Tuntikirjaus – Menneen maailman jäänne vai toimiva ohjausväline?

Viime aikoina on yleistynyt väite, että varsinkin tietotyössä käytetyn ajan mittaaminen on turhaa ja väärin, koska innovaatioita ja korkean jalostusarvon tuottamista asiakkaille ei voi mitata. Väitteen esittäjät ummistavat kuitenkin silmänsä siltä, että suurelta osin tietotyö on tavallista, aivan arkista aherrusta. Kokemuksesta voin sanoa merkittävän osan IT-työstä, ainakin ylläpidossa, olevan usein suorastaan rutiininomaista ojankaivuuta.

Asiakkaalle tuotetun arvon mittauksessa (=laskutuksessa) käytetty työtunti on edelleen yksi yleisimmistä laskutusperusteista. Tuntilaskutusta vastaan on argumentoitu paljon ja ihan hyvin perustein. Viime kädessähän asiakkaan tulisi maksaa saamastaan hyödystä, ei myyjän kulurakenteesta, jota tuntihinnoiteltu työ väistämättä tarkoittaa. Työhön käytetty aika korreloi kaikesta huolimatta ostajan saaman hyödyn kanssa keskimäärin kohtalaisen hyvin: isompaan ongelmaan menee enemmän aikaa, pienemmät ratkaistaan nopeammin.

Toimittajan kapasiteettia rajoittaa yleensä kaikkein eniten aika. Lisäkäsiä ja -aivoja voi toki ostaa lisää mutta aika ei skaalaudu. Yrityksen kulut muodostuvat kuukausipalkkaisista ihmisistä, joiden työaika pitäisi käyttää mahdollisimman tehokkaasti arvon tuottamiseen. Jos et tiedä mihin yrityksesi arvokkaimmat resurssit käyttävät kapasiteettia eniten rajoittavaa hyödykettä eli aikaa, niin miten ajattelet ohjaavasi tekemistä?

Kehitysprojekteissa kulut eli työaika pitää kohdistaa niihin tuotteisiin, joista on odotettavissa suurimmat tuotot tulevaisuudessa. Ilman tuntiseurantaa on helppo sortua myymään tuotoksia liian halvalla. Toisaalta ”ikuiset lupaukset” saadaan helpommin lopetettua, kun todellisuuspohjaisesti tiedetään syntyneet kulut.

Mittauksessa pitää aina muistaa tavoiteltava hyöty. Mittaaminen ei ole arvo sinänsä vaan sen tuottama tieto ja epävarmuuden vähentäminen. Tekemistä ei kannata mitata yhtään tarkemmin kuin mittaustietoa hyödynnetään. Jos riittää tieto siitä miten paljon jonkun tuotteen tai ominaisuuden suunnittelu maksaa, niin tuntikirjauksia on turha vaatia tehtävätasolla. Tärkeämpää sen sijaan on saada kaikki tehty työ rehellisesti näkyviin. Tuntikirjauksen pitää olla niin helppoa ja nopeaa, että pienetkin työt tulevat kirjatuiksi oikeille kohteille. Tarpeetonta detaljointia vastaavasti pitää välttää viimeiseen asti. Näennäinen tarkkuus saattaa jopa johtaa systemaattisiin vääristymiin, kun ihmiset eivät viitsi täyttää tarkkoja taulukoita vaan hautaavat tehdyt pikkutyöt yleiskuluihin tai johonkin isoon projektiin.

Toimivan tuntikirjauksen nyrkkisäännöt

  1. Määritä mihin tarvitset tietoa
  2. Mittaa vain sitä mitä tarvitset
  3. Pidä tuntikirjaus yksinkertaisena
  4. Motivoi ihmisiä kertomalla säännöllisesti tuloksista

Projektin kustannushallinta

Projektinaikainen kustannusten hallinta on jatkuvaa tasapainottelua projektin laajuuden, aikataulun ja laadun kanssa. Usein mielletään, että kustannukset ovat kuitenkin lähinnä seuraus em. tasapainottelusta. Euromääräinen kustannusten hallinta on siten projektissa monesti taaksepäin katsovaa. Kustannushallinta tarjoaa kuitenkin oivat mittarit projektin seurantaan, ohjaamiseen ja tulevaisuuden ennustamiseen. Ohessa askeleet onnistuneeseen, koko projektin ajan tehtävään aktiiviseen kustannushallintaan.

  1. Tee realistinen kustannusennuste. Käytä ennusteen laadinnassa tarvittaessa kunkin osa-alueen asiantuntijoita (hankintatoimi, toteutustiimien vetäjät jne.). Erittele kaikki tekeminen ja niihin liittyvät kustannuserät. Ota erittelyn avuksi projektin kannalta tarkoituksenmukainen luokittelurakenne (osaprojekti, kustannuslaji, sopimus, jne.).
  2. Hyväksytä kustannusennuste projektin budjetiksi. Muista, että projektin budjetti on sopimus projektin rahoittajien ja projektin välillä ja yksi projektin peruskivistä.
  3. Sovi projektissa noudatettavat kustannusten seuranta, muutoshallinta- ja hyväksymiskäytännöt. Käytä seuraavaa rakennetta kustannushallinnan pohjana:
    • Alkuperäinen budjetti: projektin ensimmäinen hyväksytty kustannusennuste
    • Budjetti: ohjausryhmän hyväksymä kustannusennuste, jossa mukana hyväksytyt muutokset
    • Ennuste: kustannusennuste, jossa huomioidaan toteutumat sekä hyväksytyt ja vielä hyväksymättömät muutokset budjettiin
  4. Jaa kustannusennuste kuukausiennusteiksi. Jaon pohjana ovat tiedot aikataulu- ja resurssisuunnitelmasta sekä toimittajien laskutusetapit.
  5. Kerää toteutuneet kustannukset ja analysoi tilanne kuukausittain. Erittele toteutuneet kustannukset samaan luokittelurakenteeseen kuin budjettikin, jolloin pääset vertaamaan lukuja keskenään.Kokoa kustannusseurannan tunnusluvut:
    • Kustannukset kuukausijaksolla ja kumulatiivisesti suhteessa budjettiin
    • Hyväksyttyjen ja hyväksymättömien muutosten osuus kuukausijaksolla ja kumulatiivisesti

    Analysoi projektin tilanne ja näkymät tarkasteluhetkellä. Huomioi trendit aiemmilta jaksoilta. Selvitä poikkeamien syyt, reagoi ja tee korjaavat toimenpiteet. Päivitä ennuste ja hyväksytä tarvittavat muutokset ennusteeseen projektissa sovitulla tavalla.

  6. Tiedota aktiivisesti. Varmista, että projektin ohjausryhmällä ja sidosryhmillä on tiedossa poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet sekä riittävästi informaatiota oman analysoinnin ja päätöksenteon tueksi. Läpinäkyvä, ajantasainen ja perusteltu informaatio estää spekulaatiot ja sitouttaa kaikki entistäkin paremmin projektin tavoitteisiin.

Merkittävää on, että mikäli organisaation kaikissa projekteissa sovelletaan samoja käytäntöjä ja rakenteita, on mahdollista tuottaa yhteenvetoja kaikkien projektien ylitse ja laajentaa yksittäisen projektin kustannushallinta palvelemaan koko organisaation toimintaa samalla tarkastelusyklillä.