Kuukausi: kesäkuu 2016

Projektin päättämisen riemu

Onnistunut projektin päättäminen on yksi projektin menestyksen osatekijöistä. Sillä varmistetaan projektin tuotokset organisaation käyttöön ja mahdollistetaan projektin toteuttajien siirtyminen suunnitellusti uusiin projekteihin ilman viiveitä. Tärkeää projektin päättämisessä on myös kerätä palautetta, oppia ja kokemusta tulevia projekteja varten, sillä näiden avulla voidaan ennestään kehittää organisaation kyvykkyyttä suoriutua projekteissaan.

Projektin päättäminen kuvataan monesti projektin työnkulussa omana päävaiheenaan varsinaisen toteutuksen päätteeksi. Käytännössä projektin onnistunut päättäminen edellyttää siihen tähtääviä toimia koko projektin ajan.

Muutamia käytännön neuvoja projektin lopetukseen:

  1. Suunnittele projektin päättäminen. Projektin päättäminen tulee ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa ja siihen liittyvät toimet pitää nivoa yhteen projektin muiden tehtävien kanssa.
  2. Aloita ajoissa. Projektin päättämiseen tähtäävät toimet pitää aloittaa jo hyvissä ajoin projektin toteutuksen aikana. Pysy suunnitelmassa ja harkitse tarkkaan näiden tehtävien siirtämistä, vaikka projektissa tuntuisi olevan tähdellisempääkin tekemistä.
  3. Kommunikoi uutterasti koko projektin ajan. Sitouta ja varmista tuotosten hyväksymiskriteerit, jotta vältytään loppuvaiheen yllätyksiltä. Lista avoimista tai epäselvistä asioista tulee pitää lyhyenä, jotta projektin päättäminen ei veny tarpeettomasti.
  4. Pidä kiinni sovitusta sisällöstä. Viime hetken muutokset ovat kaikin puolin tuhoisia. Siirrä sovittuun sisältöön kuulumattomat kokonaisuudet jatkoprojektiin.
  5. Lopeta projekti muodollisesti. Tee loppuraportti sovitulla sisällöllä. Kerää ja analysoi palautte siitä, mitä olisi voitu tehdä paremmin tai toisin. Pidä päätöskokous ja hyväksytä jatkosuunnitelma. Riemuitse menestyksestä ja palkitse onnistumisesta ja hyvistä suorituksista.

Hallittu lopetus varmistetaan hyvillä yhteisillä toimintatavoilla sekä määrätietoisella ja tavoitteellisella tekemisellä. Kaikkeen tähän voi myös valmentautua osaavan ja kokeneen kumppanin avustuksella. Ota yhteyttä, autamme mielellämme!

Miten muodostat tehokkaan projektiryhmän?

Projektin johtaminen on ennen kaikkea ihmisten johtamista. Projektiryhmäsi avulla saavutat tavoitteesi – yksin et pääse mihinkään. Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin projektiryhmää muodostaessa:

1.    Valitse oikeat henkilöt

Projektiryhmän rakennus lähtee liikkeelle projektin resurssitarpeesta ja siitä, ketkä pystyvät tarpeen parhaiten täyttämään. Henkilö, joka on aiemmin suoriutunut töistään hienosti, ei välttämättä ole oikea henkilö tähän projektiin. Neuvottele hyvässä yhteistyössä linjaesimiesten kanssa projektiryhmäsi kokoonpano ja huolehdi kuntoon henkilöiden mahdolliset osaamisvajeet ennen projektin alkua.

2.    Anna hyvä kokonaiskuva projektista

Henkilöt voivat tulla projektiin väliaikaisiin rooleihin poissa omista linjatöistään. Huolehdi, että jokainen ryhmäsi jäsen tuntee projektin kokonaiskuvan ja ymmärtää syyt projektin toteuttamiselle. Kommunikoi myös projektin pitkänajan hyödyt.

3.    Luota projektiryhmääsi

Henkilöitä motivoi ahkeraan työntekoon luottamus – mikromanageeraus on epäluottamusta ja vähentää henkilöiden työmotivaatiota. Näytä projektipäällikkönä hyvää ja positiivista esimerkkiä ryhmällesi.

4.    Opi tuntemaan projektiryhmäsi

Projektiryhmä muodostuu henkilöistä, joilla jokaisella on omat motivaattorinsa ja halu menestyä työssään. Projektipäällikkönä pitää onnistua projektiryhmän hengen luojana ja samalla myös johtajana henkilötasolla, huomioiden kuitenkin kunkin ryhmän jäsenen vahvuudet ja heikkoudet niin, että saat tiimistäsi irti mahdollisimman paljon. Pistä itsesi peliin olemalla helposti lähestyttävä projektipäällikkö ja opi tuntemaan tiimisi.

5.    Aseta tavoitteita

Jaa projekti saavutettavissa oleviin välitavoitteisiin. Asettamalla realistisia tavoitteita ryhmäsi saa tuloksia aikaan ja pysyy motivoituneena.

6.    Ole hyvä kommunikoija

Selkeillä ja ytimekkäillä viesteillä varmistat, että sanomasi menee perille ja se ymmärretään. Muista myös, että kerran viestitty asia ei ole välttämättä perille mennyt viesti, vaan viestiä pitää toistaa riittävästi. Anna aina tunnustusta hyvin tehdystä työstä!