Aikataulu luo projektiin ryhtiä

Parhaimmillaan projektin aikataulu on monipuolinen suunnittelun, seurannan ja kommunikoinnin väline. Aikataulu kuvaa meille, mitä tuloksia projektissa tuotamme ja miten. Se kertoo, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on, kuka työn tekee, milloin työ suoritetaan ja mikä on siihen liittyvä työmäärä. Aikataulu asettaa projektiryhmälle selkeän tavoitteen, jonka saavuttamiseksi tehdään töitä.

Aikataulusuunnittelun avulla saavutetaan seuraavia hyötyjä:

  1. Tekeminen palastellaan hallittaviksi kokonaisuuksiksi
  2. Kaikki tarvittavat tehtävät tunnistetaan ja kuvataan projektin lopputuloksen saavuttamiseksi
  3. Projektin mittakaavasta syntyy realistinen kuva
  4. Projektin tilanteesta syntyy ajantasainen ja selkeä kokonaiskuva
  5. Parempi ennakoitavuus, näkyvyys valmistuviin ja tuleviin tehtäviin
  6. Parempi resurssien ja työkuormien hallinta
  7. Tehokkuus ja motivaatio paranevat selkeillä tavoitteilla
  8. Näkyvyys tehtävien riippuvuuksiin ja niiden vaikutuksiin
  9. Projektit valmistuvat paremmin aikataulussa ja budjetissa
  10. Parempi valmius arvioida ja käsitellä muutoksia

Yksi käytetyimmistä aikataulun visualisointivälineistä on Gantt-kaavio, joka kehitettiin jo sata vuotta sitten. Säännöllisesti ylläpidettynä aikataulu kertoo, mitä tuloksia on saavutettu, mitä on työn alla ja mitä tehdään seuraavaksi (promises vs. performance). Se kertoo, olemmeko onnistumassa tai jäljessä sovituista tavoitteista.

Projektipäällikön muistikortilla yhteiset toimintatavat käyttöön

Kuinka monta kertaa olet projektipäällikkönä manannut sitä, että projektiisi osallistuville pitää aina uudessa projektissa kerrata toimintatavat? Entä noudattavatko kaikki projektipäälliköt samoja, sovittuja toimintatapoja vai soveltaako jokainen niitä vähän omalla tyylillään?

Hyvissä dokumenttipohjissa on ideaa
Hyvien dokumenttipohjien avulla voidaan projektipäälliköitä opastaa suunnittelemaan ja seuraamaan oikeita asioita.
Valmiit dokumenttipohjat helpottavat projektipäällikön jokapäiväistä johtamista ja viestintää. Tärkeimmät dokumenttipohjat, kuten projektisuunnitelman malli, kannattaa laatia yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa. Kannattaa myös kerätä valmiit mallit lyhyemmistä dokumenteista, esimerkiksi kokousagendoista, kokouskutsuista ja kokousmuistioista talteen projektipäälliköiden saataville. Projektipäälliköt säästävät yllättävän paljon aikaa, kun dokumentteja ei tarvitse kirjoittaa tyhjästä eikä asioita unohdu.

Dokumentteja, joille kannattaa laatia mallit ovat esimerkiksi:
• Aikataulu
• Resurssisuunnitelma
• Lista lopputuloksista ja niiden valmiudesta
• Muutospyyntölomake ja muutosloki
• Yhteystietolista
• Riskiloki, päätösloki
• Agendat, kokousmuistiot, pöytäkirjat

Mahdollisimman paljon samaan välineeseen
Jos käytät ”oikeaa” projektinhallintaohjelmistoa, kuten Microsoft Projectia tai Camako EPM:ää, saat siitä parhaat tehot irti lataamalla mahdollisimman suuren osan projektijohtamisen tiedoista samaan välineeseen. Tehokkuuden parannus syntyy siitä, että ylläpidät aikataulut, resurssisuunnitelmat ja toteumaseurannan kerran ja voit tuottaa samasta tiedosta raportteja eri tarpeisiin: Linjaesimiehille resurssivaraushistogrammin, osapuolille heidän töidensä aikataulun, projektin omistajalle ylätason aikatauluyhteenvedon ja kumulatiivisen tuntitoteuman, tiimin jäsenille työlistat jne.

Lyhyt, takataskussa kulkeva kokoontaitettava Projektipäällikön muistikortti
Toimivat projektiohjauksen dokumenttipohjat ja välineet eivät välttämättä tarvitse raskasta projektityöohjetta tuekseen. Kokemukseni mukaan projektipäälliköitä on vaikea innostaa lukemaan pitkiä käsikirjoja. Lyhyt kokoontaitettava Projektipäällikön muistikortti on osoittautunut usein paremmaksi kuin pitkät manuaalit.

Muistikortti on projektin käyntikortti
Muistikortti kokoaa yhteen projektijohtamisen dokumentit, välineet ja tärkeimmät johtamisen menetelmät. Muistikortti toimii hyvin projektin sisäisenä eri projektijohtamisen asiat yhteen kokoavana dokumenttina ja tarkistuslistana. Se on myös erinomainen esite kumppaneille, asiakkaille ja alihankkijoille yhteisistä toimintatavoista.

Organisaation projektityötapojen esite
Muistikortti täytyy sovittaa organisaation liiketoimintaan. Projektijohtamisessa on samoja piirteitä yli toimialojen ja organisaatioiden, mutta tärkeimmät dokumentit, tehokkaimmat toimintatavat ja tarkastuslistat pitää sovittaa organisaation liiketoiminnan vaatimuksiin ja ympäristöön. Hyvä muistikortti toimii oivallisesti koko organisaation projektityön laadukkuuden esitteenä ja arvojen kuvauksena.

Lataa itsellesi esimerkki muistikortista
Lataa esimerkki projektin muistikortista <täältä>. Projektit ovat jokaisessa organisaatiossa erilaisia. Myös projektin muistikortti kannattaa laatia niin, että se istuu fiksusti organisaation projekteihin ja ohjaa oikeisiin toimintamalleihin.

PP_muistikortti

Miten pidät tehokkaita ja tuloksellisia projektin ohjausryhmän kokouksia?

Venähtääkö organisaatiossanne projektin ohjausryhmän kokoukset suunnitellusta aikataulusta? Huomaat, että kokoukseen meni koko iltapäivä suunnitellun tunnin, parin sijaan? Kaikki projektin ohjausryhmätyöskentelyyn osallistuvat henkilöt ovat yleensä kiireisiä ja heidän päiväaikataulujaan pitää kunnioittaa. Projektipäälliköllä on suuret vaikuttamismahdollisuudet kokouksen kulkuun ja aikatauluun, mutta miten pidät tehokkaita ja tuloksellisia ohjausryhmän kokouksia?

    1. Vakioi
      Vakioi projektin ohjausryhmän asialista ja tuota kokouksiin standardimuotoinen kokousaineisto, jonka rakenne ei muutu. Monissa organisaatioissa ohjausryhmän kokouksen aineistosisältö onkin vakioitu. Näin ohjausryhmätyöskentelyyn osallistuvat saavat saman sisältöisen aineiston jokaisesta projektista. Hyvä kokouskutsu on myös tulevan pöytäkirjan luonnos.
    2. Valmistaudu
      Valmistele ohjausryhmän kokous ja aineistot huolella ennen kokousta. Mikäli odotat ohjausryhmän jäsenen ryhtyvän päätöksen perusteella toimenpiteisiin, keskustele etukäteen hänen kanssaan. Projektipäällikkö esittelee asiat kokouksessa, mutta toimii samalla myös kokouksen sihteerinä. Valmistele aineisto niin, että päätösten kirjaaminen on helppoa. Varaa heti kokouksen jälkeen aika, jossa tuotat kokouksen pöytäkirjan ja lähetä se ohjausryhmän jäsenille samana päivänä. Kokouksesta voi seurata tehtäviä ohjausryhmän jäsenille ja ne on hyvä saada liikkeelle tehokkaasti.
    3. Varmista
      Ennen tärkeää kokousta varmista päätökset etukäteen erikseen jokaisen ohjausryhmän jäsenen kanssa tai vähintään tärkeimpien sponsoreiden tuki. Kun kokouksen vaikeat päätösasiat on keskusteltu etukäteen, kokousaika ei veny ja varmistat toivotun lopputuloksen projektin kannalta.
    4. Pidä fokus
      Ole tarkkana kokouksessa, että keskustellaan vain projektin asioista. Jos päätöksiä ei synny, mieti, tarvitaanko päätös meneillään olevassa kokouksessa vai siirretäänkö se eteenpäin. Näin voit valmistella päätösehdotuksen paremmin seuraavaan kokoukseen tai hoitaa sen kokousten välissä.
    5. Yhteys projektin omistajaan
      Ota yhteyttä ainakin kerran kokousten välillä omistajaan selvittääksesi hänen näkökantansa projektia koskien. On asioita, joita ei kaikkien läsnä ollessa voida käsitellä.

Vuosien varrella olen pitänyt monia projektin ohjausryhmän koulutuksia. Nykyään ihmiset ovat kuitenkin kovin kiireisiä mihinkään koulutuksiin ja parhaat tulokset onkin saavutettu asiakkaan kanssa ohjausryhmätyöskentelyssä niin, että olen osallistunut itse projektien ohjausryhmien työskentelyyn ja olemme hoitaneet em. edellytykset kuntoon.

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Avainsanat: projektin ohjausryhmä, projektin johtoryhmä, projektin ohjaus, onnistunut projekti, hyvät projektikäytännöt