Projektipomo on pannut huolestuneena merkille, että suomalaisten projektihenkilöiden kyky ja halu tehdä aikatauluja on pahasti rapautumassa. Onko niin, että aikataulun merkitystä työvälineenä ei enää ymmärretä?
On hyvä muistaa, että parhaimmillaan aikataulu on monipuolinen suunnittelun, seurannan ja kommunikoinnin väline. Aikataulu perustuu projektin ositukselle. Hyvin tehty ositus kuvaa meille, mitä loppu- ja välituloksia projektissa tuotamme ja miten. Oikein tulkittuna se kuvaa myös niitä asioita, joita emme projektissa toteuta. Toisin sanoen, se toimii rajauksena projektin sisällölle. Se voi kertoa, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on sekä myös kuka työn tekee ja mikä on siihen liittyvä työmäärä.
Aikataulu on seurantaväline. Se kertoo päivitettynä, mitkä työt on tehty ja mitkä tekemättä. Se kertoo myös, olemmeko epäonnistumassa tai myöhästymässä sovituista tavoitteista niin työmäärän kuin ajankin suhteen. Onko niin, että edellä mainittuja tietoja emme enää projektissa tarvitse?
Aikataulu toimii muutoksenhallinnan välineenä. Hallitusta muutoksesta esitetään aina kustannus-, aikataulu- ja tekninen vaikutus. Nämä siis pitäisi arvioida jokaisen muutospyynnön osalta. Viimeinen kohta eli tekninen vaikutus ottaa kantaa tai arvioi vaikutuksia jo tehtyihin ratkaisuihin. Tässäkin siis hyvin tehty aikataulu antaa tukea muutoksen vaikutusten arvioinnille ja riskienhallinnalle.
Projektipomo on pistänyt huolestuneena merkille myös piirteen, että jos aikataulu tehdään, se tehdään vain siksi, että asiakas sitä vaatii. Kun se on kerran tehty, se tulostetaan, taitetaan siististi projektimappiin eikä siihen koskaan enää palata. Näin se palvelee kyllä sopimuksen tekoa ja mahdollisesti toimituksen myöhästymisen sanktiointia, mutta se ei liene aikataulusuunnittelun päätarkoitus.
Projektipomo on nähnyt myös aikatauluja, jossa tehtävien kestot, logiikka sekä työmäärät on arvioitu, mutta aikataulun käytännön toteutuksen realistisuus on jäänyt analysoimatta. Tarkoitan tällä sitä, että tyypillisesti analysoimattoman aikataulun mukaan resurssitarve vaihtelee erittäin paljon viikosta toiseen. Käytännössä projektin henkilöstön lisääminen tai vähentäminen viikoittain ei ole mahdollista, joten lopputuloksena on ihan varmasti myöhästyvä projekti. Jos aikataulu jaksetaan analysoida kuormituksien kautta, toimii se myös apuna aikatauluriskien hallinnassa.
Suomalaisista yrityksistä puuttuvat muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta aikatauluinsinöörit. Suomessa aikatauluja ylläpitää esimerkiksi projektipäällikkö kaikkien muiden töiden ohella – jos pitää. Aikatauluinsinöörejä on ollut suomalaisissa yrityksissä töissä vielä 1980- ja 1990-luvuilla. Kun keskustelen esimerkiksi norjalaisten projektiasiantuntijoiden kanssa, he kertovat ”plannereiden” ammattikunnasta, joka on erikoistunut aikataulusuunnitteluun, niiden analysointiin, edistymän seurantaan ja raportointiin projekteissa.
Olisiko meidänkin syytä palata vanhaan hyvään aikatauluinsinöörien aikaan? Projektipomon täytyy kuitenkin ensin varmistaa joulunalusaikataulunsa…