projektinhallintajärjestelmä

Project for the Web ja Microsoft ToDo yhdistyvät Microsoft Planneriin

Microsoft Teamsiin on ilmestynyt uusi Planner. Myöhemmin kuluvan vuoden aikana, uuden Plannerin toiminnallisuudet tulevat myös näkymään selainkäyttöliittymän Plannerissa. Uudessa Plannerissa yhdistyvät vanhan Plannerin, Project for the Webin ja ToDo sovelluksen toiminnot saman käyttöliittymän alle.

Kuva: Voit lisätä uuden Plannerin Teamsiin

Planner sovelluksen käyttäminen ei ole vaatinut Microsoft 365 tilauksen lisäksi muita lisenssejä. Sen käyttö on yleistynyt laajasti. Planner on erittäin helppokäyttöinen töiden hallinnan väline, sen avulla tiimi tai projekti voi pyörittää viikoittaista työnhallintaa näppärän Kanban näkymän avulla.

Vanha Planner on nyt Planner Basic

Plannerin toiminnan rajat ovat tulleet vastaan, jos on ollut tarve esittää aikatauluja Gantt-kaavioina, suunnitella työmääriä tehtäville tai raportoida tehtävistä, työmääristä ja projekteista. Planner ei myöskään ole ollut konfiguroitavissa, niin että sen käyttötapaa olisi voitu vakioida yrityksen sovittujen käytäntöjen mukaiseksi. Raportointi Planner suunnitelmien tehtävistä on käytännössä ollut mahdotonta, sillä raportointivälineillä ei saa koostettua Planner suunnitelmien tietoja yhteen.

Nykyiset Planner toiminnallisuudet säilyvät uudessa Plannerissa Perus (Basic) ominaisuuksina. Näitä ominaisuuksia voi edelleenkin käyttää pelkällä M365 tilauksella. Aiemmin laaditut suunnitelmat toimivat uudessa Plannerissa kuten ennenkin.

Project for the Web on nyt Planner Premium

Project for the Web välineen yhdistyessä Planneriin, Project välineen toiminnot esiintyvät Plannerin alla Premium ominaisuuksina. Plannerin ja Project for the Web välineet eivät siis vielä yhdisty ”pellin alla” kovin tiiviisti. Tulemme todennäköisesti näkemään tiiviimpää yhdentymistä teknisen alustan osalta myöhemmin.

Kuva: Uutta suunnitelmaa luotaessa valitset luotavan suunnitelman tyypiksi, joko Perus (vanha Planner) tai Premium (Project for the Web)

Planner Premium on siis Project for the Web. Project for the Web selainpohjaisessa sovelluksessa luodut suunnitelmat näkyvät Plannerissa Premium suunnitelmina ja Plannerissa luodut Premium suunnitelmat ovat käytettävissä Project for the Web sovelluksessa sekä Project Power Appsissa.

On hyvä ymmärtää, että ainakin toistaiseksi Planner Basic suunnitelmien tieto tallennetaan eri tietovarastoon kuin Planner Premium suunnitelmien. Premium suunnitelmien tiedot ovat Power Platformin Dataverse tietovarastossa, josta raportointi esimerkiksi Power Bi:llä onnistuu helposti. Premium suunnitelmien tiedot ovat myös käytettävissä Power Apps sovelluksissa. Dataverse tietovarasto ja Power Appsit mahdollistavat projektitietojen laajentamisen omilla lisätiedoilla ja toiminnoilla. Premium toiminnot siis tarjoavat mahdollisuuden konfiguroida ja kustomoida järjestelmään tarvittavat salkunhallinnan ja raportoinnin toiminnallisuudet ja vakioida siihen yrityksen omat toimintatavat.

Plannerin Premium taso tuo Planner käyttäjille nyt selkeämmin kasvupolun laajempiin projektinhallinnan toiminnallisuuksiin. Premium toiminnallisuudet ovat tyrkyllä Plannerissa ja ne saa käyttöönsä hankkimalla tarvittavat lisenssit. Myös aiemmin luotuja Perus-suunnitelmia voidaan päivittää Premium suunnitelmiksi, kun niihin halutaan käyttöön Premium toiminnallisuudet.

Plannerin perus (Basic) toimintoihin riittää Microsoft 365 lisenssitilaus. Kuten ennenkin Perus Planner suunnitelmia voi luoda ja käyttää kaikki M365 lisensoidut käyttäjät.

Aiemmin Project Plan 1 nimellä kulkenut lisenssitilaus on nimetty nyt uudelleen Planner Plan 1 nimelle. Tämä tilaus avaa käyttäjälle mahdollisuuden luoda ja käsitellä Premium suunnitelmia ja toiminnallisuus riittää perus Gantt-kaavioiden laatimiseen ja myös kustomoidun Power App sovelluksen käyttöön.

Kaikki projektin suunnittelun toiminnot saadakseen, käyttäjän on hankittava Project Plan 3 lisenssi. Project Plan 3 on siis projektipäällikkö käyttäjäroolille tarkoitettu lisenssi. Sillä voi käyttää edistyneempiä toimintoja, kuten erityyppisiä tehtävien välisiä riippuvuuksia, koota Road map näkymiä eri projektisuunnitelmien avaintehtävistä sekä kustomoida Premium suunnitelmien käsittelyyn soveltuvaa Power App sovellusta. Project Plan 3 lisenssillä voi myös hyödyntää Copilotia suunnitelmien laatimisessa ja analysoinnissa.

Project Plan 5 lisenssille tullee enemmän toimintoja saataville vielä myöhemmin kuluvan vuoden aikana. Se laajentaa toimintoja resurssien hallinnan ja salkun hallinnan alueille. Tärkeimpinä lisenssin käyttäjärooleina ovat resurssiesimiehet ja projektisalkkujen haltijat.

Microsoft ToDo on nyt Plannerin Omat tehtävät -ominaisuus

Henkilön oma työlista ToDo, näkyy uuden Plannerissa Omat tehtävät näkymänä. Se kokoaa yhteen paikkaan henkilölle eri välineissä luodut tehtävät, olipa tehtävä luotu Planner Basic suunnitelmassa, Planner Premium suunnitelmassa, Loopin Tehtävälistalla tai Outlookin ToDo tehtävälistalla.

Omia töitä voi edelleen katsella ja niiden valmiutta päivittä toki myös Outlookissa ja ToDo mobiilisovelluksessa.

Tämä on Project for the Web käyttäjille tervetullut uudistus. Projektiryhmine jäsenillä on nyt yksinkertainen tapa päästä näkemään ja päivittämään valmiutta tehtäville eri projekteista ja muista suunnitelmista.

Järjestämme webinaarin uudesta Plannerista 21.5. Tervetuloa kuulemaan lisää aiheesta.

Project for the web sovelluksen kehityksen tilannekatsaus

Noin vuosi sitten keväällä 2022 kirjoitin blogikirjoituksen, jossa listasin mielenkiintoisimpia toimintoja, joita Microsoft on lupaillut Project for the Web sovellukseen. Osa toiminnoista on vuoden kuluessa ilmestynyt käyttöön, mutta muutamia tarkeitä toimintoja joudutaan vieläkin odottamaan.

Project for the Web (PftW) on Microsoftin uuden sukupolven Project ohjelma. Se on perustaltaan rakennettu pilviympäristöön, Dataverse tiedonhallinnan alustalle ja hyödyntää Power Apps sovellusarkkitehtuuria.

Verrattuna Microsoft Project työpöytäohjelmistoon ja Project Online välineeseen, se ei sisällä vielä läheskään kaikkia perinteisen projektinhallintaohjelman vakiotoimintoja. Se on kuitenkin arkkitehtuuriltaan joustavampi, koska sen tietomallia ja toiminnallisuuksia voidaan laajentaa Power Apps sovellusta muokkaamalla ja Dataverse tietomallia laajentamalla.

Erittäin helppokäyttöisenä sovelluksena se on otettavissa käyttöön nopeasti, ilman raskasta koulutusta. Muokattavuutensa ansiosta se taipuu hyvin monen kaltaisiin projektien, ohjelmien, hankkeiden ja resurssien hallinnan tarpeisiin.

1. Tiimin jäsenen omat työt näkymä – ei vielä(kään)

Tämä saattaa olla monelle organisaatiolle se tärkein vielä puuttuva ominaisuus Project for the Web sovelluksesta. Toistaiseksi kaikki PftW näkymät ovat puhtaasti projektikohtaisia. PftW ei vielä tarjoa näkymää, jossa projekteissa mukana oleva henkilö näkisi omat tehtävänsä, kaikista projekteista. Näkymä voidaan kyllä toteuttaa katselunäkymänä Power Apps sovelluksessa tai Power Bi raporttina. Kova tarve kuitenkin on saada näkymä, jossa tiimin jäsen voi katsella tehtäviä eri projekteista ja myös päivittää tehtävien tilaa.

Microsoftin kehityslistalla on jo pitkään ollut ”Assigned to me” ominaisuus, jossa eri sovelluksissa luodut tehtävät näkyvät ToDo, Tasks in Teams ja Plannerin Assigned to me näkymissä. Toistaiseksi vielä Projekteissa henkilölle luodut tehtävät eivät noissa sovelluksissa näy, mutta Microsoftin kehityslistan mukaan ominaisuus on tulossa elokuussa 2023.

Kuluneen vuoden aikana on kuitenkin käyttöliittymään lisätty kolme uutta näkymää:

Tehtävät (Assignments) Tämä aivan juuri ilmestynyt uusi näkymä esittää projektin henkilöiden kuormitusten työmäärät aikajaksotettuna taulukkona, jossa työmääriä voi jopa muokata.

Kuva 1: Tehtävät (Assignments) näkymä

Kaaviot (Charts) näkymässä esitetään tehtävien tilannetietoa ja työmäärätietoa henkilöittäin. Tässä raporttinäkymässä ei tietoja muokata, vaan ainoastaan nähdään työmäärän ja edistymän tilanne henkilöittäin.

Henkilöt (People) näkymä on kuin Taulu näkymä ryhmiteltynä henkilöittäin. Ajatuksena on, että tätä näkymää voidaan hyödyntää henkilöiden työkuorman arviointiin ja töiden tasaamiseen henkilöiden välillä.

2. Projektisuunnitelmien mallit – osittain toteutunut

Uusi projekti voidaan luoda tuomalla Microsoft Project työpöytäsovelluksella laadittu projektisuunnitelma .MPP tiedostosta Project for the Web välineeseen. PftW ohjelmasta ei projektia kuitenkaan voi avata takaisin Microsoft Project työpöytäsovelluksen.

Microsoft on myös laatinut muutamia valmiita projektisuunnitelmien malleja, joiden pohjalta uusi projekti voidaan luoda. Vielä ei kuitenkaan ole käytettävissä käyttäjän itse hallinnoimaa projektien mallikirjastoa. Lupauksissa kuitenkin on, että tulevaisuudessa mallikirjastoon voisi lisätä käyttäjien itse luomia projektisuunnitelmien pohjia.

Mallikirjaston puutetta voi kiertää luomalla uusi projekti kopioimalla olemassa oleva projekti uudeksi projektiksi.

Kuva 2: Uusi projekti voidaan luoda käyttäen Microsoftin laatimaa valmista mallia

3. Baseline aikatauluversiot – ei vielä toteutunut

Muutosten hallintaan voidaan käyttää esimerkiksi muutospyyntöjä Power Apps sovelluksessa. Muutospyyntöön voidaan kuvata muutos ja sen tilaa voidaan seurata. Project työpöytäsovelluksesta tuttu aikataulun versiointi Perusaikatauluiksi (Baseline) olisi tarpeellinen, jotta aikataulun muutoksia ja päivityksiä voitaisiin seurata ja aikataulun eri versioita vertailla. Baseline toiminnon toteutuksen aikataulusta ei kuitenkaan vielä ole tarkempaa tietoa.

4. Kalenterit

Project for the Web sovelluksessa voi määritellä viikoittaiset työpäivät. Vielä ei kuitenkaan voi määritellä päivittäistä työaikaa tai resurssikohtaisia kalentereita.

Kalenterit voidaan kuitenkin määritellä tarkemmin projektille ja resursseille Project for the Web Power apps puolella. Uusia kalentereita voidaan luoda, luoduista kalentereista valitaan PftW sovelluksessa projektin kalenteriksi haluttua työaikaa noudattava kalenteri. Jokaisen resurssin työaikamalli voidaan valita ja resursseille voidaan määritellä heidän omat työaikansa ja lomat.

Kuva 3: Työpäivien valinta

Kuva 4: Projektin työaikamallin valinta

5. Resurssoinnin parannukset

Resurssien hallintaan on juuri hiljan ilmestynyt uusi hieno näkymä. Tehtävät (Assignments) näkymä (Kuva 1) esittää resurssien tehtäväkuormitukset aikajaksotettuna taulukkona, kuten Tehtävien käyttö (Task Usage) ja Resurssien käyttö (Resource Usage) näkymät MS Project ohjelmassa. Tässä näkymässä on mahdollista jopa muokata aikajaksotettuja resurssivaraustietoja. Näkymän voi skaalata päivä- tai viikkojaksoille. Tämä on huima edistysaskel resurssisuunnitteluun Project for the Web ohjelmassa!

Toivottavasti tästä nähdään tulevaisuudessa myös versio, joka esittää henkilön kaikki omat tehtävät eri projekteista, ja jossa henkilö voisi päivittää tehtäville päivittäiset toteutuneet työtunnit, kuten normaalissa tuntikorttisovelluksessa.

6. Aikataulun skaalaus

Hiljakkoin aikataulun zoomiin on lisätty useita tarkkuustasoja lisää. Aiemmin pulaa oli varsinkin karkeista skaalaustasoista, kun tarkasteltiin useita vuosia kestäviä projekteja. Karkein zoomaus näyttää nyt aikataulun puolen vuoden jaksoissa.

7. Kaikki riippuvuustyypit

Nyt tehtäviä voi linkittää Alusta alkuun, Alusta loppuun, Lopusta loppuun, kun aiemmin oli käytettävissä ainoastaan lopusta alkuun tyylinen riippuvuus. Valitettavasti edelleenkään ei riippuvuudelle voida kuitenkaan määritellä viivettä, eli riippuvuuden kestoa.

Kuva 5: Riippuvuuden tyypin valinta

8. Ehdollinen väritys (Conditional formatting)

Ruudukko (Grid) näkymässä on mahdollista määritellä solujen taustavärit solujen arvojen mukaan.

Kuva 6: Ehdollisen värityksen määrittely

Kuva 7: Esimerkki korostetuista soluista

9. Muuta pientä

Taustalla on toteutettu useampiakin suorituskykyyn ja laajennettavuuteen liittyviä parannuksia.

Tehtävien maksimimäärää projektissa on kasvatettu 1000 tehtävään.

Resurssin roolissa PftW sovellusta käyttävät henkilöt eivät välttämättä tarvitse Project lisenssiä lainkaan, vaan voivat esimerkiksi päivittää toteutumaa omien töidensä osalta pelkällä perus M356 lisenssillä.

Henkilölle lähetetään sähköpostimuistutus, kun hänelle lisätään tehtäviä projektiin.

10. Toimintoja kehityslistalla

Jo ensikuussa on luvassa integraatio Microsoft Viva välineen OKR tavoitteisiin. Projektin tavoitteet voidaan liittää Vivan tavoitteisiin. Kun etapit ja tehtävät valmistuvat projektissa, Vivan OKR tavoitteet peilaavat projektin edistymää.

Jo mainittu, kovasti odotettu Assigned to Me näkymä, eli henkilön omien tehtävien ilmestyminen ToDo, Planner ja Tasks in Teams sovelluksiin on aikataulutettu elokuulle 2023.

Sähköpostimuistutus henkilön myöhässä olevasta tehtävästä.

11. Joko Project for the Web kannattaa ottaa käyttöön?

Jos organisaatiossasi jo käytetään Project Online tai Project Server ohjelmistoja, todennäköisesti PftW toiminnot eivät riitä täyttämään odotuksia, jota käyttäjillä on Project Onlinen käytön opittuaan. Totuus on että, PftW ei välttämättä tule koskaan sisältämään kaikkia niitä toimintoja, jotka nyt ovat Project ohjelman työpöytäversiossa ja Project Onlinessa.

Jos tarvitset nopeasti ja helposti käyttöönotettavan projektin suunnittelun ja seurannan ohjelmiston, Project for the Web voi hyvinkin olla välineesi.

PftW kasvaa ja kehittyy jatkuvasti. Se sisältää jo nyt perusominaisuudet, joiden avulla saat projektit, aikataulut ja työsuunnitelmat hallittua keskitetysti. Power Platform alusta tarjoaa paljon suuremmat räätälöinti- ja laajentamismahdollisuudet kuin Project Online koskaan on kyennyt. Power Apps ja Dataverse tiedonhallinta-alusta mahdollistavat lisätoimintojen rakentamisen niin että järjestelmän laajennettavuudella ei käytännössä ole rajoja.

Kiinnostaako Project for the Web?

Ole meihin yhteydessä, niin kerromme lisää sales@proha.com

Project for the web sovelluksen uusia toimintoja keväällä 2022

Microsoft lupaa lähiaikoina mielenkiintoisia uusia toimintoja Project for the web sovellukseen.

Projektisuunnitelmien mallit

Jo nyt on voinut kopioida projektin uudeksi, mutta varsinaiset projektisuunnitelmien mallit ovat puuttuneet. Lähiaikoina lisätään toiminto, jonka avulla uuden projektin voi luoda käyttäen valmista mallisuunnitelmaa.

Baseline aikatauluversiot

Aikataulujen muutosten hallintaan tulee helpotusta, kun Snapshots eli Baselines toiminto lisätään. Se tulee olemaan nykyisen MS Project ohjelman Baseline toiminnon kaltainen ominaisuus. Aikataulun tilanteesta voidaan tallentaa versioita myöhempää vertailua varten.

Jo nyt organisaation kaikki käyttäjät voivat toimia tiimin jäseninä ja myös ulkopuolisille vieraskäyttäjille voidaan lisätä projekteihin.

Organisaation käyttäjiä, joilla on Microsoft 365 lisenssi, voidaan lisätä projektiryhmiin ja liittää resursseiksi Project for the web projektin tehtäville. He voivat tarkastella tehtäviään ja merkata omia tehtäviään valmiiksi ja päivittää valmiusastetta. Valmistumisen raportointi tiimin jäsenenä ei siis vaadi Project lisenssiä.

Vieraskäyttäjiä, siis käytännössä kuka tahansa, jolla on sähköpostiosoite, voidaan lisätä tiimeihin ja liittää resursseiksi Project for the web projektien tehtäville. Nämä vieraskäyttäjät voivat avata heille jaetut projektit ja katsella niitä. Jos vieraskäyttäjille lisätään Project lisenssi, he voivat myös muokata aikatauluja ja päivittää tehtävien valmiusasteita.

Omien tehtävien hallinta Omat tehtävät näkymässä ja ToDo sovelluksella

Project ohjelmaan lisätään integraatio ToDo sovellukseen. Nyt jo Planner suunnitelmien tehtävien valmiuden voi päivittää ToDo sovelluksessa. Pian siis myös käyttäjä näkee Project sovelluksessa hänelle kiinnitetyt tehtävät ToDo sovelluksessa ja voi siellä merkitä tehtävät valmistuneeksi.

Project for the web sovellukseen lisätään uusi Henkilön omat työt (Assigned to me) -näkymä. Se koostaa henkilön tehtävät eri projekteista yhteen näkymään.

Resurssoinnin parannukset

Project Plan 3 ja 5 lisensseillä saa nyt käyttöoikeuden Resource Scheduling sovellukseen. Dynamics puolelta lainattu toiminnallisuus mahdollistaa resurssipyyntöjen ja varausten tekemisen projekteille. Plan 3 lisenssillä projektipäälliköt voivat tehdä resurssivarauspyyntöjä projekteille, vahvistaa ehdotettuja varauksia ja tarkastella resurssien varaustilannetta. Plan 5 lisenssillä resurssiesimies hallinnoi resurssien osaamistiedot sekä luo ja päivittää varauksia resurssipyyntöihin.

Project for the web sovellukseen lisätään People näkymä, joka esittää tiimin töiden etenemistä henkilöittäin.

Projektin tilannekuvan muodostamista helpotetaan Charts näkymän avulla, joka esittää projektisuunnitelmasta avaintietoja, kuten eri valmiustilassa ja eri koreissa olevien tehtävien määriä ja tehtävien määriä henkilöittäin.

Pienempiä käytettävyyden parannuksia

Tehtäviä voi nyt merkitä värillisillä tehtävän tyyppiä, luokkaa tai tilaa kuvaavilla merkeillä.

Lisätietokentissä olevien poimintalistojen arvoille voidaan asettaa taustaväri. Näin kentän arvolla voidaan korostaa esimerkiksi tehtävän tilaa tai kriittisyyttä.

Tulossa on myös conditional formatting ominaisuus, jonka avulla tietokenttien väri voidaan määritellä säännön mukaan.

Tehtäviin voidaan lisätä nyt tarkastuslistat, kuten Plannerissakin.

Aikataulutus monipuolistuu, kun muitakin kuin lopusta alkuun (Finish to Start) tyyppisiä riippuvuuslajeja lisätään aikataulutuksen tueksi.

Teams sovelluksessa voidaan avata keskustelu liittyen Project for the web projektin tehtävään ja lisätä keskustelussa @mainintoja kollegoihin.

Kriittisen polun esittäminen Gantt-kaaviossa. Suodattimien alla aikajananäkymässä voi kytkeä päälle kriittisen polun esittämisen.

Hybridiä projektinhallintaan

Projektihallinnan erilaiset menetelmät ja näihin liittyvät käsitteet, periaatteet ja tekniikat ovat toiminnan luonteen takia hyvin määriteltyjä. Malleja on lukuisia, osin toistensa kanssa kilpailevia ja uusia syntyy jatkuvasti. Yhteistä niille kaikille on, että ne auttavat hallitsemaan työtä ja johtamaan tiimin jäseniä samalla, kun ne helpottavat tiimien sisäistä ja tiimien välistä yhteistyötä.

Eri menetelmillä on omat hyvät puolensa ja heikkoutensa. Menetelmiä on luotu erilaisista lähtökohdista erilaisiin tarpeiseen ja ympäristöihin. Organisaation kehittämishankkeisiin soveltuva malli ei ehkä ole parhaimmillaan ohjelmistokehityshankkeissa tai tietojärjestelmien muutoshankkeissa. Perinteisen vesiputousmalli on parhaimmillaan, jos tavoitteet ja toimintaympäristö ovat vakaat. Malli muodostuu kalliiksi, jos tavoitteet ovat muutoksessa tai jos tavoitteita on tarkoitus kirkastaa tekemisen myötä.

Projektien eri toimitusmallien yhdistelmillä on mahdollista hyödyntää kunkin menetelmän parhaat puolet. Näin saadaan myös kaivattua vivahteikkuutta organisaation erilaisten projektien ja töiden hallintaan.

Yhdistäminen voi tarkoittaa kahden tai useamman kilpailevan mallin periaatteiden hyödyntämistä soveltuvin osin samassa hankkeessa. Taustalla on ajatus, että mitä useammalla tavalla ongelmaa voi lähestyä, niin sitä paremmat mahdollisuudet sen ratkaisuun ovat olemassa. Selkeämpää kuitenkin on, että pidetään menetelmät vakioina, mutta valitaan näistä projektin käyttöön projektin erityispiirteet parhaiten huomioiva menetelmä.

Hieno tavoite on, että työtä ja tiimiä hallitaan menetelmin ja välinein, jotka toteuttajat itse kokevat tarkoitukseen parhaiten soveltuviksi. Suurissa hankkeissa voi olla tarkoituksenmukaista käyttää erillisten osakokonaisuuksien toteutuksissa näihin parhaiten soveltuvia menetelmiä (esim. ketteriä menetelmiä), ja itse kokonaisuutta ohjataan ylätason vesiputousmallilla. Aina on myös syytä miettiä, onko pientä hanketta ylipäätään järkevää toteuttaa projektina, vaan sopia seurantaa varten yksilöllinen malli ja rakenteet.

Ajatus projektihallinnan ns. hybridimalleista ei ole uusi. Alan käytännön standardeja luova organisaatio PMI – Project Management Institute on osaltaan edistänyt asiaa toistakymmentä vuotta. Myös viimeisin PMBOK® Guide – Seventh Edition nostaakin toimintamallien (Processes) rinnalle periaatteet (Principles).

Kulloisenkin käytettävän menetelmän valinnassa voi apua olla aiemmin blokissa käsitellystä systeemiajattelusta. Systeemiajattelun tavoitteena on auttaa jäsentämään asioita, jotka ovat enemmän tai vähemmän monimutkaisia ja/tai monitahoisia (kompleksisia). Näin saadaan tunnistettua projektin hallintaan liittyvät erityispiirteet ja valitaan nämä parhaiten huomioiva menetelmä ja ohjausmalli.

Toiminta hybridiympäristössä vaatii tietojärjestelmältä paljon. Järjestelmän on tuettava toimintaa eri menetelmillä hallituissa projekteissa sekä koottava projektien ylitse liiketoiminnan ohjaukselle välttämätöntä seuranta- ja mittaritietoa resursseista, kapasiteetista ja kustannuksista.

Mikäli keskitetty tietojärjestelmä ei kaikilta osin tue valittua projektihallinnan menetelmää, niin vaihtoehtona tulee olla integraatio siihen työkaluun, joka näin tekee. Annetaan siis toteutustiimien edelleen valita välineensä ja luodaan sen sijaan rajapinta, joka välittää ohjaustietoja valittuun työkaluun ja tuottaa sieltä tarvittavat sisältö- ja seurantatiedot erilaisiin projektien ja liiketoiminnan ohjaustarpeisiin.

Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi organisaatiosi kaikki projektit ja työt yhteen kokoavasta tietojärjestelmästä, joka antaa toteutustiimien valita omat menetelmänsä ja joka saumattomasti integroituu muihin tietojärjestelmiisi.

Microsoft Project for the Web – visiosta kehittyväksi pilvipalveluksi

Kirjoitimme ensimmäisen kerran Microsoftin suunnitelmista tuoda markkinoille uusi vain pilvialustalla toimiva projektiohjelmisto alkuvuodesta 2019. Seuraavassa tarkastellaan mitä sen jälkeen on tapahtunut ja mihin suuntaa ohjelma kehittyy.

Lähtökohtia

Projektinhallinnan kirjo on kasvanut ja monipuolistunut. Ketterät menetelmät ovat tulleet useille toimialoille johtaviksi menetelmiksi. Toisaalta samaan aikaan useilla aloilla edelleen käytetään perinteisiä projektinjohtamisen menetelmiä, kuten vesiputousmallia, kriittisen polun menetelmää, tuloksen arvon menetelmää. Projektijohtamisesta on tullut yleisempää ja se on levinnyt uusille toimialoille. Projektipäällikkyys saattaa osua kenen tahansa työntekijän kohdalle, ei enää ainoastaan projektipäälliköiksi kouluttautuneille.

Pilvipalvelut ovat Microsoftin, kuten monen muunkin IT-alan toimijan, menestyksen avain.

Nykyaikaisten välineiden tulee olla helposti saatavilla ja käyttöönotettavia myös satunnaiselle käyttäjälle. Niiden avulla pitää saada hyötyjä nopeasti ja niiden pitää soveltua erityyppisiin projektimetodologioihin.

Laajan käyttäjäkunnan ja kumppaniverkoston kokemus MS Projectista antoi Microsoftille mahdollisuuden kerätä tiedot siitä, millainen hyvän projektihallintavälineen pitäisi olla. Project Onlinen käyttäjät ovat antaneet paljon kehitysideoita tuotteen kehittämiseksi ja paljon niitä on toteutettu Project Online / Project Server -tuotteeseen. Kuitenkin monipuolisuus saattaa joskus olla hyvän käytettävyyden vastakohta.

Edellä mainitut seikat ovat olleet lähtökohtia Project for the Webin kehitykselle.

Project for the Web

Project for the Webin ensimmäinen versio julkaistiin keväällä 2019. Nyt on hyvä hetki pysähtyä ja tarkastella mitä on tapahtunut noin kahden vuoden aikana ja mitä on tulossa.

Ensimmäinen versio keskittyi tehtävien ja niiden välisten riippuvuuksien luomiseen mm. Gantt-kaaviossa käyttämällä selainta. Ainoa keino tuottaa tehtäväluettelo oli naputella se alusta asti järjestelmään käsin. Malliprojekteja tai projektien kopiointia ei ollut, ei ollut myöskään import-toimintoa. Tehtäviin oli kolme näkymää: Gantt-, Kanban- ja luettelonäkymä. Ohjelmalla pystyi toteuttamaan aikatauluhierarkian ja tehtäville oli mahdollista allokoida resursseja, tosin ainoastaan siten, että henkilö oli varattu tehtävälle kokoaikaisena ja koko tehtävän kestolle. Projektille pystyi luomaan dokumenttityötilan samalla kertaa, kun luo projektin. Käyttöliittymän muokkaaminen ja omien kenttien lisääminen ei ollut mahdollista. Lähtötilanteesta on menty eteenpäin useita isoja kehitysaskelia.

Tällä hetkellä kaikki edellisessä kappaleessa mainitut rajoitukset ovat poistuneet, tehtäville voi allokoida resursseja osa-aikaisena, tehtävätietoihin voi lisätä omia kenttiä, projektin pohjaksi voi kopioida toisen projektin tai tuoda tiedot MS Project suunnitelmasta, tietoja voi viedä Exceliin tai tulostaa pdf-tiedostoksi, liittää dokumenttilinkin tehtävälle, aktivoida sähköpostimuistutukset tietyistä asioista ja monta muuta isompaa ja pienempää uutta toimintoa tai parannusta. Tällä hetkellä Project for the Webin voi myös liittää Teams-sovellukseen, jolloin kaikki projektihallintaan tarvittavat välineet ovat samalla työpöydällä.

Keväällä 2021 Microsoft julkaisi Power Apps -sovelluksen nimeltä Accelerator. Se laajentaa Project for the Web-sovellusta projektisalkkuihin, ohjelmiin ja riskien hallintaan. Ne käyttäjät, jotka ovat tottuneet Power Apps-sovellusten rakenteeseen oppivat käyttämään Accelerator -sovellusta nopeasti. Tästä kirjoitimme kevään 2021 blogissamme.

Mitä uutta on tulossa?

Viime viikolla Microsoft piti tilaisuuden kumppaneille, jossa se valotti suunnitelmiaan Project for the Web-tuotteen seuraavista askelista. Suunnitelmat voidaan jakaa karkeasti kahteen osaan: Lähiajan suunnitelma ja ehkä myöhemmin tulevia toimintoja.

Lähiajan suunnitelmat

Lähiaikoina Microsoftin suunnitelmissa on julkaista todella paljon pyydetty ja keskustelua herättänyt ominaisuus, jolla tiimin jäsen voi nähdä ja päivittää omia tehtäviään eri projekteista yhdessä näkymässä. Suunnitelmissa on julkaista toiminto, jolla tehtäviin voi liittää tarkastuslistoja. Vastaavan tyyppinen ominaisuus on olemassa mm. Plannerissa. Nykyinen versio tukee ainoastaan lopusta alkuun riippuvuuksia. Tämä rajoitus poistuu lähitulevaisuudessa, jolloin tuki kaikille riippuvuustyypeille tuodaan tuotteeseen. Myöhemmin on tulossa myös mahdollisuus antaa viiveitä ainakin riippuvuuksille.

Mitä tämän jälkeen?

Kehityslistalla on asioita, jotka kytkevät Project for the Webin tiiviimmin Teamsiin. Jossakin vaiheessa henkilön omat tehtävät ovat nähtävissä Teamsissa. Tulossa on myös tuki kooltaan isompien projektien käsittelylle. Tällä hetkellä rajoitus on 500 tehtävän kohdalla. Kehityslistalla on myös paljon pyydetty ominaisuus, jossa projektille voidaan tallettaa vertailusuunnitelma eli baseline. Tähän mennessä raportointiin on pitänyt käyttää Power BI välinettä. Tulevaisuudessa Project for the Web sisältää koko joukon graafeja, jotka päivittyvät sitä mukaa kun suunnittelu edistyy. Grafiikka sisältää myös tiimin kuormitukseen liittyviä kuvaajia.

Jos haluat kuulla lisää uudesta Project for the Webistä, ota yhteyttä.

Pilvipalvelun elinkaarihallintaa

Viisaana päätöksenä yhä useammat yritykset ottavat käyttöön tarvitsemansa ohjelmistoratkaisut palveluna.

Palveluna käytettävissä ratkaisuissa tilaajalla on käytössään tyypillisesti toimittajan perusjärjestelmäratkaisun sisällä jonkinlainen asiakassovitus, jonka sisällöstä ja laajuudesta he itse vastaavat. Asiakassovitukseen voi liittyä raportteja ja rajapintoja sekä perusjärjestelmän laajennuksena sitä muuttanutta tai korvannutta toiminnallisuutta.

Uutena ja merkittävänä asiana on, että palvelun tilaajasta tulee tällöin aktiivinen toimija palveluna hankkimansa ratkaisun elinkaaren ylläpitäjänä.

Palvelun tilaajalla on myös monta huolta vähemmän:

Ylläpidettävänä ei ole vaativaa IT infrastruktuuria eikä sen edellyttämää osaamista ja tiloja.
Palvelu on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta.
Palvelukeskustoiminta takaa skaalautuvan, korkean suorituskyvyn, tietoturvan ja luotettavuuden.
Toimittaja huolehtii palveluun kuuluvana siitä, että ratkaisu on teknisesti ja toiminnallisesti moderni ja aina ajan tasalla.
Merkittävää kertainvestointia ja siihen vuosiksi sidottua pääomaa ei tarvita. Mikäli tietojärjestelmä tulee tarpeettomaksi, niin palvelu on koska tahansa irtisanottavissa.
Toimittajan asiakastuella on suora pääsy ympäristöön ja mahdolliset ongelmatilanteet saadaan ratkaistua nopeasti.

Palveluna käytettävä ratkaisu edellyttää tilaajalta vahvaa sitoutumista ja organisoitumista sekä toimivaa yhteistyötä toimittajan kanssa. Tilaajan vastuulla viimekädessä on se, miten palvelun toimittajan tarjolle tuomia uusia tai korvaavia ominaisuuksia otetaan käyttöön ja miten asiakkaan tarpeisiin sovitettua ratkaisua ylläpidetään ja jatkokehitetään.

Organisaation toiminnan kannalta keskeisen palvelun elinkaarihallinnan apuna voidaan käyttää tuttuja ohjelmiston elinkaarihallinnan malleja ja tapoja:

Toteutetulle ratkaisulle annetaan käyttäjiä puhutteleva oma nimi erotuksena toimittajan perustuoteratkaisusta.
Kulloinkin käytössä oleva ratkaisukokonaisuus yksilöidään nimeen liitetyllä versiotiedolla.
Ratkaisun muodostavat erilliset asiakassovitukset (raportit, integraatiot, toiminnalliset laajennukset…) yksilöidään versiotiedolla.
Asiakassovituksiin liittyvä lähdemateriaali ja mahdollinen lähdekoodi hallintaan keskitetysti ylläpitoa ja jatkokehitystä varten.
Kehitysideat kerätään ja priorisoidaan ja ratkaisulle ylläidetään kehitystiekarttaa.
Ratkaisu dokumentoidaan ja sille toteutetaan ohjeistus ja koulutusmateriaali.

Laajennettavuuden ohella perusjärjestelmässä tulee olla sisään rakennettuna piirteet, joilla käytössä olevien erillisten asiakassovitusten kulloinenkin tilanne (versio) on mahdollista luotettavasti selvittää.

Versiointi tuo suunnitelmallisuutta ja jäntevyyttä toteutuksen eri osien ja itse kokonaisuuden elinkaaren hallintaan. Dokumentaatio, ohjeistus, käytössä olevat toiminnallisuudet, integraatiot ja kehitysideat on selkeää liittää tiettyyn versioon. Uusia piirteitä ja toiminnollisuuksia otetaan käyttöön tarpeen mukaan ratkaisun uusissa versioissa, joiden sisältö ja toteutusaikataulu suunnitellaan etukäteen ja jotka otetaan käyttöön hallitusti.

Ota yhteys jos pohdit kokonaisratkaisua organisaatiosi toiminnan suunnitteluun ja ohjaukseen haasteisiin. Saat sen kätevästi palveluna ja olemme valmiit ottamaan vastuuta ratkaisusi asiakassovitusten versiohallinnasta ja jatkokehityksestä.

Microsoft kiihdyttää Project for the Webiä

1. Project for the Web (PftW) ja Project Power App

Microsoftin uusi Project for the Web -väline on tarjonnut suoraviivaiset toiminnot aikataulujen laatimiseen ja tehtävien vastuuttamiseen tiimin jäsenille. Projektijohtaminen vaatii kuitenkin paljon muutakin, kuin vain tehtävät ja resurssivaraukset. Microsoft ei ainakaan vielä tarjoa mahdollisuutta muokata tai räätälöidä varsinaista https://project.microsoft.com osoitteesta löytyvää Project for the Web -välinettä.

Project for the Web tarjoillaan toisenkin käyttöliittymän kautta, nimittäin aikatauluja voi muokata myös mallipohjaisen Power App:n kautta. Project Power App:ssa voi muokata aikataulujen lisäksi muitakin projektiin liittyviä tietosisältöjä. Erityisen hyödyllinen Power App käyttöliittymä on, kun halutaan lisätä omia tietokäsitteitä, muokata käyttöliittymää ja sovelluksen liiketoimintalogiikkaa vastaamaan omaa tarvetta. Power App tarjoaa valmiin alustan räätälöidyn projektiohjausjärjestelmän pohjaksi.

2. Accelerator kiihdyttää kehittämistä

Microsoft julkisti hetki sitten Project Accelerator -nimisen laajennuksen Project Power Appiin. Accelerator laajentaa mallipohjaista Project Power App toiminnallisuutta, lisäämällä viisi uutta käsitteitä Project Power App:n käsitemalliin ja käyttöliittymään.

Entuudestaan Project for the Web:n tietomalliin kuuluivat peruskäsitteet, kuten esimerkiksi: Projekti, Tehtävä, Tehtävän riippuvuus ja Tiimin jäsen.

Erikseen asennettava Accelerator laajennus tuo mukanaan käsitteet:

Projektiehdotukset – Proposals
Ohjelmat – Programs
Riskit – Risks
Ongelmat – Issuet
Muutokset – Changes
Tilanneraportit – Status reports

Välttämättä uusien käsitteiden sisältö tai käyttöliittymä ei sellaisenaan tyydytä organisaation käyttötarpeita. Näitä käsitteitä kannattaakin ajatella aihioina, joihin voidaan lisäillä organisaation tarvitsemat tietokentät. Myös tietojen esitystapa ja toiminnallisuus käyttöliittymän lomakkeilla voidaan muokata tarpeen mukaan.

Accelerator ei siis niinkään kiihdytä Project Power App sovellusta suoraan, vaan nopeuttaa tämän pohjalta tehtävän laajemman toiminnallisuuden sisältävän räätälöidyn sovelluksen tekemistä.

3. Project Power App laajennettavuus Project lisensseillä

Accelerator lisäosan tuomien uusien käsitteiden lisäksi, Project-lisenssi sallii viiden oman lisäkäsitteen luomisen Project-sovelluksen tietomalliin, ja niiden hyödyntämisen Project Power App -käyttöliittymässä. Esimerkiksi tuotekehitysorganisaatiossa saatetaan haluta lisätä käsite: Tuote ja liittää projektit tuotteeseen. Tuotteiden tietojen ylläpitoon tarvittavat käyttöliittymän lomakkeet voidaan räätälöidä tarkoituksenmukaisiksi.

4. Tuki useille ympäristöille

Project Power App -sovelluksen laajennettavuutta helpottaa myös Microsoftin hiljattain tuoma tuki useille ympäristöille. Tämä tarkoittaa mahdollisuutta luoda erilliset kehitys- ja testausympäristöt tuotantoympäristön rinnalle. Yrityksen omat räätälöidyt toiminnot kehitetään kehitysympäristössä, paketoidaan ratkaisuksi ja siirretään sieltä testattavaksi testiympäristöön ja edelleen testauksen jälkeen tuotantoympäristöön.

5. Kuvia Project Accelerator käyttöliittymästä

(pikkukuva aukeaa uuteen ikkunaan)

Kuva: Project App jossa Accelerator

Kuva: Projektiehdotukset – Proposals

Kuva: Projektiehdotus -lomake

Kuva: Ohjelmat – Programs

Kuva: Ohjelman tiedot -lomake

Kuva: Projektin riskit

Kuva: Projektin riski-lomake

Kuva: Projektilista

Kuva: Projektin tiedot

Kuva: Projektin tilanneraportti

Kuva: Raportointi

Camako EPM versio 6 irtautuu SharePointista

Camako EPM on perustoiminnallisuuksiltaan laaja projektien- ja työnohjauksen järjestelmä. Se on myös muokattava (low-code / no-code) alusta eri sovellusalueiden ratkaisujen helppoon toteutukseen.

Camako EPM on syntynyt ja kasvanut SharePoint alustalla. Nyt sen on aika rikkoa kahleensa ja irtautua SharePointista, kokonaan itsenäiseksi järjestelmäksi.

Aikansa kutakin

Camako EPM:n tuotekehityksen alkuvaiheessa, SharePoint alusta mahdollisti nopean tuotekehityksen ja laajan toiminnallisuuden. SharePoint tarjosi valmiin käyttäjähallinnan, alustan käyttöliittymälle ja lisätoimintoja, kuten dokumenttien hallinnan. Samalla SharePoint kuitenkin myös rajoitti kehittämistä usealla tavalla.

Nyt haluamme kehittää Camako EPM järjestelmää, ilman SharePointin rajoituksia. Haluamme myös taata asiakkaillemme edullisen tavan jatkaa Camako EPM järjestelmän käyttöä, kun Ilmaisen SharePoint Foundationin käyttömahdollisuus poistuu version 2013 myötä. Ilman kolmannen osapuolen lisenssivaatimuksia järjestelmän hinta voidaan pitää kohtuullisena ja ennustettavana.

Haluamme tarjota järjestelmän, joka sisältää laajat perustoiminnallisuudet, mutta myös mukautuu asiakkaidemme muuttuviin tarpeisiin. Joustava, muokattava alusta kasvattaa järjestelmän elinkaarta, koska järjestelmä mukautuu uusiin vaatimuksiin. Se myös mahdollistaa järjestelmän hyödyntämisen muissakin käyttöskenaarioissa, kuin projektien hallinnassa.

SharePointista irrottaminen mahdollistaa modernien teknologioiden hyödyntämisen esimerkiksi käyttöliittymän toteutuksessa. Nyt voidaan hyödyntää modernia JavaScript tekniikkaa käyttöliittymässä. Tämä mahdollistaa dynaamisen, rikkaan käyttökokemuksen.

Dokumenttien hallintaa voidaan edelleen jatkaa SharePointin dokumenttikirjastoissa, mutta SharePointin ohella mikä tahansa muukin dokumenttihallintajärjestelmä voidaan kytkeä joustavasti osaksi Camako ratkaisua.

Tekninen alusta valinnaisesti pilvessä tai maan päällä

Camako EPM 6 voidaan asentaa täysin pilviympäristöön, omaan tekniseen ympäristöön, Prohan tarjoamaan SaaS ympäristöön tai tarpeen mukaan, vaikka hybridiympäristöön, jossa tietovarasto on pilvessä ja sovellus Prohan SaaS ympäristössä.

Asiakas omistaa tietonsa, tietää missä ne ovat talletettuina ja tarvittaessa voi siirtää tietonsa toiseen ympäristöön. Camako EPM, ei ole moniasiakasympäristö, jossa eri käyttäjäorganisaatioiden tiedot sijaitsisivat samassa fyysisessä tietovarastossa. Jokaiselle käyttäjäorganisaatiolle luodaan oma tietovarasto. Käyttävän organisaation kaikki tieto on omassa SQL kannassa, josta se on helposti raportoitavissa, varmistettavissa ja siirrettävissä.

SharePointista irtautuminen on vaatinut käyttäjähallinnan toteutuksen kokonaan uudelleen. Uusi versio kasvattaa tietoturvallisuutta mahdollistamalla useita erilaisia käyttäjien tunnistamisen tapoja.

Perustoiminnallisuus kehittyy, alustan joustavuus säilyy, käytettävyys paranee

Camako EPM:n perustoiminnallisuuksia ovat olleet: Projektisalkku, projektisuunnitelmat, tehtäväaikataulut, tuntien kirjaus myös mobiilissa, aikajaksotettu resurssien kuormitussuunnittelu, suunnitelmien versiointi. Uutena toiminnallisuutena on valmistunut aikajaksotettu kustannusten suunnittelu.

Paketista otettuun ratkaisuun ei kuitenkaan tarvitse tyytyä. Joustava alusta tarjoaa edelleen mahdollisuudet muokata ja laajentaa järjestelmän tietomallia ja liiketoimintalogiikkaa. Muokatun tietomallin päälle rakennetaan käyttöliittymä käyttäen konfiguroitavia taulukko- ja lomakenäkymiä, Gantt-kaavioita, Kanban-taulua ja aikajaksotettuja resurssi ja kustannusnäkymiä.

Käyttöliittymän kieli on käyttäjän itsensä valittavissa. Uusi käyttöliittymä mahdollistaa myös entistä joustavamman datan analysoinnin. Graafisten esitysten vienti Camakosta esimerkiksi Power Pointiin Gantt-kaavioina ja Kanban-tauluina onnistuu.

Tulemme kevään aikana esittelemään Camako EPM 6 versiota webinaareissa.

Power PPM täydentää Microsoftin uuden Project for the Web -ohjelmiston toiminnot

Proha on solminut Projectum ApS:n kanssa jälleenmyyntisopimuksen Power PPM –välineistöstä. Sopimuksen tarkoituksena on, että voimme tarjota Microsoftin Project for the Web –tuotetta täydentävät projektien, resurssien ja salkkujen hallinnan toiminnallisuudet.

Project for the Web on Microsoftin tuorein lisäys työn, projektien, resurssien ja projektisalkkujen hallinnan tuotteistoon. Se on lähtökohtaisesti tehty pilviympäristöön ja se hyödyntää pilvessä olevan Microsoft Power Platformin teknistä alustaa. Project for the Web –tuotetta on kuvattu tarkemmin verkkosivullamme Microsoftin tuotteiden alla.

Jos sinulla on Project Online –tilaus, pääset sillä käyttämään uutta Project for the Web:iä sivulla: https://project.microsoft.com/

Tämä Microsoftin uusi tuote ei ole ollut markkinoilla vielä vuottakaan ja se on edelleen kehittyvä väline. Nuoruutensa vuoksi siitä vielä uupuu useita toimintoja, jotka ovat tuttuja Project Online –käyttäjille. Tällaisia ovat esimerkiksi resurssisuunnitteluun, salkunhallintaan, kustannusten hallintaan, riskien hallintaan ja projektien versiointiin liittyvät toiminnot. Microsoft tulee mahdollisesti toteuttamaan näitä toimintoja tulevaisuudessa, niin että ne tulevat saataville sekä Dynamics– että Project–asiakkaille.

Joustava Power Platform –alusta on kuitenkin jo käytettävissä ja on mahdollistanut Project for the Web –välinettä täydentävien toimintojen rakentamisen. Project–kumppaniverkoston osaamisesta syntynyt Power PPM laajentaa Project for the Web –tuotteen toiminnallisuudet niin, että nyt Project Onlinea käyttävien organisaatioiden on mahdollista siirtyä käyttämään uutta Power PPM ja Project for the Web –yhdistelmää.

1. Power PPM toiminnot

Power PPM sisältää tietyt tietokäsitteet ja toiminnot, jotka on yleisesti koettu tarpeellisiksi projektien hallinnassa. Näiden valmiiden toimintojen lisäksi välinettä on helppo muokata Power Platformin toiminnoilla. Käyttöliittymämuutokset, tietomallin muutokset, raporttien tuottaminen ja tietojärjestelmäintegraatiot onnistuvat helposti. Pähkinänkuoressa valmiit toiminnot ovat:

Projekti-ideoiden keräys, ideoiden arviointi, hyväksyntä tai hylkäys ja ideasuppilon raportointi.
Projektiehdotusten laadinta, liiketoimintasuunnitelman kuvaus, ehdotusten vertailu ja valinta.
Projektien, ohjelmien ja salkkujen kustannusten arviointi ja ennustaminen. Kustannusarviot ja toteutuneet kustannukset, sekä näiden tilannekuvien tallentaminen myöhempää vertailua varten. Toteutuneet kustannukset voidaan myös tuoda taloushallinnon järjestelmistä.
Riskien hallinta: Riskirekisteri, riskien todennäköisyys, vaikutus ja toimenpiteet. Riskien eskalointi ongelmiksi, riskitilanteen raportointi.
Muutosten hallinta, muutospyyntöjen ja ongelmien keräys ja käsittely.
Projektin tilanneraportit sidosryhmille. Power PPM luo tilanneraportin PowerPointiin automaattisesti tallennetusta tilanteesta.
Projektien ryhmittely salkkuihin ja ohjelmiin. Kustannusten ja tilanteen raportointi ja yhteenveto salkku- ja ohjelmatasolla.
Projektien resurssivarausten hallinta Team Plannerin avulla. Oikeiden resurssien löytäminen ja varaaminen projekteihin.

Kuva: Power PPM etusivu

Esittelemme Power PPM –tuotetta syksyn webinaareissamme 1.9.2020 ja 24.11.2020.

2. Microsoft Power Platform -alusta

Power Platform sisältää työkaluja, joiden avulla voidaan rakentaa toiminnallisuuksia ja automaatiota ilman ohjelmointia:

Power Apps välineistön, jolla voidaan rakentaa sovelluksien toiminnallisuudet ja käyttöliittymät ilman ohjelmointia.
Power BI välineet tiedon raportointiin ja analysointiin.
Power Automate välineet tiedon siirtojen ja työnkulkujen automatisointiin.
Power Virtual Agents, jonka avulla voidaan luoda keskustelevia asiakaspalvelijoita eli keskustelubotteja.
Common Data Service, joka toimii Power Platformin tietovarastona. Sinne voidaan määritellä halutut tietokäsitteet, näiden väliset relaatiot ja liiketoimintasäännöt.

Enemmän tietoa Microsoftin Power Platform –alustasta löydät Microsoftin sivulta.

Asiantuntijatyön tuotannonohjaus

Tuotannonohjaus liittyy kiinteästi tavaroiden ja palveluiden tuotantotoimintaan. Toimintaan kuuluu tuotantoprosessien suunnittelu, ohjaus ja seuranta sekä niiden optimointi eri näkökulmilta.

Tuotannonohjauksen menetelmissä ja tavoitteissa on samoja asioita ja analogioita kuin asiantuntijaorganisaation töiden hallinnassa:

Nopeus, tehokkuus, lisäarvon tuottaminen ja asiakkaan tarpeen tunnistaminen ovat keskeisiä tekijöitä organisaation menestymisessä, oli kyse sitten aineettomien asioiden tuottamisesta kuin tavaroiden ja palveluiden tuottamisesta.

Molemmissa LEAN filosofia pyrkii parantamaan työnteon ja prosessien tehokkuutta, vähentämään turhaa työtä ja parantamaan laatua. Ketterät, itseohjautuvat ja työn lopputulosten laadusta vastaavat tiimit ovat olleet pitkään osa kaikenlaisen tuotantotoiminnan organisoimista.

Tietynlainen analogia on myös, että siinä missä asiantuntijatyön hallinta tarkastelee kustannuksia, sisältöä ja aikatauluja niin tuotannonohjauksen tavoitteet ovat vaihto-omaisuuden, kuormitusasteen ja toimituskyvyn kolmiodraamassa.

Tuotannonohjausjärjestelmiä on ollut maailman sivu, mutta selkeä tarve on asiantuntijaorganisaation töidenhallinnan kokonaisratkaisulle. Tällaisessa asiantuntijatyön tuotannonohjausjärjestelmässä hallittaan kokonaisuudessaan asiantuntijaorganisaation abstrakti ja aineeton tuotantotoiminta strategiasta aina operatiiviseen toimintaan asti.

Voitettavaa on paljon:

Kaikki projekteihin, töihin ja resursseihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavissa samasta paikasta kaikille avainrooleille. Kaikki työ tulee näkyväksi ja kuormitukset ja kapasiteetti saadaan hallintaan
Yhteiset mittarit ja yhdenmukaiset prosessit lisäävät tuottavuutta ja minimoivat turhaa työtä ja riskejä
Yhdestä paikasta ja helposti saavutettavat toiminnot, jotka tukevat avainroolien päivittäistä työtä, takaavat tiedon tarkkuuden, ajantasaisuuden ja luotettavuuden
Ajantasainen näkyvyys organisaation käynnissä oleviin ja tuleviin hankkeisiin, töihin ja resursseihin varmistavat tavoitteellisen toiminnan ja nopean reagoinnin muutokseen.

Asiantuntijatyön tuotannonohjaus on viimevuosiin asti kilpistynyt asiantuntijaorganisaation monimuotoiseen toimintaan ja tekemisen kirjoon, jota on ollut vaikea mallintaa tietojärjestelmään. Lopputuloksena on ollut kallis ohjelmistokehityshanke ainutkertaisen ratkaisun toteuttamiseksi.

Onneksi kehitys menee eteenpäin. Nykyaikaisilla ohjelmistoratkaisuilla on mahdollista toteuttaa avoimia ja integroitavia ratkaisuita, jossa huomioidaan asiantuntijaorganisaation monimuotoinen toiminta. Erilaiset toimintamallit on mahdollista toteuttaa konfigurointi- ja integraatiotyönä samaan perusjärjestelmään ilman ohjelmistokehitysprojektia. Tällaiset ratkaisut on mahdollista myös ottaa käyttöön kustannustehokkaasti palveluna. Ota yhteys, jos haluta kattavan järjestelmän asiantuntijaorganisaatiosi tuotantotoiminnan ohjaamiseen!