Käytännön kokemuksia projektin tilanneraportoinnista

Projektin tilannetietoa tarvitsevat mm. projektin ohjausryhmä, asiakas, asiakkaan johto ja oman yrityksen johto. Eri sidosryhmillä voi olla raportin sisällölle kullakin omia vaatimuksia ja tarpeita. Sisäisesti tilannetta voidaan raportoida tiukemmin ja talousluvut/KPI-luvut on tuotettava yrityksen vaatimusten mukaisesti. Asiakas taas on kiinnostunut KPI-lukujen osalta enemmän tekemänsä sopimuksen ja projektin laajuudesta, aikataulun pitävyydestä ja miten projekti on kokonaisuudessaan onnistumassa. Kun kaikkien sidosryhmien tarpeet huomioi, voi raportointi viedä projektipäälliköltä paljon aikaa.

Tilanneraportin pitää olla hyvin määritelty ja sen sisällön pitää olla kaikille projektipäälliköille selvä, jotta jokainen osaa raportoida KPI-luvut sekä mahdollisen muun sisällön oikein – miten esimerkiksi ao. kuvassakin näkyvä valmiusaste määritellään sekä kustannusten/työmäärän toteutuma ja ennuste. Työtä helpottaa kovasti yrityksen yhtenevät toimintatavat ja standardit projektin raporttipohjat, joita käytetään kaikissa projekteissa. Tällöin raportoinnista tulee rutiinia ja jokaisessa projektissa asiaa ei tarvitse opetella uudelleen.

Kuva. Esimerkki projektin tilanneraportista

Mitä projektin tilanneraportilla pitää raportoida keskeisten talous/KPI-lukujen lisäksi? Edelleen liiankin usein raportoidaan kaikkea mahdollista puuhaa ja kokouksia, mitä projektissa on aherrettu kuluneen periodin aikana (jopa projektin laajuuden ulkopuolisia asioita). Tilanneraportilla pitää selkeästi raportoida puuhien sijaan, mitä kaikkien kokousten ja aherruksen lopputuloksena on saatu aikaan eli syntyneet projektin tuotokset (mitä on saatu valmiiksi tai selkeästi, kuinka valmista on tullut esim. laitteiden asennuksista tehty 50%). Aikaansaannosten lisäksi tärkeää on, mitä poikkeamia on tullut toteutuneella periodilla eli mitä suunnitelman mukaisia tuotoksia ei ole pystytty tuottamaan. Suurimmat/uudet riskit ja mahdolliset ongelmat ratkaisuvaihtoehtoineen ovat tärkeitä. Ohjausryhmälle ja johdolle pitää myös raportoida, mitä päätöksiä heiltä vaaditaan, jotta projekti pääsee suunnitelman mukaisesti etenemään.

Tänä päivänä projektipäällikön työtä helpottaa raportoinnin osalta usein myös automatiikka eli projektipäällikkö voi saada esim. yrityksen järjestelmistä (projektinhallinta, talous, BI)) valmiin projektin tilanneraportin, jossa on valmiiksi KPI-luvut ja projektipäällikölle jää vain projektin tilanteen raportointi. Koko raportointi voi tapahtua myös täysin automaattisesti projektinhallintajärjestelmässä, mikäli proosa-muotoista raportointia ei tarvita. Työtä säästyy ja vältytään monilta inhimillisiltä virheiltä.

Palaan tähän aiheeseen seuraavissa kirjoituksissani.

Tärkeimmät asiat, joita konsulttina olen oppinut asiakasprojekteista

Lukuisten projekti- ja resurssihallinnan ohjausjärjestelmien toimitusprojektien sekä asiakkaiden toiminnan kehittämisprojektien kultaisia oppeja konsultille:

1: Jokainen asiakas ja liiketoiminta on ainutlaatuinen
Luulitko voivasi toistaa samat ratkaisut seuraavassa projektissa? Aina kannattaa tuotteistaa palveluja pidemmälle, mutta kannattaa keskittyä oman toimitusprosessin tuotteistamiseen. Liiketoiminnan kehittämiseen ei ole valmisratkaisuja. Liiketoiminnan kehittämisessä on huomioitava kehitettävän liiketoiminnan ja sen ympäristön yksilölliset vaatimukset ja mahdollisuudet. Jokaisessa projektissa on avattava silmät, nähtävä todellisuus, havainnoitava haasteet ja luovalla tavalla löydettävä ratkaisut.

2: Ei ole tyhmiä kysymyksiä
Kokemus näkyy usein siinä, että osaa kysyä oikeita asioita. Samankaltaiset asiat tuottavat vaikeuksia kaikissa organisaatioissa. Tällaisia ovat esimerkiksi: Vastuun siirrot prosessien vaiheiden välillä, epäselkeät roolit, se että tavoitteita ei kirkasteta riittävän konkreettisella tavalla, tehdyistä virheistä ei opita. Liiketoiminnan ja kannattavuuden kannalta oikeiden haasteiden löytäminen vaatii aina kuitenkin liiketoiminnan ymmärrystä. Miten haasteet ilmenevät, miten niitä voitaisiin ratkoa ja millainen vaikutus parannusten toteutuksella olisi, ovat oikean suuntaisia kysymyksiä.

3: Kuuntele ja ymmärrä
Kysymysten tarkoitus on ohjata keskustelua oikeaan suuntaan. Kun esimerkiksi työpajassa olevat henkilöt keskustelevat oikeista asioista ja tuovat esiin näkemyksiään ja ideoitaan, kuuntele ja pyri ymmärtämään heitä. Tee tarvittaessa muistiinpanoja, mutta älä turhaan keskeytä omilla näkemyksilläsi. Olet ulkopuolinen, tarkasta kohta 1.

4: Anna onnistumisen virrata
Projektin suunnittelu valmistaa seuraavien vaiheiden onnistumiseen. Selkeytä etenemissuunnitelma itsellesi ja kehitystyöhön osallistuville. Suunnitelma auttaa saamaan aikaiseksi vaadittavat työt ja helpottaa keskittymään olennaisiin kysymyksiin. Onnistumisen virta luodaan projektiarjen hallinnalla: Palaverien sopiminen etukäteen, tehokkaat palaverit, oikeat osallistuja, avoin viestintä, jatkuva dokumentointi. Kun projektin arki, onnistumisen virta, on hallinnassa, riittää sinulla paukkuja valmistautua epävarmuuksiin ja hallita muuttuvia tekijöitä.

5: Pidä katse tavoitteessa
Mikä olikaan kehittämisen tavoite? Tarkensithan sen heti projektin alussa? Arvioitko kaikkia kehittämisen tuloksia ja tekemisiä suhteessa asetettuihin tavoitteisiin? Pitämällä tavoitteen kirkkaana mielessä kehittämisen edetessä, on helpompi suhtautua muutostarpeisiin, ongelmiin ja asioiden priorisointiin työn aikana.

6: Unohda kehittäminen
Kannattaa muistaa vitsikäs heitto: ”Ilman asiakkaita ja tuotteita voisimme keskittyä kehittämään prosesseja.” Mikäpä olisikaan ollessa, kun ei olisi huolta asiakkaiden vaatimuksista tai tuotteiden myynnistä. Tuppaa vain olemaan niin että ne ovat syy yrityksen olemassaololle ja luovat tulovirran. Siis järki käteen. Toimivat ratkaisut sopivat todellisuuteen ja auttavat olemassa olevien tuotteiden ja todellisten asiakkaiden maailmassa. Prosessien viilaus ja toiminnan kehittäminen ei ole tärkeää itsensä vuoksi. Jos työ ei tuo helpotusta arkeen, konkreettiseen tekemiseen, se on vain organisaation voimavarojen väärinkäyttöä.

Projektimaailman trendejä

Vuoden vaihde on hyvä hetki arvioida tulevan vuoden tavoitteita. Päätöksenteon pohjaksi kokosin maailmalta eri projektihallinnan blogeista viisi suosituinta asiaa, jotka on esitetty projektihallinnan trendeiksi nyt jo hyvää vauhtia kuluvalle vuodelle. Tyytyväisenä voin todeta, että montaa asiaa olemme jo käsitelleet myös omassa blogissamme. Jokaisen on silti syytä pohtia, miten aikoo pysyä kehityksessä mukana.

  1. Projektihallinnan palvelukonseptit
    Pilvipalvelut ja Saas; kokonaisratkaisut projektien hallintaan ja projektien toteutuksen eri osa-alueille. Tarjolla on yhteistyöpiirteet, hyvä tiedon saavutettavuus, ajantasainen tilannekuva ja turvallisuus. Myös pienet toimijat pääsevät hyödyntämään keskitettyjen ratkaisuiden edut kustannustehokkaasti ja trendi osaltaan tukee esimerkiksi nuorten ja kasvuhakuisten yritysten onnistumisia.
  2. Ketteryys ja asiakaslähtöisyys
    Asiakas ja tarve ensin, lisäarvon tuottaminen. Projektitiimin jäsenten erilaiset vahvuudet huomioidaan ja nämä korostuvat toteutustyössä. Matala ja päätöksentekokykyinen organisaatio, jossa monipuolista osaamista, innovaatiokykyä sekä kykyä omaksua uusia asioita.
  3. Liiketoimintalähtöisyys
    Projektin hyötyjen realisointi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Kerralla valmiin sijaan saavutettuja hyötyjä realisoidaan jo toteutuksen aikana. Ketteryys ja asiakaslähtöisyys tulevat mukaan kaikenlaisiin projekteihin organisaation eri toiminnoissa. Portfoliohallinnan merkitys nousee, kun asioita toteutetaan yhä enemmän projekteina.
  4. Yhteistyöverkostot ja kumppanit
    Projektien toteutuksessa vaatimuksena on teknisen kyvykkyyden ohella yhteistyökyky yritys-, kulttuuri- ja kielirajojen ylitse. Panosten ja tuotosten osaoptimoinnin sijaan tähdätään projektin kokonaismenestykseen ja ollaan valmiimpia jakamaan näin saavutettu etu kaikille osapuolille.
  5. Esineiden internet, koneoppiminen ja tekoäly
    Oikean tilannekuvan muodostamiseen, riskien hallintaan ja tulevaisuuden ennustamiseen on syntymässä välineitä ja ratkaisuja. Tässä on eturintamassa tarkoituksenmukaisten BI ratkaisuiden kehittyminen eri roolien käyttöön liiketoimintajohdosta projektien toteuttajiin.

Erityisesti viimeinen kohta tuli esiin useissa blogeissa ja on varmasti asia, jonka ympärillä tulee tapahtumaan paljon tulevan vuoden aikana.

Kaikkiin edellä mainittuihin kohtiin liittyvä asia on kyvykkään projektipäällikön korostunut merkitys, jotta edut saavutetaan ja ne hyödynnetään täysimääräisesti. Projektipäällikkyys ammattimaistuu edelleen. Kokeneiden projektipäälliköiden joukkoon on tulossa väkeä, joille internet, yhteistyö, myötäeläminen ja sosiaalinen media ovat aina olleet läsnä ja käytettävissä. Tälle joukolle on entistä luontevampaa toimia yhdessä ja yhteistyössä perinteisten kulttuuri-, rooli- ja organisaatiorajojen ylitse, jotta projektin tavoitteet saavutetaan tuottavasti ja riskittömästi.

Säilytä hiljainen tieto

Aiemmissa kirjoituksissa on muutamaan kertaan sivuttu organisaation osaamista ja kyvykkyyttä. Yksi keskeinen tähän liittyvä asia on organisaatiossa oleva hiljainen tieto, siihen liittyvä jatkuvuus ja hyödyntäminen.

Työelämässä hiljaisella tiedolla tarkoitetaan pitkän työkokemuksen myötä syntynyttä osaamista ja intuitiota. Hiljaista tietoa luonnehtii tunne- ja kokemusperäisyys ja sitä on vaikea eritellä ja ilmaista.

Yksilötason hiljainen tieto on mahdollista valjastaa koko organisaation voimavaraksi. Organisaation toiminnan kannalta kriittisen tiedon tunnistaminen on oleellinen osa myös hiljaisen tiedon hallintaa. Tunnistamalla työntekijöiden vahvuuksia voidaan myös löytää uusia ajatuksia organisaation toimintaan ja parhaat lähtökohdat strategiatyölle.

Hiljaisen tiedon siirtyminen ja hyödyntäminen tulee olla yksi organisaation toiminnan tavoitteita ja kiinteä osa päivittäistä tekemistä. Asiaa eivät korvaa tarkat tehtäväkuvaukset tai uuden henkilön lyhyeksi jäävä perehdytysjakso edellisen eläköityessä tai siirtyessä uusiin haasteisiin.

Vain hyvin johdettu, sitoutunut ja motivoitunut henkilöstö välittää ja omaksuu hiljaista tietoa. Oleellista on poistaa esteet ja luoda edellytykset sille, että tieto siirtyy normaalin työn ja tekemisen lomassa. Toimintaan sitoutuneessa ja motivoituneessa organisaatiossa on vuorovaikuttava, avoin ja omaksuva kulttuuri. Tällaisen tunnuspiirteitä ja arvoja ovat:

– kuunnellaan, kysytään ja keskustellaan
– huolehditaan itsestä ja myös muista tiimissä
– kannetaan vastuu omasta ja tiimin tekemisestä
– autetaan myös muita menestymään
– annetaan apua ja kysytään sitä tarvittaessa

Palkitsemisessa tulee yksilösuoritusten ohella huomioida koko organisaation menestyminen. Tiedon jakaminen on lopulta myös yksilön etu. Toiminnan jatkuvuuden takaavat kilpailukykyiset ratkaisut ja tyytyväiset asiakkaat syntyvät vain yhteistyöllä.

Työnkierto, parityöskentely ja mentorointi ovat oivia välineitä hiljaisen tiedon välittämisessä ja omaksumisessa sekä työurien pidentämisessä. Mentorointi on myös tapa tuoda hiljaista tietoa organisaation ulkopuolelta.

Hyvää Joulua Projektipomon lukijoille!

Tämän vuoden Projektipomon blogikirjoituksista suosituin käsitteli projektin pelisääntöjä. Seuraavassa on vuoden 2017 luetuimmat Projektipomon kirjoitukset:

  1. Mallikas projektin muutoshallinta on kaikkien osapuolien etu
  2. Projektin aloittamisen askeleet
  3. Projektin sidosryhmien johtaminen
  4. Resurssien hallinta ja onnistuminen muutoksessa
  5. Tuloksen arvo, teoreettista roskaako?

Blogin parissa on hyvä sulatella kinkkua ja miettiä tulevan vuoden tavoitteita ja kehittämiskohteita. Projektipomo palaa asiaan uusien kirjoitusten innoittamana taas ensi vuonna. Otathan yhteyttä, mikäli tarvitset apua. Autamme mielellämme.

Onnistuneen projektin edellytykset

Projektipäällikön ensimmäinen muistisääntö on: Ihmiset tekevät projektissa työt. Merkittävä onnistuminen vaatii hyvät tekijät ja hyvän henkilöjohtamisen. Projektipäällikkö voi onnistua omassa tehtävässään luomalla projektiryhmän kaikille jäsenille edellytykset onnistua heidän omissa töissään.

Miten voit siis projektipäällikkönä saada jokaisen projektiryhmän jäsenen onnistumaan?

1: Varmista, että projektissa on mukana oikeat osaajat

Et tarvitse paljon tekijöitä, vaan juuri oikeat osaajat. Jos et voi valita projektin miehitystä, varmista, että projektiin osallistuvilla henkilöillä on riittävä osaaminen tehtävien hoitamiseen. Projektihenkilöstön osaamisen voi varmistaa sopivalla tehtäväjaolla niin, että kukin tekee omaan osaamiseensa sopivia töitä. Osaamista voidaan myös kasvattaa kouluttamalla sekä pari- tai ryhmätyöskentelyllä.

Oikeiden osaajien saamista auttaa, jos tunnet organisaatiosi henkilöt ja heidän osaamisensa. Verkostoidu, keskustele asiantuntijoiden ja heidän esimiestensä kanssa.

2: Varmista, että tavoitteet ja tehtävät ovat selvillä kaikille

Vähintä, mitä kuka tahansa tarvitsee selviytyäkseen tehtävistä, on, että hänelle kerrotaan, mitä hänen pitää tehdä ja saada aikaiseksi. Selvitä siis yhdessä projektiryhmän jäsenten kanssa, mitä projektissa oikeastaan tavoitellaan ja mitä töitä kunkin tulee tehdä, jotta yhteinen tavoite saavutetaan. Varmista, että jokaisella henkilöllä on oman roolin lisäksi selvillä seuraavan viikon tehtävät.

Suunnittelu ja tehtävien tarkentaminen viikoittain on jatkuvaa viestintää vaativaa työtä. Työnjohtaminen voidaan tehdä käytännössä monella vaihtoehtoisella tavalla. Pyri kuitenkin aina henkilökohtaiseen kanssakäymiseen yhdessä tekemällä, kokouksissa tai matkustamalla työmaalle. Jos kerrot sähköpostilla henkilölle tehtävän, voitko olla varma, että hän ymmärtää työn sisällön? Odotatko, että hän myös pyytää tarvittaessa tarkennuksia sähköpostilla?

3: Varmista, että projektiryhmän jäsenet ovat motivoituneita tekemään työnsä

Seuraa heikkoja signaaleja, kuten äänenpainoja kahvipöytäkeskusteluissa, keskusteluaktiivisuutta ja ratkaisuhakuisuutta kokouksissa, työhön ryhtymisen aktiivisuutta, ongelmien esiintuomista. Vahvempia signaaleja henkilöiden motivaatiosta ovat esimerkiksi: kokouksista myöhästely tai poissaolot, työtehtävien laiminlyönti, ”hälläväliä meininki” tai toisten projektiryhmäläisten syyttely. Näiden signaalien avulla on mahdollista saada tietoa projektiryhmän motivaatiosta ja innokkuudesta.

Motivaatiota voit parantaa esimerkiksi tarkentamalla töitä ja projektin tehtävänantoa tai korostamalla projektin avulla tavoiteltavien hyötyjen merkitystä. Älä myöskään väheksy yhteisten tilaisuuksien merkitystä; asiantuntijat kaipaavat palautetta paitsi esimieheltään niin myös vertaisiltaan. Kerää siis projektiryhmä yhteen tai pienryhmiin ja anna heidän arvioida tuloksia ja tehtäviä. Ulkopuolisten palaute projektiryhmälle ja projektiryhmän jäsenille on myös voimakas motivaattori. Keskustele projektin asiakkaan, omistajan ja muiden sidosryhmien kanssa ja tuo palaute projektiryhmälle.

4: Varmista, että tekijöillä on mahdollisuus työnsä tekemiseen

Projektipäällikkö on työnjohtaja, jonka vastuulla on varmistaa, että tekijöillä on työvälineet, työolosuhteet ja aikataulu niin, että heidän vastuulle annettujen töiden tekeminen on mahdollista. Usein projekteihin osallistuvat henkilöt tekevät samaan aikaan töitä myös muihin projekteihin tai heillä on vastuita linjaorganisaatiossaan. Taistele projektiryhmälle aikaa ja mahdollisuudet töiden tekemiseen. Voitko saada henkilöiden linjaesimiehet vapauttamaan tekijät linjatehtävistä projektin ajaksi? Voitko saada projektiryhmän samaan tilaan tai toimistoon, jotta viestintä paranisi ja ryhmätyö ja parityöskentely mahdollistuisivat? Ovatko työvälineet kunnossa ja osaavatko tekijät käyttää niitä?

Varaudu muutoksiin ja pidä projekti hallinnassa

Toimitusprojektissa oli ajauduttu muutosten kierteeseen. Projektin alkuperäinen sisältö ja laajuus oli karkaamassa käsistä. Projektissa kului paljon aikaa ja resursseja muutosten tekemiseen ja tämä taas myöhästytti projektin muita kriittisiä tuotoksia. Projekti oli suistumassa raiteiltaan.

Tilanteeseen kuuluu, että syyllisiä etsitään niin asiakkaan henkilöistä, suomalaisten ominaispiirteistä kuin paikallisesta kulttuurista, mutta miten tilanteen saa ratkaistua ja projektin hallintaan?

  • SOVITAAN MENETELMÄT. Muutoshallinta ja siihen liittyvät käytännöt on hyvä sopia osapuolien kesken heti projektin alussa, mutta käytännöt on sovittavissa myös projektin aikana. Projektipäällikön tehtävä on varmistaa, että osapuolet ymmärtävät muutosprosessin ja ovat sitoutuneet noudattamaan sitä. Projektipäällikkö seuraa, että prosessia noudatetaan.
  • TUOTOSTEN ARVIOINTI. Asiakkaalle on (toivottavasti) määritelty sopimuksessa tai projektin aikataulussa pilotointijakso tai tietty kommentointiaika, jolloin kaikki tuotoksien muutospyynnöt tarkoitus kerätä. Tämä on hyvä olla näkyvästi esillä esimerkiksi projektin aikataulussa asiakkaan tehtävänä. Tämäkin asia on mahdollista sopia jälkikäteen, vaikka sitä ei jostain syystä olisi sopimuksessa ja/tai suunnitelmassa.
  • MUUTOSPYYNTÖJEN ARVIOINTI. Asiakkaan kanssa pitää laatia muutospyyntölista sekä määritellä jokaiselle muutokselle toteutusaikataulu. Pyynnöt on hyvä myös luokitella ja yleensä vain kriittiset kommentit ovat este tuotosten hyväksymiselle. Listan tilannetta seurataan yhdessä säännöllisesti ja projektipäällikön pitää kommunikoida aktiivisesti muutosten tilannetta asiakkaalle.
  • PÄÄTÖKSENTEKO. Muutospyynnöt arvioidaan ja niiden toteuttamisesta päätetään yhteisesti. Muutoslistaa ylläpidetään projektin aikana, mutta sovittuna ajanhetkenä muutoslista jäädytetään ja sen jälkeen lisäpyynnöt menevät myöhemmin toteutettaviksi eivätkä ole enää este tuotosten hyväksymiselle tai projektin etenemiselle.
  • ESKALOINTI. Mikäli jokin osapuoli projektissa on haluton keskustelemaan tai sopimaan yhteisestä muutoslistasta ja toimintatavoista tuotosten saattamiseksi valmiiksi, asia pitää eskaloida ko. osapuolen organisaatiossa mahdollisimman ylös, jotta asiaan löydetään ratkaisu. Jatkuville muutospyynnöille ei missään sopimuksessa ole avointa kirjaa, vaan reunaehdot on määritelty.

Tarvitsetko apua projektiesi kanssa? Autamme mielellämme.

Strategista osaamisen hallintaa

Projektipäivät 2017 ovat takana. Kahden päivän aikana kohdattiin paljon tuttuja ja verkostoiduttiin uutterasti. Tapahtuman muuta antia olivat asiantuntijaesitykset ajankohtaisista aiheista. Koostimme oman esityksemme joukosta blogikirjoituksiamme, joiden teemana olivat strategia, resurssien hallinta, salkunhallinta, muutoksenhallinta, tilannekuva ja tietojärjestelmä.

Ajatuksena on tuoda esiin, että kaiken tekemisen organisaation toiminnassa tulee tukea strategiaa. Keinoiksi tarjotaan projektin-, salkun- ja resurssien hallintaa. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ovat meistä riippumattomia ja niihin tulee strategiassa varautua. Vaadittava ketteryys ja muutoksen hallitseminen edellyttävät tietoa nykytilasta, jotta navigointi tavoitetilaan onnistuu ilman karikoita.

Välineeksi tarvitaan tarkoituksenmukaiset mittarit ja luokittelutiedot projekteista, salkuista ja resursseista sekä tilannetietoa missä ollaan menossa. Tietoja on tarkoituksenmukaista ylläpitää yhdessä tietojärjestelmässä, jolloin projekti-, salkku- ja resurssitietojen analysointi ja yhteenvedot mahdollistuvat. Visuaalinen esitystapa tuo esiin trendit ja riippuvuudet ja auttaa kohdistamaan toimet oikeisiin asioihin.

Projektipäivien esityksemme löytyy täältä.

Tarvitaanko teillä projektimentoria?

Yritykset käyttävät paljon projekteissaan ulkoisia projektipäälliköitä, jotka tulevat yritykseen vetämään tietyn hankkeen tai projektin. Kun projekti päättyy ja projektipäällikön toimeksianto päättyy, samalla lähtee hänen mukanaan projektista hankittu kokemus, opit ja osaaminen.

Projektimentori on oivallinen vaihtoehto ulkoiselle projektipäällikölle. Kun mentori lähtee sopimuksen päättyessä, organisaatioon jää hänen tuottamansa osaaminen: organisaation omilla projektipäälliköillä on paremmat valmiudet tehdä seuraavia projekteja ja projektiryhmän jäsenet osaavat toimia tehokkaammin omissa rooleissaan. Samalla voi löytyä hyvät, yhteiset toimintatavat, joita on hyvä noudattaa jatkossa muissakin projekteissa.

Hyvä mentori varmistaa, että projekti valmistuu aikataulussa, budjetissa ja vastaa tuloksiltaan sidosryhmien odotuksia. Mentori työskentelee projektipäällikön ja projektiryhmän kanssa projektin suunnittelusta ja päättymiseen asti. Hän tuo mukanaan työkaluja, menetelmiä ja hyväksi todettuja käytäntöjä ja siirtää ne käytännön työn yhteydessä projektipäällikölle, projektiryhmälle ja projektin ohjausryhmälle. Mentori keskittyy projektijohtamisen alueelle projektissa sen elinkaaren ajan. Mentori työskentelee projektin aikana eri teemojen parissa, jotka projektissa kohdataan toteutuksen aikana luonnollisesti muutenkin ja siirtää jatkuvasti osaamista ja kokemusta projektipäällikölle ja –ryhmälle sekä varmistaa omalta osaltaan projektin onnistumisen.

Mentorilla voi olla samaan aikaan useampi organisaation projekti käynnissä ja toimeksianto ei välttämättä pääty projektien päättyessä, vaan mukaan tulee uusia projekteja ja ihmisiä. Mentori on kokenut, luottamusta herättävä ja jolla on paljon käytännön kokemusta vaativista ja isoista hankkeista ja projekteista. Haluatko kuulla lisää, autamme mielellämme.

Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet

Projektien salkunhallinnan menetelmien kehitys on vahvasti painottunut tuotekehitysprojektien ja erilaisten organisaation kehitysprojektisalkkujen hallinnointiin. Tästä kertoo erityisesti, miten strategianmukaisuuden ja projektien kustannustehokkuuden arviointi painottuu salkun valinnan menetelmissä. Myös resurssien käyttöä optimoidaan valitsemalla oikeat projektit toteutettaviksi.

Toimitusprojektisalkkujen hallinnoinnissa projektien valinta salkkuun ei olekaan niin olennaista. Yleensä lähtökohtaisesti halutaan toteuttaa kaikki toimeksiannot, jotka myynti kykenee myymään. Haasteina ovat enemmänkin: Saadaanko toimitus tehtyä luvatussa aikataulussa ja riittävätkö resurssit toteutukseen?

Sopivien asiakkuuksien etsiminen ja toimitusprojektien valmisteleminen sopimuksiksi on myyntiorganisaation vastuulla. Voisikin siis sanoa, että myyjät tekevät toimitusprojektien valinnan. Kun projekti on myyty, on muun organisaation pääkipuna pitää luvattu aikataulu, laajuus ja laatu.

Toimitusprojektisalkun hallinta pitää nähdä kahden ”roolin” yhteispelinä: Myynnin ja toimitusorganisaation. Ennen sopimuksen allekirjoitusta projekti on suunniteltava resurssoinnin näkökulmasta riittävällä tarkkuudella ja ennen toimitusprojektin aikataulun lupaamista on tarkastettava toimituskyky.

Kokosin muutamia piirteitä, miten toimitusprojektisalkun hallinta poikkeaa tuotekehitys- ja sisäisten kehitysprojektien salkkujen hallinnasta:

Osa-alue Tuotekehitys- ja sisäiset kehitysprojektisalkut Toimitusprojektisalkut
Valinta Tavoitteena vahva strategiaohjaus.

Liikkeenjohdon vastuulla.

Valinta myynnin kyvykkyyden ja markkinoiden imun mukaisesti.

Myynnin vastuulla.

Hyötyjen arviointi Eri tyyppisten hyötyjen vertailu haastavaa.

Suuret virhemarginaalit.

Yhteismitalliset mittarit löydettävissä, esim. projektin katelaskelmat.

Toistojen kautta arvioiden virhemarginaalit pieniä.

Resurssointi Pullonkaularesurssien rytmittämä.

Aikataulut joustavat.

Resurssihallinnan tavoitteena tasainen kuormitus ja pullonkaularesurssien optimointi.

Resurssien jakaminen asiakasprioriteettien mukaan, alihankinnan käyttäminen resurssitasauksessa.

Tärkeimmät onnistumisen avaintekijät Oikeiden projektien valinta. Johdon sitoutuminen.

Avainresurssien kyvykkyys.

Kokemus toimituksista. Onnistuneiden projektien toistettavuus.

Resurssien riittävyys, alihankinta.

Toimitusprojektin kate ja kannattavuus syntyvät pitkälti tehokkaan projektijohtamisen tuloksena. Markkinat ja kilpailutilanne rajoittavat hinnoittelua, joten projektijohtamisella on toimitusprojektien kannattavuuteen suuri vaikutus. Salkunhallinnan yksi tavoite onkin seurata toimitusprojektien suunnitelmien pitävyyttä. Aikataulu-, kate- ja laatupoikkeamia on seurattava salkkutasolla ja korjauksia on tehtävä myynti- ja toimitusprosessiin niin, että virheistä opitaan tulevissa toimituksissa.