IPMA uudistaa projektijohtamisen sertifiointejaan

Projektipäälliköiden sertifiointien tarkoituksena on tarjota projektihenkilöille mahdollisuus todentaa pätevyytensä riippumattoman arviointiprosessin avulla. Merkittävimmät projektipäälliköiden sertifiointiorganisaatiot maailmassa ovat: International Project Management Association (IPMA) ja Project Management Institute (PMI).

IPMA uudistaa projektijohtamisen sertifiointejaan. Suomessa uudistus otetaan C-tason sertifikaatin osalta käyttöön vuoden 2018 alussa. Sain tilaisuuden käydä kuulemassa Juhani Silvastin ansiokkaan esityksen aiheesta PRY:n tilaisuudessa. Koitan tässä tiivistää uudistuksen avainkotia, kuten ne ymmärsin.

Uudistuksen tavoitteina ovat:

  • Yhtenäistää arviointimenetelmät kansainvälisesti niin, että eri maissa arviointi suoritetaan samojen, entistä paremmin mitattavissa ja tarkastettavissa olevien periaatteiden mukaan.
  • Parantaa arvioinnin objektiivisuutta purkamalla arviointi tarkkoihin, kuvattuihin pätevyyselementteihin, joille on määritelty mittarit, minkä perusteella arviointi suoritetaan.

Rakenteellisesti uudistus tuo korkeammille A- ja B -tasoille mahdollisuuden keskittyä Projektijohtamisen lisäksi myös joko Ohjelmajohtamiseen tai Salkunjohtamiseen.

Uudistetussa projektipäälliköiden sertifioinnissa projektipäällikön pätevyyden määritelmää on täsmennetty: Projektipäällikön pätevyys on kyvykkyyttä soveltaa käytäntöön projektijohtamiseen vaadittavia tietoja ja taitoja.

Aiemmin ajatus oli, että projektipäällikön pätevyys muodostuu vain tietojen, taitojen, kokemusten ja asenteiden summana. Nyt painotetaan kykyä soveltaa tietoja ja taitoja käytännön ongelmiin.

Pätevyys puretaan 29:ään pätevyyselementtiin, joille on määritelty tarkoitus, kuvaus, tietämys ja taidot. Jokaiselle pätevyyselementille on määritelty 3-7 indikaattoria. Indikaattorit on kuvattu ja niille on määritelty mittarit. Sertifioinnin eri osissa pyritään selvittämään sertifioitavan kokemus, kyvykkyys, tiedot ja taidot näillä pätevyysalueilla.

Sertifiointiprosessin vaiheet eivät ole suuresti muuttuneet. Muutokset liittyvät enemmänkin siihen, miten arviointia tehdään. Arvioinnin tueksi on määritelty tarkemmat periaatteet perustuen pätevyyselementtien indikaattoreihin ja mittareihin. Kansainvälisesti entistä paremmin toisiaan vastaavilla arviointimatriiseilla pyritään objektiivisempaan, määrämuotoisempaan ja yhteisiin mittareihin perustuvaan arviointiin.

Hakemus

Sertifiointiprosessi aloitetaan tekemällä hakemus, CV, tiivistelmäraportti ja itsearviointi. Hakemusvaiheessa nimetään myös referenssihenkilöt, joilta sertifioijat voivat kuulla sertifioitavan projekteista.

Kelpoisuustarkistus

Sertifioinnin tarkoituksena on varmistaa, että sertifioitavalla on tietojen ja taitojen lisäksi riittävästi näyttöjä kokemuksesta ja kyvystä soveltaa tietojaan ja taitojaan projektijohtamisen eri osa-alueilla. Kokemus varmistetaan sertifioitavan kelpoisuustarkistuksella. Sertifioitavan on kyettävä osoittamaan, että on riittävällä taidolla soveltanut projektijohtamisen menetelmiä projekteissa, joita on vetänyt tai joissa on ollut johtamista tukevassa roolissa.

Koe

Kuten aiemminkin, C-tason projektipäällikkösertifioitavan tietoja mitataan kokeella. IPMA:n kokeessa ei ole PMI:n PMP-sertifioinnin tapaan monivalintakysymyksiä, vaan 10 – 20 erityyppistä essee-, lasku- tms. -tehtävää. Arvioitsijat luovat tehtäviä yhdessä kansainvälisen verkoston kanssa niin paljon, että kokeisiin saadaan riittävästi vaihtelua ja haastetta.

Raportti

Kokemusta sertifioitava voi kelpoisuustarkistuksen lisäksi osoittaa toteutetusta projektista laadittavalla raportilla. Raportissa kuvataan projektin tausta, kohdatut projektijohtamisen haasteet sekä miten eri pätevyyselementit hallittiin projektissa.

Ryhmätyö

Ryhmätyön avulla arvioidaan sertifioitavan johtamis- ja viestintätaitoja. Koko päivän kestävässä työpajassa tehdään 4-6 erilaista arvioijan antamaa tehtävää yhdessä muiden ryhmäläisten kanssa.

Haastattelu

Haastattelussa sertifioitava voi vielä täydentää mahdollisesti puuttuvia näyttöjä.

Loppuarviointi tehdään kansainvälisesti yhtenevällä arviointimatriisilla, jossa pätevyyselementit ja niihin liittyvät mittarit arvioidaan sertifioinnin vaiheiden perusteella.

Linkki PRY Projektiyhdistys ry:n IPMA-sertifiointi sivulle.

Projektin pelisäännöt

Olen käyttänyt näitä projektin pelisääntöjä jo vuosien ajan hieman mukauttaen sisältöä kunkin projektin ja organisaation tarpeisiin. Säännöt koskevat kaikkia projektissa toimivia projektiryhmän jäsenestä ohjausryhmän jäseneen.

  1. Olemme suoria, rehellisiä ja avoimia
  2. Pidämme lupauksemme ja teemme asiat valmiiksi
  3. Jos emme tiedä, kysymme
  4. Emme haudo ongelmia, tuomme ne heti esiin
  5. Kukaan ei ole täydellinen, teemme joskus virheitä, mutta korjaamme virheet ja opimme niistä
  6. Suunnittelemme ensin, teemme sitten
  7. Kehumme hyviä suorituksia
  8. Kuuntelemme projektin asiakkaita ja sidosryhmiä sekä vastaamme vaatimuksiin toimittamalla toimivia tuloksia
  9. Annamme työrauhan toisillemme
  10. Järjestämme muut työt niin, että voimme tehdä projektin tehtävät
  11. Projektin johtaminen ja seuranta luo edellytyksiä työn onnistumiselle

Muista myös, että projektipäällikkönä toimit esimerkkinä muulle projektiryhmälle. Se mitä ja miten sanot, teet ja toimit vaikuttaa projektin kulkuun. Ole siis hyvä, positiivinen ja kannustava esimerkki ryhmällesi.

Suunnitelmallista resurssien hallintaa

Suunnitelmallista resurssien hallintaa

Resurssien hallinta on projekteissa tapahtuvan toiminnan ohella projekti- ja organisaatiorajojen ylitse tapahtuvaa suunnittelua ja ohjaamista.

Projektipäälliköiden ja resurssiomistajien ohella keskeinen rooli on liiketoimintajohdolla, joka viimekädessä mm. salkunhallinnan keinoin tekee valintaa ja määrittää tavoitteet ja prioriteetit projektien ylitse.

Tietojärjestelmä

Resurssihallinnan ratkaisun keskeinen osa on kaikkien tunnistettujen roolien toimintaa ja tavoitteita tukeva tietojärjestelmä.

Hyvin integroitu salkunhallinnan, projekti- ja resurssihallinnan tietojärjestelmä kokoaa resurssihallintaan liittyvät keskeiset osa-alueet yhteen ja palvelee parhaiten projekteja toteuttavan organisaation toimintaa.

Tietojärjestelmän resurssihallinnan tehtäviä ovat mm:

  • Ylläpitää henkilöresursseihin, osaamisiin, resurssitarpeisiin ja kapasiteettiin liittyvää rakennetietoa.
  • Dokumentoida resurssiomistajien ja projektin välinen yhteisymmärrys projektin käyttöön kulloinkin tarvittavista henkilöresursseista sekä toimia näin muutoshallinnan perustana.
  • Tarjota ajantasaista tietoa resurssitarpeen ja -saatavuuden kohtaamisesta yksittäisessä projektissa ja projektirajojen ylitse.

Järjestelmän on tuettava resurssihallinnan tarkentuvan suunnittelun periaatetta, eli suunnittelua pitkällä, keskipitkällä ja lyhyellä tähtäyksellä.

Pitkän tähtäyksen suunnittelu

Pitkän aikavälin suunnittelun ensisijaisena tavoitteena on varmistaa liiketoimintasuunnitelmien toteutusta tukeva osaaminen projektien käyttöön, ennaltaehkäistä osaamisvajeiden syntyä sekä tarjota tietoa organisaation kyvykkyyksistä ja ketteryydestä reagoida muutokseen.

Keskipitkän aikavälin suunnittelu

Keskipitkän aikavälin suunnittelun tavoitteena on varmistaa tarvittava osaaminen (tietotaito ja kokemus) alkavien ja käynnissä olevien projektien käyttöön.

Projektin käyttöön tuleva osaaminen varmistetaan projektipäällikön ja resurssiomistajien välisissä keskusteluissa. Keskustelun lähtökohtana on projektille tehty resurssisuunnitelma, jossa kuvataan sovitun käytännön mukaan projektin resurssitarve. Keskusteluiden lopputuloksena syntyy sopimus, jonka mukaisesti projekti saa käyttöönsä tarvitsemansa osaamiset.

Suunnitelmat sovitaan tässä vaiheessa esim. osaamisalue tasolla. Ainoastaan avainresurssit sovitaan henkilötasolla. Suunnitteluvaiheessa arvioidaan myös ulkoisten resurssien käytön tarkoituksenmukaisuus ja kustannusvaikutus.

Lyhyen tähtäyksen suunnittelu

Lyhyen tähtäyksen suunnittelun ensisijainen tavoite on varmistaa projektien tehtävien suorittamiseen oikeat henkilöresurssit ja että resurssit ovat motivoituneita ja käytettävissä oikeaan aikaan.

Projekteja toteuttavassa organisaatiossa käyttöasteesta vastaa tyypillisesti resurssiomistajat (linjaorganisaatio), jonka tulee puuttua tilanteisiin, joissa projektit hyödyntävät puutteellisesti käyttöönsä saamiaan henkilöresursseja

Resurssiomistajien vastuulle on myös henkilöresurssien osaamisen suunnitelmallinen kehittäminen projekteissa. Käytännön projektityö viimekädessä synnyttää projektista toiseen kantavaa tietotaitoa ja kokemusta sekä kehittää sosiaalisia taitoja ja luo pohjan hyvälle työmotivaatiolle.

Menestystekijät

Resurssihallinnassa keskeisenä tekijänä on muutoksen hallinta ja toimiva yhteistyö eri roolien välillä. Tämä edellyttää jatkuvaa keskustelua, tietojen vaihtoa ja tietojärjestelmää.

Resurssihallinnan menestystekijät:

  • sovitut toimintamallit, rooli ja vastuut
  • tehokas yhteistyö eri roolien välillä
  • toimintaa tukeva käytössä oleva tietojärjestelmä
  • yhteistyöverkosto tilapäisten osaamisvajeiden täyttämiseksi ja ylikuormitustilanteiden hallintaan

Kaksitasoinen resurssisuunnittelu

Projektiorganisaatio on matriisi. Yhtä matriisin sivua edustaa linjaorganisaatio, joka luovuttaa resursseja projektille. Toista sivua edustaa projekti, joka kuormittaa henkilöitä projektin vastuilla ja tehtävillä.

Esimerkiksi ohjelmistosuunnittelija Tiina kuuluu linjaorganisaation tuotetiimiin, jossa hänen vastuullaan on tuotteen ylläpitoon liittyviä tehtäviä. Lisäksi hän osallistuu asiakasprojektiin, jossa hänen vastuullaan on toimia arkkitehtisuunnittelun tehtävissä.

Projektipäällikkö ei palkkaa henkilöitä eikä omista projektiryhmän jäseniä. Henkilöt, jotka työskentelevät projekteissa, asuvat oikeasti jossakin linjaorganisaation yksikössä. Linjaesimies luovuttaa henkilöitä projektiryhmiin ja sama henkilö saattaa osallistua usean projektin tekemiseen samaan aikaan. Lisäksi hänellä on tehtäviä ja vastuita linjaorganisaatiossa.

Linjaorganisaation esimiehen vastuulla on huolehtia, että hänen alaisillaan on mielenkiintoisia töitä, että linjaorganisaation työt tulevat tehtyä eikä henkilöstöä ylikuormiteta. Jos osaajia tarvitaan lisää, on rekrytointi linjaorganisaation vastuulla.

Projekti tarvitsee erilaisia osaamisia ja henkilöt hankitaan eri organisaatioyksiköistä. Voidaan sanoa, että ”Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta”. Miten tämä neuvottelu käytännössä tehdään?

Organisaatioiden henkilöresurssien hallinnassa voi nähdä kaksi tasoa:

  1. Resurssien varaaminen projekteille (Request-Allocate process tai Engagements management): Linjaesimiestä kiinnostaa miten hänen alaisensa ovat varattuina eri projekteihin ja milloin he vapautuvat seuraavaan projektiin tai muihin töihin. Hän on kiinnostunut siitä, missä roolissa kukin hänen alaisistaan projektissa toimii ja mitä hän siellä tulee oppimaan. Projektipäällikkö taasen tarvitsee lupauksen osaajien saatavuudesta projektin käyttöön.
  2. Resurssien varaaminen tehtäville:Projektipäällikön vastuulla on paloitella projektin työt hallittaviin osiin ja delegoida työt projektiryhmän asiantuntijoiden tehtäviksi. Projektipäällikkö hallitsee projektiryhmän jäsenten töitä viikkotasolla ja luottaa siihen, että resurssit ovat saatavilla sovitusti. Projektipäällikön vastuulla on myös vapauttaa tekijä projektista, kun sovittu varaus päättyy. Linjaesimiestä ei välttämättä kiinnosta, mitä yksittäisiä tehtäviä henkilö tekee projektissa.

Kaksitasoisessa mallissa on kaksi roolia: Projektipäällikkö omistaa työn ja linjaesimies omistaa resurssit. Projektipäällikkö joutuu suunnittelemaan projektin tehtäviä ja aikataulua osatakseen määritellä täsmällisesti, mitä eri osaamisia projekti tarvitsee, missä mittaluokassa ja milloin. Tätä suunnittelua tehdään usein iteratiivisesti ja yhdessä projektiryhmän asiantuntijoiden kanssa. Vastaavasti linjaesimiehellä pitää olla hyvä ja täsmällinen käsitys oman yksikkönsä henkilöiden osaamisista ja kuormitustilanteesta nyt ja tulevaisuudessa.

Varsinaisesta resurssien varaamisesta sovitaan kokouksissa ja kahdenkeskisissä keskusteluissa. Kuitenkin on hyödyllistä, jos projekti voi kuvata resurssitarpeensa täsmällisten resurssipyyntöjen avulla: Mitä osaamista? Kuinka paljon? Milloin? Linjaesimies tarvitsee pyyntöihin ja resurssivaraustilanteeseen näkymän, joka esittää projektien kuormitukset henkilöittäin.

 

Projektin tehtäväsuunnittelu ja resurssipyynnöt pidetään erillään

Tehtävätason resurssisuunnittelu on perinteisesti toteutettu projektinhallintajärjestelmissä, mutta ne tukevat vaihtelevasti projektitasoisten resurssivarausten hallintaa.

Camako EPM-järjestelmä  ja Microsoft Project Online tukevat sekä projekti- että tehtävätason varausten hallintaa. Projektipäällikkö kuvaa millaisia resursseja ja osaamisia projekti tarvitsee ja lähettää nämä resurssipyynnöt linjaesimiesten käsiteltäväksi. Linjaesimiehet voivat muokata pyyntöjä ja hyväksyä niitä. Linja-esimiehillä on hyvä näkyvyys tulevaisuuden resurssi- ja käyttöastetilanteeseen.

 

Linjaesimiehen näkymä resurssipyyntöihin ja -varauksiin

Projektipäällikön muistikortilla yhteiset toimintatavat käyttöön

Kuinka monta kertaa olet projektipäällikkönä manannut sitä, että projektiisi osallistuville pitää aina uudessa projektissa kerrata toimintatavat? Entä noudattavatko kaikki projektipäälliköt samoja, sovittuja toimintatapoja vai soveltaako jokainen niitä vähän omalla tyylillään?

Hyvissä dokumenttipohjissa on ideaa
Hyvien dokumenttipohjien avulla voidaan projektipäälliköitä opastaa suunnittelemaan ja seuraamaan oikeita asioita.
Valmiit dokumenttipohjat helpottavat projektipäällikön jokapäiväistä johtamista ja viestintää. Tärkeimmät dokumenttipohjat, kuten projektisuunnitelman malli, kannattaa laatia yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa. Kannattaa myös kerätä valmiit mallit lyhyemmistä dokumenteista, esimerkiksi kokousagendoista, kokouskutsuista ja kokousmuistioista talteen projektipäälliköiden saataville. Projektipäälliköt säästävät yllättävän paljon aikaa, kun dokumentteja ei tarvitse kirjoittaa tyhjästä eikä asioita unohdu.

Dokumentteja, joille kannattaa laatia mallit ovat esimerkiksi:
• Aikataulu
• Resurssisuunnitelma
• Lista lopputuloksista ja niiden valmiudesta
• Muutospyyntölomake ja muutosloki
• Yhteystietolista
• Riskiloki, päätösloki
• Agendat, kokousmuistiot, pöytäkirjat

Mahdollisimman paljon samaan välineeseen
Jos käytät ”oikeaa” projektinhallintaohjelmistoa, kuten Microsoft Projectia tai Camako EPM:ää, saat siitä parhaat tehot irti lataamalla mahdollisimman suuren osan projektijohtamisen tiedoista samaan välineeseen. Tehokkuuden parannus syntyy siitä, että ylläpidät aikataulut, resurssisuunnitelmat ja toteumaseurannan kerran ja voit tuottaa samasta tiedosta raportteja eri tarpeisiin: Linjaesimiehille resurssivaraushistogrammin, osapuolille heidän töidensä aikataulun, projektin omistajalle ylätason aikatauluyhteenvedon ja kumulatiivisen tuntitoteuman, tiimin jäsenille työlistat jne.

Lyhyt, takataskussa kulkeva kokoontaitettava Projektipäällikön muistikortti
Toimivat projektiohjauksen dokumenttipohjat ja välineet eivät välttämättä tarvitse raskasta projektityöohjetta tuekseen. Kokemukseni mukaan projektipäälliköitä on vaikea innostaa lukemaan pitkiä käsikirjoja. Lyhyt kokoontaitettava Projektipäällikön muistikortti on osoittautunut usein paremmaksi kuin pitkät manuaalit.

Muistikortti on projektin käyntikortti
Muistikortti kokoaa yhteen projektijohtamisen dokumentit, välineet ja tärkeimmät johtamisen menetelmät. Muistikortti toimii hyvin projektin sisäisenä eri projektijohtamisen asiat yhteen kokoavana dokumenttina ja tarkistuslistana. Se on myös erinomainen esite kumppaneille, asiakkaille ja alihankkijoille yhteisistä toimintatavoista.

Organisaation projektityötapojen esite
Muistikortti täytyy sovittaa organisaation liiketoimintaan. Projektijohtamisessa on samoja piirteitä yli toimialojen ja organisaatioiden, mutta tärkeimmät dokumentit, tehokkaimmat toimintatavat ja tarkastuslistat pitää sovittaa organisaation liiketoiminnan vaatimuksiin ja ympäristöön. Hyvä muistikortti toimii oivallisesti koko organisaation projektityön laadukkuuden esitteenä ja arvojen kuvauksena.

Lataa itsellesi esimerkki muistikortista
Lataa esimerkki projektin muistikortista <täältä>. Projektit ovat jokaisessa organisaatiossa erilaisia. Myös projektin muistikortti kannattaa laatia niin, että se istuu fiksusti organisaation projekteihin ja ohjaa oikeisiin toimintamalleihin.

PP_muistikortti

Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

Projektipomo on huomannut asiakkailla liikkuessaan, että vaikka yksittäisten projektien suunnitelmat ja tilannekuva organisaatiossa on usein hyvällä tolalla, niin projektisalkun hallinnassa on vielä parantamisen varaa. On erilaisia, hienojakin Excel-toteutuksia, joilla salkkuja hallitaan, mutta tiedon ylläpitäminen on haastellista ja aikaavievää eikä taulukkoihin välttämättä saada tuotua tämän takia kaikkea päätöksenteon kannalta oleellisia tietoja. Monesti myös tiedon ajantasaisuuden kanssa on ongelmia.

Organisaatioissa mietitään tänä päivänä huolellisesti, mitkä projektit käynnistetään ja mitkä projektit auttavat yritystä saavuttamaan asetetut tavoitteensa. Yrityksen toiminnan lähtökohdista muodostetut projektisalkut ovat salkunhallinnan ydin. Hyvin visualisoitu ja koostettu projektitieto helpottaa päätöksentekoa tuomalla trendit ja poikkeamat näkyviksi.

Salkunhallinnan työkaluissa voi muodostaa helposti erilaisia käyttäjän tarvitsemia projektisalkkuja ja näkökulmia koostettuun projektitietoon. Kaupan päälle saadaan jatkuvasti ajantasainen projektien tilannekuva. Työvälineissä on helppo vaihtaa näkökulmia projektien eri luokittelutekijöiden avulla. Luokittelutekijöitä voi olla esim. yrityksen strateginen tavoite, tavoitteen osuvuus, projektin kuuluminen tiettyyn salkkuun, projektin prioriteetti tai projektin koko.

Salkunhallinnassa erilaiset joustavasti muodostettavat ja automaattisesti päivittyvät liikennevalot (esim. aikataulu, kustannukset, riskit), mittarit ja visuaaliset graafit salkun eri näkökulmista ovat tärkeitä seurantavälineitä ja auttavat muodostamaan kokonaiskuvan projektisalkusta nopeasti. Graafeista voi nopeasti tarkistaa esimerkiksi, miten projektisalkku etenee verraten suunniteltua ja toteutunutta aikataulua, resurssivarauksia toteutuneisiin työtunteihin tai miten toetutuneet kustannukset ovat suhteessa budjettiin. Näin yrityksen johdon huomio ja toimenpiteet voidaan keskittää oikeisiin projekteihin.

Mitäs jos sanottaisiin hyvästit erilaisille salkunhallinnan Exceleille ja niiden ylläpidolle? Tarjoamme ratkaisuja salkunhallinnan haasteisiisi. Tule tutustumaan ratkaisuihimme maksuttomiin webinaareihin tai ota yhteyttä.

Aikataulu luo tehokkuutta

Tänä päivänä erilaiset ajantasaiset tietojen koontinäkymät ovat hyvin käytettyjä. Yksi parhaista projektitiedon visualisointivälineistä on projektin aikataulu, Gantt-kaavio.

Parhaimmillaan projektin aikataulu on monipuolinen suunnittelun, seurannan ja kommunikoinnin väline. Aikataulu kuvaa meille, mitä tuloksia projektissa tuotamme ja miten. Se kertoo, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on, kuka työn tekee, milloin työ suoritetaan ja mikä on siihen liittyvä työmäärä. Aikataulu asettaa projektiryhmälle selkeän tavoitteen, jonka saavuttamiseksi tehdään töitä.

Säännöllisesti ylläpidettynä aikataulu kertoo, mitä tuloksia on saavutettu, mitä on työn alla ja mitä tehdään seuraavaksi. Se kertoo myös, olemmeko onnistumassa tai jäljessä sovituista tavoitteista niin työmäärän kuin ajan suhteen. Tuotosten sisällölliset tavoitteet voidaan varmistaa aikataulussa olevien etappien avulla.

Mitä hyötyjä saavutetaan aikataulusuunnittelulla?

  1. Ajantasainen ja selkeä kokonaiskuva projektin tilanteesta
  2. Parempi ennakoitavuus, näkyvyys valmistuviin ja tuleviin tehtäviin
  3. Parempi resurssien ja työkuormien hallinta
  4. Tehokkuus ja motivaatio paranevat selkeillä tavoitteilla
  5. Näkyvyys tehtävien riippuvuuksiin ja niiden vaikutuksiin
  6. Projektit valmistuvat paremmin aikataulussa ja budjetissa
  7. Parempi valmius arvioida ja käsitellä muutoksia

Tervetuloa maksuttomaan Camako EPM -webinaariimme 7.3.2017 tutustumaan uuteen, helppokäyttöiseen Camako EPM:n aikataulusuunnitteluvälineeseen. Ilmoittaudu >>

Projektin tavoitteiden saavuttamisen haasteista

Törmäsin projektissani tilanteeseen, joka on hyvinkin tuttu mutta se, miten tilanne hoidetaan, vaikuttaa suuresti projektin onnistumiseen. Mistä on kyse?

Projektin alussa määritellään toteutettavalle projektille mm. tavoitteet, aikataulu ja budjetti. Projektin ohjausryhmän kokoonpano on selvä rooleineen ja vastuineen. Projekti lähtee hyvin liikkeelle, se edistyy ja tuotoksia alkaa syntyä suunnitelman mukaan.

Sitten alkaa tapahtua.

Tarvitsetteko oikeasti tällaisen asian projektin tuotoksena? Eikö tämän saman asian saa tehtyä paljon halvemmalla?

Alkaa keskustelu ohjausryhmän kanssa toteutettavien tuotoksien laajuudesta.

Projektipäällikkönä tilanne ratkeaa helposti projektin laajuutta pienentämällä, mutta miten saavutetaan paras mahdollinen lopputulos projektin ja sen keskeisen omistajan kannalta. Valmistautuminen neuvottelutilanteeseen ohjausryhmän kokouksessa on onnistumisen avain.

Seuraavassa viisi vinkkiä projektipäällikkölle:

  1. Valmistaudu neuvotteluihin priorisoimalla tuotokset (must have, nice to have, etc) eli määrittele, mitkä tuotokset tarvitaan ehdottomasti ja keskity erityisesti niiden varmistamiseen. Tiedosta myös tuotosten väliset riippuvuudet.
  2. Varmista, että sinulla on ohjausryhmän tai tärkeän sponsorin tuki, joka tukee projektin näkemyksiä.
  3. Perustele huolellisesti, miksi tuotokset tarvitaan.
  4. Varmista oikea ja muodollinen päätöksenteko.
  5. Dokumentoi päätökset kunnolla, jottei asioihin tarvitse enää palata.

Jos et ole valmistautunut keskusteluun projektin laajuuden muuttamisesta tai ko. tilanne pääsee yllättämään sinut, ota itsellesi aina aikalisä.

Teknologia- ja mediamurros projektihallinnassa

Yleisellä teknologia- ja mediamurroksella on ollut projektihallinnan alueelle paljon annettavaa ja uudet mahdollisuudet on otettu ilolla vastaan.  Taakse on jäämässä aika, jolloin PowerPointin ja Excelin virtuoosimainen käyttö erotti tosi projektiosaajat harrastelijoista. Kehitys on ollut valtavaa ja sen hedelmät ovat tulleet kaikkien ulottuville. Suunta on kohti integroituja projektihallinnan kokonaisratkaisuja, jotka mukautuvat erilaisiin tarpeisiin ja jotka ovat kustannustehokkaasti käytettävissä verkon ylitse palveluna.

Alla viisi kohtaa, joiden takia muutokseen kannattaa pyrkiä:

  1. Viestinnän helppous
    Projektitiimin viestintä ei koskaan ole ollut näin nopeaa ja läpinäkyvää. Projektissa toimimisen vaivattomuus, tekemisen tarkkuus ja viestinnän määrä ovat nousseet aivan uudelle tasolle. Tarjolla on ratkaisuja, joilla projektitiimin osaaminen ja yhteistyö hitsataan yhteen ja lopputulos on aidosti enemmän kuin osiensa summa.
  2. Toiminnan läpinäkyvyys ja pienentyneet riskit
    Projektitiimi voi keskittyä projektin lopputuloksen saavuttamiseen. Yhtään projektidokumenttia, välitulosta, raporttia tms. ei tarvitse tuottaa paperimuodossa. Projektin tilannekuva, aikataulu, kustannukset, riskit ym. ovat nähtävissä kullekin projektissa toimivalle roolille tosiaikaisesti ja poikkeamiin voidaan puuttua välittömästi.
  3. Oleellisen tiedon saavutettavuus
    Tietoja voidaan versioida ja tallettaa vaivattomasti kaikkien ulottuville. Tarvittaessa muutoksista lähtee automaattisesti tieto kaikille niille, joita ne koskettavat. Painopiste on muuttunut tiedon pyytämisestä ja saamisesta siihen, että merkityksellinen tieto on kaikkien saavutettavissa ja käytettävissä. Projektitiimien toiminta ei ole enää sidottuja paikkaan tai aikaan.
  4. Riippumattomuus teknisistä ratkaisuista
    Pelkkä selain riittää. Ohjelmistokehittäjällä, suunnittelijalla, graafikolla, johtajalla jne. on erilaiset vaatimukset tekniselle toimintaympäristölleen. Projektitiimin jäsenet pystyvät kukin käyttämään omaan henkilökohtaiseen työhönsä parhaiten sopivaa ympäristöä ilman, että projektissa toimiminen asettaa sille reunaehtoja.
  5. Turvallisuus
    Luottamuksellisen projektitiedon joutuminen vääriin käsiin tai tiedon häviäminen saattaa johtaa katastrofiin. Tietojen ylläpitäminen keskitetyssä ja varmistetussa paikassa, johon on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä, on yksinkertaisempaa ja riskittömämpää kuin työasemissa tai tiedostopalvelimella.

Palkintona on se, että projektit voidaan toteuttaa lyhyemmässä ajassa, vähemmällä henkilö- ja työmäärällä, pienemmin riskein ja edullisemmin. Toiminta on läpinäkyvää, projektisyklit nopeutuvat ja kriittiset resurssit ovat tehokkaassa käytössä.

Edellä olevat kohdat liittyvät niihin etuihin, joita on saavutettavissa jo yksittäisen projektin hallinnassa. Tämän ohella merkittäviä etuja saavutetaan uusilla mielenkiinnon alueilla, kuten organisaation resurssien hallinnassa ja salkunhallinnassa, joissa projektin hallinnan tuottamaa yksityiskohtaista tietoa jalostetaan edelleen koko organisaation hyväksi. Näistä enemmän tulevissa blogikirjoituksissa.

Tuntikirjaus – Menneen maailman jäänne vai toimiva ohjausväline?

Viime aikoina on yleistynyt väite, että varsinkin tietotyössä käytetyn ajan mittaaminen on turhaa ja väärin, koska innovaatioita ja korkean jalostusarvon tuottamista asiakkaille ei voi mitata. Väitteen esittäjät ummistavat kuitenkin silmänsä siltä, että suurelta osin tietotyö on tavallista, aivan arkista aherrusta. Kokemuksesta voin sanoa merkittävän osan IT-työstä, ainakin ylläpidossa, olevan usein suorastaan rutiininomaista ojankaivuuta.

Asiakkaalle tuotetun arvon mittauksessa (=laskutuksessa) käytetty työtunti on edelleen yksi yleisimmistä laskutusperusteista. Tuntilaskutusta vastaan on argumentoitu paljon ja ihan hyvin perustein. Viime kädessähän asiakkaan tulisi maksaa saamastaan hyödystä, ei myyjän kulurakenteesta, jota tuntihinnoiteltu työ väistämättä tarkoittaa. Työhön käytetty aika korreloi kaikesta huolimatta ostajan saaman hyödyn kanssa keskimäärin kohtalaisen hyvin: isompaan ongelmaan menee enemmän aikaa, pienemmät ratkaistaan nopeammin.

Toimittajan kapasiteettia rajoittaa yleensä kaikkein eniten aika. Lisäkäsiä ja -aivoja voi toki ostaa lisää mutta aika ei skaalaudu. Yrityksen kulut muodostuvat kuukausipalkkaisista ihmisistä, joiden työaika pitäisi käyttää mahdollisimman tehokkaasti arvon tuottamiseen. Jos et tiedä mihin yrityksesi arvokkaimmat resurssit käyttävät kapasiteettia eniten rajoittavaa hyödykettä eli aikaa, niin miten ajattelet ohjaavasi tekemistä?

Kehitysprojekteissa kulut eli työaika pitää kohdistaa niihin tuotteisiin, joista on odotettavissa suurimmat tuotot tulevaisuudessa. Ilman tuntiseurantaa on helppo sortua myymään tuotoksia liian halvalla. Toisaalta ”ikuiset lupaukset” saadaan helpommin lopetettua, kun todellisuuspohjaisesti tiedetään syntyneet kulut.

Mittauksessa pitää aina muistaa tavoiteltava hyöty. Mittaaminen ei ole arvo sinänsä vaan sen tuottama tieto ja epävarmuuden vähentäminen. Tekemistä ei kannata mitata yhtään tarkemmin kuin mittaustietoa hyödynnetään. Jos riittää tieto siitä miten paljon jonkun tuotteen tai ominaisuuden suunnittelu maksaa, niin tuntikirjauksia on turha vaatia tehtävätasolla. Tärkeämpää sen sijaan on saada kaikki tehty työ rehellisesti näkyviin. Tuntikirjauksen pitää olla niin helppoa ja nopeaa, että pienetkin työt tulevat kirjatuiksi oikeille kohteille. Tarpeetonta detaljointia vastaavasti pitää välttää viimeiseen asti. Näennäinen tarkkuus saattaa jopa johtaa systemaattisiin vääristymiin, kun ihmiset eivät viitsi täyttää tarkkoja taulukoita vaan hautaavat tehdyt pikkutyöt yleiskuluihin tai johonkin isoon projektiin.

Toimivan tuntikirjauksen nyrkkisäännöt

  1. Määritä mihin tarvitset tietoa
  2. Mittaa vain sitä mitä tarvitset
  3. Pidä tuntikirjaus yksinkertaisena
  4. Motivoi ihmisiä kertomalla säännöllisesti tuloksista