projektihallintajärjestelmä

Microsoft ToDo, Planner vai Project for the Web? Ei väliä, kohta ne saa samassa paketissa.

The new Microsoft Planner: A unified experience bringing together to-dos, tasks, plans and projects – Microsoft Community Hub

Helmikuussa 2023 Projektipomo julkaisi blogikirjoituksen, jossa käsiteltiin Project for the Web sovelluksen tilannetta projektihallinnan näkökulmasta.

Tämä kirjoitus keskittyy Microsoftin julkaisemaan blogikirjoituksen ja siihen liittyvään materiaaliin, jossa Microsoft kertoo, että vuoden 2024 aikana nykyinen ToDo, Planner ja Project for the Web -sovellukset yhdistyvät toiminnoiltaan ja siirtyvät saman tuotenimen alle. Uusi tuote on nimeltään Microsoft Planner. Mutta ennen porautumista uuteen tuotteeseen syvemmälle, hieman taustaa.

Lähtökohdat
Microsoft Planner on Microsoftin pilvestä saatavilla oleva yksikertainen tiimin töiden suunnitteluväline. Sillä on ollut monia hyvä puolia, mm. töiden jakaminen tiimin henkilöille, jotka näkevät omat työnsä yli eri suunnitelmien, työt ovat olleet hallittavissa myös ToDo-sovelluksessa, jossa on voinut hallita Outlookissa luotuja tehtäviä. Heikkoutena mainittakoon, että Planner ei kuitenkaan tukenut esimerkiksi Microsoftin Dataverse tiedonhallinnan alustaa lainkaan, joten sen toiminnallinen laajentaminen oli hankalaa, jos ei jopa mahdotonta.

Project for the Web on Microsoftin uuden sukupolven projektinhallintaohjelma. Se on perustaltaan rakennettu pilviympäristöön, Dataverse tiedonhallinnan alustalle ja se hyödyntää Power Apps sovellusarkkitehtuuria. Se on siis arkkitehtuuriltaan joustava, koska sen tietomallia ja toiminnallisuuksia voidaan laajentaa Power Apps sovellusta muokkaamalla ja Dataverse tietomallia laajentamalla. Isoimpana puutteena asiakkaat ovat nähneet sen, että Project for the web ei ole kyennyt esittämään tiimin jäsenille yli eri projektien heidän tehtäviään tai ToDo-sovelluksen kautta.

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?
Nyt nämä kaksi edellä mainittua sovellusta sekä ToDo-sovellus liitetään yhteen ja luodaan uusi Microsoft Planner, joka lisäksi kuorrutetaan Copilotin tekoäly-ominaisuuksilla.

Uusi Planner julkaistaan ensin Teams-versiona vuoden 2024 alkupuolella, jossa aivan kaikkia toimintoja ei vielä ole saatavilla yhdistettynä yhteen pakettiin. Laajennettu ja myös pelkästään selaimessa toimiva versio on tulossa alustavien tietojen mukaan vuoden 2024 loppuun mennessä.
Microsoftin ilmoituksen mukaan uudesta Plannerista tulee saataville kaksi erilaista versiota. Nämä ovat Basic ja Premium. Näistä muutama sana seuraavaksi.

Basic vai Premium – siinä vasta pulma?

Planner Basic
Käytettävissä olevan Microsoftin materiaalin perusteella Basic versio tullee vastaamaan ominaisuuksiltaan hyvinkin nykyistä Planneria, johon on lisäksi yhdistetty ToDon tehtävälistan toiminnallisuus My Tasks -näkymään. Se on kuitenkin edelleen se yksinkertainen projektinsuunnittelua ja tiimin työnsuunnittelua tukeva väline, jolla voi sujuvasti jakaa tehtäviä tiimin jäsenille ja kerätä tehtävien edistymätietoja heiltä hajautetusti.

Omat tehtävät eri projekteista – näkymä

Planner Premium
Planner Premium on selvästi isoveli, jonka tehtävä on vastata isojen projektien aikataulusuunnittelusta, Gantt-kaavioista, tavoitteista, tehtävien välisestä logiikasta ja liittymisestä tavoitteisiin, tehtävien resurssiallokaatioista sekä projektikuormituksista.

Ihan uutta Planner Premiumissa on se, että Microsoftin tekoäly Copilot on valjastettu tukemaan projektisuunnitelman laadintaa. Sen lisäksi, että tehtäväluettelon voi perustaa käyttämällä projektimallia, voi Copilotilla luoda tai täydentää tehtäväluetteloita erilaisia tarpeita varten käyttäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti.

Tehtävien luontia Copilotin avulla

Jotta siirtyminen Basic versiota Premiumiin olisi mahdollisimman helppo, voi Basicin sisältä käynnistää Premiumin toiminnot. Premium toiminnallisuus kattaa Project for the Webin Gantt-näkymän sekä kriittisen polun laskennan mukaan lukien eri typpiset riippuvuudet ja viiveet tehtävien välillä.

ToDo:n toiminnallisuuden Planneriin siirtymisen myötä uudessa Planner Premiumissa on siis vihdoin saatavilla useiden asiakkaiden pyytämä toiminto, johon on kerätty kunkin henkilön tehtävät eri projekteista. My Tasks-näkymään on kerätty itseasiassa tehtäviä myös muista kuin uudesta Plannerista.

Millä tavalla uusi Planner tukee salkunhallintaa, on vielä arvoitus, sillä saatavilla oleva materiaali ei tätä kuvaa millään tavalla ja vanha Project for the Web vaati tuekseen Power App-sovelluksen salkunhallintaa varten.

Uusi Microsoft Planner kasvaa ja kehittyy tulevaisuudessa ihan varmasti. Se sisältää jo nyt ominaisuudet, joiden avulla saat projektit sen tavoitteet, aikataulut ja työsuunnitelmat hallittua keskitetysti. Power Platform alustana mahdollistaa lisätoimintojen rakentamisen niin, että järjestelmän laajennettavuudella ei käytännössä ole rajoja.

Mielenkiinnolla Projektipomo jää odottamaan vuoden 2024 julkistuksia ja tutustumista uuteen tuotteeseen. Tästä aiheesta varmasti lisää Projektipomon ensi vuoden blogeissa, kun ensimmäiset versiot ovat saatavilla.

Kiinnostuitko?
Ota yhteyttä, niin kerromme lisää

Projektit Power PPM järjestelmässä

Edellisessä blogissani kerroin lyhyesti uudesta Power PPM tuotteesta. Jatkan samasta aiheesta, ja nyt menen hieman syvemmälle Power PPM:n projektikäsitteeseen.

Esitelemme Power PPM järjestelmää syksyn webinaareissamme 1.9.2020 ja 24.11.2020.

Arkkitehtuuri

Power PPM välineen arkkitehtuuri perustuu Microsoftin Power Platformille ja se täydentää Microsoftin Project for the web välineen toiminnallisuuksia niin, että kokonaisuudesta muodostuu kattava projektien, salkkujen ja resurssien hallinnan väline. Power Platform alusta mahdollistaa Power PPM:n helpon muokattavuuden ja laajennettavuuden. Välineeseen valmiiksi rakennettu tietomalli ja toiminnot ovatkin perusta asiakaskohtaisesti mukautetulle välineelle. Kaikkea valmista toiminnallisuutta voidaan helposti muokata ja laajentaa.

Power PPM on niin kutsuttu Model Driven –sovellus, eli se on toteutettu samoilla välineillä ja samaan arkkitehtuuriin kuin Microsoftin Dynamics 365 sovellukset. Tästä seuraa useita etuja, kuten että käyttöliittymä on tuttu Dynamics käyttäjille ja että sovellus toimii suoraan myös kännykässä hyödyntäen Dynamics 365 –mobiilisovellusta.

Koska järjestelmä on kokonaan Microsoftin pilvessä, Power PPM kykenee hyödyntämään muita pilven palveluita. Sitä voi esimerkiksi käyttää suoraan Microsoft Teamsin käyttöliittymästä. Lisäksi projektiin voidaan liittää Planner –suunnitelma ja Teams –kanava viestintää varten.

Kuva: Power PPM toimii sovelluksena Teamsissa

Kuva: Power PPM Dynamics 365 mobiilisovelluksessa

Projekti Power PPM:ssä

Power PPM on projektien hallinnan järjestelmä, joten se rakentuu vahvasti Projekti-käsitteen ympärille. Uusi projekti voidaan luoda Microsoftin uudessa Project for the web välineessä, se voi muodostua Projekti-ideasta hyväksyntämenettelyn avulla tai se voidaan luoda suoraan Power PPM:n käyttöliittymässä.

Kuva: Projektin perustietoja Power PPM käyttöliittymässä

Elinkaari

Sekä projekti-ideoihin, että projektiin liittyy elinkaarimalli. Projekti voidaan siis luoda lähtien projekti-idean kypsyttelystä ja hyväksynnästä. Eri elinkaaren vaiheissa projektin tietoja täydennetään ja osa tiedoista voidaan vaatia pakollisina ennen kuin projekti pääsee seuraavaan vaiheeseen. Projektille määriteltäviä tietoja ovat esimerkiksi: ohjausryhmä, kuvaustiedot, valuutta, liiketoimintasuunnitelma jne. Projektin tyypin mukaan sillä voi olla tarkastuslista, arvio strategisesta vaikuttavuudesta ja muita laskettavia tai syötettäviä tietoja.

Kuva: Projektin elinkaarimalli

Aikataulu ja tehtävät

Projektin aikataulu suunnitellaan lisäämällä tehtävät Project for the web –käyttöliittymässä. Tehtäville myös liitetään resurssit ja projektin työmäärä summautuu kiinnitettyjen resurssien työmääristä. Projektin aikataulua voidaan käsitellä ja päivittää yhtä lailla Project for the web:n https://project.microsoft.com/ sivulla kuin Power PPM:n sovelluksen puolellakin. Molemmat sovellukset käsittelevät samaa Common Data Serviceen (CDS) tallennettua tietoa.

Kuva: Projektiaikataulu Power PPM käyttöliittymässä

Projektin kustannusten ja hyötyjen arviointi

Projektille voidaan laatia aikajaksotettu budjetti. Käytettävä budjetointirakenne voidaan määritellä vapaasti. Budjetissa arvioidaan projektin kustannukset. Power PPM:ssä voidaan laatia myös erillinen hyötylaskelma, jossa arvioidaan projektilta odotettavat hyödyt. Hyötylaskelmakin voidaan tarvittaessa tehdä aikajaksotettuna.

Kuva: Projektin jaksotettu budjetti

Muita projektiin liittyviä tietoja

Projektiin voidaan liittää myös useita muita tietoja, kuten: riskejä, muutoksia ja lopputuloksia. Erilaisten lisätietojen ja käsitteiden lisääminenkin on varsin helppoa, koska taustalla tietovarastona toimii Common Data Service (CDS), jonka tietorakennetta on mahdollista muuttaa ja laajentaa.

Kuva: Projektin riskit

Projektisalkut ja ohjelmat

Projekteja voidaan liittää ohjelmiin ja projektisalkkuihin. Sekä ohjelmilla että salkuilla on omat tietonsa, kuten budjetti. Projekteilta summattuja kustannuksia voidaan verrata ohjelman ja salkun budjetteihin. Projekti voi kuulua projektisalkkuun joko osana ohjelmaa tai suoraan projektina.

Kenelle Power PPM sopii?

Organisaatiot, jotka suosivat kevyitä ja joustavia välineitä, varmasti tykästyvät Project for the web:n helppoon käyttöön projektin aikataulun luomisessa. Power PPM täydentää Project for the web:n toiminnallisuudet täydeksi projektien hallinnan järjestelmäksi. Sikäli kun organisaatiolla on hankittuna Microsoftin Project ja Power apps lisenssejä, Power PPM välineen käyttöönotto on myös varsin edullista.

Kuva: Power PPM etusivu

Tuurilla, taidolla ja työllä

Projektipäivät 2019 teema on tuurilla vai taidolla.

Ohessa muutama kohta mietittäväksi aiheen tiimoilta ja pohdittavaksi ovatko nuo sanat oikeasti toisensa poissulkevia vaihtoehtoja. Samoin, riittääkö nuo kaksi asiaa todelliseen menestymiseen sekä voiko tuuria hallita.

Tuuriin ja taitoon liittyy paradoksi – mitä enemmän asioita tehdään taidolla, niin sitä vähemmän tuurille on tilaa. Toisaalta mitä taitavampi tiimi on, sitä pienemmät erot henkilöiden välillä on. Tällöin tuuri ratkaisee sen, onnistuuko henkilö ponnistuksissaan paremmin verrattuna muihin tiimin jäseniin. Kun ihmiset tulevat taitavammiksi on tuuri se, joka erottaa tekijät toisistaan.

Tuuriin ja taitoon liittyy myös aikajänne. Lyhyellä aikavälillä saatetaan kokea hyvää tai huonoa tuuria, jotka ylikävelevät kaikesta taidosta, mutta pitkällä tähtäyksellä tuuri tasoittuu ja taito määrää tulokset. Pidemmällä ajanjaksolla taidoilla on paljon paremmat mahdollisuudet loistaa!

Miksi asiaa siis pitää kysyä? Ehkä siksi, että ihmiset eivät ole hyviä erottamaan tuurin ja taidon osuutta toiminnassa. Pohdimme syitä ja seurauksia ja helpoiten miellämme onnistumisen johtuvan yksilön taidoista eikä niinkään tuurista. Olemme subjektiivisia ja pidämme myös tarinoista – tämä tapahtui, hän sen teki! Muistimme on myös kovin lyhyt emmekä malta miettiä asioita aina pitkäjänteisesti.

Todelliseen menestymiseen tarvitaan molempia oikeassa suhteessa. Lisäksi, vaikka menestyä voi tuurilla ja taidolla, niin onnistumisen maksimoimiseksi näihin on syytä liittää kolmas elementti – määrätietoinen ja suunnitelmallinen tekeminen. Näiden kolmen asian yhdistelmällä menestys on taattu!

Kannattaa kuitenkin pitää jalat maassa. Taitojen kasvattaminen vaatii aikaa ja osuma ei ole aina oikea projektin kannalta. Tuurista ei koskaan tiedä, sitä on, jos on ollakseen ja se voi ilmetä myös huonona tuurina. Työn tekeminen siis viimekädessä takaa menestyksen. Työhönkin liittyen on kuitenkin tärkeä muistaa, että projektia ei edesauta työssään loppuun palaneet tiimin jäsenet.

Tuuria on mahdollista hallita ja siihen on koettuja keinoja. Projekteissa tuuri, sekä hyvä että huono, pyritään ennakoimaan ja hallitsemaan erilaisilla ja koetelluilla riskien hallinnan keinoin ja menetelmin.

Projekteissa ja hankkeissa työn tekemistä siivittää tietojärjestelmä. Hyvin integroitu järjestelmä takaa, että riskit ja mahdollisuudet ovat hallinnassa, projektin käytössä on tarkoituksenmukaiset taidot oikea-aikaisesti ja niin, että tiimin kuormitus on hallussa ja läpinäkyvää. Ota yhteys niin pohdimme yhdessä, miten takaamme menestyksesi ilman, että tuurilla on liian isoa roolia.

Muutososaaminen ja -viestintä

Kilpailussa pärjäävät parhaiten ne organisaatiot, joilla on kyky toteuttaa ulkoisten tai sisäisten tekijöiden määräämiä muutoksia menestyksellä. Tämän takaa muutos- ja uudistumiskykyinen organisaatio sekä oikeat välineet .

Muutos on järkevintä viedä lävitse projektina, jolla taataan läpinäkyvä ja tavoitteellinen suoritus. Samalla kerätään oppia ja hiotaan toimintamallia tuleviin muutoshankkeisiin ja organisaatio oppii siihen, että muutoksia viedään läpi tietyllä suunnitelmallisella tavalla.

Muutokselle on ominaista jostakin luopuminen. Muutos horjuttaa kokeneenkin henkilön kokemaa turvallisuutta ja luo epävarmuutta. Tunteiden hyväksyntä osana muutosta ja tämän huomiointi viestinnässä edesauttaa muutoksen aikaansaamista. Oikeanlaisen viestinnän avulla henkilöt johdatetaan myös henkisen muutosprosessin lävitse, joka lähtee epäilys- ja menetystunteista oivalluksen ja ymmärryksen kautta sitoutumiseen.

Erityistä muutososaamista edellytetään esimiesrooleilta. Alla kymmenen vinkkiä muutosviestinnän tueksi.

1. Valmistaudu huolella kuvaamaan ja perustelemaan tiedossa oleva muutos. Sisäistä tavoiteltavat edut, ketä asia koskee ja miten muutos viedään lävitse. Huomaa, että muutokseen liittyy aitoa huolta siitä, että jotain arvokasta menetetään ja uuden kehittämisessä tehdään virheitä.

2. Valitse viestinnälle oikea tapa, aika ja ympäristö. Pyri myönteiseen tunnereaktioon. Viesti suoraan ja henkilökohtaisesti niille, joita muutos koskettaa. Pane itsesi likoon.

3. Varmista kuulijoilta, että puhutte samasta asiasta ja että viestisi on ymmärretty. Väärinymmärrys ja tietämättömyys estävät tehokkaasti muutoksen aikaansaamista.

4. Varmista, että kuulijat ymmärtävät muutoksen koskettavan myös heitä sekä miten se heitä koskettaa. Vedä kuulijat mukaan muutoksen pyörteisiin.

5. Samaistuminen ja asioiden oikea priorisointi ovat välttämätöntä muutoksen aikaansaamiseksi. Varmista, että kuulijat ymmärtävät muutoksen tärkeyden kukin omalta kohdaltaan.

6. Varmista, että kuulijat pohtivat ja ymmärtävät mitä etua muutoksesta on heille itselleen. Motivaatio ja sitoutuminen perustuvat monesti siihen, että yksilö itse näkee muuttuvassa tilanteessa mahdollisuuksia. Mieti palkitsemistapoja hankeen välitavoitteiden ja lopullisen tavoitteen saavuttamiseen.

7. Anna riittävästi aikaa viestin perillemenoon ja toista viesti aina tarpeen mukaan. Oivallus, ymmärrys ja sitoutuminen vaativat aina aikaa.

8. Ymmärrä, että muutoksesta ei lähtökohtaisesti pidetä ja se tuodaan myös suoraan esiin. Käytä nämä tilausuudet hyväksesi muutoksen perustelemiseen ja kuulijan vakuuttamiseen. Ole herkkä havaitsemaan ja reagoi kielteiseen asenteeseen.

9. Tee selväksi, että olet valmis kulkemaan muutoksessa mukana ja johdattamaan kuulijat muutoksen lävitse. Suunta on kaikille sama ja ketään ei jätetä yksin.

10. Myönnä, että toisinaan viestin onnistunut välittäminen onnistuu paremmin joltain toiselta henkilöltä. Hanki sponsoreita viestimään ja edistämään asiaa organisaatiosi sisällä.

Muutososaamista voidaan kouluttaa ja valmentaa siinä missä muutakin osaamista. Lisäksi tarvitaan muutosta tukeva ja rohkaiseva toimintakulttuuri sekä välineet, joilla muutosprojektit luovitaan onnistuneesti maaliin kerta toisensa jälkeen.

Inertia ja organisaation muutoskyvykkyys

Fysiikassa inertiassa kyse on kappaleen kyvystä vastustaa liiketilansa (nopeus, suunta) muutosta. Inertia on vahvasti läsnä ja väistämätön myös silloin, kun organisaation toimintaan tavoitellaan muutosta. Muutoksen vastustaminen on ihmisissä ja yhteisöissä sisäsyntyistä ja asia on otettava huomioon aina, kun organisaation toimintaan tavoitellaan muutosta.

Muutoksella tavoitellaan aina hyötyjä. Projekti on erinomainen tapa muutoksen aikaansaamiseksi ja hyötyjen saavuttamiseksi.

Aiemmissa kirjoituksissa olemme käsitelleet projektin sisäistä viestintää ja muutoshallintaa sekä toimintaa eri rooleissa. Näihin liittyvillä mittareilla projekti voi olla menestys, esim. uusi tietojärjestelmä saadaan käyttöön tai uusi toimintamalli kuvataan. Projekti on kuitenkin saavuttanut kaikki tavoitteensa vasta silloin, kun tietojärjestelmä on laajasti tarkoitetussa käytössä tai toiminnan muutos on juurtunut rutiineiksi.

Projektin oikeaoppiseen suorittamiseen verrattuna usein suurempi haaste on johtaa tavoiteltua muutosta, olla vakuuttava ja viestiä niille, joiden arkeen projekti vaikuttaa. Toiminnan muutoshankkeissa tulee sopia missä vaiheessa ja kenen tulee johtaa ja viestiä hankkeella tavoiteltavaa muutosta. Tahon tulee olla riittävän uskottava ja vakuuttava viestintuoja. Välttämättä roolia ei kannata aina sovittaa projektipäällikölle.

Organisaation muutos- ja uudistumiskyky on menestystekijä ja takaa pärjäämisen pitkällä tähtäyksellä.

Organisaation muutoskyvykkyys on avainasia hyötyjen saavuttamiseksi. Alla viisi kohtaa organisaation muutoskyvykkyyden luomiseen ja kasvattamiseen:

Muutoksen välttämättömyyden ymmärtäminen. Maailma muuttuu ennakoimattomasti ympärillämme ja avautuvien uusien mahdollisuuksien hyödyntäminen edellyttää muuttumista ympäröivän maailman mukana.
Selkeät tavoitteet kulloisellekin toiminnalle. Kestävän muutoksen aikaansaaminen edellyttää selkeästi kuvattua ja perusteltua päämäärää, mutta myös tietoisuutta lähtötilanteesta.
Hyvin juurtunut viestintäkulttuuri ja jatkuva vuorovaikuttaminen. Muutoksen viestiminen on sujuvaa ja välitöntä, jos se tapahtuu yhteisössä ilman draamaa osana hyvin toimivaa ja jatkuvaa kanssakäymistä ja viestintää.
Henkilöstö on sitoutettu toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen kaikilla organisaation tasoilla. Muutos lähtee luontevasti liikkeelle sisältä päin. Vain motivoitunut ja kannustavassa ilmapiirissä toimiva organisaation saa aikaan muutoksen.
Kannustetaan ja palkitaan kun yhdessä sovittuja tavoitteita saavutetaan. Tehdään hyvällä tavalla näkyväksi muutosta tavoitteleva toiminta sekä välitavoitteiden ja päämäärän saavuttaminen.

Organisaation kyvykkyyden ohella tärkeää on tietää toiminnan lähtötilanne, jotta päämäärään voidaan karikkoisessa ympäristössä luovia. Tähän auttaa projektihallinnan tietojärjestelmä, jossa ylläpidetään tietoja mitä organisaatio kulloinkin tekee ja suunnittelee tekevänsä sekä mitä kyvykkyyksiä organisaatiossa on ja miten näitä on kiinnitetty suunnitteilla ja käynnissä oleviin hankkeisiin.

Asiaa on sivuttu muutamassa aiemmassa Bloki kirjoituksessa:

Säilytä hiljainen tieto

Strategista osaamisen hallintaa

Osaava kumppani varmistaa onnistumisen

Suositus on suoraan yhdysvaltalaisen tutkimusyhtiö Gartnerin taannoisesta tutkimuksesta. Projektihallintavälineen valinta ja käyttöönotto eivät koskaan ole riskittömiä, mutta riskejä voi pienentää hyvillä käytännöillä, joita Gartnerilla onkin tukku tarjolla.

Mieltä lämmittää, että esiin nostetut asiat ovat olleet aiheena monessa aiemmassa blogikirjoituksessamme.

Yhtenä viidestä esiin nostetusta suosituksesta Gartner kehottaa käyttämään osaavaa kumppania ja panostamaan kumppaninvalintaan:

Our advice: Get someone who has successfully implemented the selected PPM tool or service, including configuration, process design and organization change management, to assist in getting it up and running, and transfer the knowledge to you.

Tiedoksi, että hyvä paikka kohdata ja arvioida kumppaneita on taas marraskuun Projektipäivillä.

Tutkimus kiteyttää oleelliset menestystekijät seuraavasti:

Oleellista ei ole saada kerralla käyttöön kaikenkattavaa ratkaisua vaan tarpeeseen nähden riittävän hyvä ratkaisu, joka järkevällä aikataululla tuottaa jo välittömiä hyötyjä.
Välineen käyttöönotto on vain osa ratkaisua. Myös toimintatapojen muutokseen on panostettava, jotta varmistetaan käyttöönoton onnistuminen ja hyödyt realisoituvat mahdollisimman nopeasti.

Tutkimuksen suositukset ovat:

Määrittele realistiset tavoitteet. Hyväksy tosiasia, että väline on vai osa kokonaisratkaisua.
Hyödynnä hyväksi havaittuja käytäntöjä organisaation toiminnan muutoksessa ja sen hallinnassa.
Varmista kehityshankkeelle ja sen tuotoksille uskottava ja kehittämiseen sitoutunut omistaja.
Suuri mullistus ei aina ole paras tapa edetä, vaan pienemmin askelin iteratiivisesti, jolloin myös hyötyjä päästään realisoimaan nopeammin.
Nojaa luotettavaan kumppaniin ja panosta kumppanivalintaan. Mikäli kumppani on jo kehittänyt välineeseen sopivan toimintaprosessin niin, harkitse sen käyttöönottoa sen sijaan, että kehität oman.

Lähde: Gartner: Best Practices for PPM Tool Implementation, ID:G00274303