun muodostavat erilliset asiakassovitukset (raportit, integraatiot, toiminnalliset laajennukset…) yksilöidään versiotiedolla.
Asiakassovituksiin liittyvä lähdemateriaali ja mahdollinen lähdekoodi hallintaan keskitetysti ylläpitoa ja jatkokehitystä varten.
Kehitysideat kerätään ja priorisoidaan ja ratkaisulle ylläidetään kehitystiekarttaa.
Ratkaisu dokumentoidaan ja sille toteutetaan ohjeistus ja koulutusmateriaali.

Laajennettavuuden ohella perusjärjestelmässä tulee olla sisään rakennettuna piirteet, joilla käytössä olevien erillisten asiakassovitusten kulloinenkin tilanne (versio) on mahdollista luotettavasti selvittää.

Versiointi tuo suunnitelmallisuutta ja jäntevyyttä toteutuksen eri osien ja itse kokonaisuuden elinkaaren hallintaan. Dokumentaatio, ohjeistus, käytössä olevat toiminnallisuudet, integraatiot ja kehitysideat on selkeää liittää tiettyyn versioon. Uusia piirteitä ja toiminnollisuuksia otetaan käyttöön tarpeen mukaan ratkaisun uusissa versioissa, joiden sisältö ja toteutusaikataulu suunnitellaan etukäteen ja jotka otetaan käyttöön hallitusti.

Ota yhteys jos pohdit kokonaisratkaisua organisaatiosi toiminnan suunnitteluun ja ohjaukseen haasteisiin. Saat sen kätevästi palveluna ja olemme valmiit ottamaan vastuuta ratkaisusi asiakassovitusten versiohallinnasta ja jatkokehityksestä.

Low Code No Code

Selainpohjainen ohjelmistoratkaisu organisaatiosi tarpeeseen ilman ohjelmointia ja tehty toteutus käytettävissä kustannustehokkaasti pilvipalveluna.

Tämä on mahdollista nykyaikaisilla ratkaisukehitysalustoilla.

Ratkaisualusta tarjoaa tarvittavan toteutuskehyksen. Ohjelmointityön sijaan käyttöliittymä ja toiminnot toteutetaan alustan tarjoamilla muokattavilla komponenteilla. Toteutukset skaalautuvat tarvittaessa vaativiin ratkaisuihin ja mahdollistavat myös ohjelmoimalla tehtävät laajennukset.

Vaativin osa on tavoitellun ratkaisun tietomallin hahmottaminen. Tällä kuvataan tietorakenteet ja tietorakenteiden väliset suhteet. Alustojen piirteisiin kuuluu, että kerralla ei tarvitse olla valmista, vaan ratkaisun toteutuksessa voidaan edetä ketterästi iteroiden ja eri vaihtoehtoja arvioiden.

Merkittävää on, että ratkaisukohtaisesti ylläpidettävää ohjelmakoodia ei juuri synny. Ratkaisun konfiguraatiotiedot on talletettu samaan tietokantaan, kuin ylläpidetty liiketoimintatietokin. Näin se pysyy tallessa ja on aina käytettävissä ratkaisun edelleen kehittämiseen.

Tehtiin ratkaisu sitten omaan käyttöön tai palveluksi asiakkaille, niin merkittäviä etuja on saavutettavissa:

Ketteryys, korkea laatu ja pienemmät riskit. Varsinainen toteutus syntyy ketterästi. Helposti mukautettavat ratkaisut auttavat myös organisaatiota toimimaan ketterästi. Toteutustyö etenee nopeasti. Väli- ja lopputuloksia voidaan arvioida toteutuksen kaikissa vaiheissa. Huomattavaa on, että suhteessa enemmän panosta voidaan laittaa ohjelmointityön sijasta ratkaisun testaamiseen.
Pienentyneet kustannukset. Aika on rahaa – mahdollisuus rakentaa enemmän, pienemmällä tiimillä ja lyhyemmässä ajassa.
Korkeampi tuottavuus. Useampia ratkaisuja valmistuu lyhyemmässä ajassa. Tuottavuutta tuo myös se, että toteutettu ratkaisu on käyttäjäkokemuksen osalta yhdenmukainen läpi koko toteutuksen ja näin myös helposti loppukäyttäjien omaksuttavia.
Nopeampi reagointi muutokseen. Nopeiden kehityssyklien ja muokattavuuden kautta organisaatiot voivat nopeasti sopeutua markkinoiden muutoksiin, asiakkaiden muuttuneisiin tarpeisiin tai lainsäädäntöön.
Pidempi elinkaari. Tehdyn ratkaisun elinkaarta voidaan jatkaa joustavasti muokkaamalla tai laajentamalla olemassa olevaa toteutusta. Ratkaisualustan toimittaja huolehtii teknologian ajanmukaisuudesta ja uusien muokattavien perustoiminnallisuuksien tuottamisesta.

Alla esimerkki ratkaisualustan tarjoamasta toiminnallisuudesta projektihallintaratkaisun toteutukseen. Toteutus on selainpohjainen Saas palvelu, jossa tiedot ylläpidetään relaatiotietokannassa. Esimerkkiratkaisu ei ole edellyttänyt ohjelmointia, vaan nojaa projektihallinnan tietomalliin, ratkaisualustan tarjoamaan sovelluskehykseen sekä muokattaviin komponentteihin.

Käyttäjän ja käyttäjän roolien todentaminen Azure AD:n ryhmäkiinnityksen kautta. SSO.
Käyttäjälle avautuu rooliensa mukainen valikkorakenne
Käyttöliittymän kielisyys on vaihdettavissa valikkotoimintona
Projektilistaan haetaan tietokannasta vain ne projektit, joihin käyttäjälle on annettu oikeudet
Projektilistan sisältö on suodatettavissa sarakesuodattimen tai näiden yhdistelmien kautta
Projektilistan sarakekokoonpanoa voidaan vaihdella erilaisten valittavana olevien näkymien välillä
Riveillä olevien liikennevalojen väri asetetaan sovittujen sääntöjen ja laskukaavojen mukaan
Ulkoisiin järjestelmiin on mahdollista siirtyä rivikohtaisista pikalinkeistä: dokumenttihallinta ja Jira
Valitun projektin tehtävät on tuotu kytkettyyn taulukkonäkymään projektilistan alle

Ei ole yllättävää, että ratkaisualustat löytyvät myös monen kaupallisen liiketoimintasovelluksen takaa. Käytetty ratkaisualusta rajaa aina jonkin verran toteutusvaihtoehtoja, joten aivan kaikkia toiveita ei ilman ohjelmointia voida toteuttaa. Rajallisella ohjelmointityöllä ratkaisu saadaan myös integroitumaan saumattomaksi osaksi yrityksen muuta sovelluskantaa. Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi juuri omaan tarpeeseesi sovitetun ratkaisun toteuttamisesta kustannustehokkaasti ja sen käyttämiseksi palveluna.

Projektit Power PPM järjestelmässä

Edellisessä blogissani kerroin lyhyesti uudesta Power PPM tuotteesta. Jatkan samasta aiheesta, ja nyt menen hieman syvemmälle Power PPM:n projektikäsitteeseen.

Esitelemme Power PPM järjestelmää syksyn webinaareissamme 1.9.2020 ja 24.11.2020.

Arkkitehtuuri

Power PPM välineen arkkitehtuuri perustuu Microsoftin Power Platformille ja se täydentää Microsoftin Project for the web välineen toiminnallisuuksia niin, että kokonaisuudesta muodostuu kattava projektien, salkkujen ja resurssien hallinnan väline. Power Platform alusta mahdollistaa Power PPM:n helpon muokattavuuden ja laajennettavuuden. Välineeseen valmiiksi rakennettu tietomalli ja toiminnot ovatkin perusta asiakaskohtaisesti mukautetulle välineelle. Kaikkea valmista toiminnallisuutta voidaan helposti muokata ja laajentaa.

Power PPM on niin kutsuttu Model Driven –sovellus, eli se on toteutettu samoilla välineillä ja samaan arkkitehtuuriin kuin Microsoftin Dynamics 365 sovellukset. Tästä seuraa useita etuja, kuten että käyttöliittymä on tuttu Dynamics käyttäjille ja että sovellus toimii suoraan myös kännykässä hyödyntäen Dynamics 365 –mobiilisovellusta.

Koska järjestelmä on kokonaan Microsoftin pilvessä, Power PPM kykenee hyödyntämään muita pilven palveluita. Sitä voi esimerkiksi käyttää suoraan Microsoft Teamsin käyttöliittymästä. Lisäksi projektiin voidaan liittää Planner –suunnitelma ja Teams –kanava viestintää varten.

Kuva: Power PPM toimii sovelluksena Teamsissa

Kuva: Power PPM Dynamics 365 mobiilisovelluksessa

Projekti Power PPM:ssä

Power PPM on projektien hallinnan järjestelmä, joten se rakentuu vahvasti Projekti-käsitteen ympärille. Uusi projekti voidaan luoda Microsoftin uudessa Project for the web välineessä, se voi muodostua Projekti-ideasta hyväksyntämenettelyn avulla tai se voidaan luoda suoraan Power PPM:n käyttöliittymässä.

Kuva: Projektin perustietoja Power PPM käyttöliittymässä

Elinkaari

Sekä projekti-ideoihin, että projektiin liittyy elinkaarimalli. Projekti voidaan siis luoda lähtien projekti-idean kypsyttelystä ja hyväksynnästä. Eri elinkaaren vaiheissa projektin tietoja täydennetään ja osa tiedoista voidaan vaatia pakollisina ennen kuin projekti pääsee seuraavaan vaiheeseen. Projektille määriteltäviä tietoja ovat esimerkiksi: ohjausryhmä, kuvaustiedot, valuutta, liiketoimintasuunnitelma jne. Projektin tyypin mukaan sillä voi olla tarkastuslista, arvio strategisesta vaikuttavuudesta ja muita laskettavia tai syötettäviä tietoja.

Kuva: Projektin elinkaarimalli

Aikataulu ja tehtävät

Projektin aikataulu suunnitellaan lisäämällä tehtävät Project for the web –käyttöliittymässä. Tehtäville myös liitetään resurssit ja projektin työmäärä summautuu kiinnitettyjen resurssien työmääristä. Projektin aikataulua voidaan käsitellä ja päivittää yhtä lailla Project for the web:n https://project.microsoft.com/ sivulla kuin Power PPM:n sovelluksen puolellakin. Molemmat sovellukset käsittelevät samaa Common Data Serviceen (CDS) tallennettua tietoa.

Kuva: Projektiaikataulu Power PPM käyttöliittymässä

Projektin kustannusten ja hyötyjen arviointi

Projektille voidaan laatia aikajaksotettu budjetti. Käytettävä budjetointirakenne voidaan määritellä vapaasti. Budjetissa arvioidaan projektin kustannukset. Power PPM:ssä voidaan laatia myös erillinen hyötylaskelma, jossa arvioidaan projektilta odotettavat hyödyt. Hyötylaskelmakin voidaan tarvittaessa tehdä aikajaksotettuna.

Kuva: Projektin jaksotettu budjetti

Muita projektiin liittyviä tietoja

Projektiin voidaan liittää myös useita muita tietoja, kuten: riskejä, muutoksia ja lopputuloksia. Erilaisten lisätietojen ja käsitteiden lisääminenkin on varsin helppoa, koska taustalla tietovarastona toimii Common Data Service (CDS), jonka tietorakennetta on mahdollista muuttaa ja laajentaa.

Kuva: Projektin riskit

Projektisalkut ja ohjelmat

Projekteja voidaan liittää ohjelmiin ja projektisalkkuihin. Sekä ohjelmilla että salkuilla on omat tietonsa, kuten budjetti. Projekteilta summattuja kustannuksia voidaan verrata ohjelman ja salkun budjetteihin. Projekti voi kuulua projektisalkkuun joko osana ohjelmaa tai suoraan projektina.

Kenelle Power PPM sopii?

Organisaatiot, jotka suosivat kevyitä ja joustavia välineitä, varmasti tykästyvät Project for the web:n helppoon käyttöön projektin aikataulun luomisessa. Power PPM täydentää Project for the web:n toiminnallisuudet täydeksi projektien hallinnan järjestelmäksi. Sikäli kun organisaatiolla on hankittuna Microsoftin Project ja Power apps lisenssejä, Power PPM välineen käyttöönotto on myös varsin edullista.

Kuva: Power PPM etusivu

Exceleitä, powerpointteja ja muita projektinhallintahäkkyröitä

Harva se viikko näkee edelleen organisaatioissa itse kyhättyjä projektinhallintavirityksiä: aikataulusuunnittelua, budjetointia ja resurssien suunnittelua/varausta Exceleissä ja erilaisia systeemejä, joiden kautta saadaan toteumatietoa tuotua näihin samoihin Exceleihin. On kauniita aikataulukuvia PowerPointissa. On projektisalkkuja, joissa valot vilkkuvat ja käppyrät kurvaavat. Sitten on organisaatioita, joilla on asialliset työkalut olemassa, mutta niitä ei käytetä, vaan kukin käyttää projektissaan, mitä käyttää. Meininki on kuin Villissä Lännessä.

Välillä ei voi kuin ihailla Excelin upeutta ja ihmisten luovuutta – ratkaisut ovat niin hienoja ja uniikkeja. Jotain on silti pielessä. Kuinka paljon aikaa ja työtä ovat viritykset vaatineet? Mikä on viritysten käytettävyys muissa projekteissa/organisaation yksiköissä? Millainen työmäärä menee tiedon ylläpitämiseen eri taulukoissa ja tiedon raportointiin eteenpäin? Mikä on tiedon luotettavuus ja kuinka hyvin oikeasti tiedetään, missä ollaan projekteissa menossa?

Jonain päivänä organisaation johto on sitä mieltä, että olisi hyvä saada selkeä kuva siitä, mitä projekteja on tulossa, mitä on käynnissä sekä missä projekteissa asiantuntijat ovat kiinni milloinkin, ja millaisella työkuormalla. Koska voidaan toteuttaa isompi asiakastoimitus? Onko projektissa tehty ne työt, jotka tähän päivään mennessä piti olla tehtynä? Paljonko käytimme rahaa ja aikaa edelliseen samankaltaiseen projektiin? Paljonko rahaa on suunniteltu käytettävän liiketoiminnan eri painopistealueiden projekteihin ja mikä on niiden tilanne tällä hetkellä?

Nyt alkaa jo hiki helmeillä otsassa – varsinkin, kun tämä tieto tarvitaan nopeasti.

Kaupallisen projektinhallintajärjestelmän etu on, että sen avulla tällaisiin kysymyksiin saadaan melko helposti melko luotettava vastaus – yleensä tuo melko hyvä onkin riittävän hyvä. Jotta kaupallisesta järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti, se edellyttää kaikilta käyttäjiltä, että järjestelmään päivitetään tiedot riittävän säännöllisesti ja tarkasti. Tarvitaan myös yhtenäinen toimintatapa ja organisaatio, joka on sitoutunut yhteisten toimintatapojen noudattamiseen.

Miten organisaatiolle saadaan myytyä ajatus, että yhteistä projektinhallinta-järjestelmää kannattaa käyttää? Ja miten onnistua järjestelmän käyttöönotossa?

Yrityksen johdossa pitää olla vahva ja näkyvä sponsori.
On ymmärrettävä projektiympäristö, johon järjestelmä tulee käyttöön sekä oltava selvillä käyttäjien tarpeista ja vaatimuksista. Käyttäjien pitää olla mukana järjestelmän valinnassa.
Järjestelmän käytöllä saavutettavat hyödyt pitää kommunikoida selkeästi kaikille organisaation käyttäjäryhmille, sillä yleensä toimintatavat muuttuvat ja suoraviivaistuvat järjestelmän hankinnan myötä. Myös organisaation näkymä potentiaalisiin ongelmiin paranee ja reagointikyky nopeutuu.
Käyttäjien pitää ymmärtää, mihin tarkoitukseen heidän päivittämiään tietoja käytetään. On ymmärrettävä, että tietoa käytetään päätöksen teossa organisaation johdossa.
Järjestelmän pitää olla mahdollisimman helppokäyttöinen, käyttötavan yksinkertainen ja käyttöön selkeät ohjeet.
Vaiheista käyttöönotto niin, ettei käyttäjien tarvitse omaksua suurta muutosta kerralla.
Kouluta loppukäyttäjät kunnolla. Tarjoa koulutusta eri muodoissa.
Hyvä loppukäyttäjien tuki on tärkeä erityisesti käyttöönottovaiheessa.
Valmenna ohjausryhmissä toimivat henkilöt vaatimaan projektipäälliköiltä uusien toimintatapojen noudattamista, järjestelmän käyttöä ja sen tuottamia raportteja.
Seuraa säännöllisesti ja pitkäjänteisesti, että järjestelmän tietoja todella päivitetään. Toimita tarvittaessa lisätukea järjestelmän käyttöön. Jaa tunnustusta hyville käyttäjille. Tarvittaessa käytä porkkanaa ja keppiä.

Voimme auttaa organisaatiosi eroon Exceleistä ja onnistumaan projektinhallintajärjestelmän käyttöönotossa. Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää.

Vielä ehdit ilmoittautua 3.9.2015 alkavaan MS Project 2013 – opintopiiriin!

5 globaalia trendiä projektitoiminnan kannalta

Oletko jo luopunut sähköpostin käytöstä projektissasi tarpeettomana ja avointa kommunikointia haittaavana välineenä?

Alla on viisi viimeaikojen globaalia trendiä ja esimerkkejä niiden tuomista mahdollisuuksista projektitoiminnan alueella.

Sosiaalisen median tekniikat
Sosiaalisen median tekniikoiden käyttö on laajentunut henkilöiltä yrityksiin ja sitä kautta projekteihin. Keinoja ja välineitä on lukusia, esimerkkinä yhteisöpalvelut (Facebook jne.), mikroblogit (Twitter jne.), blogit (WordPress jne.), Wiki-sivut, mediapalvelut (Youtube jne.) ja yhteistyöpalvelut (Yammer jne.). Yhteisöllisyys ja siihen liittyvät tekniikat tukevat sovittujen toimintatapojen noudattamista, varmistavat oleellisen tiedon jakamisen ja saavutettavuuden sekä käytettävissä olevan tiedon tehokkaan hyödyntämisen.
Liikkuvuus
Pois aikaan ja paikkaan sidonnaisuudesta. Skype, Lync, Whatsapp ym. pikaviestimet luovat mahdollisuuden olla yhteydessä projektitiimin jäseniin reaaliaikaisesti. Toiminnan läpinäkyvyyden ohella reaaliaikaisuus mahdollistaa nopean reagoinnin mm. ongelmatilanteissa sekä oikeiden henkilöiden tavoittamisen päätöksentekoa varten.
Verkostoituminen
Projekti on erilaisista toimijoista muodostettu kokonaisuus. Se on enemmän kuin osiensa summa, kun valinta on kohdistunut tarkoituksenmukaisesti oikeisiin toimijoihin, joilla on käytössään projektin kannalta oikeaa osaamista. Työn ei pidä odottaa tekijäänsä tai päinvastoin. Avainasia on toimivalla yhteistyöverkostolla varmistaa oikea-aikaisesti tarkoituksenmukaista osaamista projektin käyttöön. Kaikkea tätä edesauttaa toiminnan läpinäkyvyys, avoimuus ja projektia hyödyttävien toimijoiden tunnistaminen.
Rajoja ylittävä yhteistyö
Osaaminen on rajoja ylittävä voimavara. Muodollisen tilaaja-toimittajamallin tilalle on tarjolla ketteryyttä, välittömyyttä ja erilaisista henkilöistä, kulttuureista ja ympäristöistä kumpuavien näkemysten ja hiljaisen tiedon hyödyntämistä, palautteen antoa ja saamista sekä aidosti yhteiseen tavoitteeseen toimimista.
Pilvipalvelut
Erillisten teknologioiden rinnalle on nousemassa kokonaisratkaisuita, jotka mahdollistavat edellä mainittujen neljän muun päätrendin liittämisen läpinäkyvästi yhteen toimintoon. Pilvipalveluille on luonteenomaista nopea käyttöönotto, kustannustehokkuus ja tarvittaessa myös tilapäisyys. Globaalia projektia varten on mahdollista hankkia kaikki perinteisen IT-organisaation ylläpitämät järjestelmät pilvipalveluna, joka on saavutettavissa eripuolilta maailmaa ja erilaisilla päätelaitteilla, mutta hallittavissa keskitetysti. Samaiset rakenteet ovat yhtä helposti myös purettavissa joko kokonaan tai osittain hankkeen päättyessä.

Projektinhallintaa pilvessä

Projektipomo veti taannoin tietojärjestelmäprojektin, johon osallistui ihmisiä useista organisaatioista. Projektin omistavan organisaation lisäksi mukana oli henkilöitä ratkaisun toimittavasta yrityksestä ja muilta yhteistyökumppaneilta. Projektitiimi oli kansainvälinen: Osallistujat edustivat viittä maanosaa ja tekivät töitä eri aikavyöhykkeillä.

Projektia käynnistettäessä oli selvää, että yksi projektin menestyksen avaimista tulisi olemaan tehokas viestintä ja tiedon jakaminen sekä projektitiimin sisällä että ulkoisten tahojen kanssa. Asian ratkaisemiseksi projektille perustettiin intranetissä projektisivusto, joka toimi projektitiimin yhteisenä virtuaalisena työtilana. Työtilaan koottiin projektin organisaatiokaavio yhteystietoineen, aikataulusuunnitelmat, työkokonaisuuksien kuvaukset, raportit, tehtävälistat, tekninen dokumentaatio, ynnä muuta tarpeellista.

Projektin työtila helpotti projektipomon tehtävää projektin ohjaamisessa ja seurannassa. Työtilaan oli julkaistu projektin aikataulu, josta projektin jäsenet saattoivat nähdä sekä omat tehtävänsä, että projektin aikataulun kokonaisuudessaan. Projektin jäsenten vastuulla oli päivittää työtilaan omien tehtäviensä edistyminen viikoittain ennen projektin viikkokokousta.

Käytännön haasteeksi yhteisen työtilan hyödyntämisessä osoittautui se, että toimittajan ja yhteistyökumppanien henkilöt eivät päässeet työtilaan ilman omistavan organisaation käyttäjätunnusta ja VPN-yhteyttä organisaation verkkoon. Organisaatiolla ei ollut käytössään keinoja intranetissä olevan projektisivuston julkaisemiseksi suoraan yhteistyökumppaneille. Tietoturvan ja viestinnän tarpeet olivat ristiriidassa keskenään, ja tietoturva voitti.

Nykyisin on tarjolla pilvipalveluratkaisuja, joissa yllä kuvatun kaltaisia projektisivustoja voidaan perustaa ja jakaa yhteistyökumppaneiden kanssa ilman VPN-yhdyskäytäviä ja kalliita ylläpitokustannuksia. Verkosta palveluna ostettu projektisivusto on hyvä väline yllä kuvatun kaltaisten projektien tueksi. Projektisivuille voi kutsua niin oman organisaation henkilöt kuin projektissa mukana olevat ulkopuolisetkin. Projektisivuston käyttöoikeudet voi määritellä ja rajata projektiorganisaation tarpeiden ja tietoturvavaatimusten mukaisesti.

Pilvestä hankittu projektinhallinnan järjestelmä ei sovi kaikkiin tilanteisiin. Jos projektinhallinnanjärjestelmä on tarpeen integroida vaikkapa taloushallinnon järjestelmään, voi järjestelmäintegraatio olla viisainta toteuttaa talon sisäisten järjestelmien välillä. Oman järjestelmän raportointimahdollisuudet ovat monipuolisemmat, koska tietokantaan voi tehdä suoria kyselyjä. Joskus myös projektissa käsiteltävä tieto on niin luottamuksellista, ettei sitä haluta jakaa verkossa. Tällöin organisaation sisäinen järjestelmä on edelleen paras ratkaisu.

Oman ja pilvestä palveluna hankitun järjestelmän välimuotokin on mahdollinen. Verkosta voi ostaa palvelinkapasiteettia, ja jättää palvelinten hallinnan palveluntarjoajan hoidettavaksi. Sovellusten ylläpidon ja hallinnan voi tässä mallissa pitää oman organisaation tehtävänä.

Pilvipalvelut ovat tuoneet uusia, kiinnostavia mahdollisuuksia projektityön ja viestinnän tehokkaaseen hoitamiseen monenvälisissä projekteissa. Projektipomo suosittelee omien projektinhallinnan tarpeiden kartoittamista ja tarjolla olevien mahdollisuuksien selvittämistä yhdessä kokeneen asiantuntijan kanssa.