tuottavuus – Projektipomo

Low Code No Code

Selainpohjainen ohjelmistoratkaisu organisaatiosi tarpeeseen ilman ohjelmointia ja tehty toteutus käytettävissä kustannustehokkaasti pilvipalveluna.

Tämä on mahdollista nykyaikaisilla ratkaisukehitysalustoilla.

Ratkaisualusta tarjoaa tarvittavan toteutuskehyksen. Ohjelmointityön sijaan käyttöliittymä ja toiminnot toteutetaan alustan tarjoamilla muokattavilla komponenteilla. Toteutukset skaalautuvat tarvittaessa vaativiin ratkaisuihin ja mahdollistavat myös ohjelmoimalla tehtävät laajennukset.

Vaativin osa on tavoitellun ratkaisun tietomallin hahmottaminen. Tällä kuvataan tietorakenteet ja tietorakenteiden väliset suhteet. Alustojen piirteisiin kuuluu, että kerralla ei tarvitse olla valmista, vaan ratkaisun toteutuksessa voidaan edetä ketterästi iteroiden ja eri vaihtoehtoja arvioiden.

Merkittävää on, että ratkaisukohtaisesti ylläpidettävää ohjelmakoodia ei juuri synny. Ratkaisun konfiguraatiotiedot on talletettu samaan tietokantaan, kuin ylläpidetty liiketoimintatietokin. Näin se pysyy tallessa ja on aina käytettävissä ratkaisun edelleen kehittämiseen.

Tehtiin ratkaisu sitten omaan käyttöön tai palveluksi asiakkaille, niin merkittäviä etuja on saavutettavissa:

Ketteryys, korkea laatu ja pienemmät riskit. Varsinainen toteutus syntyy ketterästi. Helposti mukautettavat ratkaisut auttavat myös organisaatiota toimimaan ketterästi. Toteutustyö etenee nopeasti. Väli- ja lopputuloksia voidaan arvioida toteutuksen kaikissa vaiheissa. Huomattavaa on, että suhteessa enemmän panosta voidaan laittaa ohjelmointityön sijasta ratkaisun testaamiseen.
Pienentyneet kustannukset. Aika on rahaa – mahdollisuus rakentaa enemmän, pienemmällä tiimillä ja lyhyemmässä ajassa.
Korkeampi tuottavuus. Useampia ratkaisuja valmistuu lyhyemmässä ajassa. Tuottavuutta tuo myös se, että toteutettu ratkaisu on käyttäjäkokemuksen osalta yhdenmukainen läpi koko toteutuksen ja näin myös helposti loppukäyttäjien omaksuttavia.
Nopeampi reagointi muutokseen. Nopeiden kehityssyklien ja muokattavuuden kautta organisaatiot voivat nopeasti sopeutua markkinoiden muutoksiin, asiakkaiden muuttuneisiin tarpeisiin tai lainsäädäntöön.
Pidempi elinkaari. Tehdyn ratkaisun elinkaarta voidaan jatkaa joustavasti muokkaamalla tai laajentamalla olemassa olevaa toteutusta. Ratkaisualustan toimittaja huolehtii teknologian ajanmukaisuudesta ja uusien muokattavien perustoiminnallisuuksien tuottamisesta.

Alla esimerkki ratkaisualustan tarjoamasta toiminnallisuudesta projektihallintaratkaisun toteutukseen. Toteutus on selainpohjainen Saas palvelu, jossa tiedot ylläpidetään relaatiotietokannassa. Esimerkkiratkaisu ei ole edellyttänyt ohjelmointia, vaan nojaa projektihallinnan tietomalliin, ratkaisualustan tarjoamaan sovelluskehykseen sekä muokattaviin komponentteihin.

Käyttäjän ja käyttäjän roolien todentaminen Azure AD:n ryhmäkiinnityksen kautta. SSO.
Käyttäjälle avautuu rooliensa mukainen valikkorakenne
Käyttöliittymän kielisyys on vaihdettavissa valikkotoimintona
Projektilistaan haetaan tietokannasta vain ne projektit, joihin käyttäjälle on annettu oikeudet
Projektilistan sisältö on suodatettavissa sarakesuodattimen tai näiden yhdistelmien kautta
Projektilistan sarakekokoonpanoa voidaan vaihdella erilaisten valittavana olevien näkymien välillä
Riveillä olevien liikennevalojen väri asetetaan sovittujen sääntöjen ja laskukaavojen mukaan
Ulkoisiin järjestelmiin on mahdollista siirtyä rivikohtaisista pikalinkeistä: dokumenttihallinta ja Jira
Valitun projektin tehtävät on tuotu kytkettyyn taulukkonäkymään projektilistan alle

Ei ole yllättävää, että ratkaisualustat löytyvät myös monen kaupallisen liiketoimintasovelluksen takaa. Käytetty ratkaisualusta rajaa aina jonkin verran toteutusvaihtoehtoja, joten aivan kaikkia toiveita ei ilman ohjelmointia voida toteuttaa. Rajallisella ohjelmointityöllä ratkaisu saadaan myös integroitumaan saumattomaksi osaksi yrityksen muuta sovelluskantaa. Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi juuri omaan tarpeeseesi sovitetun ratkaisun toteuttamisesta kustannustehokkaasti ja sen käyttämiseksi palveluna.

Aikataulu luo tehokkuutta

Tänä päivänä erilaiset ajantasaiset tietojen koontinäkymät ovat hyvin käytettyjä. Yksi parhaista projektitiedon visualisointivälineistä on projektin aikataulu, Gantt-kaavio.

Parhaimmillaan projektin aikataulu on monipuolinen suunnittelun, seurannan ja kommunikoinnin väline. Aikataulu kuvaa meille, mitä tuloksia projektissa tuotamme ja miten. Se kertoo, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on, kuka työn tekee, milloin työ suoritetaan ja mikä on siihen liittyvä työmäärä. Aikataulu asettaa projektiryhmälle selkeän tavoitteen, jonka saavuttamiseksi tehdään töitä.

Säännöllisesti ylläpidettynä aikataulu kertoo, mitä tuloksia on saavutettu, mitä on työn alla ja mitä tehdään seuraavaksi. Se kertoo myös, olemmeko onnistumassa tai jäljessä sovituista tavoitteista niin työmäärän kuin ajan suhteen. Tuotosten sisällölliset tavoitteet voidaan varmistaa aikataulussa olevien etappien avulla.

Mitä hyötyjä saavutetaan aikataulusuunnittelulla?

Ajantasainen ja selkeä kokonaiskuva projektin tilanteesta
Parempi ennakoitavuus, näkyvyys valmistuviin ja tuleviin tehtäviin
Parempi resurssien ja työkuormien hallinta
Tehokkuus ja motivaatio paranevat selkeillä tavoitteilla
Näkyvyys tehtävien riippuvuuksiin ja niiden vaikutuksiin
Projektit valmistuvat paremmin aikataulussa ja budjetissa
Parempi valmius arvioida ja käsitellä muutoksia

Tervetuloa maksuttomaan Camako EPM -webinaariimme 7.3.2017 tutustumaan uuteen, helppokäyttöiseen Camako EPM:n aikataulusuunnitteluvälineeseen. Ilmoittaudu >>

Teknologia- ja mediamurros projektihallinnassa

Yleisellä teknologia- ja mediamurroksella on ollut projektihallinnan alueelle paljon annettavaa ja uudet mahdollisuudet on otettu ilolla vastaan. Taakse on jäämässä aika, jolloin PowerPointin ja Excelin virtuoosimainen käyttö erotti tosi projektiosaajat harrastelijoista. Kehitys on ollut valtavaa ja sen hedelmät ovat tulleet kaikkien ulottuville. Suunta on kohti integroituja projektihallinnan kokonaisratkaisuja, jotka mukautuvat erilaisiin tarpeisiin ja jotka ovat kustannustehokkaasti käytettävissä verkon ylitse palveluna.

Alla viisi kohtaa, joiden takia muutokseen kannattaa pyrkiä:

Viestinnän helppous
Projektitiimin viestintä ei koskaan ole ollut näin nopeaa ja läpinäkyvää. Projektissa toimimisen vaivattomuus, tekemisen tarkkuus ja viestinnän määrä ovat nousseet aivan uudelle tasolle. Tarjolla on ratkaisuja, joilla projektitiimin osaaminen ja yhteistyö hitsataan yhteen ja lopputulos on aidosti enemmän kuin osiensa summa.
Toiminnan läpinäkyvyys ja pienentyneet riskit
Projektitiimi voi keskittyä projektin lopputuloksen saavuttamiseen. Yhtään projektidokumenttia, välitulosta, raporttia tms. ei tarvitse tuottaa paperimuodossa. Projektin tilannekuva, aikataulu, kustannukset, riskit ym. ovat nähtävissä kullekin projektissa toimivalle roolille tosiaikaisesti ja poikkeamiin voidaan puuttua välittömästi.
Oleellisen tiedon saavutettavuus
Tietoja voidaan versioida ja tallettaa vaivattomasti kaikkien ulottuville. Tarvittaessa muutoksista lähtee automaattisesti tieto kaikille niille, joita ne koskettavat. Painopiste on muuttunut tiedon pyytämisestä ja saamisesta siihen, että merkityksellinen tieto on kaikkien saavutettavissa ja käytettävissä. Projektitiimien toiminta ei ole enää sidottuja paikkaan tai aikaan.
Riippumattomuus teknisistä ratkaisuista
Pelkkä selain riittää. Ohjelmistokehittäjällä, suunnittelijalla, graafikolla, johtajalla jne. on erilaiset vaatimukset tekniselle toimintaympäristölleen. Projektitiimin jäsenet pystyvät kukin käyttämään omaan henkilökohtaiseen työhönsä parhaiten sopivaa ympäristöä ilman, että projektissa toimiminen asettaa sille reunaehtoja.
Turvallisuus
Luottamuksellisen projektitiedon joutuminen vääriin käsiin tai tiedon häviäminen saattaa johtaa katastrofiin. Tietojen ylläpitäminen keskitetyssä ja varmistetussa paikassa, johon on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä, on yksinkertaisempaa ja riskittömämpää kuin työasemissa tai tiedostopalvelimella.

Palkintona on se, että projektit voidaan toteuttaa lyhyemmässä ajassa, vähemmällä henkilö- ja työmäärällä, pienemmin riskein ja edullisemmin. Toiminta on läpinäkyvää, projektisyklit nopeutuvat ja kriittiset resurssit ovat tehokkaassa käytössä.

Edellä olevat kohdat liittyvät niihin etuihin, joita on saavutettavissa jo yksittäisen projektin hallinnassa. Tämän ohella merkittäviä etuja saavutetaan uusilla mielenkiinnon alueilla, kuten organisaation resurssien hallinnassa ja salkunhallinnassa, joissa projektin hallinnan tuottamaa yksityiskohtaista tietoa jalostetaan edelleen koko organisaation hyväksi. Näistä enemmän tulevissa blogikirjoituksissa.

Tietotyön tehokkuudesta – toimisto tappaa tuottavuuden?

1 Antakaa heidän tehdä työnsä!

Missä tahansa työssä johtamisen tavoitteena on osittaa ja delegoida työtä ja ohjata työ tekijöilleen niin, että työntekijöillä on:

Työn tavoitteen ymmärrys tai tehtäväksianto, mitä pitäisi saavuttaa.
Osaaminen työn tekemiseen.
Motivaatio lopputuloksen saavuttamiseen.

Kun nämä asiat ovat kunnossa, työntekijällä on valmius ja halu tehdä työnsä. Onnistumiseen vaikuttaa näiden asioiden lisäksi myös se, annetaanko työntekijöille mahdollisuus onnistua työssään. Onko työympäristö sellainen, jossa on mahdollista työskennellä tuottavasti? Antaako ympäristö hyvät olosuhteet rauhalliseen työskentelyyn ja ottaa huomioon myös muut työskentelytavat ja -tarpeet? Toimivatko työvälineet ja ovatko ne tarkoitukseen sopivia ja helppokäyttöisiä?

Tietotyöläisen työn onnistumisen edellytyksiä ovat sopiva työtila ja hyvä työrauha sekä toimivat työvälineet.

2 Voiko johto vaikuttaa tärkeimpään työn tehokkuuteen vaikuttavaan asiaan?

Tietotyöläisen työrauhan pitäisi olla pyhä ja suojeltu asia. Keskittymistä vaativan työn tuottavuus romahtaa, jos työntekijän keskittyminen keskeytetään tai työympäristö ei anna mahdollisuutta syventyä keskittymistä vaativiin työtehtäviin. On toki paljon työtehtäviä, joissa intensiivinen keskittyminen pidemmäksi ajaksi ei ole aivan niin tärkeää. Tällaisia tehtäviä voisivat olla esimerkiksi… Niin mitkä? Myyjä, joka keskustelee asiakkaan kanssa, tarvitsee rauhan. Ohjelmoija, kirjailija, arkkitehti tai työvuorolistaa laativa esimies, kaikkien työteho paranee, jos heille taataan keskittymisrauha.

Millä periaatteilla suunnitellaan ja rakennetaan toimistotilat? Luulisi, että tilojen suunnittelussa asetettaisiin ensisijaiseksi tavoitteeksi työntekijöiden tuottavuus. Näin ei kuitenkaan ole. Tuntuu, että toimistotilojen suunnittelussa optimoidaan ensisijaisesti rakennuskustannuksia ja tilojen muunneltavuutta ja jonkin verran painoa myös laitetaan arkkitehtuuriselle esteettisyydelle. Valitettavasti työntekijöiden työolosuhteet ja tuottavuus jätetään hyvin pienelle huomiolle.

Erityisesti avokonttorit ja konttoritilat, joissa on ehkä välisermein koitettu luoda yksityisyyttä, ovat varmasti selkeitä rakentaa ja sisustaa. Tiloja on helppo muunnella kulloisenkin tarpeen mukaan. Häiritsevät äänet, asialliset ja asiattomat keskeytykset katkaisevat kuitenkin keskittyneisyyden tilan, jolloin tuottava työskentely katkeaa. Keskittyneisyyden hakeminen vie aikaa ja vaivaa. Jos keskeytyksiä tulee säännöllisen epäsäännöllisesti koko työpäivän ajan, työntekijöiden tuottavuus laskee, stressi kasvaa ja motivaatio heikkenee.

Voisi ajatella, että organisaation ylin johto haluaisi taata tuottavan työympäristön. Todellisuudessa toimiston työympäristöstä ja tärkeimmästä tuottavuustekijästä tekee päätöksiä sisustusarkkitehdit ja hallinto.

3 Projektipäällikkö, luo mahdollisuus työn tekemiselle

Jos sinulla projektipäällikkönä on mahdollisuus vaikuttaa työympäristöön, ota huomioon työrauha tärkeimpänä tuottavuustekijänä. Pyri järjestämään niin, että projektiin osallistuvat pääsevät yhteisiin tiloihin ja jokaisella projektiryhmän jäsenellä on paras mahdollinen työpiste henkilön rooli ja työskentelytapa huomioiden. Projektiryhmä oppii yhteisissä tiloissa tuntemaan toisensa paremmin ja yhteistyö on helpompaa. Ihmisten välinen tiedonkulku ja tilannetietoisuus paranee. Näin myös itse projektitöissä päästään nopeammin eteenpäin ja saavutetaan laadukkaampia lopputuotoksia. Yhteisten tilojen ei aina tarvitse olla organisaation tiloissa. Joskus tuottavuuden voi parhaiten varmistaa viemällä projektiryhmän pois toimistolta.