Kuukausi: tammikuu 2017

Projektin tavoitteiden saavuttamisen haasteista

Törmäsin projektissani tilanteeseen, joka on hyvinkin tuttu mutta se, miten tilanne hoidetaan, vaikuttaa suuresti projektin onnistumiseen. Mistä on kyse?

Projektin alussa määritellään toteutettavalle projektille mm. tavoitteet, aikataulu ja budjetti. Projektin ohjausryhmän kokoonpano on selvä rooleineen ja vastuineen. Projekti lähtee hyvin liikkeelle, se edistyy ja tuotoksia alkaa syntyä suunnitelman mukaan.

Sitten alkaa tapahtua.

Tarvitsetteko oikeasti tällaisen asian projektin tuotoksena? Eikö tämän saman asian saa tehtyä paljon halvemmalla?

Alkaa keskustelu ohjausryhmän kanssa toteutettavien tuotoksien laajuudesta.

Projektipäällikkönä tilanne ratkeaa helposti projektin laajuutta pienentämällä, mutta miten saavutetaan paras mahdollinen lopputulos projektin ja sen keskeisen omistajan kannalta. Valmistautuminen neuvottelutilanteeseen ohjausryhmän kokouksessa on onnistumisen avain.

Seuraavassa viisi vinkkiä projektipäällikkölle:

  1. Valmistaudu neuvotteluihin priorisoimalla tuotokset (must have, nice to have, etc) eli määrittele, mitkä tuotokset tarvitaan ehdottomasti ja keskity erityisesti niiden varmistamiseen. Tiedosta myös tuotosten väliset riippuvuudet.
  2. Varmista, että sinulla on ohjausryhmän tai tärkeän sponsorin tuki, joka tukee projektin näkemyksiä.
  3. Perustele huolellisesti, miksi tuotokset tarvitaan.
  4. Varmista oikea ja muodollinen päätöksenteko.
  5. Dokumentoi päätökset kunnolla, jottei asioihin tarvitse enää palata.

Jos et ole valmistautunut keskusteluun projektin laajuuden muuttamisesta tai ko. tilanne pääsee yllättämään sinut, ota itsellesi aina aikalisä.

Teknologia- ja mediamurros projektihallinnassa

Yleisellä teknologia- ja mediamurroksella on ollut projektihallinnan alueelle paljon annettavaa ja uudet mahdollisuudet on otettu ilolla vastaan.  Taakse on jäämässä aika, jolloin PowerPointin ja Excelin virtuoosimainen käyttö erotti tosi projektiosaajat harrastelijoista. Kehitys on ollut valtavaa ja sen hedelmät ovat tulleet kaikkien ulottuville. Suunta on kohti integroituja projektihallinnan kokonaisratkaisuja, jotka mukautuvat erilaisiin tarpeisiin ja jotka ovat kustannustehokkaasti käytettävissä verkon ylitse palveluna.

Alla viisi kohtaa, joiden takia muutokseen kannattaa pyrkiä:

  1. Viestinnän helppous
    Projektitiimin viestintä ei koskaan ole ollut näin nopeaa ja läpinäkyvää. Projektissa toimimisen vaivattomuus, tekemisen tarkkuus ja viestinnän määrä ovat nousseet aivan uudelle tasolle. Tarjolla on ratkaisuja, joilla projektitiimin osaaminen ja yhteistyö hitsataan yhteen ja lopputulos on aidosti enemmän kuin osiensa summa.
  2. Toiminnan läpinäkyvyys ja pienentyneet riskit
    Projektitiimi voi keskittyä projektin lopputuloksen saavuttamiseen. Yhtään projektidokumenttia, välitulosta, raporttia tms. ei tarvitse tuottaa paperimuodossa. Projektin tilannekuva, aikataulu, kustannukset, riskit ym. ovat nähtävissä kullekin projektissa toimivalle roolille tosiaikaisesti ja poikkeamiin voidaan puuttua välittömästi.
  3. Oleellisen tiedon saavutettavuus
    Tietoja voidaan versioida ja tallettaa vaivattomasti kaikkien ulottuville. Tarvittaessa muutoksista lähtee automaattisesti tieto kaikille niille, joita ne koskettavat. Painopiste on muuttunut tiedon pyytämisestä ja saamisesta siihen, että merkityksellinen tieto on kaikkien saavutettavissa ja käytettävissä. Projektitiimien toiminta ei ole enää sidottuja paikkaan tai aikaan.
  4. Riippumattomuus teknisistä ratkaisuista
    Pelkkä selain riittää. Ohjelmistokehittäjällä, suunnittelijalla, graafikolla, johtajalla jne. on erilaiset vaatimukset tekniselle toimintaympäristölleen. Projektitiimin jäsenet pystyvät kukin käyttämään omaan henkilökohtaiseen työhönsä parhaiten sopivaa ympäristöä ilman, että projektissa toimiminen asettaa sille reunaehtoja.
  5. Turvallisuus
    Luottamuksellisen projektitiedon joutuminen vääriin käsiin tai tiedon häviäminen saattaa johtaa katastrofiin. Tietojen ylläpitäminen keskitetyssä ja varmistetussa paikassa, johon on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä, on yksinkertaisempaa ja riskittömämpää kuin työasemissa tai tiedostopalvelimella.

Palkintona on se, että projektit voidaan toteuttaa lyhyemmässä ajassa, vähemmällä henkilö- ja työmäärällä, pienemmin riskein ja edullisemmin. Toiminta on läpinäkyvää, projektisyklit nopeutuvat ja kriittiset resurssit ovat tehokkaassa käytössä.

Edellä olevat kohdat liittyvät niihin etuihin, joita on saavutettavissa jo yksittäisen projektin hallinnassa. Tämän ohella merkittäviä etuja saavutetaan uusilla mielenkiinnon alueilla, kuten organisaation resurssien hallinnassa ja salkunhallinnassa, joissa projektin hallinnan tuottamaa yksityiskohtaista tietoa jalostetaan edelleen koko organisaation hyväksi. Näistä enemmän tulevissa blogikirjoituksissa.