Käytä yhteistä aikaa tehokkaasti

Käytä… 

Tuon neuvon ensimmäinen sana, käytä, viittaa siihen, että tarvitsemme yhteisiä tilaisuuksia. Olipa kyse projektin tavoitteiden määrittelystä, yrityksen strategian määrittelystä, tiimin tai organisaation yhteishengen vahvistamisesta tai yhteisten työtapojen luomisesta. Emme voi saavuttaa kykyä toimia yhdessä pohtimalla asioita omissa eriöissämme(!) (cubicle) tai työhuoneissamme. Tarvitsemme kohtaamista ihmisten ja asioiden välillä. 

…yhteistä aikaa… 

Yhteisellä ajalla tarkoitan tässä tilaisuuksia, joissa projekti ryhmä tai muu tiimi tai työryhmä kokoontuu suunnitellulla ja organisoidulla tavalla yhteen. Ajassa ja mahdollisesti myös paikassa. Se voi tapahtua kokouksessa, suunnittelu- tai työkykypäivässä tai se voi olla vaikkapa pikkujoulu tai muu vapaamuotoisempi tilaisuus.  

Kasvokkain kohtaamisten arvo ja merkitys kasvaa, koska niitä tapahtuu entistä harvemmin. Useat meistä viettävät paljon aikaa verkkokokouksissa, istuen luurit päässä kotonaan tai työhuoneessaan teetä tai kahvia siemaillen. Kokoontuminen verkkokokouksissa (Skype, Teams, Hangouts) on yleistynyt paljon. Ja varmasti yleistyy edelleen. Rutiinikokoukset ja lyhyet palaverit ovat pitkälti jo siirtyneet verkkoon. Ehkäpä on aika opiskella uusia tapoja järjestää yhteisiä tilaisuuksia, joissa osallistujat ovat ruumiillisesti läsnä. 

…tehokkaasti 

Tehokkuudella tarkoitan tilaisuuden työskentelytapojen kykyä saada osallistujat viemään eteenpäin tilaisuuden tavoitteita. Sanon tämän hieman mutkikkaasti, koska erityyppisillä tilaisuuksilla saattaa olla hyvin erityyppisiä tavoitteita. Verrataanpa vaikkapa työkykypäivää ja projektikokousta. Projektikokouksen tavoitteet ovat varmasti konkreettisempia ja tarkemmin määriteltävissä kuin työkykypäivän tavoitteet. 

Hyvän kokouksen järjestämisestä annetaan yleisesti ohjeeksi lista vinkkejä: 

  • Aseta selkeä tavoite ja tiedota se osallistujille etukäteen
  • Mieti ketkä kutsutaan mukaan
  • Määrittele aikataulu ja pidä siitä kiinni
  • Poista häiritsevät tekijät, kuten ylimääräiset tabletit, kännykät, läppärit. Laita myös kuriin tyhjän puhujat
  • Ohjaa osallistujien valmistautuminen etukäteen

Verkkokokoukset ovat usein esimerkillisiä ylläolevien sääntöjen noudattamisessa. Yleensä verkkokokouksiin saavutaan ajallaan, niissä on tarkka agenda tavoite ja osallistujalista on tarkkaan mietitty. 

Vaikka nämä vinkit ovat hyviä ja kannatettavia, eivät nämä ohjeet vielä kuitenkaan riitä täyttämään tehokkuuden vaatimusta. Yhteisen tilaisuuden muodon tulee tukea osallistujien ”törmäämistä” siten että asiat ja ideat kypsyvät vuorovaikutuksessa.  

Kokous, jossa yksi puhuu, toiset kuuntelevat ei usein ole kovin tehokasta. Se yksi jatkaa puhettaan, vaikka kaikki jo ymmärsivät. Se toinen ei jaksa tai uskalla avata suutansa, kun ajattelee aikataulun venymistä tai pelkää ettei asia kuulu tähän palaveriin. 

Kokouksen puheenjohtajan rooli ei ole olla tuomari, vaan valmentaja tai kapellimestari. On olemassa erilaisia aivoriihimenetelmiä, ryhmätyötapoja, ja kokouksen organisointikeinoja. Niitä kannattaa soveltaa luovalla tavalla, jotta yhteisissä tilaisuuksissa saadaan kaikkien näkemyksiä esiin. 

Dovren projektivalmennuksissakin opetellaan miten projektiryhmä voi käyttää yhteistä aikaa tehokkaasti. 

 

Asennetta projekteihin

Silmiin osui oiva määritelmä siitä, miten henkilön pätevyys mihin tahansa työtehtävään voidaan kuvata:

(Tietotaito + Kokemus) * (Asenne)²

Työtehtävän suorittamisen edellyttämän tietotaidon ja kokemuksen yhdistelmään voidaan lisätä vielä kyky soveltaa ja hallita kokonaisuuksia. Merkittävin tekijä yhtälössä on kuitenkin asenne.

Tähän meistä on varmasti monen helppo yhtyä. Asennetta ja motivaatiota arvioidaan koko työhistorian ajan. Vaativankin hankkeen onnistuminen varmistetaan oikealla asenteella.

Asennetta on mahdollista suunnata ja kehittää siinä missä muutakin osaamista. Oman toiminnan arvioinnissa auttaa lähiesimies. Paras lopputulos saavutetaan, kun oikea asenne tunnustetaan yhdeksi organisaation menestystekijäksi ja sen kehittäminen nostetaan näkyväksi osaksi organisaation arvoja ja toimintakulttuuria. Organisaation kannalta oikealla ja menestymistä tukevalla asenteella olevia ihmisiä tulee huomioida ja palkita.

Asenne, aivan kuin muukin osaaminen, tulee suunnata tukemaan organisaation strategisia tavoitteita. Ilman tarkoituksenmukaista suuntaa menetetään siihen tehdyt panostukset.

Toinen henkilökohtaiseen menestymiseen merkittävästi vaikuttava asia on luottamus. Luottamuksen rakentaminen edellyttää velvollisuudentuntoa, käytännön tekoja ja omistautumista. Asenne ja luottamus kulkevat vahvasti käsi kädessä.

Muutaman avainkohdan sisäistäminen edistää luottamusta, mutta miellettään myös osaksi oikeaa asennetta:

  • Kuunteleminen
  • Sanojen ja tekojen ristiriidattomuus
  • Yhteisen hyvän edistäminen
  • Roolimallina toimiminen

Yksi kätevä väline oman asenteen testaamiseen, kehittämiseen ja suuntaamiseen projektityöskentelyssä on, että erittelee eo. neljään kohtaan liittyviä odotuksia omassa toiminnassa itsensä, tiimin, kollegoiden ja koko organisaation näkövinkkelistä ja luo itselleen kuhunkin 3-4 yksilöityä tavoitetta.

Asennetta voi tuoda organisaatioon rekrytoimalla tai hankkia palveluna projekteihin kokemuksena ja osaamisena. Olemme toimittaneet asiakkaillemme sopivaa osaamista ja asennetta projekteihin jo kolmekymmentä vuotta menestyksellä – ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Projektipomon kevätkauden suosituimmat

Projektipomo on portfolio- ja projektinhallinnan alueelle keskittyvä asiantuntijablogi ammattilaisille sekä aihealueesta kiinnostuneille. Blogia kirjoittavat Dovre Groupin Suomen konsultointi-liiketoimintaryhmän konsultit.

Projektipomon kevätkauden luetuimmat blogikirjoitukset olivat seuraavat ajankohtaiset aiheet:

  1. Resurssien hallinta ja onnistuminen muutoksessa
  2. Projektijohtamisen viisi haastetta
  3. Miten muodostat tehokkaan projektiryhmän?
  4. Tuloksen arvo, teoreettista roskaako?
  5. Pienet projektit – pahin päänsärky

Resurssisuunnittelu ja resurssihallinta olivat kevään suosituimmat teemat. Syksyllä nämä aihealueet ovat jälleen esillä maksuttomissa webinaareissamme. Tervetuloa kuuntelemaan esityksiä Project Onlinesta ja Camako EPM:stä! Camako EPM -webinaareissa esitellään syksyllä järjestelmän tuoretta 4.8 -versiota.

Portfolio- ja projektinhallinnan onnistumisen avaintekijöitä ovat osaavat ihmiset, käytännönläheinen johtaminen ja yrityksen toimintaa tukevat tietojärjestelmät. Tarjoamme palveluja näille osa-alueille. Lue lisää palveluistamme ja ratkaisuistamme webbisivuiltamme.

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Miten muodostat tehokkaan projektiryhmän?

Projektin johtaminen on ennen kaikkea ihmisten johtamista. Projektiryhmäsi avulla saavutat tavoitteesi – yksin et pääse mihinkään. Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin projektiryhmää muodostaessa:

1.    Valitse oikeat henkilöt

Projektiryhmän rakennus lähtee liikkeelle projektin resurssitarpeesta ja siitä, ketkä pystyvät tarpeen parhaiten täyttämään. Henkilö, joka on aiemmin suoriutunut töistään hienosti, ei välttämättä ole oikea henkilö tähän projektiin. Neuvottele hyvässä yhteistyössä linjaesimiesten kanssa projektiryhmäsi kokoonpano ja huolehdi kuntoon henkilöiden mahdolliset osaamisvajeet ennen projektin alkua.

2.    Anna hyvä kokonaiskuva projektista

Henkilöt voivat tulla projektiin väliaikaisiin rooleihin poissa omista linjatöistään. Huolehdi, että jokainen ryhmäsi jäsen tuntee projektin kokonaiskuvan ja ymmärtää syyt projektin toteuttamiselle. Kommunikoi myös projektin pitkänajan hyödyt.

3.    Luota projektiryhmääsi

Henkilöitä motivoi ahkeraan työntekoon luottamus – mikromanageeraus on epäluottamusta ja vähentää henkilöiden työmotivaatiota. Näytä projektipäällikkönä hyvää ja positiivista esimerkkiä ryhmällesi.

4.    Opi tuntemaan projektiryhmäsi

Projektiryhmä muodostuu henkilöistä, joilla jokaisella on omat motivaattorinsa ja halu menestyä työssään. Projektipäällikkönä pitää onnistua projektiryhmän hengen luojana ja samalla myös johtajana henkilötasolla, huomioiden kuitenkin kunkin ryhmän jäsenen vahvuudet ja heikkoudet niin, että saat tiimistäsi irti mahdollisimman paljon. Pistä itsesi peliin olemalla helposti lähestyttävä projektipäällikkö ja opi tuntemaan tiimisi.

5.    Aseta tavoitteita

Jaa projekti saavutettavissa oleviin välitavoitteisiin. Asettamalla realistisia tavoitteita ryhmäsi saa tuloksia aikaan ja pysyy motivoituneena.

6.    Ole hyvä kommunikoija

Selkeillä ja ytimekkäillä viesteillä varmistat, että sanomasi menee perille ja se ymmärretään. Muista myös, että kerran viestitty asia ei ole välttämättä perille mennyt viesti, vaan viestiä pitää toistaa riittävästi. Anna aina tunnustusta hyvin tehdystä työstä!