Kuukausi: syyskuu 2015

Projektin kustannushallinta

Projektinaikainen kustannusten hallinta on jatkuvaa tasapainottelua projektin laajuuden, aikataulun ja laadun kanssa. Usein mielletään, että kustannukset ovat kuitenkin lähinnä seuraus em. tasapainottelusta. Euromääräinen kustannusten hallinta on siten projektissa monesti taaksepäin katsovaa. Kustannushallinta tarjoaa kuitenkin oivat mittarit projektin seurantaan, ohjaamiseen ja tulevaisuuden ennustamiseen. Ohessa askeleet onnistuneeseen, koko projektin ajan tehtävään aktiiviseen kustannushallintaan.

  1. Tee realistinen kustannusennuste. Käytä ennusteen laadinnassa tarvittaessa kunkin osa-alueen asiantuntijoita (hankintatoimi, toteutustiimien vetäjät jne.). Erittele kaikki tekeminen ja niihin liittyvät kustannuserät. Ota erittelyn avuksi projektin kannalta tarkoituksenmukainen luokittelurakenne (osaprojekti, kustannuslaji, sopimus, jne.).
  2. Hyväksytä kustannusennuste projektin budjetiksi. Muista, että projektin budjetti on sopimus projektin rahoittajien ja projektin välillä ja yksi projektin peruskivistä.
  3. Sovi projektissa noudatettavat kustannusten seuranta, muutoshallinta- ja hyväksymiskäytännöt. Käytä seuraavaa rakennetta kustannushallinnan pohjana:
    • Alkuperäinen budjetti: projektin ensimmäinen hyväksytty kustannusennuste
    • Budjetti: ohjausryhmän hyväksymä kustannusennuste, jossa mukana hyväksytyt muutokset
    • Ennuste: kustannusennuste, jossa huomioidaan toteutumat sekä hyväksytyt ja vielä hyväksymättömät muutokset budjettiin
  4. Jaa kustannusennuste kuukausiennusteiksi. Jaon pohjana ovat tiedot aikataulu- ja resurssisuunnitelmasta sekä toimittajien laskutusetapit.
  5. Kerää toteutuneet kustannukset ja analysoi tilanne kuukausittain. Erittele toteutuneet kustannukset samaan luokittelurakenteeseen kuin budjettikin, jolloin pääset vertaamaan lukuja keskenään.Kokoa kustannusseurannan tunnusluvut:
    • Kustannukset kuukausijaksolla ja kumulatiivisesti suhteessa budjettiin
    • Hyväksyttyjen ja hyväksymättömien muutosten osuus kuukausijaksolla ja kumulatiivisesti

    Analysoi projektin tilanne ja näkymät tarkasteluhetkellä. Huomioi trendit aiemmilta jaksoilta. Selvitä poikkeamien syyt, reagoi ja tee korjaavat toimenpiteet. Päivitä ennuste ja hyväksytä tarvittavat muutokset ennusteeseen projektissa sovitulla tavalla.

  6. Tiedota aktiivisesti. Varmista, että projektin ohjausryhmällä ja sidosryhmillä on tiedossa poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet sekä riittävästi informaatiota oman analysoinnin ja päätöksenteon tueksi. Läpinäkyvä, ajantasainen ja perusteltu informaatio estää spekulaatiot ja sitouttaa kaikki entistäkin paremmin projektin tavoitteisiin.

Merkittävää on, että mikäli organisaation kaikissa projekteissa sovelletaan samoja käytäntöjä ja rakenteita, on mahdollista tuottaa yhteenvetoja kaikkien projektien ylitse ja laajentaa yksittäisen projektin kustannushallinta palvelemaan koko organisaation toimintaa samalla tarkastelusyklillä.

Uusia toimintoja Project Online -resurssihallintaan

Microsoft laajentaa resurssihallinnan toimintoja Project Online -ympäristössä ja seuraavassa Project Server 2016 versiossa. Project Onlineen uudistukset tulevat saataville jo syyskuussa.

Uusi projektitason resurssivarausprosessi vahvistaa resurssiesimiesten roolia resurssihallinnassa. Se mahdollistaa resurssisuunnittelun suoraan projektitasolla. Enää ei välttämättä tarvita tehtävätason aikatauluja, jos halutaan toteuttaa projektitasoista kapasiteettisuunnittelua. Resurssiesimiehet saavat näkymän, jossa voivat suunnitella henkilöiden osallistumisen eri projekteihin. Lämpökarttanäkymän avulla resurssiesimiehet hahmottavat helposti, ketkä ovat ylikuormitettuja ja keillä on vielä kapasiteettia osallistua projekteihin.

Uudet toiminnot täydentävät Project Onlinen ja Project Server -järjestelmien resurssihallinnan kattamaan paremmin organisaationlaajuisen resurssihallinnan tarpeet.

1 Resurssien hallinnan roolit

Tärkeimmät resurssien hallintaan osallistuvat roolit voidaan nimetä ja kuvata seuraavasti:

  1. Resurssiesimies on linjaorganisaation esimies tai pysyvän tiimin vetäjä. Hän ”omistaa” henkilöresursseja ja vastaa toisaalta, että resurssit ovat tehokkaassa käytössä, ja toisaalta, että resursseja on riittävästi saatavilla. Hänen vastuullaan on myös oman organisaatioyksikkönsä asiantuntijoiden osaamisen kehittäminen.
  2. Projektipäällikkö hallinnoi työtä. Hallinnoitava työkokonaisuus voi olla projekti tai se voi olla muulla tavalla jäsennetty, keskitetysti hallinnoitu työkokonaisuus. Järjestelmässä projektipäällikön tehtävänä on hallinnoida laajemman työkokonaisuuden työn suunnittelua, aikataulutusta ja seurantaa. Osana työn suunnittelua hän myös arvioi työkokonaisuuden työmäärää ja osaamistarvetta. Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta ja delegoi pienemmiksi ositetut tehtävät projektiryhmän jäsenille.
  3. Asiantuntija osallistuu yhdessä tai useammassa roolissa mahdollisesti useiden samanaikaistenkin työkokonaisuuksien tehtävien toteuttamiseen. Hänellä on tarve nähdä helposti eri projekteista ja muista lähteistä hänelle kiinnitetyt tehtävät ja muut toimeksiannot.

2 Resurssihallinnan prosessit Microsoft Project Serverissä

Project Server tarjoaa karkeasti seuraavat kolme resurssihallinnan prosessia:

  1. Projektitason resurssivarausprosessi: Projektipäällikön ja resurssiesimiehen välinen projektitasoinen resurssivarausprosessi, jonka tuloksena projektipäällikkö saa lupauksen, että projektiryhmään kiinnitetyt henkilöt ovat hänen käytettävissään määrätyn ajan ja määrätyllä kapasiteetilla. Vastaavasti resurssiesimies voi järjestelmän avulla pitää kirjaa siitä, mihin projekteihin ja töihin hän on alaisiaan luvannut ja milloin he vapautuvat. Prosessiin voivat osallistua sekä projektipäällikkö tekemällä resurssipyyntöjä ja resurssiesimies muokkaamalla ja hyväksymällä resurssipyyntöjä. Vaihtoehtoisesti prosessia voidaan yksinkertaistaa niin, että resurssiesimies kirjaa järjestelmään resurssikiinnitykset projekteille ilman, että projektipäällikön on niitä tarvinnut ensin pyytää.

    Resurssihallinnan prosessit Project Online / Project Server 2016 järjestelmässä
    Resurssihallinnan prosessit Project Online / Project Server 2016 järjestelmässä
  2. Projektin tehtävätason resurssisuunnittelu: Projektipäälliköt voivat purkaa projektien tai muiden työkokonaisuuksien tekemisen tarkemmiksi tehtäviksi, joille suunnitellaan aikataulu hyödyntäen monipuolisia aikataulutustoiminnallisuuksia. Projektipäällikkö voi kiinnittää projektiryhmän henkilöitä tekemään projektin tehtäviä. Näille tehtävätason kuormituksille voidaan määritellä resurssi, työmäärä ja kuormitusaste. Projektiaikataulu voidaan laatia ja ylläpitää MS Project Professional -ohjelmalla ja Project Serverin selainkäyttöliittymässä (PWA).
  3. Asiantuntijoiden työn valmistumisen raportointi: Tehtäviin kiinnitetyt asiantuntijat voivat katsella ja kirjata tehtävien valmistumista käyttäen Omat tehtävät- ja Tuntikortti -toimintoja. Omat tehtävät -näkymässä asiantuntijat voivat katsella aikataulua ja tietoja tehtävistä, joita heille on kiinnitetty eri projekteista. Asiantuntijat voivat myös raportoida toteutunutta työtä, tehtävien valmiutta sekä jäljellä olevaa työmäärää. Toteutuneiden tuntien kirjaamiseen voidaan käyttää Tuntikortti -toimintoa, joka voi toimia keskitettynä tuntiseurannan välineenä, myös muista tietojärjestelmistä tuoduille kirjauskohteille.

Kaikkia kolmea prosessia ei ole pakko toteuttaa. Näissä prosesseissa on myös joustavuutta niin, että niitä voidaan järjestelmäparametreja muuttamalla muuttaa toimimaan eri tavoin.