Kirjoitimme ensimmäisen kerran Microsoftin suunnitelmista tuoda markkinoille uusi vain pilvialustalla toimiva projektiohjelmisto alkuvuodesta 2019. Seuraavassa tarkastellaan mitä sen jälkeen on tapahtunut ja mihin suuntaa ohjelma kehittyy.
Lähtökohtia
Projektinhallinnan kirjo on kasvanut ja monipuolistunut. Ketterät menetelmät ovat tulleet useille toimialoille johtaviksi menetelmiksi. Toisaalta samaan aikaan useilla aloilla edelleen käytetään perinteisiä projektinjohtamisen menetelmiä, kuten vesiputousmallia, kriittisen polun menetelmää, tuloksen arvon menetelmää. Projektijohtamisesta on tullut yleisempää ja se on levinnyt uusille toimialoille. Projektipäällikkyys saattaa osua kenen tahansa työntekijän kohdalle, ei enää ainoastaan projektipäälliköiksi kouluttautuneille.
Pilvipalvelut ovat Microsoftin, kuten monen muunkin IT-alan toimijan, menestyksen avain.
Nykyaikaisten välineiden tulee olla helposti saatavilla ja käyttöönotettavia myös satunnaiselle käyttäjälle. Niiden avulla pitää saada hyötyjä nopeasti ja niiden pitää soveltua erityyppisiin projektimetodologioihin.
Laajan käyttäjäkunnan ja kumppaniverkoston kokemus MS Projectista antoi Microsoftille mahdollisuuden kerätä tiedot siitä, millainen hyvän projektihallintavälineen pitäisi olla. Project Onlinen käyttäjät ovat antaneet paljon kehitysideoita tuotteen kehittämiseksi ja paljon niitä on toteutettu Project Online / Project Server -tuotteeseen. Kuitenkin monipuolisuus saattaa joskus olla hyvän käytettävyyden vastakohta.
Edellä mainitut seikat ovat olleet lähtökohtia Project for the Webin kehitykselle.
Project for the Web
Project for the Webin ensimmäinen versio julkaistiin keväällä 2019. Nyt on hyvä hetki pysähtyä ja tarkastella mitä on tapahtunut noin kahden vuoden aikana ja mitä on tulossa.
Ensimmäinen versio keskittyi tehtävien ja niiden välisten riippuvuuksien luomiseen mm. Gantt-kaaviossa käyttämällä selainta. Ainoa keino tuottaa tehtäväluettelo oli naputella se alusta asti järjestelmään käsin. Malliprojekteja tai projektien kopiointia ei ollut, ei ollut myöskään import-toimintoa. Tehtäviin oli kolme näkymää: Gantt-, Kanban- ja luettelonäkymä. Ohjelmalla pystyi toteuttamaan aikatauluhierarkian ja tehtäville oli mahdollista allokoida resursseja, tosin ainoastaan siten, että henkilö oli varattu tehtävälle kokoaikaisena ja koko tehtävän kestolle. Projektille pystyi luomaan dokumenttityötilan samalla kertaa, kun luo projektin. Käyttöliittymän muokkaaminen ja omien kenttien lisääminen ei ollut mahdollista. Lähtötilanteesta on menty eteenpäin useita isoja kehitysaskelia.
Tällä hetkellä kaikki edellisessä kappaleessa mainitut rajoitukset ovat poistuneet, tehtäville voi allokoida resursseja osa-aikaisena, tehtävätietoihin voi lisätä omia kenttiä, projektin pohjaksi voi kopioida toisen projektin tai tuoda tiedot MS Project suunnitelmasta, tietoja voi viedä Exceliin tai tulostaa pdf-tiedostoksi, liittää dokumenttilinkin tehtävälle, aktivoida sähköpostimuistutukset tietyistä asioista ja monta muuta isompaa ja pienempää uutta toimintoa tai parannusta. Tällä hetkellä Project for the Webin voi myös liittää Teams-sovellukseen, jolloin kaikki projektihallintaan tarvittavat välineet ovat samalla työpöydällä.
Keväällä 2021 Microsoft julkaisi Power Apps -sovelluksen nimeltä Accelerator. Se laajentaa Project for the Web-sovellusta projektisalkkuihin, ohjelmiin ja riskien hallintaan. Ne käyttäjät, jotka ovat tottuneet Power Apps-sovellusten rakenteeseen oppivat käyttämään Accelerator -sovellusta nopeasti. Tästä kirjoitimme kevään 2021 blogissamme.
Mitä uutta on tulossa?
Viime viikolla Microsoft piti tilaisuuden kumppaneille, jossa se valotti suunnitelmiaan Project for the Web-tuotteen seuraavista askelista. Suunnitelmat voidaan jakaa karkeasti kahteen osaan: Lähiajan suunnitelma ja ehkä myöhemmin tulevia toimintoja.
Lähiajan suunnitelmat
Lähiaikoina Microsoftin suunnitelmissa on julkaista todella paljon pyydetty ja keskustelua herättänyt ominaisuus, jolla tiimin jäsen voi nähdä ja päivittää omia tehtäviään eri projekteista yhdessä näkymässä. Suunnitelmissa on julkaista toiminto, jolla tehtäviin voi liittää tarkastuslistoja. Vastaavan tyyppinen ominaisuus on olemassa mm. Plannerissa. Nykyinen versio tukee ainoastaan lopusta alkuun riippuvuuksia. Tämä rajoitus poistuu lähitulevaisuudessa, jolloin tuki kaikille riippuvuustyypeille tuodaan tuotteeseen. Myöhemmin on tulossa myös mahdollisuus antaa viiveitä ainakin riippuvuuksille.
Mitä tämän jälkeen?
Kehityslistalla on asioita, jotka kytkevät Project for the Webin tiiviimmin Teamsiin. Jossakin vaiheessa henkilön omat tehtävät ovat nähtävissä Teamsissa. Tulossa on myös tuki kooltaan isompien projektien käsittelylle. Tällä hetkellä rajoitus on 500 tehtävän kohdalla. Kehityslistalla on myös paljon pyydetty ominaisuus, jossa projektille voidaan tallettaa vertailusuunnitelma eli baseline. Tähän mennessä raportointiin on pitänyt käyttää Power BI välinettä. Tulevaisuudessa Project for the Web sisältää koko joukon graafeja, jotka päivittyvät sitä mukaa kun suunnittelu edistyy. Grafiikka sisältää myös tiimin kuormitukseen liittyviä kuvaajia.
Jos haluat kuulla lisää uudesta Project for the Webistä, ota yhteyttä.