Kuukausi: huhtikuu 2019

Projektipäällikkö vaihtuu – miten luovutat projektin seuraajallesi hallitusti

Projektipäällikön vaihtuminen kesken projektin ei ole tavatonta -ihmisten elämäntilanteet muuttuvat, työpaikat vaihtuvat ja toisaalta projektin tilannekin voi vaatia muutosta. Joskus muutos voi olla nopea eikä projektipäällikön viestikapulan vaihtoon ole mahdollisuutta, mutta miten projekti luovutetaan seuraajalle hallitusti? Seuraavassa neljä avainasiaa:

1. Päivitä projektin tilannekuva
Päivitä projektiryhmän jäsenten kanssa projektin tilannetieto tarkasti ajan tasalle tehtävätasolla, jotta pystyt viestimään sen eteenpäin mahdollisimman selkeästi ja uusi projektipäällikkö pääsee nopeasti tehokkaaseen työhön.

2. Päivitä projektinhallinnalliset dokumentit ajan tasalle
Muutostilanteessa on hyvä päivittää projektin aikataulu ja resurssisuunnitelma, varmistaa projektin taloudellinen tilanne ja että talousennuste on ajan tasalla. Varmista myös, että riski- ja ongelmalista on päivitetty ja kuvaa mahdollisia viimeisiä muutoksia. Mitä parempaa ja täsmällisempää tietoa pystyt tuottamaan mahdollisimman selkeässä ja informatiivisessa muodossa, sen helpompi uuden henkilön on jatkaa työtäsi.

3. Keskustele muutoksesta projektin asiakkaan kanssa
Ota projektin asiakkaaseen yhteyttä ja keskustele muutoksesta hänen kanssaan. Valmistaudu tilanteeseen hyvin, jotta osaat vastata mahdollisiin kysymyksiin mm. miksi muutos tapahtuu ja miten muutostilanne tullaan hoitamaan, jotta projekti ei vaarannu. Kerro myös uudesta projektipäälliköstä sekä hänen taustastaan, jotta asiakas tuntee projektin olevan edelleen hyvissä käsissä. Asiakkaalle ei saa jäädä tunne, että hän jää projektin kanssa tuuliajolle tai hän on kakkosluokan asiakas.

4. Siirtymäkauden avulla uuteen johtoon
Jos vain on mahdollista, on hyvä sopia lyhyestä esim. viikon tai kahden siirtymäajasta, johon on laadittu suunnitelma ja jolloin vastuu projektista siirtyy uudelle projektipäällikölle. Tämä antaa mahdollisuuden uudelle projektipäällikölle tutustua projektiryhmän jäseniin, saada parempi kuva projektin sisällöstä ja tilanteesta sekä ajaa itsensä sisään projektin käytäntöihin.

Avainhenkilöiden vaihtuminen projektissa luo myös mahdollisuuksia ja niihin onkin syytä varautua esim. projektin riskienhallintasuunnitelmassa, jossa eritellään toimenpiteet eri rooleissa olevien henkilöiden vaihtumisen varalta.

Hallitun muutoksen varmistaa se, että projektin toteuttaminen on suunnitelmallista, siinä noudatetaan sovittuja käytäntöjä ja viestintäkulttuuri on avoin. Jos lisäksi käytössä on tarkoituksenmukainen tietojärjestelmä projektin tilannekuvan hallintaan ja projektin dokumentaatio hallitaan keskitetysti, niin riskit ovat sitäkin paremmin hallinnassa.

Minkälaisia hyviä käytäntöjä ja kokemuksia sinulla on vastaavien muutostilanteiden toteutuksesta?

Ei – avain hyvinvointiin ja tuottavaan työskentelyyn

Ei -sanan käyttöön liittyy pelkoa toisen henkilön tunteiden loukkaamisesta sekä leimautumisesta muuksi, kuin sitoutuneeksi työntekijäksi ja hyväksi tyypiksi. Mietimme kovasti sitä, mitä muut meistä ajattelevat.

Unohdetaan, että vaikka henkilö kykenee tekemään jonkin asian, niin se ei tarkoita, että täytyy. Kyse on tasapainon löytämisestä, omien rajojen asettamisesta ja niistä kiinni pitämisestä. Viimekädessä jokainen ihminen on itse vastuussa tarpeidensa täyttymisestä ja hyvinvoinnistaan. Ei -sanan käyttö korreloi suoraan henkilön omaan hyvinvointiin. Siksi kannattaa opetella sanomaan Ei -sana sekä oman itsensä, että työyhteisön vuoksi.

Muutama vinkki alkuun pääsemiseksi:

  • Anna itsellesi lupa sanoa Ei. Erilaisia asioita pyydetään pohtimatta sen enempää pyynnön seurauksia ja kohdistuuko pyyntö edes oikeaan henkilöön. Siksi onkin aivan reilua sanoa Ei.
  • Erittele henkilökohtaiset syysi Ei –sanan käytön vaikeuteen. Juurisyiden löytyminen helpottaa huomattavasti sanan käyttöä. Ensimmäiset kerrat ovat aina vaikeimpia.
  • Luo rajat omalle toiminnallisesi. Ei -sana on helppo sanoa, kun on hyvät perustelut. Rajat muodostuvat jo siten, että mietit mitä koet mielekkääksi tekemiseksi ja mitä et. Hyvä raja muodostuu jo siitä, että pitää kiinni omasta päivittäisestä- ja viikkotyöajasta.
  • Varaudu suostuttelijoihin. Ei -sana herättää tunteita ja pyytäjässä halun vaikuttaa päätökseesi tavalla tai toisella.

Kieltäytymisen taito ei tarkoita, että muiden tunteita ei pitäisi ottaa huomioon. Ei -sana kannattaa sanoa aivan erityisellä tavalla. Kaikilta se ei suoraan luonnistu, mutta kyky sanoa Ei –sana on taito, jota voi opetella siinä missä muitakin taitoja.

  • Voit toki sanoa suoraan reilusti Ei, ja perustella vastauksesi. ’Nyt ei vaan aika riitä…’
  • Mieti vastaustasi hetki. Oli lopullinen vastaus kyllä tai ei, niin sinulla on aina lupa harkita ja kysyä lisää. Pohdi asiaa subjektiivisesti omista ja työyhteisösi lähtökohdista. Kaikessa ei tarvitse olla mukana ja anna muillekin mahdollisuus loistaa! ’Mietin tässä olenko oikea henkilö…’
  • Osoita empatiaasi, mikäli et voi pyyntöä täyttää. Kieltäytymisessä ei suinkaan ole kyse vain omien rajojen tunteettomasta vaalimisesta. ’Voi, kiitoksia kysymästä, mutta valitettavasti…’
  • Kannusta ja esitä realistisia vaihtoehtoja. Rakentavalla ja ratkaisuhakuisella keskustelulla saatetaan löytää aivan uusia vaihtoehtoja. ’Todella hieno juttu! Oletko muuten miettinyt…’

Kieltäytymisen taito tuo merkittäviä etuja henkilöille ja koko työyhteisölle:

  • Turhan työn määrä vähenee, kun asioita kyseenalaistetaan ja priorisoidaan.
  • Kiire ja stressitaso laskevat jokaisen kantaessa vastuunsa ajankäytöstään ja sen kohdistamisesta mielekkääseen tekemiseen.
  • Tuotavuus nousee, kun rinnakkaisen tekemisen määrä pienenee ja tehtäviä suorittavat motivoituneet ja tavoitteisiin sitoutuneet henkilöt
  • Yhteisöllisyys kasvaa. Kun omat asiat ovat kunnossa, niin aikaa ja tahtoa on muidenkin auttamiseen.
  • Henkilöille muodostuu selkeä näkemys omista haluista ja tavoitteista ja kyky näiden saavuttamiseen. Yksilöllisyys ja aitous lisääntyvät organisaatiossa.
  • Itseluottamus ja usko omiin kykyihin kasvaa.
  • Voit hyvillä mielin heittäytyä Kyllä -asioille ja löytää uusia mahdollisuuksia, jotka ovat luomiesi rajojen sisällä ja panostaa näihin kykyjesi mukaisesti.

Mukavaa keväänjatkoa Projektipomon lukijoille näissä merkeissä!