Säilytä hiljainen tieto

Aiemmissa kirjoituksissa on muutamaan kertaan sivuttu organisaation osaamista ja kyvykkyyttä. Yksi keskeinen tähän liittyvä asia on organisaatiossa oleva hiljainen tieto, siihen liittyvä jatkuvuus ja hyödyntäminen.

Työelämässä hiljaisella tiedolla tarkoitetaan pitkän työkokemuksen myötä syntynyttä osaamista ja intuitiota. Hiljaista tietoa luonnehtii tunne- ja kokemusperäisyys ja sitä on vaikea eritellä ja ilmaista.

Yksilötason hiljainen tieto on mahdollista valjastaa koko organisaation voimavaraksi. Organisaation toiminnan kannalta kriittisen tiedon tunnistaminen on oleellinen osa myös hiljaisen tiedon hallintaa. Tunnistamalla työntekijöiden vahvuuksia voidaan myös löytää uusia ajatuksia organisaation toimintaan ja parhaat lähtökohdat strategiatyölle.

Hiljaisen tiedon siirtyminen ja hyödyntäminen tulee olla yksi organisaation toiminnan tavoitteita ja kiinteä osa päivittäistä tekemistä. Asiaa eivät korvaa tarkat tehtäväkuvaukset tai uuden henkilön lyhyeksi jäävä perehdytysjakso edellisen eläköityessä tai siirtyessä uusiin haasteisiin.

Vain hyvin johdettu, sitoutunut ja motivoitunut henkilöstö välittää ja omaksuu hiljaista tietoa. Oleellista on poistaa esteet ja luoda edellytykset sille, että tieto siirtyy normaalin työn ja tekemisen lomassa. Toimintaan sitoutuneessa ja motivoituneessa organisaatiossa on vuorovaikuttava, avoin ja omaksuva kulttuuri. Tällaisen tunnuspiirteitä ja arvoja ovat:

– kuunnellaan, kysytään ja keskustellaan
– huolehditaan itsestä ja myös muista tiimissä
– kannetaan vastuu omasta ja tiimin tekemisestä
– autetaan myös muita menestymään
– annetaan apua ja kysytään sitä tarvittaessa

Palkitsemisessa tulee yksilösuoritusten ohella huomioida koko organisaation menestyminen. Tiedon jakaminen on lopulta myös yksilön etu. Toiminnan jatkuvuuden takaavat kilpailukykyiset ratkaisut ja tyytyväiset asiakkaat syntyvät vain yhteistyöllä.

Työnkierto, parityöskentely ja mentorointi ovat oivia välineitä hiljaisen tiedon välittämisessä ja omaksumisessa sekä työurien pidentämisessä. Mentorointi on myös tapa tuoda hiljaista tietoa organisaation ulkopuolelta.

Kiitä, anna tunnustusta ja palkitse. Kehu ryhmää ja yksilösuorituksia.

Projektipäällikön tehtävänä on saada projekti onnistumaan. Projektipäällikön pitää menestyä omassa työssään mutta saada myös muut projektiryhmän jäsenet suoriutumaan hyvin tehtävistään. Rakentava ja varsinkin positiivinen palaute luo motivaatiota ja motivoituneet projektiryhmän jäsenet onnistuvat helpommin tai ainakin yrittävät lujemmin päästä tavoitteeseen. Projektipäälliköllä on mm. seuraavia keinoja jakaa tunnustusta projektiryhmänsä jäsenille:

  1. Helpoin ja samalla tehokkain keino antaa tunnustusta on kiittää henkilöä työstä, jonka hän on tehnyt hyvin. Arvioi henkilö huomioiden, annatko palautteen julkisesti vai kahden kesken.
  2. Sosiaalinen media on tuonut käteviä välineitä tunnustuksen antamiseen henkilöille. Muun muassa Linkedinissä ”suositukset” on näkyvä ja kestävä tunnustus. Se voi olla henkilön uran kannalta merkittävä jatkossa.
  3. Kaikki me projekti-ihmiset haluamme olla mukana kiinnostavassa ja ainutlaatuisessa projektissa. Diplomi projektiin osallistumisesta tai ”Kuukauden projektiryhmän jäsen” ovat myös suosittuja ja toimivia huomionosoituksia.

Motivoitunut projektitiimi saa ihmeitä aikaan. Mitä toimivia palkitsemisen keinoja olet käyttänyt omissa projekteissasi?

Näissä tunnelmissa toivotan hyvää kesälomaa!

Tervetuloa syksyllä osallistumaan sertifioidun asiantuntijamme vetämään MS Project 2013 – opintopiiriin!