Inertia ja organisaation muutoskyvykkyys

Fysiikassa inertiassa kyse on kappaleen kyvystä vastustaa liiketilansa (nopeus, suunta) muutosta. Inertia on vahvasti läsnä ja väistämätön myös silloin, kun organisaation toimintaan tavoitellaan muutosta. Muutoksen vastustaminen on ihmisissä ja yhteisöissä sisäsyntyistä ja asia on otettava huomioon aina, kun organisaation toimintaan tavoitellaan muutosta.

Muutoksella tavoitellaan aina hyötyjä. Projekti on erinomainen tapa muutoksen aikaansaamiseksi ja hyötyjen saavuttamiseksi.

Aiemmissa kirjoituksissa olemme käsitelleet projektin sisäistä viestintää ja muutoshallintaa sekä toimintaa eri rooleissa. Näihin liittyvillä mittareilla projekti voi olla menestys, esim. uusi tietojärjestelmä saadaan käyttöön tai uusi toimintamalli kuvataan. Projekti on kuitenkin saavuttanut kaikki tavoitteensa vasta silloin, kun tietojärjestelmä on laajasti tarkoitetussa käytössä tai toiminnan muutos on juurtunut rutiineiksi.

Projektin oikeaoppiseen suorittamiseen verrattuna usein suurempi haaste on johtaa tavoiteltua muutosta, olla vakuuttava ja viestiä niille, joiden arkeen projekti vaikuttaa. Toiminnan muutoshankkeissa tulee sopia missä vaiheessa ja kenen tulee johtaa ja viestiä hankkeella tavoiteltavaa muutosta. Tahon tulee olla riittävän uskottava ja vakuuttava viestintuoja. Välttämättä roolia ei kannata aina sovittaa projektipäällikölle.

Organisaation muutos- ja uudistumiskyky on menestystekijä ja takaa pärjäämisen pitkällä tähtäyksellä.

Organisaation muutoskyvykkyys on avainasia hyötyjen saavuttamiseksi. Alla viisi kohtaa organisaation muutoskyvykkyyden luomiseen ja kasvattamiseen:

  1. Muutoksen välttämättömyyden ymmärtäminen. Maailma muuttuu ennakoimattomasti ympärillämme ja avautuvien uusien mahdollisuuksien hyödyntäminen edellyttää muuttumista ympäröivän maailman mukana.
  2. Selkeät tavoitteet kulloisellekin toiminnalle. Kestävän muutoksen aikaansaaminen edellyttää selkeästi kuvattua ja perusteltua päämäärää, mutta myös tietoisuutta lähtötilanteesta.
  3. Hyvin juurtunut viestintäkulttuuri ja jatkuva vuorovaikuttaminen. Muutoksen viestiminen on sujuvaa ja välitöntä, jos se tapahtuu yhteisössä ilman draamaa osana hyvin toimivaa ja jatkuvaa kanssakäymistä ja viestintää.
  4. Henkilöstö on sitoutettu toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen kaikilla organisaation tasoilla. Muutos lähtee luontevasti liikkeelle sisältä päin. Vain motivoitunut ja kannustavassa ilmapiirissä toimiva organisaation saa aikaan muutoksen.
  5. Kannustetaan ja palkitaan kun yhdessä sovittuja tavoitteita saavutetaan. Tehdään hyvällä tavalla näkyväksi muutosta tavoitteleva toiminta sekä välitavoitteiden ja päämäärän saavuttaminen.

Organisaation kyvykkyyden ohella tärkeää on tietää toiminnan lähtötilanne, jotta päämäärään voidaan karikkoisessa ympäristössä luovia. Tähän auttaa projektihallinnan tietojärjestelmä, jossa ylläpidetään tietoja mitä organisaatio kulloinkin tekee ja suunnittelee tekevänsä sekä mitä kyvykkyyksiä organisaatiossa on ja miten näitä on kiinnitetty suunnitteilla ja käynnissä oleviin hankkeisiin.

Asiaa on sivuttu muutamassa aiemmassa Bloki kirjoituksessa:

Säilytä hiljainen tieto

Strategista osaamisen hallintaa