Kuntatekniikan ja talonrakennushankkeiden kustannushallinnan nykytilanne

Kuntien tiukentuva talous on tuonut haasteita myös yhdyskuntatekniikan ja talorakentamisen hankkeiden tehokkaampaan kustannusten hallintaan. Samalla viranomaisvelvoitteet ovat lisääntyneet ja varsinainen hankehallintaan käytettävä aika on usealla hankepäälliköllä ja hankevastaavalla niin sanotusti enemmän ”kortilla”.  

Useassa kaupungissa kustannushallinnan virkaa hoitanut RAKLA-järjestelmä on nyt myös tullut tiensä päähän ja korvaavia ratkaisuja on yritetty kartoittaa. Kustannushallintaa on yritetty tehdä myös käsityönä erilaisten Excel-viritysten avulla, yleensä vielä eri tiedostoista koostaen tai teettämällä taloushallintaratkaisusta erilaisia raporttikoonteja.  

Taloushallintaratkaisusta pystytään seuraamaan hankkeiden toteutuneita kustannuksia melko reaaliaikaisesti taaksepäin, mutta kustannusohjauksen kannalta olisi tärkeämpää nähdä kustannusten tulevaa toteutumista. Tämä edellyttää järjestelmää, jossa hankkeelle laaditun realistisen tavoitteen ja reaaliaikaisen toteutumatiedon rinnalla nähdään myös sitoutuneet kustannukset sekä sovitut lisä- ja muutostyöt. 

Kuntien rooli on muuttunut kaupunkirakentamisen osalta vuosien saatossa enemmän tilaajalähtöiseksi ja perinteisesti tarjolla olevat, urakoitsijoille suunnatut kustannushallintaratkaisut koetaan tilaajan tarpeisiin turhan raskaiksi. Myös kunnossapidon yksiköiltä on tullut viestiä, että hankkeiden kustannushallintaan riittäisi kevyempi, kuin panosrakenteinen kustannushallinta. Yleisenä toiveena on sellainen kustannushallintaratkaisu, jossa tarvittavan tiedon syöttäminen onnistuu mahdollisimman suoraviivaisesti ja siitä saa halutut tuotokset nopeasti niin hankekokonaisuuksien kuin yksittäisen hankkeen osalta.

Tarpeista toteutukseen

Edellä mainittujen tarpeiden pohjalta projektihallinnan asiantuntijayritys KuntaPlus-projektipalvelu teki yhdessä kuntien kokeneiden hankepäälliköiden, hankevastaavien ja talouslukuja seuraavien kanssa tarvemäärittelyn tarvittavasta ratkaisusta. Tämän jälkeen toiveena ja tavoitteena oli, että määrittelyn mukainen ratkaisu myös toteutetaan.  Huolellisen kartoituksen pohjalta ’konsortio’ valikoi tekijäksi Proha Oy:n, jolla oli vahva kokemus vastaavanlaisten tietojärjestelmien toteuttamisesta. 

Ensimmäinen versio toteutettiin edelleen aktiivisessa yhteistyössä em. osapuolten kesken ja nyt sen ensimmäisen kehitysversion ovat ottaneet käyttöön mm. Lahti, Kotka, Kouvola, Kaarina ja Rovaniemi. Myös Kuopion kaupungin kuntatekniikan yksiköt ovat ratkaisua parhaillaan käyttöönottamassa. Tällä hetkellä toteutuksessa on toinen kehitysversio, joka tuo edelleen lisää joustavuutta hanketietojen tuottamiseen ja ylläpitoon. 

Ensimmäinen Intelli R -kehitysversio on jo tuonut merkittäviä parannuksia kustannushallintaan kaupungeissa, joissa ratkaisu on otettu käyttöön.

Intelli R -ratkaisu palvelee läpi hankevaiheiden

Intelli R tarjoaa kuntien tekniselle sektorille nykyaikaisen ja käyttäjäystävällisen ratkaisun, joka tehostaa hankkeiden kustannushallintaa ja tuo kaikki hanketiedot yhteen näkymään selaimen välityksellä. 

Hanke voidaan perustaa Intelli R:ään, vaikka siitä olisi tehty vasta ehdotus/hanke-esitys. Riittää että hankkeesta tiedetään nimi ja sille voidaan antaa jonkinlainen hanketunnus. Muita tietoja voidaan täydentää hankkeen edetessä. Suurin osa tiedoista valitaan eri tietokenttiin järjestelmään luoduista valikoista, joista tiedon lisääminen tapahtuu nopeasti ja yhdenmukaisesti. Tietojen syöttäminen onnistuu suoraan myös hankeluettelonäkymissä ja tietojen kopiointi olemassa olevista hankkeista on tehty helpoksi. Esim. uuden hankkeen perustaminen voidaan luoda aikaisemmin perustetusta hankkeesta nopeasti lajittelutietoineen ja nimikkeineen.

Kaikki hanketiedot yhdestä tietovarastosta selaimen välityksellä

Kaikki hanketiedot sijaitsevat keskitetysti yhteisessä tietovarastossa, ja käyttäjät työstävät ja tarkastelevat hanketietoja selaimen välityksellä käyttäjäroolinsa ja oikeuksiensa mukaisesti. Tämä takaa tiedon saatavuuden ja ajantasaisuuden eri sidosryhmille, olipa kyseessä hankevastaava, hankepäällikkö tai kunnallisen yksikön johtaja.

Tietoturva

Tietoturva on ensisijainen prioriteetti. Intelli R on rakennettu korkeimpien tietoturvastandardien mukaisesti. SaaS palvelussamme tiedot suojataan sekä teknisin että organisatorisin keinoin, ja se noudattaa tietosuoja-asetuksia (GDPR). Käyttäjäoikeudet ja pääsyoikeudet ovat tarkasti määriteltävissä, mikä varmistaa, että tietoja voivat käyttää vain valtuutetut henkilöt. Lisäksi kaikki tiedonsiirrot ja integraatiot taloushallintajärjestelmiin tapahtuvat suojatusti ja tehokkaasti.

Hankkeiden kustannusten tarkastelu erilaisin kokonaisuuksin

Intelli R mahdollistaa hankkeiden kustannusten tarkastelun erilaisin hankekokonaisuuksin sekä yksittäisen hankkeen osalta nimike- ja tarvittaessa kustannuslajitasolle avattuna. Hankekokonaisuuksia on mahdollista rajata monipuolisin rajauksin mm. suodattavilla hauilla sekä lisäksi kaikilla hankkeille annetuilla lajittelutietovaihtoehdoilla. Esimerkki käyttötapauksena, yksikön päällikkö näkee nopeasti halutut yhteenvedot kustannustilanteesta.

Parempi kustannusten ennustettavuus

Hankkeen kustannusohjauksen kannalta on tärkeää, että kustannuksia on mahdollista tarkastella myös eteenpäin. Intelli R koostaa hankkeen kustannustiedot yhdelle selkeälle näkymälle, jossa nähdään samanaikaisesti hankkeen tavoite, sitoutuneet kustannukset, sovitut lisä- ja muutostyöt sekä reaaliaikainen toteutuma. Intelli R vertailee sitoutuneita kustannuksia, lisätöitä ja toteutumia loppuennusteeseen ja indikoi väreillä niiden rakennusosanimikkeiden kustannuksia, joihin hankevastaavan tulee kiinnittää huomiota. Hankevastaava pystyy myös samassa näkymässä suoraviivaisesti muuttamaan loppuennustetta.

Lisä- ja muutostöiden hallinta

Talo- ja yhdyskuntatekniikan hankkeissa voi tulla paljonkin lisä- ja muutostöitä, joilla on myös suuri kustannusvaikutus kokonaiskustannuksissa. Näitä on perinteisesti kirjattu erikseen Exceliin tai jätetty urakoitsijan tehtäväksi ja raportoitavaksi. Intelli R:ään on toteutettu hankevastaavien toiveiden ja speksien mukaan selkeä taulukkomainen osio lisä- ja muutostöiden kirjaamiseen, jolloin niiden osuutta kustannuksista voidaan tarkastella sekä nimikkeen että kokonaiskustannusten osalta.

 

Hyvät tiedonsiirtotoiminnallisuudet tarjoavat laajemman kokonaishyödyn

Hankkeiden toteutuneet kustannukset tuodaan automaattisesti Intelli R:ään hankkeille ja niiden nimikkeille taloushallintajärjestelmästä tehdyn liittymäintegraation avulla. Tällä hetkellä tositteet siirtyvät asiakkailla Intelli R:ään mm. SAP:sta, Intimesta ja Raindancesta. 

Intelli R:stä saadaan tietoaineisto vietyä mm. Office-ohjelmiin sekä kuntien yksiköissä paljon käytössä olevaan PlanMan Project -aikatauluohjelmistoon, jossa haluttuun hankeohjelmakokonaisuuteen saadaan lisättyä myös aikataulujanat. Tämä ominaisuus on saatavissa myös uuteen Intelli R versioon.

Jatkuva kehitystyö

Intelli R:ää kehitetään jatkuvasti, mutta harkiten. Tavoitteena on, että se pysyy mahdollisimman yksinkertaisena, mutta kattaa kuitenkin kaikki asiakkaiden toivomat keskeiset toiminnot. Uusin versio julkaistaan Intelli R:stä vielä tämän vuoden aikana. Uusimpaan versioon on mm. sovellusalusta vaihdettu Prohan paljon käyttämään nykyaikaiseen Camako-alustaan, joka mahdollistaa joustavammin tulevien toimintojen toteuttamisen – mm. hanketietojen syöttö ja päivittäminen onnistuu jatkossa suoraan myös hankeluettelonäkymissä.

Camako-alustaan siirtyminen mahdollistaa entistä joustavamman kehityksen, kuten mobiiliystävällisten käyttöliittymien ja uusien integrointien toteuttamisen. Camako-alusta on suunniteltu tarjoamaan skaalautuvuutta, modernia käytettävyyttä ja tehokkuutta, jotka vastaavat nykyajan vaativan projektihallinnan tarpeisiin.

Yhteistyössä KuntaPlus-projektipalvelun kanssa

KuntaPlus-projektipalvelu on asiantuntijayritys, jolla on vahva osaaminen ja pitkäaikainen kokemus kuntien teknisen toimialan yksiköiden projektihallinnan kehittämisessä. 

Asiantuntijapalvelun toteuttamisessa hyödynnetään kokemus ja tietopääoma, joka on saatu laajaksi kasvaneen asiakaskunnan; yli 100 kunnallisen yksikön, liikelaitoksen ja osakeyhtiön kanssa tehdystä projektinhallintayhteistyöstä sekä myös aktiivisesta yksityisen sektorin ja ohjelmistotalojen kanssa tehtävästä vuorovaikutuksesta. KuntaPlus-projektipalvelu on ollut aktiivisesti mukana myös Intelli R-järjestelmän määritystyössä kuvaamalla ja välittämällä käyttäjien tarpeet järjestelmäkehitykseen. Hyvä kokemus ja tietämys asiakkaan toiminta-alueesta säästää yhteistyössä paljon asiakkaan aikaa ja vaivaa sekä varmistaa yhteisymmärrystä yhteistyön tavoitteista.

KuntaPlus-projektipalvelu toimii joustavana projektihallinnan kumppanina, joka myös välittää hyväksi todettuja toimintatapoja sekä ratkaisuja yli kuntarajojen. KuntaPlus-projektipalvelu toimii Prohan yhteistyökumppanina tarjoten asiantuntijapalvelua Intelli R-ratkaisun käyttöönotossa ja koulutuksissa sekä antamalla asiantuntevaa käytönaikaista tukea.

Yhteenveto

Intelli R on suoraviivainen työväline yhdyskuntatekniikan ja talohankkeiden hankehallintaan, joka on kehitetty hankevastaavien, -päälliköiden ja talouslukuja seuraavien toiveiden mukaisesti. Lähtökohtana on ollut mahdollisimman hyvä soveltuvuus tilaajalähtöiseen hankkeidenhallintaan. Intelli R soveltuu erinomaisesti myös rakentamis- ja kunnossapitoluonteista toimintaa tekevien yksiköiden kustannushallintaan, joille riittää ’naula’-tasoa karkeampi hankkeiden kustannushallinta. Erityisen hyvin Intelli R soveltuu katu-, viher-, talo- ja vesihuoltohankkeista vastaavien yksiköiden ratkaisuksi. 

Intelli R varmistaa, että hankkeiden kustannuksiin on mahdollisimman hyvä näkyvyys läpi kaikkien hankevaiheiden ja reaaliaikaisen toteutumatilanteen lisäksi saadaan kustannuksille mahdollisimman hyvä ennustettavuus. 

Jos haluat kuulla lisää Intelli R -ratkaisustamme tai nähdä, miten se voi tehostaa yksikkösi hankkeiden kustannushallintaa, ole yhteydessä…. 

Pidämme aiheeseen liittyvän ilmaisen webinaarin tiistaina 26.11.2024 klo 10–11. 

Ilmoittaudu tästä mukaan ja tule kuuntelemaan asiantuntijoitamme!

 

 

Camako Intelli S – Kuntien projektinhallinnan tulevaisuus

Kuntien nykytila

Kunnilla on yhäti kasvavat paineet kyetä tehostamaan toimintaansa ja hallinnoida digitalisaation hurjan kehitysvauhdin tuomia mahdollisuuksia, vaatimuksia – ja myös uhkia.

Nykyinen päätöksentekomalli on tyypillisesti hyvinkin hajautettu eri toimialoille ja usein toimialat eivät ole tietoisia muiden toimialojen tekemisistä. Tämä johtaa helposti päällekkäisten ratkaisujen hankintaan. Toimialoilla voi olla myös haasteita tunnistaa tai huomioida tiedonhallintaan ja tietoturvaan liittyviä lakisääteisiä vaatimuksia hankinnoissa, jolloin hankitun järjestelmän tai ohjelmiston sovittaminen kunnan toimintaympäristöön voi osoittautua jopa mahdottomaksi eri toimialoilla tapahtuvien ohjelmistojen käyttöönottojen yhteydessä.

Yhteistyö Tieran kanssa

Tiera Oy on kuntaorganisaatioiden ja hyvinvointialueiden omistama yhtiö, jonka perustarkoitus on tuottaa säästöjä omistajilleen.

Tieralla on vahva osaaminen päätöksenteosta ja projektitoiminnasta kuntien kanssa. Proha ja Tiera Oy ovat tehneet yhteistyötä Intelli S:n konseptin määrittelemisessä kuntien salkunhallinnan tarpeisiin. Camako ratkaisualustalle toteutetun Intelli S -ratkaisun lähtökohtana on ollut luoda ratkaisu, joka on riittävä tarjotakseen kunnan salkunhallintaan alustan yhtenäisten käytänteiden ja läpinäkyvyyden jalkautukseen. Samalla on pidetty huolta siitä, että ratkaisu ei ole aluksi liian laaja, jotta käyttöönotto olisi mahdollisimman helppo toteuttaa.

Tiera tarjoaa asiantuntija-apua digitalisaation tilannekuvan rakentamiseen, sekä digitalisaation johtamisen toimintamallin määrittelyyn ja käyttöönottoon liittyen.

Camako Intelli S kuntien salkunhallinnan ratkaisuksi

Proha Oy:lla on vahvat perinteet projektihallinnan, projektisalkun hallinnan ja projektien kustannushallinnan saralla. Uusi Camako Intelli S tiivistää tämän osaamisen salkunhallinnan kokonaisuudeksi, jossa kunta voi luoda tarvittavan määrän erityyppisiä salkkuja ja salkkujen sisältöjä tarpeisiinsa.

Ideasalkku on tarkoitettu kehitysideoiden hallintaan. Sinne saadaan kerättyä kaikki eri lähteistä tulevat kehitysideat ja ne saadaan arvotettua yhdenmukaisin kriteerein ja näin ollen saada selkeät prioriteetit kehitysideoista budjetointiesitysten ja päätöksenteon pohjaksi.

Projektisalkun avulla saadaan näkyvyys kaikkiin meneillä oleviin projekteihin ja täten voidaan varmistaa oikea-aikainen ja oikean kokoinen resursointi projektiin ja kyky reagoida muutoksiin projekteissa tai organisaation tarpeissa prioriteettien muuttuessa.

Projektien vaiheet ja niiden päätöspisteet varmistavat laadukkaan ja ketterän päätöksenteon projektien hallinnassa.

Erilaisten projektityyppien ja projektimallien avulla on Intelli S -ratkaisussa mahdollista määritellä kullekin projektityypille omat projektin vaiheet ja päätöspisteet, sekä päätöspisteiden hyväksyntätasot.

Ajantasaisen tilannekuvan avulla Intelli S tuo näkyvyyttä projekti- ja ideaportfolioon vaiheittain. Ajantasaisen informaation visualisointi, sekä helppokäyttöinen ja kuntien päätöksentekoon suunniteltu raportointi varmistaa, että projektit etenevät suunnitellusti, ja mahdolliset haasteet havaitaan varhaisessa vaiheessa.

Jatkuva kehitys ja pilotoinnit

Peruskäyttöönoton jälkeen Intelli S tarjoaa mahdollisuuden laajentaa salkunhallintaa helposti erilaisiin projektityyppeihin, kuten tapahtumat, messut tai infran rakentaminen.  Toisaalta projektisalkun toiminnallisuuksia voidaan myös syventää tarpeen mukaan esim. laajentamalla tuntikirjaukseen ja henkilöresurssien hallintaan tai laajentamalla taloushallinnon toiminteita Intelli S:ssä integroituna kunnan taloushallintaan.

Järjestelmän pilotointi voidaan toteuttaa vaiheittain, ja peruskäyttöönoton jälkeen Intelli S tarjoaa reaaliaikaisen tiedon projektien suunnittelutarkkuudesta, kustannuksista ja aikatauluista. Reaaliaikainen tieto tukee läpinäkyvyyttä ja tehokasta päätöksentekoa, sekä varmistaa resurssien onnistuneen optimoinnin.

Yhteenveto

Intelli S on joustava, monipuolinen ja tehokas työkalu päätöksenteon tueksi ja projektihallinnan tarpeisiin. Camako-alustalle pohjautuva ratkaisu tuo mukanaan läpinäkyvyyden kehitysideoihin ja projekteihin yli toimialarajojen ja mahdollistaa näin tehokkaan idea- ja projektisalkunhallinnan.

Intelli S on kehitysideoiden ja -projektien hallinnan kulmakivi, joka tehostaa kehitykseen liittyvää päätöksentekoa, tarjoaa mitattavaa tietoa projektien suunnittelukyvystä liittyen aikatauluun ja kustannuksin, varmistaa strategisten teemojen painotusten huomioimisen ja auttaa arvioimaan vaikuttavuuden toteutumisen.

Jos haluat kuulla lisää Intelli S -ratkaisustamme tai nähdä, miten se voi tehostaa kuntasi projektisalkunhallintaa, vieraile osoitteessa Camako (linkki aukeaa uuteen ikkunaan).

Pidämme aiheeseen liittyvän ilmaisen webinaarin tiistaina 29.10.2024 klo 10:00: Camako Intelli S ja Tiera – Ota käyttöön Prohan uusi ketterä kuntien projektinhallintaratkaisu Tieran tuella!

Ilmoittaudu tästä mukaan ja tule kuuntelemaan asiantuntijoitamme!

Riskien hallinnan yksinkertaistaminen: KISS-periaate käytössä

Riskien hallinta on kriittinen osa projektinhallintaa, mutta siitä tulee usein tarpeettoman monimutkaista. Mark Turner, pitkän linjan riskienhallinnan asiantuntija, painottaa blogikirjoituksessaan The New KISS Principle – Keeping It Simple Safran! yksinkertaisuuden tärkeyttä. Tämä artikkeli käsittelee riskienhallinnan yksinkertaistamista KISS-periaatteella (Keep It Simple, Stupid) ja esittelee Safran Risk Managerin tarjoamia ratkaisuja riskienhallinnan helpottamiseksi. Lisäksi kutsumme sinut osallistumaan maksuttomaan webinaariin ensi tiistaina klo 10, jossa Mark Turner puhuu Safran Risk Managerista.

Risk management image with professional team analyzing risks on a dashboard

Mitä KISS-periaate tarkoittaa riskienhallinnassa?

KISS-periaatteen ydin on, että yksinkertaiset ratkaisut ovat usein tehokkaimpia. Riskienhallinnassa tämä tarkoittaa, että monimutkaisia prosesseja ja työkaluja tulisi välttää, jos yksinkertaisemmat vaihtoehdot tuottavat paremman tuloksen. Monimutkaisuus voi lisätä virhemahdollisuuksia ja vähentää päätöksenteon tehokkuutta.

Riskien omistajuuden hajauttaminen

Turner kritisoi blogissaan yleistä harhaluuloa, että riskipäälliköt omistaisivat kaikki projektin riskit. Hän huomauttaa, että riskien hallinnan tulisi olla asiantuntijoiden käsissä, jotka ymmärtävät riskin tekniset yksityiskohdat parhaiten. Riskipäällikön tehtävänä on tukea tätä prosessia, ei ottaa vastuuta kaikista riskeistä.

Hajautetut riskirekisterit ja niiden ongelmat

Monet organisaatiot käyttävät Excel-taulukoita riskirekisterinä, mutta tämä johtaa usein virheisiin ja epäjohdonmukaisuuksiin. Kun useat asiantuntijat käyttävät eri versioita rekisteristä, syntyy eroja, jotka voivat vaikuttaa projektin lopputulokseen. Tämä monimutkaisuus tekee riskien hallinnasta entistä vaikeampaa.

Huonojen käytäntöjen korjaaminen

Yksi keskeinen virhe riskienhallinnassa on se, että mahdollisuuksia ja uhkia yritetään tasapainottaa keskenään. Tämä voi johtaa harhaanjohtaviin arvioihin projektin riskien kokonaismäärästä. Turner suosittelee, että käytetään todennäköisyys laskelmia sen sijaan, että tukeuduttaisiin yksinkertaisiin kaavoihin, jotka eivät huomioi kaikkia riskienhallinnan vivahteita.

Safran Risk Managerin yksinkertaistamisratkaisut

Safran Risk Manager on kehitetty tekemään riskienhallinnasta helppoa ja tehokasta. Työkalu sisältää esimerkiksi slider-palkit, joiden avulla riskien omistajat voivat helposti kerätä dataa riskien arviointia varten. Tämä tekee tiedonkeruusta yksinkertaista, mutta samalla tarjoaa riskipäällikölle mahdollisuuden tehdä tarkkoja arvioita kolmipistearvioinnin avulla.

Tiedonkeruun helpottaminen ja vastuun jakaminen

Safran Risk Manager tarjoaa tiimin kaikille jäsenille helppokäyttöisen työkalun, jonka avulla he voivat päivittää ja hallita riskejään. Tämä hajautettu lähestymistapa antaa vastuun niille, jotka ovat parhaiten perehtyneet riskin taustoihin ja vaikutuksiin, jolloin virhemahdollisuudet vähenevät ja hallinta tehostuu.

Reaaliaikainen riskien seuranta ja raportointi

Yksi Safran Risk Managerin suurimmista eduista on sen mahdollistama reaaliaikainen riskien seuranta. Tämä tarkoittaa, että kaikki sidosryhmät voivat olla tietoisia projektin riskeistä ajantasaisesti ja tehdä parempia päätöksiä yhdessä. Reaaliaikainen tiedon saatavuus parantaa yhteistyötä ja tekee riskienhallinnasta tehokkaampaa.

Safran Risk Managerin suunnittelun yksinkertaisuus

Safranin suunnittelutiimi on tehnyt työkalusta niin yksinkertaisen kuin mahdollista, jotta se on helppo omaksua ja käyttää. Käyttäjät näkevät vain sen, mitä heidän tarvitsee nähdä, eikä monimutkaiset prosessit estä työkalun täyttä hyödyntämistä. Tärkeimmät toiminnot ovat selkeästi esillä, ja data on helposti saavutettavissa missä ja milloin tahansa.

Parempi päätöksenteko paremmalla datalla

Koska Safran Risk Manager tarjoaa selkeitä näkymiä ja analytiikkaa riskienhallintaprosessista, se tukee parempaa päätöksentekoa. Yksinkertaistetun lähestymistavan ansiosta tiimit voivat tehdä nopeampia ja tarkempia päätöksiä, jotka perustuvat ajantasaiseen ja täsmälliseen tietoon.

Mark Turner: 15 vuotta riskienhallinnan kokemusta

Mark Turner on työskennellyt riskienhallinnan parissa yli 15 vuotta. Hänellä on laaja kokemus ja syvällinen ymmärrys siitä, kuinka riskienhallintaohjelmistot voivat helpottaa projektitiimien työtä. Turner on Safran Risk Managerin kehitystyön ytimessä ja hän tuo jatkuvasti uusia näkökulmia riskienhallinnan yksinkertaistamiseen.

Tuleva webinaari: Safran Risk Manager käytännössä

Pidämme maksuttoman englanninkielisen webinaarin ensi tiistaina klo 10, jossa Mark Turner esittelee Safran Risk Managerin käytännössä. Webinaarissa saat käsityksen siitä, kuinka työkalu voi auttaa projekteja ennakoimaan riskejä ja tekemään parempia päätöksiä. Rekisteröidy mukaan ja opi lisää Safran Risk Managerista!

Johtopäätös

Riskienhallinnan yksinkertaistaminen on avain tehokkaampiin prosesseihin ja parempiin päätöksiin. Safran Risk Manager on työkalu, joka tekee tästä mahdollisen. Muista rekisteröityä webinaariin ja oppia, kuinka voit tehostaa riskienhallintaa omissa projekteissasi!

Kaikki puhuvat tilannekuvasta

Oletko tietoinen hankkeesi tilanteesta? Perustuvatko päätöksesi tietoon?

Tiedon hyödyntämisen yhteydessä puhutaan raportoinnista, tietojen analysoinnista, louhinnasta ja visualisoinnista. Nämä ovat termejä, jotka kuvaavat työtä, jolla tuotetaan päätöksentekijöille ja eri sidosryhmille ajantasainen tilannekuva eri tietolähteistä.

Terminä ”tilannekuva” on mielestäni erinomainen kuvaamaan tiedon hyödyntäjän näkökulmaa ja tarvetta. Termissä ilmenee osuvalla tavalla tavoite ymmärtää yksityiskohdista koostettu kokonaisuus, nähdä metsä puilta.

Tilannekuva ei ole yhden asian mittari, tai yhdestä tietolähteestä koostettu raportti. Kokonaiskuva muodostuu yhdistämällä useat eri näkökulmat mittareiksi ja grafiikoiksi, jotka näyttävät kunkin asian nykyhetken tilan lisäksi pidempiaikaisen muutoksen ja tilanteen suhteissa tavoitteisiin.

Suuren infra-hankkeen näkökulmasta tilannekuvaan tuotavia asioita ovat esimerkiksi:

  • Hankkeen aikataulutilanne,
  • kustannuskertymä suhteessa budjettiin,
  • hankintojen ja sopimusten tilanne,
  • hankkeen riskit ja niihin liittyvät toimenpiteet ja vaikutukset,
  • turvallisuus ja hankkeen ulkopuolisille aiheutuneet turvallisuusvaikutukset,
  • hankkeen viestinnän onnistuminen.

Tilannekuvan tietoja koostetaan useista eri järjestelmistä

Tilannekuvan muodostamisen kannalta on olennaista, kuinka hankeen tietohallinto hoidetaan. Normaalia on, että esimerkiksi riskien hallinta ja viestinnän seuranta on vastuutettu konsulteille, jotka käyttävät kyseiselle sovellusalueelle parhaiten soveltuvia välineitä ja menetelmiä. Aikataulujen suunnittelu, työmaan tilanteen seuranta ja kustannusten hallinta saatetaan tehdä eri tietojärjestelmissä. Tilannekuvan mittareiden laskentaan tarvitaan tietoja siis useista eri järjestelmistä, joita hallinnoivat mahdollisesti eri organisaatiot.

Useat eri järjestelmät tuovat mukanaan kaksi teknistä haastetta:

  • Miten tiedot saadaan koostettua yhteiseen tilannekuvaan?
  • Miten eri järjestelmistä tuodut tiedot yhdistetään niin että niiden pohjalta voidaan lasketa ajantasaisia ja luotettavia mittareita?

Haasteena tietoturva ja pääsyn hallinta, kun tiedontuottajina ja hyödyntäjinä on käyttäjiä eri organisaatioista

Hankkeisiin osallistuu useita organisaatioita urakoitsijana, toimittajina, konsultteina sekä myös tilaajina ja muina sidosryhminä. Eri hankkeen rooleilla on erilaiset tarpeet tietojen syöttämiselle ja myös tietojen hyödyntämiselle.

Useiden eri organisaatioiden käyttäjien pääsyn varmistaminen samaan tilannekuvaan vaatii hankkeen tietojärjestelmältä sujuvaa ohjelmistolisenssien ja käyttäjien käyttöoikeuksien hallintaa.

Eri organisaatioissa työskentelevien henkilöiden pääsy hankkeen järjestelmiin saattaa olla haasteellista, koska henkilöt käyttävät päivittäin oman organisaationsa laitteita, käyttäjätunnuksia ja ohjelmistolisenssejä. Oman organisaation tietohallinto hallinnoi käyttäjien laitteita.

Jos hankkeen järjestelmät sijaitsevat teknisesti eriytetyssä ympäristössä, käyttäjille saatetaan joutua maksamaan toiset lisenssit välineisiin, jotka heillä ehkä jo on käytössä omassa organisaatiossaan.

Tietoturvan määrittely ja rakentaminen on myös haaste. Esimerkiksi, kun koko hankkeen eri urakoitsijoiden hinta ja sopimustietoja yhdistetään, jotta niiden avulla saadaan laskettua hanketasoisia mittareita, vaaditaan käyttöoikeuksien hallinnalta tarkkuutta. Sopimusten salaisiksi luokitellut hintatiedot eivät saa olla väärien käyttäjien näkyvillä.

Hyviä kokemuksia hankekohtaisista pilviympäristöistä

Pilviympäristöt ovat joustavia, kun tarvitaan hankekohtainen tekninen alusta hankkeen omille järjestelmille. Pilvipohjaisen ympäristön pystytys on nopeaa, eikä aiheuta kustannuksia. Kun hankkeeseen osallistuu eri osapuolia, voidaan hankkeen henkilöt lisätä pilviympäristöön. Jokaiselle käyttäjälle voidaan antaa oikeudet ja hankkia lisenssit tarpeen mukaan. Näin hankkeen kustannuksetkin ovat helposti kohdistettavissa ja kustannukset joustavat hankkeen aikana käyttäjämäärien mukaan.

Tulevaisuudessa pilviympäristöissä yleistyy vieraskäyttö, niin että käyttäjät voivat kirjautua hankkeen pilviympäristöön oman organisaationsa käyttäjätunnuksilla ja käyttää järjestelmiä oman organisaationsa, jo maksetuilla, lisensseillä. Osittain tämä on jo nykypäivää.

Hankkeen omassa pilviympäristössä kaikki muutokset, liittyen esimerkiksi käyttäjien hallintaan, tietoturvan määrittelyyn ja lisenssien hankintaan, on nopeaa ja ketterää toteuttaa, koska ainoastaan oman hankkeen vaatimukset määrittelevät ympäristön.

Ohjelmistot tarpeen mukaan

Microsoftin pilviympäristöissä on saatavilla hyvin kattava välinevalikoima ja ohjelmistoja voidaan ottaa käyttöön hankkeen tarpeen mukaan. Aikataulujen ja kustannusten hallintaan voidaan käyttää Project Online ja Microsoft Project ohjelmistoja.

Microsoftin uusi Planner ja Power Platform tarjoavat laajan joukon työvälineitä, joilla rakennetaan helposti hankkeen hallintaan juuri tarpeen mukainen kokonaisuus toiminnallisuuksia.

Tietyt osa-alueet, kuten riskien hallinta hoituu parhaiten sovellusaluekohtaisilla välineillä, kuten Safran Risk Manager välineellä.

Tilannekuvajärjestelmä ei toimi ilman hyvää BI ja raportointivälinettä. Power BI on kattava väline tietojen kokoamiseen eri järjestelmistä ja organisaatioista, datan yhdistämiseen ja hankkeen tunnuslukujen laskemiseen. Power BI:llä voidaan tuottaa visuaaliset mittaristot eri käyttäjärooleille.

Tietotekniikka on vain väline tilannekuvan toteutukseen. Toteutukseen tarvitaan hyvä liiketoiminnan ymmärrys eri roolien tietotarpeista, jotta osataan kehittää ymmärrettävät ja informatiiviset mittarit ja grafiikat. Lopputuloksena hankkeen eri osallistujilla on yhteinen ja ajantasainen ymmärrys hankkeen tilanteesta ja suunnasta mihin ollaan menossa.


Webinaari tiistaina 27.8.2024 klo 10:00:

Microsoft Power Platform ja Tilannekuvaportaalit 2024: Nykytila ja tulevaisus

Tervetuloa maksuttomaan webinaariin, jossa käsittelemme laajojen investointihankkeiden työyhteenliittymien käyttöön toteutettujen tilannekuvapalveluiden nykytilaa ja tulevaisuuden suunnitelmia Microsoft Power Platform -ekosysteemissä. Webinaarissa saat konkreettisia esimerkkejä siitä, miten Microsoft Power BI ja muut Power Platform -työkalut voivat parantaa hankkeiden seurantaa ja tiedon jakamista sidosryhmille. Ilmoittaudu webinaariin tästä (aukeaa uuteen ikkunaan).

Project for the Web ja Microsoft ToDo yhdistyvät Microsoft Planneriin

Microsoft Teamsiin on ilmestynyt uusi Planner. Myöhemmin kuluvan vuoden aikana, uuden Plannerin toiminnallisuudet tulevat myös näkymään selainkäyttöliittymän Plannerissa. Uudessa Plannerissa yhdistyvät vanhan Plannerin, Project for the Webin ja ToDo sovelluksen toiminnot saman käyttöliittymän alle.

Kuva: Voit lisätä uuden Plannerin Teamsiin

Planner sovelluksen käyttäminen ei ole vaatinut Microsoft 365 tilauksen lisäksi muita lisenssejä. Sen käyttö on yleistynyt laajasti. Planner on erittäin helppokäyttöinen töiden hallinnan väline, sen avulla tiimi tai projekti voi pyörittää viikoittaista työnhallintaa näppärän Kanban näkymän avulla.

Vanha Planner on nyt Planner Basic

Plannerin toiminnan rajat ovat tulleet vastaan, jos on ollut tarve esittää aikatauluja Gantt-kaavioina, suunnitella työmääriä tehtäville tai raportoida tehtävistä, työmääristä ja projekteista. Planner ei myöskään ole ollut konfiguroitavissa, niin että sen käyttötapaa olisi voitu vakioida yrityksen sovittujen käytäntöjen mukaiseksi. Raportointi Planner suunnitelmien tehtävistä on käytännössä ollut mahdotonta, sillä raportointivälineillä ei saa koostettua Planner suunnitelmien tietoja yhteen.

Nykyiset Planner toiminnallisuudet säilyvät uudessa Plannerissa Perus (Basic) ominaisuuksina. Näitä ominaisuuksia voi edelleenkin käyttää pelkällä M365 tilauksella. Aiemmin laaditut suunnitelmat toimivat uudessa Plannerissa kuten ennenkin.

Project for the Web on nyt Planner Premium

Project for the Web välineen yhdistyessä Planneriin, Project välineen toiminnot esiintyvät Plannerin alla Premium ominaisuuksina. Plannerin ja Project for the Web välineet eivät siis vielä yhdisty ”pellin alla” kovin tiiviisti. Tulemme todennäköisesti näkemään tiiviimpää yhdentymistä teknisen alustan osalta myöhemmin.

Kuva: Uutta suunnitelmaa luotaessa valitset luotavan suunnitelman tyypiksi, joko Perus (vanha Planner) tai Premium (Project for the Web)

Planner Premium on siis Project for the Web. Project for the Web selainpohjaisessa sovelluksessa luodut suunnitelmat näkyvät Plannerissa Premium suunnitelmina ja Plannerissa luodut Premium suunnitelmat ovat käytettävissä Project for the Web sovelluksessa sekä Project Power Appsissa.

On hyvä ymmärtää, että ainakin toistaiseksi Planner Basic suunnitelmien tieto tallennetaan eri tietovarastoon kuin Planner Premium suunnitelmien. Premium suunnitelmien tiedot ovat Power Platformin Dataverse tietovarastossa, josta raportointi esimerkiksi Power Bi:llä onnistuu helposti. Premium suunnitelmien tiedot ovat myös käytettävissä Power Apps sovelluksissa. Dataverse tietovarasto ja Power Appsit mahdollistavat projektitietojen laajentamisen omilla lisätiedoilla ja toiminnoilla. Premium toiminnot siis tarjoavat mahdollisuuden konfiguroida ja kustomoida järjestelmään tarvittavat salkunhallinnan ja raportoinnin toiminnallisuudet ja vakioida siihen yrityksen omat toimintatavat.

Plannerin Premium taso tuo Planner käyttäjille nyt selkeämmin kasvupolun laajempiin projektinhallinnan toiminnallisuuksiin. Premium toiminnallisuudet ovat tyrkyllä Plannerissa ja ne saa käyttöönsä hankkimalla tarvittavat lisenssit. Myös aiemmin luotuja Perus-suunnitelmia voidaan päivittää Premium suunnitelmiksi, kun niihin halutaan käyttöön Premium toiminnallisuudet.

Plannerin perus (Basic) toimintoihin riittää Microsoft 365 lisenssitilaus. Kuten ennenkin Perus Planner suunnitelmia voi luoda ja käyttää kaikki M365 lisensoidut käyttäjät.

Aiemmin Project Plan 1 nimellä kulkenut lisenssitilaus on nimetty nyt uudelleen Planner Plan 1 nimelle. Tämä tilaus avaa käyttäjälle mahdollisuuden luoda ja käsitellä Premium suunnitelmia ja toiminnallisuus riittää perus Gantt-kaavioiden laatimiseen ja myös kustomoidun Power App sovelluksen käyttöön.

Kaikki projektin suunnittelun toiminnot saadakseen, käyttäjän on hankittava Project Plan 3 lisenssi. Project Plan 3 on siis projektipäällikkö käyttäjäroolille tarkoitettu lisenssi. Sillä voi käyttää edistyneempiä toimintoja, kuten erityyppisiä tehtävien välisiä riippuvuuksia, koota Road map näkymiä eri projektisuunnitelmien avaintehtävistä sekä kustomoida Premium suunnitelmien käsittelyyn soveltuvaa Power App sovellusta. Project Plan 3 lisenssillä voi myös hyödyntää Copilotia suunnitelmien laatimisessa ja analysoinnissa.

Project Plan 5 lisenssille tullee enemmän toimintoja saataville vielä myöhemmin kuluvan vuoden aikana. Se laajentaa toimintoja resurssien hallinnan ja salkun hallinnan alueille. Tärkeimpinä lisenssin käyttäjärooleina ovat resurssiesimiehet ja projektisalkkujen haltijat.

Microsoft ToDo on nyt Plannerin Omat tehtävät -ominaisuus

Henkilön oma työlista ToDo, näkyy uuden Plannerissa Omat tehtävät näkymänä. Se kokoaa yhteen paikkaan henkilölle eri välineissä luodut tehtävät, olipa tehtävä luotu Planner Basic suunnitelmassa, Planner Premium suunnitelmassa, Loopin Tehtävälistalla tai Outlookin ToDo tehtävälistalla.

Omia töitä voi edelleen katsella ja niiden valmiutta päivittä toki myös Outlookissa ja ToDo mobiilisovelluksessa.

Tämä on Project for the Web käyttäjille tervetullut uudistus. Projektiryhmine jäsenillä on nyt yksinkertainen tapa päästä näkemään ja päivittämään valmiutta tehtäville eri projekteista ja muista suunnitelmista.

Järjestämme webinaarin uudesta Plannerista 21.5. Tervetuloa kuulemaan lisää aiheesta.

Kohti tehokkaampia ja tuottavampia
projektitoimituksia

Tehokas resurssienhallinta yhdistettynä tarkkaan työajanseurantaan luo vankan perustan projektinhallinnalle. Se ei ainoastaan paranna projektin tehokkuutta, vaan myös lisää läpinäkyvyyttä ja ennakoitavuutta, mikä on olennaista projektien onnistumisen kannalta.

Nämä elementit eivät ainoastaan määritä projektin onnistumista, vaan myös sen tehokkuutta ja tuottavuutta. Projektipomon aiemmissa kirjoituksissa on käsitelty näitä teemoja, ja tässä artikkelissa syvennymme niiden merkitykseen entisestään.

Tehokkaan resurssienhallinnan ja työajanseurannan edellytykset

Projektinhallinnassa resurssien tehokas hallinta ja tarkka työajanseuranta ovat keskeisiä tekijöitä, jotka vaikuttavat projektin onnistumiseen. Projektipomon mielestä nykyaikaisen projektien ja salkkujen hallintaratkaisun tulee ehdottomasti tarjota kattavat työkalut näiden kriittisten osa-alueiden hallintaan. Vasta sitten, kun käytössä oleva projektienhallintaratkaisu täyttää nämä edellytykset, voimme parantaa oleellisesti projektien läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta.

Asiantuntijatyön suunnittelu

Kuten Projektipomon asiantuntijatyön suunnittelua käsittelevässä blogissa todetaan, huolellinen suunnittelu luo perustan onnistuneelle projektinhallinnalle.  Suunnitteluprosessin aikana määritellään resurssit, jotka ovat tarpeen projektin tavoitteiden saavuttamiseksi.

Kaksitasoinen resurssisuunnittelu

Projektipomon kaksitasoisesta resurssisuunnittelusta kertova artikkeli valottaa, kuinka strateginen ja operatiivinen suunnittelu yhdistyvät resurssienhallinnassa. Tämä lähestymistapa mahdollistaa resurssien joustavan kohdentamisen projektin vaiheiden ja tarpeiden mukaan.

Suunnitelmallista resurssienhallintaa

Suunnitelmallisen resurssien hallinnan merkitys korostuu blogissa, jossa kuvataan, kuinka ennalta määritelty resurssien käyttösuunnitelma auttaa ohjaamaan projektin toteutusta tehokkaasti ja ennakoidusti.

Camakon työkalut resurssienhallintaan ja työajanseurantaan

Camakon avulla projektien ja töiden suunnittelu sekä seuranta muuttuu selkeämmäksi ja johdonmukaisemmaksi. Työkalu tarjoaa kattavat ominaisuudet projektien suunnitteluun, resurssien allokaatioon ja työmäärän seurantaan.

Resurssienhallinnan työkalut mahdollistavat resurssien kohdentamisen ja käytön optimoinnin projektien läpi. Työntekijöiden osaamisen, saatavuuden ja tarpeiden yhteensovittaminen tehostuu, mikä parantaa projektien tuottavuutta ja vähentää hukkaa.

Tuntiraportoinnin osalta Camako mahdollistaa työajan seurannan reaaliajassa, tarjoten tarkkaa tietoa projektien työmäärästä ja edistymisestä. Tämä auttaa projektijohtoa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja säätämään suunnitelmia tarpeen mukaan.

Osallistu tulevaan Camako webinaariin

Haluatko oppia lisää tehokkaasta resurssienhallinnasta ja työajanseurannasta? Liity mukaan Camako webinaariin ”Resurssien hallinta ja työajankirjaus – Mitä suunniteltiin ja mitä oikeasti tapahtui” 16.4.2024 klo 10:00, jossa syvennymme näihin teemoihin käytännön esimerkkien ja parhaiden käytäntöjen kautta.

Tule mukaan vahvistamaan osaamistasi ja oppimaan, kuinka Camako voi auttaa sinua hallitsemaan projektejasi entistä tehokkaammin

Miksi ihmeessä me teemme
projektisuunnitelmia, kun ne eivät
pidä paikkaansa?

Otsikko on varsin raflaava mutta se on totta! Projektit eivät toteudu kuten olemme suunnitelleet. Projektin aikana tulee aina vastaan tilanteita, jotka aiheuttavat muutoksia ja viivästyksiä meidän tekemiimme suunnitelmiin. Suunnitelmalla on kuitenkin tarkoitus.

Englantilainen Norman Sanders kuvaa projektisuunnitelman merkitystä usealla erilaisella tavoitteella. Norman Sanders on kokenut englantilainen projektipäällikkö, joka työskenteli IT alalla kehittäen mm. tietokoneita yhdessä Maurice Wilkesin ja Alan Turning kanssa. (Norman Sanders – Archives of IT (archivesit.org.uk))

Joitakin Norman Sandersin mietteitä projektihallinnasta seuraavassa:

Projektisuunnitelma on toteutettavuusarviointi (Feasibility)

Projektisuunnitelmaa voisi pitää eräänlaisena simulaationa projektin toteutukselle. Kaikissa projekteissa on olemassa jonkinlainen suunnitelma, mutta mitä enemmän voimme käyttää aikaa suunnitteluun ja tarkastella yksityiskohtia, sitä paremmin suunnitelma yleensä pitää paikkansa toteutusvaiheessa.

Käyttämällä pienehkön summan rahaa yksityiskohtaiseen projektisuunnitteluun ja analysointiin sekä projektin toteutustavan arviointiin, voi säästää suuren summan rahaa toteutusvaiheen virheiden välttämisellä.

Hyväksyntä toteutukselle

Projektin käynnistykselle on helpompi saada omistajan hyväksyntä kun projektisuunnitelma on kunnolla tehty. Projektin omistaja voi luottaa toteutussuunnitelmaan ja antaa käynnistysluvan, jos suunnitelma on riittävän realistinen, yksityiskohtainen ja huolella valmisteltu.

Suunnitelma on sisäinen sopimus

Projektipäällikön tehtävä on saada projektitiimi sitoutumaan projektin tavoitteisiin, toteutustapaan, budjettiin ja aikatauluun. Paras tapa toteuttaa tämä on ottaa projektitiimi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa mukaan suunnitteluun.  Jos projektipäällikkö ei tee sitä ennen projektin käynnistymistä, on tiimin sitouttaminen projektin käynnistymisen jälkeen huomattavasti hankalampaa.

Budjetti

Jos projekti on ositettu riittävän hyvin ja eri osille on tehty huolella aikataulu, työmääräarvio ja budjetti, voivat omistaja ja projektipäällikkö luottaa suunnitelmaan. Suunnitelma toimii vertailukohtana, johon tulevaisuudessa nykytilannetta ja ennustetta verrataan.

Projektisuunnitelma osana asiakassopimusta

Jos projekti toteutetaan ulkopuoliselle asiakkaalle, korostuu suunnitelman merkitys. Se kuvaa toteutustavan, aikataulun ja budjetin. Suunnitelma on hyvä liittää toimitussopimukseen liitteeksi. Hyvin tehty projektisuunnitelma saattaa auttaa voittamaan tarjouskilpailun, sillä se kertoo asiakkaalle toimittajan sitoutumisesta ja osaamisesta jo tarjousvaiheesta lähtien.

Projektisuunnitelma on katalyytti

Projektisuunnitelman keskeinen tehtävä on määrittää mitä tehdään, mitä se maksaa, kuka tekee sekä milloin jokin asia tehdään. Kun edellä mainitut asiat on huomioitu projektisuunnitelmassa, voivat eri toteuttajat edetä tehtävästä toiseen ilman turhia viiveitä.

Projektisuunnitelma on hätäjarru

Projektin toteuttamisessa edetään tyypillisesti vaihe tai portti kerrallaan. Etenemiselle saadaan omistajan tai ohjausryhmän lupa kun voidaan varmistua seuraavan vaiheen sisällöstä, riskeistä, aikataulusta ja kustannuksista. Jos projektin seuraavan vaiheen toteutuksen arvio muuttuu olennaisesti esimerkiksi tulosten, kustannusten tai aikataulun osalta olosuhteiden muuttuessa vertailtaessa niitä alkuperäiseen suunnitelmaan, voidaan projekti keskeyttää tai lopettaa, jolloin voidaan välttää lisäkustannukset ja tarpeeton laite tai muu toteutus.

Oppimisväline

Kuinka suunnittelin versus kuinka se oikeasti toteutui? Edellä mainittu vertailu on arvokasta tietoa tulevaisuudessa tapahtuvalle suunnittelulle. Vertailua ei voi tehdä, jos projektisuunnitelmaa vastaan ei kerätä toteutuneita tietoja. Näitä ovat toteutuneet päivämäärät tehtäville, toteutuneet tunnit ja kustannukset sekä arviot riskien vaikutuksista edellä esitettyihin.

Kun toteutuneita tietoja voidaan verrata suunnitelmaan ja tästä jää dokumentoitu ”lessons learned”- tieto yrityksen käyttöön, ovat seuraavat projektisuunnitelmat laadultaan taas askeleen parempia.

Laadukkaan projektisuunnitelman laadinnan edellytykset

Projektihallinnan ensimmäinen muistisääntö on: Ihmiset tekevät projektissa työt. Merkittävä onnistuminen vaatii hyvät tekijät ja hyvän henkilöjohtamisen. Edellä mainitun seikan lisäksi onnistunut toteutus vaatii myös hyvän suunnitelman.

Miten projektisuunnitelma pitäisi toteuttaa ja mitä sen pitäisi sisältää? Suunnitelmaa laadittaessa olisi hyvä pohtia alla olevia näkökulmia.

  1. Suunnitelman pitää sisältää koko projektin toteutuslaajuus. Näin pyritään estämään tahaton projektin laajuuden kasvaminen projektin aikana (scope creep).
  2. Suunnitelman pitää olla selkeä ja ymmärrettävä kaikille osapuolille: Mitä toteutamme, miten toteutamme, milloin toteutamme ja kuka toteuttaa.
  3. Edistymän seurannan ja raportoinnin pitää perustua ennalta sovittuun hyväksi todettuun toimintatapaan. Projektisuunnitelman pitää tukea seurantaa ja ohjausta.
  4. Suunnitelman pitää olla selkeä olematta kuitenkaan liian yksityiskohtainen, jolloin sitä on vaikea noudattaa ja raportoinnista tulee monimutkaista. Jos suunnitelma on liian ylimalkainen, edistymän seuranta ja vertailu suunnitelmaan ei toteudu ohjausta palvelevalla tarkkuudella.
  5. Projektitiimi laatii suunnitelman yhdessä tiimiä varten noudattaen seuraavaa periaatetta:
    ”With the team, by the team and for the team”.
  6. Suunnitelma pitää ”jäädyttää” vertailusuunnitelmaksi eli baselineksi. Muussa tapauksessa projektissa ei ole vertailukohtaa, johon ennustetta ja miksei myös onnistumista verrataan.
  7. Suunnitelman pitää ottaa kantaa projektin toteuttamiseen liittyviin epävarmuuksiin sekä niiden mahdollisiin vaikutuksiin.
  8. Laadukkaan projektisuunnitelman osaksi mielletään usein myös onnistumisen kriteerit.

Oletetaan, että yritys on onnistunut projektin valmistelussaan ja pystynyt hankkimaan projektille osaavat resurssit ja että projektisuunnittelua varten on saatavilla riittävät ja oikeat lähtötiedot. Seuraava askel on löytää ne henkilöt, joilla on riittävät taidot laadukkaan projektisuunnitelman laatimiseen.

Projektisuunnitelman tekijöitä etsittäessä tai projektisuunnitelmaa laadittaessa törmätään mm. seuraaviin haasteisiin:

  1. Suunnitelman laatii joukko henkilöitä (tai henkilö), jotka osaavat käyttää projektinsuunnitteluun tarkoitettuja ohjelmistoja, mutta heillä ei ole taitoa sitoa muuta ammattihenkilöstöä projektinsuunnitteluun eikä ehkä taitoa kommunikoida suunnitelmaa projektitiimille, asiakkaalle tai johdolle.
  2. Suunnitelma on tarkoitus tuottaa ainoastaan asiakasta varten asiakkaan näkökulmasta edistymän seurantaan, eikä suunnitelma sisällä toteuttajille tärkeää informaatiota, miten jokin työ käytännössä toteutetaan ja kuka sen toteuttaa.
  3. Projektisuunnitelman on laatinut yksi henkilö eikä sen laatimisessa ole käytetty apuna projektitiimin osaamista. Kyseessä on siis yhden henkilön näkemys toteutuksesta.
  4. Työnosituksen haasteellisuus. Lopputulosten ohella suunnitelmassa on kyettävä esittämään työn toteutuksen tapa.
  5. Suunnitelman laatiminen on teetetty projektin ulkopuolisella henkilöllä, jolla ei itse asiassa ole myöhemminkään roolia projektin toteutuksessa.
  6. Suunnitelma on optimistinen näkemys projektin läpiviennistä eikä siinä ole huomioitu toteutusympäristön vaikutuksia projektiin, kuten yrityksen tilannetta tai vallitsevien markkinaolosuhteiden vaikutuksia. Projekti ei kuitenkaan ole immuuni näille vaikutuksille. Tarvitaan siis analyysi suunnitelman toteuttamiskelpoisuudesta.

Toimitusprojekteissa projektisuunnitelma muodostaa tyypillisesti osan sopimuksesta. Suunnitelmassa kuvataan mitä, miten, milloin ja kuka. Myöhästymisestä seuraa sakkoja tai pahimmassa tapauksessa sopimuksen purku ja korvausvelvollisuus. Laadukasta projektisuunnitelmaa voisi verrata vakuutukseen, jolla estetään vahinkojen synty.

Resurssihallinnan pienin yhteinen nimittäjä: Henkilökohtainen ajanhallinta

Onko kalenterisi täyteen varattu? Onko ajankäyttösi omassa hallinnassasi? Kykenetkö keskittymään tärkeisiin asioihin, vai ajaudutko hääräämään kiireisten töiden parissa? Joudutko vääntämään pakollisten töiden kanssa? Riittääkö aikaa myös opiskeluun ja kehittämiseen? Kuka priorisoi tehtäväsi?

Työn mielekkyys ja priorisointi 

Työmotivaatio kasvaa pitkälti työn mielekkyydestä ja siitä, että työ koetaan hyödylliseksi. Tähän tärkeä lähtökohta on tunnistaa työn tavoitteet ja tavoiteltavat lopputulokset sekä ymmärtää niiden tärkeys. Nämä toimivat pohjana töiden priorisoinnille eli tehtävien tärkeysjärjestyksen määrittämiselle.

Priorisointi tapahtuu aina. Kyse on siitä, kuka sen tekee ja mistä lähtökohdista?

Priorisoinnissa tulisi näkyä eri projektien ja muiden töiden keskinäinen tärkeys organisaation tavoitteiden mukaisesti. Siksi töiden priorisointi pitäisi tapahtua projektien ja tiimien välillä. Jos työntekijälle ei ole selvää eri töiden tärkeysjärjestys, jää priorisointi henkilön harteille. Joka aamu, päivittäistä työlistaa suunnitellessaan, työntekijä asettaa työt järjestykseen. Vastaako järjestys silloin organisaation tavoitteita, vai henkilön omia mieltymyksiä?

Tulipalot 

Aina emme pääse valitsemaan töitä, vaan joskus työt valitsevat paikan ja ajan. Kiireisiä töitä ilmestyy ajoittain. Tulipalon syttyessä lopetetaan muu tekeminen ja keskitytään sammuttamaan palo. Oikeat palomiehet ovat oma ammattikuntansa, joiden tehtävänä on varmistaa valmius ja saatavilla olo tulipalon hetkeä varten. Palomiehille on varattu sopiva resurssointi ja työnsuunnittelu varmistaa saatavuuden kiireellisiin toimeksiantoihin. Meidän muiden tehtäviin kuuluu muutakin kuin tulipalojen sammuttamista. Kuinka joustava aikataulumme on, jos hoidettavaksi tulee yllättäviä kiireellisiä töitä? Kykymme hoitaa satunnaiset tulipalot riippuvat asioista, kuten:

1. Kuinka joustavaksi kykenemme laatimaan ajankäyttömme?

2. Onko organisaatiossa useampia osaajia, jotka voivat tarvittaessa tukea toisiaan?

3. Saammeko apua tarvittaessa ulkopuolisilta asiantuntijoilta?

Kiireellisten töiden hoitaminen ohi työnsuunnittelun prosessin ei pitäisi olla normaali tila. Töiden ja resurssien hallinnan prosessi tulee uudelleen suunnitella, jos henkilöiden kaikki aika kuluu jatkuvasti kiireellisten asioiden hoitamiseen.

Kalenterivaraukset 

Kalentereihimme on varattu yhteisiä kokouksia muiden ihmisten kanssa, koulutuksia, henkilökohtaisia tapahtumia, asioita, jotka pitää muistaa hoitaa. Kalenteri on oivallinen työkalu oman ajankäytön ohjelmointiin. Yhteisten kalenterivarausten avulla on mahdollista saada edistettyä sellaisia töitä, joihin tarvitaan useampia osallistujia.

Osa kalenterivarauksista on ns. pehmeitä, joita voi kohtuullisen helposti uudelleen organisoida ja siirrellä. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset muistettavat asiat tai varaukset vain itsellemme tai pienelle joukolle oman organisaation henkilöitä.

Osaa kalenterivarauksista voisi kuvata koviksi, joita ei helposti voi siirtää tai muuttaa. Näitä ovat vaikkapa konferenssit, koulutukset, tuotejulkistukset ja vaikkapa tilikauden päättämiseen liittyvät tapahtumat, jotka on tarkasti sidottu kalenteriin ja tiedotettu laajalle joukolle.

Kalenterivarausten ajoituksessa huomioidaan niiden tärkeys ja kiireellisyys. Kun varaus on tehty, sitä ei toivota siirrettävän, koska siirtäminen sekoittaa useamman henkilön aikataulusuunnitelmat.

Kalenterin suunnittelussa kannattaa huomioida ainakin nämä asiat:

1. Kokoukset ja yhteiset tekemiset pitää varata kalenteriin etukäteen, tai muuten ne eivät tapahdu.

2. Suurelle henkilömäärälle tehtävät varaukset on tehtävä hyvissä ajoin. Esimerkiksi olet auttamattomasti myöhässä, jos koitat varata firmalle pikkujoulut kuluvalle viikolle.

3. Huomioi kalenteritapahtumiin valmistautuminen ja siirtyminen kokouksista toisiin.

4. Jokaisella kokouksella tulee olla: Tarkoitus, Agenda, Aika ja paikka, Etukäteistiedot ja osallistujien valmistautuminen, Lopputulokset.

5. Älä anna muiden hallita liiaksi kalenteriasi. Varaa tarvittaessa kalenteriisi aikaa myös muulle tekemiselle kuin kokouksille. Pyri säästämään kalenteriin kokonaisia palaverivapaita päiviä, itsenäisesti tehtävien töiden hoitamiseen.

Tehtävälistat ja Kanban kaaviot

Usein tärkein työ tehdään kalenterivarausten ulkopuolella. Puhutaanko ns. linjatyöstä, projektityöstä tai sisältötekemisestä. Kun meille on asetettu tavoitteita tai määritelty aikaansaatavia tuloksia, niiden aikaansaaminen vaatii itsenäistä tekemistä. Tekemistä ehkä arvioidaan, katselmoidaan ja ohjataan kalenteriin merkityissä kokouksissa, mutta varsinainen tekeminen ajoittuu pidemmälle ajalle. Näitä tavoitteita ja aikaansaatavia tuloksia hallitsemme erillisillä tehtävälistoilla ja Kanban kaavioilla. Nämä saattavat olla henkilön omia tehtävälistoja tai ne voivat olla tiimin tai projektin jaettuja Kanban tai Gantt-kaavioita tai muita työsuunnitelmia.

Tehtävälistan tehtävät tulevat tehdyiksi, jos niillä on:

1. Selkeä tehtävän määrittely

2. Valmistumiskriteerit

3. Yksiselitteinen vastuu

4. Deadline tai katselmointiajankohta

Tiimin tai projektin vetäjänä, varmista lisäksi, että tehtävään vastuutetulla henkilöllä on tekemiseen riittävästi aikaa, oikea osaaminen ja työvälineet, sekä tarvittava motivaatio.

Microsoft lataa Tehtävät, Gantt-kaaviot ja Kanbanit samaan välineeseen

Marraskuussa 2023 Microsoft julkisti yhdistävänsä henkilön omien tehtävien hallinnan Tasks-sovelluksen, Tiimin töiden hallintaan suunnitellun Kanban välineen, eli Plannerin ja uuden helposti käyttöön otettavan projektinhallinnan, Project for The Web välineen. Vuoden 2024 aikana tulemme näkemään Microsoft Teams:sa ja omana selainsovelluksenaan uuden Planner -sovelluksen, jossa on yhdistettynä henkilön omat työt, tiimien työsuunnitelmat ja projektien aikataulut ja resurssisuunnitelmat.

Projektin resurssihallinnasta ja tuntikirjauksista

Projektia on mahdotonta toteuttaa ilman resursseja. Resurssit voivat olla omia tai vuokrattuja. Joka tapauksessa niitä tarvitaan suunnitellun lopputuloksen aikaansaamiseksi.

Resurssien käyttöä pitää suunnitella, muuten projektin toteutus ja lopputulos eivät onnistu halutulla tavalla.

Resurssisuunnittelua on erilaista. Suunnittelutapaan vaikuttaa se, millainen projekti on kyseessä. Kuinka kauan se kestää? Kuinka iso se on? Mikä on projektin lopputulos? Joka tapauksessa resurssit pitää varata jollakin tavalla projektille ennen sen käynnistystä. Varaamista varten tarvitaan suunnittelua millaisia resursseja ja kuinka paljon ja milloin niitä tarvitaan.

Resurssinhallinta on erilaista isossa investointiprojektissa verrattuna tuotekehitysprojekteihin. Isoissa investointihankkeissa suurin osa resursseista varataan tyypillisesti kokonaan pidemmäksi aikaa projektin käyttöön, kun taas tuotekehityshankkeissa voi henkilö osallistua useampaan projektiin yhtä aikaa lyhyitä ajanjaksoja. Näin ollen suunnittelutavat voivat poiketa toisistaan. Investointiprojekteissa työmääriä suunnitellaan ja jäljellä olevaa työmäärää arvioidaan tehtävien ja niiden työmäärien avulla, kun taas tuotekehityshankkeessa voi työmäärien arviointi olla hankalaa ja varaukset tehdään projektitasolla aikajaksolle.

Projektipomo on kirjoittanut muutamaan kertaan projektin resurssinhallinnasta. Resurssinhallintaa ja sen vaikutuksia sekä toimintatapaa käsitelevät mm. seuraavat projektipomon kirjoitukset:

Resurssi-vai-kapasiteetinhallintaa?

Suunnitelmallista resurssienhallintaa

Kaksitasoinen resurssisuunnittelu

Jotta organisaatio voi oppia tekemisestään, mikä tahansa suunnittelutyö tarvitsee takaisinkytkennän toteutumiin, eli mittauksen miten suunnitelma piti paikkansa toteutukseen nähden. Tuntikirjaus toimii resurssinsuunnittelun apuna hyvinkin tässä roolissa. Tuntikirjaustietojen yhdistämisellä resurssinhallinnan varauksiin tai tehtävien suunniteltuihin työmääriin saadaan aikaa riittävä kytkentä suunnitelman ja toteutuman välille.

Resurssivarausten ja tuntitoteutumien vertailua

Vaikka projektit ovat jo määrityksensä mukaisesti ainutkertaisia, voidaan niiden rakenteesta ja osituksesta löytää kuitenkin yhtäläisyyksiä. Näitä vastaavuuksia ja niiden suhteita käyttämällä voidaan arvioida uuden projektin kokonaistyömäärää, kun jokin osatekijä pystytään arvioimaan kohtuullisen luotettavasti.

Seuraavassa on selvennykseksi esimerkki it-projektista. Keräämällä toteutuneita työtunteja koko projektin ajalta ja luokitellen niitä esimerkiksi seuraavasti: toimintojen suunnittelu, toteutus, testaus sekä hallinnolliset tunnit, voidaan seuraavan vastaavan projektin kokonaistyömäärää arvioida kohtuullisen hyvin, jos esimerkiksi toteutukseen liittyvä työmäärä pystytään arvioimaan. Arvio tehdään perustuen historiantiedoilla laskettuun eri työtyyppien suhteeseen, jossa esimerkiksi toteutus edustaa tyypillisesti 40 % työmäärästä, suunnittelu 20 %, testaus 30 % ja hallinnolliset työt 10 %. Suhteet täsmentyvät, kun käytettävissä on useamman saman tyyppisen projektin tiedot.

Tuntikirjaus-aika ei ole vain rahaa

Tuntikirjaus-menneen maailman jäänne vai toimiva ohjausvaline?

Toteutuneiden tuntien kirjauksen edut saavutetaan parhaiten, kun se on osa projektin- ja resurssinhallinnan tietojärjestelmää, jossa suunnitelmat yhdistetään toteutuneisiin tietoihin.

Kiinnostuitko aiheesta? Ota yhteyttä meihin tästä.