projektijohtaminen – Projektipomo

Projektin päättämisen vinkit

Projekti on väliaikainen työponnistus määritellyn lopputuloksen aikaansaamiseksi. Kun lopputulos on saatu aikaiseksi, projekti päätetään ja projektia ei enää ole. Väliaikaisuus on niin tärkeä projektia määrittävä piirre, että projektin päättäminen pitäisi olla projektijohtamisen tavoitteena aivan projektin alusta lähtien.

Mahdollisia syitä projektin päättämisen epäonnistumiselle

Projektin päättäminen voi epäonnistua tai venyä tarpeettoman pitkälle erilaisista syistä johtuen:

Projektille kaadetaan lisää vaatimuksia toteutettavaksi, laajuus paisuu organisaation investointiprosessin ohi.
Projektin päätöspisteitä ei ole sidottu kalenteriin, aikataulu pääsee valumaan eteenpäin, kun päätöksentekijöiltä ei saada hyväksyntää lopputuloksille, muutoksille ja työn jatkamiselle.
Projektin lopputuloksia ”kiillotetaan”, vaikka ne ovat jo riittävän valmiita käyttöönotettaviksi.
Projektiin osallistuvien henkilöiden ja organisaatioiden kiinnostus laimenee ja sitoutuminen heikkenee. Sitoutumisen laimeneminen näkyy resurssien saatavuudessa, kun projektin tarvitsemat resurssit priorisoidaan muualle.
Jos lopputuotteen hyväksyntä jää kokonaisuudessaan projektin loppuun, saattaa hyväksynnästä muodostua suuri kertapäätös, johon ei uskalleta sitoutua. Projektilta saatetaan vaatia lisää varmistuksia ja tarkastuksia lopputuotteiden kelpoisuudesta.
Projektin lopputulosten siirto ylläpitoon ja käyttävän organisaation vastuulle laiminlyödään tai aloitetaan liian myöhään. Pahimmassa tapauksessa lopputulosten hyödyntäminen epäonnistuu, jos tulosten käyttöönotto jää vaillinaiseksi.

Kaikki yllä esitetyt syyt voivat viivästyttää projektin päättämistä, jolloin projektin työmäärä, aikataulu ja kustannukset kasvavat. Aikataulun viivästymisen vuoksi projektilta odotettujen hyötyjen saaminen viivästyy. Resurssit eivät vapaudu uusiin alkaviin projekteihin, jolloin myös seuraavat projektit viivästyvät.

Päättämisen lähtökohtana selkeät tavoitteet

Projektin päätökseen saamisen lähtökohtana ovat tarkat ja selkeät projektin tavoitteiden ja lopputulosten määrittelyt. Projektin päättämisen kriteeristö on helppo määritellä, kun ymmärretään, mitä pitää saada aikaiseksi. Työvälineitä tavoitteiden ja lopputulosten kirkastamiseen ovat esimerkiksi: Sidosryhmäanalyysi ja vaatimusmäärittely sekä lopputuotteen ositus.

Projektin päättäminen aloitetaan ajoissa. Lopputuloksia hyväksytetään käyttäjillä ja vastaanottavalla organisaatiolla projektin elinkaaren aikana heti kun niitä syntyy. Osatulosten hyväksyntään liittyvät katselmoinnit ja päätöspisteet, varataan kalenteriin ajoissa, jotteivat ne lähde siirtymään eteenpäin vastuullisten päätöstentekijöiden kalenterien täyttymisen mukana.

Iteratiivinen työsuunnitelma auttaa siinä, ettei projektin lopputuloksia jäädä hieromaan liikaa vaan välituloksia arvioidaan, testataan ja katselmoidaan usein. Kun laatutaso on riittävä, tulos hyväksytään. Muistetaan, että paras on hyvän vihollinen.

Projektin johtaminen tuottaa useita hyödyllisiä tietoja ja oppeja tulevia projekteja varten. Opitut asiat, riskit, toteutuksen aikana hyväksytyt muutokset ja muut projektin johtamiseen liittyvät kokemukset kerätään projektin toteutuksen aikana projektin johtamisen lokeihin. Jos kokemusten kerääminen jää projektin loppuun, ovat ne ehkä jo unohtuneet tai niitä ei jakseta dokumentoida.

Projektin lopputulosten siirto käyttävälle ja ylläpitävälle organisaatiolle aloitetaan aikaisin. Jo projektin alussa viestitään ylläpito-organisaatiolle tulevista vastuista. Tarvittavat ylläpidon ohjeistot, koulutukset ja osaamisen siirto valmistellaan aikaisin.

Projektin päätösvaihe

Hyvin valmisteltu, toteutuksen aikainen päättäminen jättää projektin päätösvaiheeseen projektin virallisen päättämisen tehtävät:

Varmistetaan että projektin tuottama dokumentaatio on päivitetty, jaeltu ja arkistoitu.
Projektin lopputulokset ovat virallisesti siirretty käyttävälle organisaatiolle ja ylläpitovastuut on sovittu.
Tarkastetaan, mitkä tehtävät vielä tehdään projektissa ja mitkä työt jäävät ylläpidon vastuulle.
Muistetaan sulkea projekti tietojärjestelmissä ja päätetään hankintasopimukset, jotta projektiin ei vahingossakaan voida enää tuoda kustannuksia.
Päivitetään opitut asiat, riskiloki, muutosloki ja muut projektijohtamisen dokumentit ajan tasalle
Koostetaan projektin loppuraportti suunnitelmista ja projektijohtamisen dokumentaatiosta

Päätöskokous

Projektin päätöskokous muodostaa jämäkän päätöspisteen projektille. Päätöskokouksessa katselmoidaan vielä projektin lopputulokset ja arvioidaan projektissa yhdessä kuljettu matka: Eteneminen, kohokohdat, onnistumiset, oivallukset ja haasteet.

Vähänkin isommissa projekteissa voidaan vielä organisoida päätöspeijaiset, jossa on tilaisuus juhlistaa yhdessä saavutettuja tuloksia ja henkisesti irrottautua projektista. Kannattaa kuitenkin miettiä, onko yhteiselle juhlimiselle enemmän tarvetta projektin alkuvaiheessa kuin projektin lopussa. Yhteishengen luonti ja henkilöiden verkostoituminen alkuvaiheessa on arvokkaampaa, kuin lopussa, jolloin projektiin osallistuneilla pitäisi jo olla katse seuraavissa projekteissa.

Projektijohtaminen etänä – Millaisia hyviä käytäntöjä voimme löytää etätyön johtamiseen projekteissa?

Poikkeusolot pakottavat keksimään luovia tapoja tehdä ja johtaa työtä. Onneksi etätyö on monelle meistä jo tullut tutuksi. Etäkokoukset, jaetut tallennustilat, jaetut dokumentit ja muut etätyötä mahdollistavat välineistöt ovat arkipäivää myös toimistoympäristössä.

Projektijohtamisen ohjelmistot sisältävät paljon viestinnän tukemiseen liittyviä toimintoja, joiden avulla yhteinen tekeminen saadaan näkyväksi kaikille projektiryhmän jäsenille ja myös johdolle.

Etätyön johtaminen ei kuitenkaan välttämättä ole meille yhtä tuttua, sillä tilannetta, jossa lähes kaikki työntekijät työskentelevät etänä, ei ole aiemmin ollut. Nyt koronavirus (COVID-19) epidemian aikaansaamat suojaustoimenpiteet ovat pakottaneet hyvin monet meistä tekemään töitä kotoa tai muusta etäpisteestä.

1. Miten ohjaat ja valvot työn etenemistä?

Toimistoympäristössä, kun asiantuntijat ovat tavoitettavissa kasvokkain, voit piipahtaa kysäisemään työn tilanteesta. Voit olla läsnä ja saavutettavissa kysymyksille. Etätyötilanteessa on viestinnälle enemmän kynnyksiä. Soitanko, lähetänkö sähköpostia, otanko yhteyttä pikaviestillä? Kommunikoinko yksittäisten henkilöiden kanssa, vai kutsunko samaan kokoukseen useampia kerralla?

Varmista että saat projektissa käyttöön yhteiset työnohjauksen välineet, joiden avulla projektiryhmä voi viestiä tehtävät ja valmistumiset. Käyttöliittyminä voivat toimia Kanban taulut ja janakaaviot. Ryhmän jäsenillä pitää olla selkeä näkymä omiin töihinsä ja mahdollisuus kirjata tehtävien toteutumat ja toteutuneet työmäärät jaetun välineen kautta. Näin muodostuu yhteinen projektin tilannekuva, joka kyetään jakamaan tosiaikaisesti projektiryhmälle.

2. Miten varmistan tiimin jäsenten motivaation?

Etätyöskentelyssä asiantuntijoiden saattaa olla vaikeampi keskittyä oikeisiin asioihin. Työympäristön häiritsevät tekijät esimerkiksi kotona ovat erilaisia kuin toimistolla. Päivittäinen työrytmi saattaa muuttua, esimerkiksi jos on kiusaus käyttää valoisaa aikaa ulkoiluun ja ajoittaa työtunnit iltaan.

Toisaalta vaarana on, että työt ovat koko ajan läsnä ja töiden lopettaminen ei onnistu, vaan töiden ”syrjässä” roikutaan pitkälle iltaan. Harrastukset, ulkoilu ja omasta hyvinvoinnista huolehtiminen kärsii. Silloin etätyöntekijät väsyvät ja kyllästyvät.

Pitkä etätyöjakso vähentää sosiaalisia kontakteja ja kanssakäymistä, joka on olennainen osa toimivaa työyhteisöä.

“All work and no play makes Jack a dull boy”

Sopivien yhteisten rutiinien avulla voidaan koittaa ylläpitää hyvää työrytmiä.

Sopivien yhteisten rutiinien avulla, esimerkiksi järjestämällä yhteisiä projektikokouksia sovitun aikataulun mukaan, voidaan ylläpitää työrytmiä. Samalla varmistetaan, että myös työt etenevät.

Mikään ei estä pitämästä vaikka joka aamu nopeita stand–up kokouksia.

Kannattaa myös kokeilla virtuaalisia kahvitilaisuuksia. Kukin keittää kahvit etäpisteessään ja sitten vain videokokous päälle ja vapaamuotoisempi keskustelu saa alkaa. Tulet huomaamaan, että muukin viestintä paranee.

3. Miten varmistan, että asiantuntijat kommunikoivat keskenään?

Huolehdi että kommunikaatio toimii myös yhteisten kokousten ulkopuolella. Projektiryhmän jäsenillä pitäisi olla mahdollisimman pieni kynnys ottaa yhteyttä työtoveriin, kun tarvitsevat tietoa, apua tai tukea.

Varmista että projektiryhmällä on käytössään kaikki tarpeelliset viestintävälineet: Videokokoukset, puhelut, pikaviestit, sähköpostit, jaetut hakemistot ja dokumentit. Varmista myös, että kaikki käynnistävät aamulla viestintäohjelmistot ja osaavat niitä käyttää.

Jos huomaat vaillinaista kommunikointia, kutsu kokoukset itse kokoon. Ohjaa projektiryhmän jäseniä muodostamaan kokoustamiselle agenda ja tekemisen muoto. Ohjaa käyttämään yhteisiä, jaettuja dokumentteja silloin kun niiden avulla voidaan tehostaa yhteistä tekemistä.

Muista myös hyödyntää vinkkejä, joita esitin aiemmassa blogissani ”Läsnä etänä”.

4. Jos se ei ole rikki, korjaa se.

Mikään menetelmä ei ole niin hyvä ja hieno, etteikö sitä voisi parantaa. Kun olet sitä mieltä, että johtaminen toimii, ota hetki aikaa ja mieti miten sitä voisi parantaa. Järjestä yhteisiä kokouksia, joissa projektiryhmä pohtii yhdessä omia käytäntöjään ja miettii parannuksia.

Uusi – ja samalla perinteikäs – Proha aloittaa toimintansa

Dovre Groupin projektihallinnan konsultointi- ja ohjelmistoliiketoiminta yhtiöitetään emoyhtiöstä uudeksi itsenäiseksi Proha-nimiseksi yhtiöksi. Yhtiöittäminen pakottaa meidät tarkentamaan missiomme ja visiomme sekä miettimään millaisen kuvan luomme itsestämme markkinoilla.

Meidän missiomme on auttaa asiakkaitamme onnistumaan projekteissaan. Tätä teemme kolmella tavalla:

Autamme projektijohtamisen käytäntöjen ja toimintatapojen kehittämisessä
Valmennamme ja koulutamme henkilöstölle projektijohtamisen parhaita käytäntöjä
Tarjoamme projektijohtamisen tueksi tietojärjestelmiä

Mistä uuden Prohan osaaminen koostuu?

Tähän voisi vastata kuin häihin valmistautuvalle morsiamelle: Tarvitaan jotain vanhaa, jotain uutta, jotain lainattua ja jotain sinistä.

Jotain vanhaa…

Kokemus ja osaaminen on työntekijöissä. Työntekijät eivät ole ”resurssipooli” tai ”henkilöstö”, vaan ammattilaiset, joilla on toisiaan täydentävät taidot, ja jotka ovat oppineet toimimaan yhdessä. Heidän osaamisensa ja kokemuksensa on perusta yrityksen erinomaisuudelle. Pitkä työura projektihallinnan alalla on opettanut meidät näkemään eri toimialojen vaatimukset ja erityispiirteet. Kokemusta ja osaamista hankitaan päivittäin ottamalla haasteita vastaan, tutkimalla ja tekemällä.

Jotain uutta…

Tuotteet ja palvelut – se kova ydin, josta niin mielellämme puhumme! Oman tuotekehitysyksikkömme voimin kehitämme uusia ohjelmistoja niihin tarpeisiin, joita tunnistamme asiakasyrityksissämme. Ohjelmistotuotteemme tunnetaan suorituskyvystään, toimintojen sopivuudesta ja modernista teknologiastaan.

Jotain lainattua…

Omaa osaamistamme laajennamme hyvillä, pitkäaikaisilla kumppanuuksilla. Aina ei kannata itse kehittää kaikkea, vaan kyky auttaa asiakkaita menestymään on myös sitä, että osaa sovittaa olemassa olevia ratkaisuja ja välineitä erilaisiin tarpeisiin. Microsoft suurena pilviteknologioiden tuottajana tarjoaa välineitä ja arkkitehtuureja erinomaisten projektihallinnan ratkaisujen toteuttamiseen. Safran Software Solutions kehittää ratkaisuja suurten investointiprojektien hallintaan.

Jotain sinistä…

Olemme suomalainen yhtiö. Geeniperimäämme on suomalainen tekemisen meininki. Uskomme että ongelmat on tehty ratkottaviksi. Nyt itsenäisenä yhtiönä meillä on mahdollisuus entistä paremmin keskittyä asiakkaidemme projektijohtamisen kehittämiseen.

Pari perusasiaa työmäärien arvioinnista

Työmäärän arviointi on aina haastavaa. Emme edes tykkää antaa arvioita, sillä ne harvoin osuvat aivan oikeaan. Emme halua luvata sellaista, joka tuskin toteutuu. Helpompaa olisi vain alkaa tekemään ja laskea toteutuneet työtunnit jälkikäteen. Eikö arviointiin käytettävä aika olisi parempi hyödyntää oikeaan lopputulosten tekemiseen?

Tiedä mitä arvioit

Työmäärien arviointi on osa työn sisällön ja työtavan suunnittelua. Kun täsmennetään mitä tehdään ja miten se tehdään, on helpompi antaa realistinen työmääräarvio. Jos työmääräarviota ei kyetä määrittelemään, se tarkoittaa samalla myös, ettei tiedetä työn sisältöä ja työtapaa.

Jos projektia lähdetään tekemään ilman, että on selkeää kuvaa mitä pitäisi saada aikaiseksi, miten ja paljonko se vaatii työtä, on jo vaaran merkit ilmassa.

Jos työtapoja, ratkaisutapoja tai lopputuloksen sisältöä ei vielä kyetä määrittelemään niin tarkasti että toteutuksen työmäärä voitaisiin arvioida, toteutukseen pitää soveltaa iteratiivista mallia. Pitää tehdä suunnitelma siitä miten avoimet asiat saadaan ratkaistua ja lopputuloksen sisältö täsmennettyä. Tälle täsmentämistyölle sitten määritellään tavoitteet, lopputulokset, työsuunnitelma ja työmääräarvio. Täsmentämistyön lopputuloksiin kuuluvat tarkennettu suunnitelma jatkosta ja sen työmäärän arvio.

Vältä varmuusvaroja arvioissa, älä pelkää työmääräarvion ylittymistä

Paljonko työmatkasi kestää aamuisin? Uskon että usein toistetulle työlle on olemassa hyvä statistiikka. Jos normaalina päivänä automatka toimistolle kestää tunnin, paljonko voit kiriä aikataulua normaalista suorituksesta, jos haluat kiirehtiä työn suoritusta? Kaunis hiljainen kesäaamu, alla huollettu, tankattu auto, ei ruuhkaa, kaasujalka herkässä… Toisaalta mikä on huono skenaario? Syksyn ensimmäinen räntäsade ja ruuhkat. Mitä jos reitille sattuu kolari? Entä jos auto hajoaa, rengas puhkeaa tai moottori keittää?

Työmäärien käyttäytymiselle on tyypillistä, että normaalista suorituksesta työmäärää on vaikea kiriä kovin paljon pienemmäksi, vaikka välineet ja olosuhteet luotaisiinkin otollisiksi. Sen sijaan työssä esiin tulevat ongelmat voivat helposti moninkertaistaa työmäärän. Jos haluat kasvattaa varmuutta, että työ saadaan valmiiksi annetussa työmääräarviossa, pitää arviota kasvattaa suhteellisesti paljon normaalista suorituksesta. Kun teet työmääräarvioita projektin tehtäville, arvioi siis realistisesti. Arvion ei tarvitse pitää paikkaansa 90% tapauksia, sillä silloin arvioon jouduttaisiin sisällyttämään liikaa varmuusvaraa erilaisten mahdollisten ongelmien varalle. Ole armollinen ja arvioi tehtävien työmäärä niin että tilastollisesti työ saadaan 50% todennäköisyydellä tehtyä annetun arvion sisällä eli siis 50% todennäköisyydellä työ tulee ylittämään arvion.

Ole huolellinen äläkä arvioi ali

On olemassa ihmisiin sisään rakennettuja mekanismeja, joiden vaikutuksesta henkilöt arvioivat erityisesti omien töidensä työmäärät alakanttiin. Tämä johtuu monesta asiasta, kuten:

Ihmiset yliarvioivat aiemmin aikaansaatujen tulosten uudelleenkäytettävyyttä. Tämä näkyy erityisesti dokumenttien laadinnassa ja ohjelmoinnissa. Ajatellaan että voidaan kopioida aiemmin tehtyjä tuloksia. Ei tarpeeksi huomioida käsillä olevan tehtävän ainutlaatuisuutta ja erityispiirteiden vaatimuksia.
Jos arviointi tehdään huolimattomasti, unohdetaan asioita, kuten valmistelua, dokumentointia, viestintää jne.
Omaan ajankäyttöä arvioidaan helposti optimistisesti. Työpäivällä on rajat ja jos kalenteri on jo täynnä tekemistä, on sieltä vaikea saada aikaa uusille töille.
Joskus saatetaan myös haluta antaa kuva, että työ kyetään tekemään tehokkaasti ja siksi arvioidaan työmäärät liian pieniksi.

Lisää varmuusvara työsuunnitelmaan ylemmällä tasolla

Kriittisen realistisesti tehtyyn työsuunnitelmaan kannattaa lisätä varmuusvaraa hallitusti ja tietoisesti projektisuunnitelman ylemmillä tasoilla. Tämä tarkoittaa varautumista sekä aikataulu, että työmääräylityksiin. Varautuminen vaatii toimivaa muutostenhallintaa ja riskienhallintaa projektin toteutuksen aikana. Jos työmäärät ovat vaarassa ylittyä esimerkiksi riskien toteutumisen seurauksena, on laitettava varasuunnitelmat toimeen. Samoin jos muutoksia hyväksytään, arvioidaan ja lisätään suunnitelmaan niiden vaatimat työmäärät myös.

Seuraa aikataulua ja työmääriä

Työmäärien arviointi on osa projektin suunnittelua ja töiden aikataulutusta. Hyödynnä hyvää suunnitelmaa toteutuksen ohjauksessa ja reagoi tarvittaessa. Projektin suunnittelu antaa ymmärryksen siitä, miten työt tullaan tekemään. Kyse on kuitenkin vain suunnitelmista ja arvioista, joita voidaan tarkentaa ja muuttaa kun toteutuksen aikana havaitaan poikkeamia.

Kun vertaat toteutuneita työmääriä suunniteltuihin, saat kokemusta ja ymmärrystä tulevia projekteja varten.

Rosvo-Roopen oppitunti sitouttamisesta

Monia kokenut merirosvo Rosvo-Roope vei paitansa pestäväksi neidolle, joka pesi paidan ja vielä ompeli napinkin kiinni. Tämä olikin niin vahva kokemus, että neito rakastui Rosvo-Roopeen.

”Ei tiennyt impi Oolannin kuink’ oli laitansa,
kun Rosvo-Roope pestäväks vei hälle paitansa.
Yks nappi oli irti, hän ompeli sen kiin.
Ja samalla hän ompeli myös sydämensä siin.”

Tämä on klassinen esimerkki sitouttamisesta. Projektipäällikön on hyvä muistaa, että ihmiset sitoutuvat osallistumalla. Projektipäällikkö voi suunnitella projektin itse, ja esittää sitten suunnitelman muille projektiin osallistuville. Näin on kuitenkin vaikea saada muita sitoutumaan projektiin. Toisen ajatusten ymmärtäminen ei aina ole itsestään selvää, vaikka ajatukset olisi kuvattu projektisuunnitelman muotoon ja kommunikoitu selkeästi projektin käynnistystilaisuudessa. Ymmärtäminen tapahtuu paremmin itse tekemällä, osallistumalla suunnitteluun.

Ihmisillä on tarve päästä vaikuttamaan, ”painamaan oma sormenjälkensä”, suunnitelmiin. Kun on itse ollut mukana suunnittelemassa, myös omistaa suunnitelman ja on siihen sitoutunut. Osittain itse tehtyä suunnitelmaa noudatetaan hanakammin kuin toisen laatimaa. Omaa suunnitelmaa osataan ja uskalletaan myös tarvittaessa tarkentaa ja muuttaa.

Rosvo-Roope pyysi Oolannin immeltä asiantuntija-apua asusteisiinsa liittyvässä haasteessa. Samoin projektipäälliköllä on eri alojen asiantuntijoita tukenaan ja hänen on saatava heidän asiantuntemuksensa mukaan projektin suunnitteluun ja toteutukseen liittyvissä haasteissa.

Projektipäällikön tehtävä on organisoida suunnittelu ja toteutus niin, että projektiin osallistuvat henkilöt asetetaan tilanteeseen, jossa heidän on osallistuttava, vaikutettava omalla asiantuntemuksellaan toteutustapoihin ja törmäytettävä ajatuksiaan muiden kanssa. Projektiin osallistuvien on itse mietittävä projektin tavoitteet ja tekemisen malli läpi. He ymmärtävät projektin paremmin itse sen mietittyään. Ja samalla ”ompelevat sydämensä” kiinni projektin tavoitteisiin.

”Sai Roope viimein palkkansa, hän on nyt Suomessa.
Jossain jokivarressa lie lossivahtina
Hän lesken eessä nöyrtyi ja joutui naimisiin,
ja sillä lailla Rosvo-Roope hiljaa hirtettiin.”

Projektipäällikön tulee kuitenkin välttää Rosvo-Roopen loppu sivuun ajautuneena lossivahtina. Kaikkea valtaa projektin johtamisessa ei saa antaa projektiryhmän jäsenille tai muille projektin osapuolille. Projektipäällikkö on projektiryhmän tuki, ohjaaja ja vastuullinen projektin lopputulosten aikaansaannista. Hänen tulee varmistaa, että projektin tavoitteet ovat realistiset käytettävissä oleviin resursseihin ja aikatauluun nähden.

Rosvo-Roope: Sanat Rafael ”Rafu” Ramstedt (1888-1933) Suomalainen kansansävelmä

Onnistuneen projektin edellytykset

Projektipäällikön ensimmäinen muistisääntö on: Ihmiset tekevät projektissa työt. Merkittävä onnistuminen vaatii hyvät tekijät ja hyvän henkilöjohtamisen. Projektipäällikkö voi onnistua omassa tehtävässään luomalla projektiryhmän kaikille jäsenille edellytykset onnistua heidän omissa töissään.

Miten voit siis projektipäällikkönä saada jokaisen projektiryhmän jäsenen onnistumaan?

1: Varmista, että projektissa on mukana oikeat osaajat

Et tarvitse paljon tekijöitä, vaan juuri oikeat osaajat. Jos et voi valita projektin miehitystä, varmista, että projektiin osallistuvilla henkilöillä on riittävä osaaminen tehtävien hoitamiseen. Projektihenkilöstön osaamisen voi varmistaa sopivalla tehtäväjaolla niin, että kukin tekee omaan osaamiseensa sopivia töitä. Osaamista voidaan myös kasvattaa kouluttamalla sekä pari- tai ryhmätyöskentelyllä.

Oikeiden osaajien saamista auttaa, jos tunnet organisaatiosi henkilöt ja heidän osaamisensa. Verkostoidu, keskustele asiantuntijoiden ja heidän esimiestensä kanssa.

2: Varmista, että tavoitteet ja tehtävät ovat selvillä kaikille

Vähintä, mitä kuka tahansa tarvitsee selviytyäkseen tehtävistä, on, että hänelle kerrotaan, mitä hänen pitää tehdä ja saada aikaiseksi. Selvitä siis yhdessä projektiryhmän jäsenten kanssa, mitä projektissa oikeastaan tavoitellaan ja mitä töitä kunkin tulee tehdä, jotta yhteinen tavoite saavutetaan. Varmista, että jokaisella henkilöllä on oman roolin lisäksi selvillä seuraavan viikon tehtävät.

Suunnittelu ja tehtävien tarkentaminen viikoittain on jatkuvaa viestintää vaativaa työtä. Työnjohtaminen voidaan tehdä käytännössä monella vaihtoehtoisella tavalla. Pyri kuitenkin aina henkilökohtaiseen kanssakäymiseen yhdessä tekemällä, kokouksissa tai matkustamalla työmaalle. Jos kerrot sähköpostilla henkilölle tehtävän, voitko olla varma, että hän ymmärtää työn sisällön? Odotatko, että hän myös pyytää tarvittaessa tarkennuksia sähköpostilla?

3: Varmista, että projektiryhmän jäsenet ovat motivoituneita tekemään työnsä

Seuraa heikkoja signaaleja, kuten äänenpainoja kahvipöytäkeskusteluissa, keskusteluaktiivisuutta ja ratkaisuhakuisuutta kokouksissa, työhön ryhtymisen aktiivisuutta, ongelmien esiintuomista. Vahvempia signaaleja henkilöiden motivaatiosta ovat esimerkiksi: kokouksista myöhästely tai poissaolot, työtehtävien laiminlyönti, ”hälläväliä meininki” tai toisten projektiryhmäläisten syyttely. Näiden signaalien avulla on mahdollista saada tietoa projektiryhmän motivaatiosta ja innokkuudesta.

Motivaatiota voit parantaa esimerkiksi tarkentamalla töitä ja projektin tehtävänantoa tai korostamalla projektin avulla tavoiteltavien hyötyjen merkitystä. Älä myöskään väheksy yhteisten tilaisuuksien merkitystä; asiantuntijat kaipaavat palautetta paitsi esimieheltään niin myös vertaisiltaan. Kerää siis projektiryhmä yhteen tai pienryhmiin ja anna heidän arvioida tuloksia ja tehtäviä. Ulkopuolisten palaute projektiryhmälle ja projektiryhmän jäsenille on myös voimakas motivaattori. Keskustele projektin asiakkaan, omistajan ja muiden sidosryhmien kanssa ja tuo palaute projektiryhmälle.

4: Varmista, että tekijöillä on mahdollisuus työnsä tekemiseen

Projektipäällikkö on työnjohtaja, jonka vastuulla on varmistaa, että tekijöillä on työvälineet, työolosuhteet ja aikataulu niin, että heidän vastuulle annettujen töiden tekeminen on mahdollista. Usein projekteihin osallistuvat henkilöt tekevät samaan aikaan töitä myös muihin projekteihin tai heillä on vastuita linjaorganisaatiossaan. Taistele projektiryhmälle aikaa ja mahdollisuudet töiden tekemiseen. Voitko saada henkilöiden linjaesimiehet vapauttamaan tekijät linjatehtävistä projektin ajaksi? Voitko saada projektiryhmän samaan tilaan tai toimistoon, jotta viestintä paranisi ja ryhmätyö ja parityöskentely mahdollistuisivat? Ovatko työvälineet kunnossa ja osaavatko tekijät käyttää niitä?

Mallikas projektin muutoshallinta on kaikkien osapuolien etu

Muutos tarkoittaa projektissa mitä tahansa muutosta projektin suunniteltuihin tuotoksiin. Muutokset aiheuttavat toteutuessaan usein kasvavan työmäärän sekä uhkaavat projektin budjettia ja aikataulua. Projektipäällikön pitää osata tasapainoilla muutoshallinnassa projektin aikataulun, käytettävissä olevien resurssien, budjetin ja asiakastyytyväisyyden välillä.

Muutoshallinnan käytännöt

Muutoshallinnan käytännöt kuvataan projektisuunnitelmassa tai erillisessä suunnitelmassa. Muutoslokissa ylläpidetään listaa projektille esitetyistä muutoksista. Ehdotetut muutokset dokumentoidaan muutospyynnöiksi, joiden tarkoitus on kuvata ja arvioida pyydetty muutos, muutoksen vaikutukset projektiin, määritellä muutoksen toivottu toteutusaikataulu sekä tarjota vaihtoehdot muutoksen toteuttamiselle. Muutoshallintaan liittyvät käytännöt hillitsevät ylettömiä muutoshaluja, mutta näin muutokset tulevat myös analysoitua laadukkaammin ja muutoksen tarpeellisuus harkittua paremmin.

Päätöksenteko

Säntillinen toiminta projektissa edellyttää, ettei kaikkia muutostoiveita toteuteta heti, vaan noudatetaan muutoshallinnan käytäntöjä ja kerätään ehdotuksia muutoslokiin koko projektin ajan. Muutosehdotukset käsitellään ja hyväksytään tai hylätään sovittujen käytäntöjen mukaan yleensä projektin ohjausryhmän kokouksissa säännöllisesti. Projektilla on paremmat onnistumisen edellytykset, kun tehdään läpinäkyvää muutoshallintaa ja päätetään toteutettavista muutoksista yhdessä asiakkaan kanssa.

Suunnitelman päivittäminen ja versiointi

Kun muutokset hyväksytään projektin ohjausryhmässä, projektisuunnitelmaan tehdään tarvittavat muutokset (aikataulu, työmäärät, kustannukset, lopputuotokset) uudelle suunnitelmaversiolle. Näin suunnitelmaan dokumentoidaan, ettei projektia tehdä enää aikaisemman suunnitelman laajuuden mukaisesti. Versiointia käyttämällä jää suunnitelmasta talteen alkuperäinen versio sekä kaikki keskeiset hyväksytyt muutokset projektin ajalta. Versioinnin tuloksena myös projektin onnistumisen arviointi on helppoa projektin päätyttyä.

Projektipäällikön yksi tärkeimmistä tehtävistä on pitää projektin muutokset ja laajuus tiukasti hallinnassa, jotta saavutetaan onnistunut lopputulos, johon asiakas on tyytyväinen.

Onnistunut projekti – hyvä fiilis!

Sain eilen päätökseen yhden pidemmän asiakasprojektin. Tavoitteet saavutettiin ja asiakas oli tyytyväinen tehtyyn työhön ja tuloksiin. Valmistunut projekti oli aikakriittinen eli tuotoksien valmistuminen suunnitellusti oli erityisen tärkeää.

Keskeiset tekijät projektin onnistumisessa olivat:

1. Riittävällä tasolla oleva, selkeä projektisuunnitelma ja realistinen aikataulu

Projektin osapuolilla oli yhteinen suunnitelma ja tiedettiin, mitkä tuotokset olivat välttämättömiä projektin onnistumisen kannalta ja mistä tuotoksista voidaan joustaa, mikäli aika ei riitä niiden toteutukseen. Vastuut olivat yksiselitteiset, ymmärrettiin mitä piti saada aikaiseksi ja tuotosten toteutukseen oli varattu riittävästi aikaa.

2. Kokeneet projekti-ihmiset ja hyvä yhteistyö projektin osapuolien välillä

Projekti oli miehitetty hyvällä kokemuksella. Osapuolet oppivat tuntemaan toisensa hyvin projektin aikana ja yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi tehtiin töitä rakentavassa hengessä. Sovituista aikatauluista pidettiin kiinni kriittisten tehtävien osalta ja osapuolet pyysivät tarvittaessa apua ja tukea oikeilta tahoilta tavoitteiden saavuttamiseksi.

3. Sitoutuneet ihmiset

Projekti asetti tekijöilleen houkuttelevan haasteen, johon tartuttiin. Tekijät olivat sitoutuneita yhteiseen tavoitteeseen ja tuottivat vastuullaan olevat tuotokset aikataulussa. Ongelmatilanteissa pyydettiin apua ja sitä myös tarjottiin etupainotteisesti.

4. Johdon vahva sitoutuminen projektiin ja tehokas päätöksenteko

Johdon sitoutumista projektiin ei tarvinnut kyseenalaistaa projektissa, vaan kaikki tarvittava tuki ja apu olivat saatavilla. Ohjausryhmätyöskentely oli tehokasta ja toimi projektin tarpeen ehdoilla.

5. Riskienhallinta

Projektin esteet pyrittiin eliminoimaan välittömästi, kun ne oli tunnistettu. Tehtiin myös tehokasta riskien vaikutusten minimointia.

6. Rakentava ja avoin kommunikaatio osapuolien kesken

Projektin käytöskoodi oli herrasmiesmäinen ja kommunikaatio osapuolien välillä oli rakentavaa, joka edesauttoi hyvien tulosten syntymistä. Tehtiin yhtä projektia ja tavoiteltiin yhteistä tavoitetta.

Millä eväillä olet onnistunut omissa projekteissasi viime aikoina?