Projektisalkku – Projektipomo

Miten valitsemme järkeviä projekteja toteutukseen?

Projektiehdotuksien arvioinnissa pitää arvioida erilaisia tietoja. Projektipomo on kuvannut näitä tietoja neljällä sanalla: Halu, Hyvyys, Kyky ja Riskit. Seuraavissa kohdissa on päivityksiä näihin asioihin.

Halu

Halu voidaan jakaa vielä tarkemmin osiin, jolloin se sisältää esimerkiksi arvion strategianmukaisuudesta ja näkemyksen projektin toteutettavuudesta.

Strategian tulee siis kuvata halua, mihin organisaation voimavarat pitää kohdistaa. Näin ollen projektien strategianmukaisuuden arvioinnissa on kyse siitä, että kohdennetaan voimavarat sellaisiin projekteihin, jotka vievät organisaatiota strategian osoittamaan suuntaan. Strategianmukaisuuden arvioinnin yleinen malli kulkee läpi neljä vaihetta:

Määritellään organisaation strategiset tavoitteet: Mitkä ovat tärkeimmät kehittämisen painopisteet?
Arvotetaan strategiset tavoitteet suhteessa toisiinsa: Mitkä kehittämisen alueet ovat tärkeimmät? Tämä toteutetaan, jos se vain on mahdollista.
Arvotetaan projektit suhteessa strategisiin tavoitteisiin: Kuinka paljon kukin projekti edesauttaa kunkin strategisen tavoitteen saavuttamista?
Projektin suhteellinen strateginen arvo voidaan laskea, kun tiedetään paljonko projekti tuottaa eri strategisten painopistealueiden hyötyjä. Projektit voidaan järjestää strategianmukaisuuden mukaan, joka kuvaa organisaation strategista halua toteuttaa kyseinen projekti.

Joudumme valitsemaan toteutukseen myös projekteja, joiden kannattavuutta investointina emme kykenekään perustelemaan. Sellaisia ovat esimerkiksi investoinnit turvallisuuteen, lakisääteiset muutokset tai muut liiketoiminnan jatkuvuutta turvaavat investoinnit.

Hyvyys

Jotkin projektiehdotukset ovat parempia kuin toiset kannattavuutensa ja tuottamansa arvon mukaan.

Investoinnin hyvyyttä voidaan arvioida saavutetuilla hyödyillä suhteessa panostuksiin. Hyvyyttä arvioitaessa otetaan myös huomioon vaihtoehtoiset kustannukset, jos projektia ei toteuteta. Näin huomioidaan tarpeelliset ylläpitoinvestoinnit.

Hyvyyden arvioinnissa huomioidaan sekä rahalliset, että ei-rahalliset hyödyt. Ei-rahallisia ovat esimerkiksi sidosryhmien tyytyväisyyteen, ihmisten terveyteen ja hyvinvointiin tai toiminnan tai tuotteiden laatuun liittyvät mittarit, joiden muuntaminen rahallisiksi arvioiksi voi olla haasteellista.

Hyvyyden tyypillisiä taloudellisia mittareita ovat esimerkiksi:

Payback period – Takaisinmaksuaika
ECV – Estimated Commercial Value – Arvioitu kaupallinen hyöty
NPV – Net Present Value – Nettonykyarvo
IRR – Internal Rate of Return – Investoinnin sisäinen korko
ROI – Return On Investment – Sijoitetun pääoman tuotto

Jo käynnissä olevien projektien hyvyyden tulisi olla parempi kuin muuten saman kaltaisten aloittamattomien. Käytännössä kuitenkin hyvin usein kesken olevat projektit saavat automaattisesti korkeamman prioriteetin kuin aloittamattomat.

Kyky

Resurssien saatavuus rajoittaa kykyä toteuttaa projektiehdotuksia. Yleensä projekti–ideoita on enemmän kuin taloudellisia ja henkilöstöresursseja niiden toteutukseen.

Toteutuskyvyn arvioinnissa on huomioitava sekä kuormitus että saatavuus:

Projektien rahoitustarpeen ennustettavuus ja rahoituksen riittävyys
Henkilöresurssien saatavuus vs. projektien yhteenlaskettu kuormitus

Ulkopuolisten resurssien käyttömahdollisuudet
Mahdollisuudet projektien aikataulujen joustavaan muuttamiseen
Projektimallin suorituskyky

Kyvykkyyttä pitää arvioida suhteessa aikaan. Projektien taloudellinen panostus ja resurssien tarve pitää arvioida aikajaksotetusti.

Tasapainotetussa salkussa on erikokoisia projekteja, joiden keskinäiset prioriteetit määritellään Halu- ja Hyvyys-mittarien avulla. Kun prioriteetit ovat selkeät, voidaan resurssikapasiteettitarvetta tasata projektien aikatauluja muuttamalla. Käytännössä hyvin usein kuitenkin kesken olevat projektit saavat korkeamman prioriteetin kuin aloittamattomat. Näin pyritään saamaan keskeneräisten projektien hyödyt realisoitua nopeasti.

Riskit

Suunnitelmien ja arvioiden tieto ei koskaan ole eksaktisti oikeaa. Suunnitelma voi näyttää, että projekti valmistuu vuoden kuluttua huhtikuun kolmas päivä, tai kustannusarvio ennustaa, että projekti saadaan valmiiksi 567 843,63 eurolla. Nämä arviot, mitä todennäköisimmin, eivät pidä paikkaansa. Kysymys onkin, kuinka tarkkoja suunnitelmat ovat sekä kuinka hyvin olosuhteet ja lopputulos voidaan etukäteen arvioida.

Koska lähtökohtaisesti salkunhallinnan tieto on väärää, projektien valinnassa on arvioitava suunnitelmien luotettavuutta. Suunnitelmien arvioita saattaa vääristää lähtötietojen puutteellisuus, projektin toimintaympäristön epävarmat olosuhteet, liiketoimintaympäristön ennustamattomuus, suunnitelmien subjektiivisuus ja arvioihin lisätyt varmuuspuskurit.

Riskejä arvioimalla pyrimme saamaan tietoa arvioiden luotettavuudesta ja lopputuleman hajonnasta. Edellä kuvatun esimerkin huhtikuun 3. päivän valmistumiseen olisi hyvä liittää tieto millä todennäköisyydellä se saavutetaan. Tämä antaisi päätöksentekijöille riittävän kuvan aikataulun epävarmuudesta. Suunnitelma voisi myös sisältää valmistumiselle eri todennäköisyydellä tuotettuja valmistumispäiviä.

Edellä kuvatun tyyppiseen aikataulun ja kustannusten riskiarviointiin on saatavissa riskienhallintaohjelmistoja, jotka käyttävät vaihtoehtojen laskennassa Monte Carlo -menetelmää, kuten vaikka norjalainen Safran Risk tai Safran Project.

Salkun tasapainottamisen näkökulmasta emme voi valita salkkuun ainoastaan pienen riskin projekteja, jotka ovat helposti suunniteltavissa, ja kohtuullisella varmuudella saavuttavat tavoitteensa. Usein strategisten tavoitteiden aikaansaanti vaatii riskin ottamista. Riskitason tulee kuitenkin olla salkkutasolla hallittu, niin että riskiä otetaan tietoisesti.

Prohan salkunhallinnan webinaari pidetään tiistaina 29.11. klo 10–11. Tule mukaan!

Projektipomon blogi

Mitä kaikkea Projektipomo on kirjoittanut salkunhallinnasta?

Projektipomo on käsitellyt projektisalkun hallintaa useita kertoja vuosien saatossa. Näissä kirjoituksissa on valotettu eri näkökulmista kulloinkin siihen aikaan tärkeitä ja keskustelua herättäneitä asioita. Ensimmäinen salkkuun liittyvä kirjoitus on vuodelta 2014. Tähän on hyvä lisätä, että Projektipomo on ollut rakentamassa ensimmäisen kerran projektisalkkujärjestelmää vuonna 1999 eli noin 23 vuotta sitten.

Ihan ensimmäisessä vuoden 2014 kirjoituksessaan ” Projektisalkunhallinta ja tilannekuva ” Projektipomo kuvaa kuinka tärkeää on saada projektisalkun kautta salkusta hyvä tilannekuva. Johtopäätös on, että tilannekuvan saaminen edellyttää kuitenkin hyviä salkunhallinnan välineitä eikä ”exceleillä” pärjää.

Seuraavissa kirjoituksissa syvennetään salkunhallinnan mahdollisuuksia mm. valinnan ja muutoksenhallinnan apuvälineenä. Tämä edellyttää salkun tietojen aktiivista ylläpitoa niin suunnitelman, toteutuman kuin ennusteenkin osalta yhteisessä salkkujärjestelmässä. Päätöksentekoa helpottaa, jos salkun tiedot voidaan muuttaa visuaaliseen muotoon, jossa poikkeamien havainnointi on tehokasta ja johdon huomio voidaan kiinnittää toimenpiteitä vaativiin asioihin.

Joitain eritystapauksia Projektipomo on myös käsitellyt mm. toimitusprojektisalkun piirteitä, sillä tyypillisesti projektisalkunhallinta keskittyy pääosin organisaatioiden sisäisiin it-, tuotekehitys- ja muutoshankkeisiin. Kirjoituksessa korostetaan niiden kohtien merkitystä ja hyvää kommunikaatiota, missä vastuu vaihtuu esimerkiksi myynniltä toteutukselle.

Projektipomo on käsitellyt myös menetelmiä, jolla projektisalkkua hallintaan. Näitä olivat mm. kustannus-hyötyanalyysi, strategisten teemojen käyttö ja pisteytys sekä projektien valintakriteerien yleistys neljään sanaan.

Viime aikoina on Projektipomo palannut juurille, eli kirjoitukset ovat keskittyneet perusasioihin kuten siihen, mikä salkku on ja salkun kustannushallinnan tärkeyteen.

Projektipomon kirjoituksia projektisalkun hallinnasta uusimmasta vanhimpaan. Käykää lukemassa, olkaa hyvä!

10.3.2022 Projektisalkun kustannushallintaa

2.11.2021 Mikä salkku on ja mihin sitä käytetään?

8.10.2020 Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla

3.6.2020 Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Strategiset teemat

16.4.2020 Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Kustannus-hyötyanalyysi

4.10.2017 Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet

23.3.2017 Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

25.8.2016 Pysy mukana muutoksessa – hallitse projektisalkkuasi

27.11.2014 Projektisalkunhallinta ja tilannekuva

Lisäksi on hyvä muistaa, että hyvin toimiva salkkujärjestelmä ei synny itsestään vaan sen suunnitteluun ja rakentamiseen kannattaa käyttää osaavaa kumppania.

Ota yhteyttä, jos olet miettimässä organisaatiosi tarpeisiin projektiesi erityispiirteet huomioivaa projektisalkkujen, projektien ja töiden kustannushallintaratkaisua.

Mikä projektisalkku on ja mihin sitä käytetään?

Projektisalkku on kokoelma projekteja, ohjelmia, osasalkkuja ja toimintoja, joita johdetaan ryhmänä strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. – Projektipomon käännös Projektisalkun määritelmästä PMI:n julkaisusta: ”The Standard for Portfolio Management Fourth Edition”

Projekteja on erilaisia, siksi myös projektisalkkuja on erilaisia. Esimerkiksi toiminnan kehittämiseen tähtäävät projektit, tuotantolaitosten kunnossapito- tai rakentamisprojektit, asiakkaille toteutettavat toimitusprojektit ovat erilaisia ja niiden salkkutason ohjauksessa painottuvat erilaiset asiat.

Aiemmin olen kuvannut projektisalkun valinnan periaatteita kirjoituksessani ”Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla”. Näkökulmasta riippuen, projektisalkku palvelee useita tavoitteita ja sitä voidaan käyttää eri tavoin. Tässä pyrin avaamaan näitä projektisalkun hallinnan erilaisia tavoitteita.

Investointisalkku

Toteutettavaksi valittuihin projekteihin panostetaan rahaa, työtä ja muita resursseja. Projekteilla on tuotto-odotukset ja hyötytavoitteet. Projektit ovat investointien toteutuksia. Siksi projektisalkku on myös investointisalkku, jonka kannattavuutta ja hyötyjä seurataan kokonaisuutena.

Investointisalkku näkökulman toteutuminen edellyttää, että projekteille laaditaan budjetit, työmääräarviot ja riskianalyysit. Näiden toteutumista pitää myös seurata projektikohtaisesti, jotta salkkutason tunnusluvut, kuten takaisinmaksu tai kateprosentti ja toteutuksen ansaitun arvon mittarit voidaan laskea. On hyvä huomata, että erityyppisten projektien mittarit poikkeavat toisistaan. Esimerkiksi toiminnan kehittämisprojektin taloudellisten hyötyjen arviointi voi olla vaikeaa, kun taas vaikkapa toimitusprojektille yksi ilmiselvä mittari on kate.

Strategian toteutuksen väline

Yritystä tai mitä tahansa organisaatiota, voidaan ajatella muuttuvana, kehittyvänä ja kasvavana oliona. Organisaation muutokset toteutetaan projekteina. Strategian avulla kuvataan visio, millaiseksi organisaation halutaan muuttuvan ja polku, miten siihen tavoitellaan. Projektit ovat yksittäisiä askelia strategisten muutosten toteutuksessa.

Strategian toteutuksen edellytyksenä on, että organisaation strategiset tavoitteet on määritelty ja että projekti-ideoiden vaikutus näihin tavoitteisiin kyetään arvioimaan. Projektien valinnassa ja toteutuksen priorisoinnissa on huomioitava, kuinka hyvin toteutukseen valitut projektit tukevat strategisia tavoitteita.

Kapasiteetin tasapainotusvaaka

Organisaation kyky toteuttaa projekteja on rajallinen. Henkilöstön käytettävissä olevat työtunnit, taloudelliset resurssit sekä mahdollisuus käyttää ulkopuolisia resursseja, rajoittavat toteutuskykyä. Rajallisen toteutuskyvyn vuoksi, toteutettavat projektit valitaan huolellisesti ja niiden toteutusaikataulu suunnitellaan, niin ettei toteutuskapasiteetti ylity. Usein toiveita, tarpeita ja hyviäkin investointikohteita on vain liian paljon, jotta ne kaikki voitaisiin toteuttaa, tai ajoittaa niin pian kuin toive olisi.

Projektisalkku toimii tasapainotusvaakana, kun siihen kootaan eri projektien resurssitarpeet ja lisäksi saadaan laskettua organisaation käytössä oleva resurssikapasiteetti suhteessa aikaan. Näin koottu kapasiteetin käyttö verrattuna resurssitarpeisiin, antaa työvälineen toisaalta projektien valintaan ja priorisointiin, mutta myös projektien ajoituksen suunnitteluun.

Kapasiteetin tasapainotus vaatii välineen, joka on kolmen eri roolin yhteinen:

Projektipäälliköt suunnittelevat resurssitarpeensa projektiaikatauluihin tai kuvaavat ne karkeampina resurssipyyntöinä.
Projektien kapasiteettitarve esitetään resurssiesimiehille, jotka vastaavat yksikkönsä resurssien tehokkaasta hyödyntämisestä. He neuvottelevat projektipäälliköiden kanssa ja sopivat projektien resurssikäytöstä.
Näin aikaansaatu kuva esitetään johdolle, joka optimoi salkun priorisoimalla projektien resurssikäytön ja ajoituksen organisaation liiketoiminnan tavoitteiden prioriteettien mukaan.

Tilannekuva

Projektisalkkuun ei ainoastaan kerätä ideoita toteutettavista projekteista. Salkkuun päivittyy myös tilannekuva toteutuksessa olevista projekteista. Tilannekuva kertoo eri projektien elinkaaren tilan, toteutuneet työmäärät, kustannukset, aikataulutilanteen. Tilannenäkymien kautta eskaloidaan projektitasolta johdolle mahdolliset projekteissa kohdatut ongelmat, kuten aikatauluviivästymät, laajuuden muutokset, riskien toteutumiset ym. ongelmatilanteet. Tilannekuvan avulla johto voi reagoida ongelmiin ja ryhtyä tarpeellisin toimin riittävän ajoissa.

Projektisalkun tilannekuvaa ei käytännössä voida ylläpitää erillisenä salkkunäkymänä, tämä vaatisi liikaa käsityötä. Jotta tilannekuva esittää todellisen ja ajantasaisen tilanteen eri projekteista, tulee salkkunäkymän lukea ajantasainen tieto päivitetyistä projektitiedoista. Salkkutason tilannekuvan muodostaminen vaatii käytännössä siis myös toimivat projektien suunnittelun ja seurannan välineet sekä yhteydet salkun ja projektiohjauksen välineiden välillä.

Arkisto

Projektisalkkuun koostuu tietoa suunnitelluista, toteutettavista ja valmistuneista projekteista. Salkun kautta voidaan piirtää kuvaa siitä, mihin ja miten organisaatio on investoinut ja millaisia projekteja se on aikojen saatossa toteuttanut. Miten projektien määrä on muuttunut ajan saatossa ja millaisiin asioihin on haluttu panostaa? Yksittäisen projektin tuomien hyötyjen analyysin lisäksi salkkutasoinen seuranta mahdollistaa strategisten tavoitteiden toteutumisen seurannan. Sen avulla voidaan kertoa tarinaa organisaation muuttumisesta ja oppia tulevaa varten.

Camako EPM versio 6 irtautuu SharePointista

Camako EPM on perustoiminnallisuuksiltaan laaja projektien- ja työnohjauksen järjestelmä. Se on myös muokattava (low-code / no-code) alusta eri sovellusalueiden ratkaisujen helppoon toteutukseen.

Camako EPM on syntynyt ja kasvanut SharePoint alustalla. Nyt sen on aika rikkoa kahleensa ja irtautua SharePointista, kokonaan itsenäiseksi järjestelmäksi.

Aikansa kutakin

Camako EPM:n tuotekehityksen alkuvaiheessa, SharePoint alusta mahdollisti nopean tuotekehityksen ja laajan toiminnallisuuden. SharePoint tarjosi valmiin käyttäjähallinnan, alustan käyttöliittymälle ja lisätoimintoja, kuten dokumenttien hallinnan. Samalla SharePoint kuitenkin myös rajoitti kehittämistä usealla tavalla.

Nyt haluamme kehittää Camako EPM järjestelmää, ilman SharePointin rajoituksia. Haluamme myös taata asiakkaillemme edullisen tavan jatkaa Camako EPM järjestelmän käyttöä, kun Ilmaisen SharePoint Foundationin käyttömahdollisuus poistuu version 2013 myötä. Ilman kolmannen osapuolen lisenssivaatimuksia järjestelmän hinta voidaan pitää kohtuullisena ja ennustettavana.

Haluamme tarjota järjestelmän, joka sisältää laajat perustoiminnallisuudet, mutta myös mukautuu asiakkaidemme muuttuviin tarpeisiin. Joustava, muokattava alusta kasvattaa järjestelmän elinkaarta, koska järjestelmä mukautuu uusiin vaatimuksiin. Se myös mahdollistaa järjestelmän hyödyntämisen muissakin käyttöskenaarioissa, kuin projektien hallinnassa.

SharePointista irrottaminen mahdollistaa modernien teknologioiden hyödyntämisen esimerkiksi käyttöliittymän toteutuksessa. Nyt voidaan hyödyntää modernia JavaScript tekniikkaa käyttöliittymässä. Tämä mahdollistaa dynaamisen, rikkaan käyttökokemuksen.

Dokumenttien hallintaa voidaan edelleen jatkaa SharePointin dokumenttikirjastoissa, mutta SharePointin ohella mikä tahansa muukin dokumenttihallintajärjestelmä voidaan kytkeä joustavasti osaksi Camako ratkaisua.

Tekninen alusta valinnaisesti pilvessä tai maan päällä

Camako EPM 6 voidaan asentaa täysin pilviympäristöön, omaan tekniseen ympäristöön, Prohan tarjoamaan SaaS ympäristöön tai tarpeen mukaan, vaikka hybridiympäristöön, jossa tietovarasto on pilvessä ja sovellus Prohan SaaS ympäristössä.

Asiakas omistaa tietonsa, tietää missä ne ovat talletettuina ja tarvittaessa voi siirtää tietonsa toiseen ympäristöön. Camako EPM, ei ole moniasiakasympäristö, jossa eri käyttäjäorganisaatioiden tiedot sijaitsisivat samassa fyysisessä tietovarastossa. Jokaiselle käyttäjäorganisaatiolle luodaan oma tietovarasto. Käyttävän organisaation kaikki tieto on omassa SQL kannassa, josta se on helposti raportoitavissa, varmistettavissa ja siirrettävissä.

SharePointista irtautuminen on vaatinut käyttäjähallinnan toteutuksen kokonaan uudelleen. Uusi versio kasvattaa tietoturvallisuutta mahdollistamalla useita erilaisia käyttäjien tunnistamisen tapoja.

Perustoiminnallisuus kehittyy, alustan joustavuus säilyy, käytettävyys paranee

Camako EPM:n perustoiminnallisuuksia ovat olleet: Projektisalkku, projektisuunnitelmat, tehtäväaikataulut, tuntien kirjaus myös mobiilissa, aikajaksotettu resurssien kuormitussuunnittelu, suunnitelmien versiointi. Uutena toiminnallisuutena on valmistunut aikajaksotettu kustannusten suunnittelu.

Paketista otettuun ratkaisuun ei kuitenkaan tarvitse tyytyä. Joustava alusta tarjoaa edelleen mahdollisuudet muokata ja laajentaa järjestelmän tietomallia ja liiketoimintalogiikkaa. Muokatun tietomallin päälle rakennetaan käyttöliittymä käyttäen konfiguroitavia taulukko- ja lomakenäkymiä, Gantt-kaavioita, Kanban-taulua ja aikajaksotettuja resurssi ja kustannusnäkymiä.

Käyttöliittymän kieli on käyttäjän itsensä valittavissa. Uusi käyttöliittymä mahdollistaa myös entistä joustavamman datan analysoinnin. Graafisten esitysten vienti Camakosta esimerkiksi Power Pointiin Gantt-kaavioina ja Kanban-tauluina onnistuu.

Tulemme kevään aikana esittelemään Camako EPM 6 versiota webinaareissa.

Projektisalkun valinnan kriteerit neljällä sanalla

Esitän tässä neljä näkökulmaa, jotka tulisi jollain tavalla huomioida projektien valinnassa. Ne voi muotoilla selkeiksi kysymyksiksi:

Halu – Haluammeko me projektia?
Hyvyys – Onko projekti hyvä investointi?
Kyky – Onko meillä kyky toteuttaa projekti?
Riski – Onko meillä riittävä tieto projektin toteutettavuuden arvioimiseksi?

Halu

Strategian tulee kuvata halua, mihin organisaation voimavarat kohdistetaan. Projektien strategianmukaisuuden arvioinnissa on kyse siitä, että kohdennetaan valinnat sellaisiin projekteihin, jotka vievät organisaatiota strategian osoittamaan suuntaan. Eihän kannata panostaa projekteihin, jotka eivät sovi “meidän organisaatiollemme” tai jotka kehittävät toimintaa väärään suuntaan.

Strategianmukaisuuden arvioinnin yleinen malli kulkee läpi neljä vaihetta:

Määritellään organisaation strategiset tavoitteet: Mitä ovat tärkeimmät kehittämisen alueemme?
Arvotetaan strategiset tavoitteet suhteessa toisiinsa: Mitkä kehittämisen alueet ovat tärkeimmät?
Arvotetaan projektit suhteessa strategisiin tavoitteisiin: Kuinka paljon kukin projekti edesauttaa kunkin strategisen tavoitteen saavuttamista?
Projektin suhteellinen strateginen arvo voidaan laskea, kun tiedetään paljonko projekti tuottaa eri strategisten painopistealueiden hyötyjä. Suhteellisen strategisen arvon mukaan projektit voidaan järjestää strategianmukaisuuden mukaan, joka kuvaa organisaation strategista halua toteuttaa kyseinen projekti.

Halu on organisaatiota eteenpäin vievä voima. Siksi joskus valitsemme toteutukseen projekteja, joita kovasti haluamme, vaikka niiden kannattavuutta investointina emme kykenekään perustelemaan. Usein puhutaan myös ns. pakkoprojekteista. Sellaisia ovat esimerkiksi turvallisuusvaatimusten edellytykset, lakisääteiset muutokset tai muut liiketoiminnan jatkuvuutta vaativat investoinnit. Tällaiset pakolliset projektit on kyettävä sopivalla tavalla tunnistamaan strategisiksi projekteiksi.

Hyvyys

Ei kannata toteuttaa huonoja investointeja, jotka vain syövät resurssit, mutta eivät maksa itseään takaisin hyötyinä. Jotkin projektiehdotukset ovat parempia kuin toiset kannattavuutensa ja tuottamansa arvon mukaan.

Investoinnin hyvyyttä voidaan arvioida saavutetuilla hyödyillä suhteessa panostuksiin. Hyvyyttä arvioitaessa otetaan myös huomioon kustannukset, jos projektia ei toteuteta, näin huomioidaan myös tarpeelliset ylläpitoinvestoinnit.

Arvioinnissa huomioidaan sekä rahalliset, että ei rahalliset hyödyt. Ei rahallisia ovat esimerkiksi sidosryhmien tyytyväisyyteen, ihmisten terveyteen ja hyvinvointiin tai toiminnan tai tuotteiden laatuun liittyvät mittarit, joiden muuntaminen rahallisiksi arvioiksi voi olla haasteellista. Usein hyvyyttä kuvataankin sanalla vaikuttavuus.

Hyvyyden tyypillisiä taloudellisia mittareita ovat esimerkiksi:

Payback period – Takaisinmaksuaika
ECV – Estimated Commercial Value – Arvioitu kaupallinen hyöty
NPV – Net Present Value – Nettonykyarvo
IRR – Internal Rate of Return – Investoinnin sisäinen korko
ROI – Return On Investment – Sijoitetun pääoman tuotto

Jo käynnissä olevien projektien hyvyyden tulisi olla parempi kuin muuten saman kaltaisten aloittamattomien. Yllä olevissa mittareissa esimerkiksi ECV, ei ota huomioon jo tehtyjä investointeja, näin se asettaa tavallaan jo aloitetut etusijalle, verrattuna aloittamattomiin.

Kyky

Kuten tiedämme, elämä on onnellista, kun halut ja kyvyt ovat sopivalla tavalla tasapainossa. Resurssien saatavuus rajoittaa kykyä toteuttaa projektiehdotuksia. Yleensä projekti–ideoita on enemmän kuin taloudellisia ja henkilöstöresursseja niiden toteutukseen.

Toteutuskyvyn arvioinnissa huomioitava sekä kuormitus että saatavuus

Projektien rahoitustarpeen ennustettavuus ja rahoituksen riittävyys

Henkilöresurssien saatavuus vs. projektien yhteenlaskettu kuormitus
Ulkopuolisten resurssien käyttömahdollisuudet
Mahdollisuudet projektien aikataulujen joustavaan muuttamiseen
Projektitoimintamallin suorituskyky

Kyvykkyyttä pitää arvioida suhteessa aikaan. Projektien taloudellinen suunnittelu ja resurssien tarve pitää arvioida aikajaksotetusti. Projektien kumulatiivinen resurssitarve arvioidaan myös aikajaksotettuna tarpeena. Tasapainotetussa salkussa on erikokoisia projekteja, joiden keskinäiset prioriteetit määritellään Halu- ja Hyvyys- mittarien avulla. Kun prioriteetit ovat selkeät, voidaan resurssikapasiteettitarvetta tasata projektien aikatauluja muuttamalla.

Riski

Toisen projektin nettonykyarvo on 10% suurempi kuin toisen. Kelpaako tämä tieto päätöksentekoon? Kuinka oikeita tai tarkkoja arviot ovat?

Suunnitelmien ja arvioiden tieto ei koskaan ole eksaktisti oikeaa. Suunnitelma voi näyttää, että projekti valmistuu vuoden kuluttua huhtikuun kolmas päivä, tai kustannusarvio ennustaa, että projekti saadaan valmiiksi 567 843,63 Eurolla. Nämä arviot, mitä todennäköisemmin, eivät pidä paikkaansa. Kysymys onkin, kuinka tarkkoja suunnitelmat ovat. Millä todennäköisyydellä projekti myöhästyy kaksi viikkoa, entä kuinka todennäköistä on, että se viivästyy vuodella? Millä todennäköisyydellä budjetti ylitetään alle 15%, kuinka todennäköistä on, että ylitys onkin 50%?

Koska lähtökohtaisesti salkunhallinnan tieto on aina väärää. Projektien valinnassa on arvioitava suunnitelmien luotettavuutta. Suunnitelmien arvioita saattaa vääristää lähtötietojen puutteellisuus, liiketoimintaympäristön ennustamattomuus, arvioijien subjektiivisuus ja arvioihin lisätyt varmuuspuskurit.

Riskiä arvioimalla pyrimme saamaan tietoa arvioiden luotettavuudesta ja lopputuleman hajonnasta.

Valmisteluvaiheessa riskiä voidaan kuvata riskimittarilla, jonka arvo lasketaan kaikille projekteille samalla tavalla. Sopivia välineitä riskimittarin tekemiseksi on esimerkiksi:

Riskianalyysi määrämuotoisella tavalla tehtynä
Riskiluokan arviointi objektiivisen kysymyslistan avulla
Herkkyysanalyysit

Salkun tasapainottamisen näkökulmasta emme voi valita salkkuun ainoastaan pienen riskin projekteja, jotka ovat helposti suunniteltavissa, ja kohtuullisella varmuudella saavuttavat tavoitteensa. Usein uusien asioiden aikaansaanti vaatii riskin ottamista. Riskitason tulee kuitenkin olla salkkutasolla hallittu, niin että riskiä otetaan tietoisesti.

Välineitä oikeiden hankkeiden valintaan – Strategiset Teemat

Aiemmassa kirjoituksessa syvennyttiin Kustannus-hyöty analyysiin oikeiden hankkeiden valitsemiseksi. Vain harvoin taustalla olevat syyt ja seuraukset sekä toiminnan tavoitteet ovat niin selvät ja niistä on yksimielisyys, että tuotetut numeeriset tiedot antavat riittävän pohjan päätöksenteolle. Tarvitaan myös muuta.

Hankevalinnan ja priorisoinnin tavoitteena on minimoida riskit ja maksimoida toteutuksessa olevien hankkeiden arvo sovituilla kriteereillä. Lisäksi varaudutaan muutokseen, joka ympärillämme väistämättä on.

Hankkeiden arviointi sovittujen teemojen (attribuuttien) mukaan

Sopivien numeeristen tietojen ohella hankevalinnan lähtökohtana tulee olla organisaation toiminnan tavoitteet, eli Strategia. Strategiaan liittyvien teemojen rinnalla voi olla myös sisäisiä ja ulkoisia tavoitteita ja vaatimuksia kuten ympäristö, turvallisuus, osaaminen, työhyvinvointi, lainsäädäntö, viranomaismääräykset ym.

Lista valituista teemoista kootaan ja luokitellaan aina organisaation omista lähtökohdista. Organisaation tavoitteet ja prioriteetit huomioidaan siten, että kullekin teemalle arvioidaan merkittävyys sen mukaan, miten tärkeä teema on organisaation kannalta sekä miten teema on suhteessa toisiin teemoihin.

Esimerkkejä Teemoista, joilla Organisaation hankkeita voidaan arvioida (Merkittävyys asteikolla 1-5)

Kukin yksittäinen hanke arvioidaan sen mukaan, miten julistetut teemat toteutuvat hankkeessa. Hankkeen teemakohtainen pistemäärä lasketaan Merkittävyyden ja Toteutumisen perusteella.

Esimerkki yksittäisen kehityshankkeen teemakohtaisesta pisteytyksestä, eli miten kukin Teema toteutuu hankkeessa (Toteutuminen: 5 – Kriteeri täyttyy, 3 – Kriteeri täyttyy pienin varauksin, 2 – Kriteeri täyttyy osin, 1 – Kriteeri täyttyy pieneltä osin, 0 – Kriteeri ei täyty

Teemakohtaisten pisteiden summana saadaan hankkeelle yksi vertailuluku organisaation kannalta merkityksellisten attribuuttien mukaan määritettynä. Tätä vertailulukua käytetään numeerisen tiedon ohella hankevalinnan tukena.

Esimerkki salkkunäkymästä, jossa hankkeen pisteet esitetään lukuna ja liikennevalona (P-Sarake)

Kustannus-hyöty analyysin tuottama aikajaksotettu tieto ja hankkeiden priorisointi sovittujen kriteereiden mukaan ovat oivia apuneuvoja hankkeiden valintaan. Näiden ohella päätöksentekoon vaikuttavat myös:

Valittavien ja toteutuksessa olevien hankkeiden väliset riippuvuudet. Hanke yksinään ei ehkä ole kannattava, mutta toteutettuna yhdessä muiden siihen liittyvien hankkeiden kanssa on. Kokonaisuuden arvo muodostuu isommaksi, kuin osiensa summa.
Millaisessa suhteessa eri tyyppisiä hankkeita otetaan toteutukseen. Sisäiset kehityshankkeet synnyttävät etuja pitkällä tähtäyksellä, mutta rinnalle tarvitaan myös kannattavia ja välitöntä liikevaihtoa tuovia hankkeita.
Hyväksyttävä riskitaso. Mahdollisuuksien ohella uuteen hankkeeseen liittyy riskejä. Riskien hallinnan menetelmin on mahdollista mallintaa ja arvioida miten mahdollisuudet ja riskit ovat suhteessa tosiinsa ja tuottaa numeerista tietoa riskien toteutumisen todennäköisyydestä.

Hankesalkkujen muutoksenhallinta

Merkittävää atribuuttilähtöisessä tarkastelussa on, että sitä voidaan jatkaa koko projektin elinkaaren ajan. Kun maailma muuttuu ympärillämme, niin myös eri teemojen merkittävyydet väistämättä muuttuvat. Vastaavasti muuttuvat myös toteutuksessa olevien hankkeiden teemakohtaiset pisteet. Näin muutos ympäristössämme saadaan näkyväksi myös hankkeilla. Muuttuneeseen tilanteeseen paremmin sopivia hankkeita voidaan priorisoida verrattuna pisteytyksessä laskeneisiin hankkeisiin.

Myös kustannus-hyöty analyysi seuraa projektia koko sen elinkaaren ajan. Sen tuottama rahamääräinen budjetti toimii hankkeen toteutuksen lähtökohtana. Budjetin toteutumista seurataan ja kustannuksia hallitaan aktiivisesti koko hankkeen keston ajan.

Hankkeiden numeerisen tiedon hallinta, riskienhallinta, hankkeiden muu luokittelu- ja priorisointitieto, hankkeiden hallinta erilaisten portfolioiden kautta sekä muutoksenhallinta edellyttävät tietojärjestelmää, jossa organisaation nykyiset ja tulevat hankkeet ovat mallinnettuna. Tietojärjestelmän tulee myös tukea eri roolien työskentelyä tarkoituksenmukaisin toiminnoin ja ominaisuuksin. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi organisaatiosi hankkeiden valintaan ja hallintaan.

Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet

Projektien salkunhallinnan menetelmien kehitys on vahvasti painottunut tuotekehitysprojektien ja erilaisten organisaation kehitysprojektisalkkujen hallinnointiin. Tästä kertoo erityisesti, miten strategianmukaisuuden ja projektien kustannustehokkuuden arviointi painottuu salkun valinnan menetelmissä. Myös resurssien käyttöä optimoidaan valitsemalla oikeat projektit toteutettaviksi.

Toimitusprojektisalkkujen hallinnoinnissa projektien valinta salkkuun ei olekaan niin olennaista. Yleensä lähtökohtaisesti halutaan toteuttaa kaikki toimeksiannot, jotka myynti kykenee myymään. Haasteina ovat enemmänkin: Saadaanko toimitus tehtyä luvatussa aikataulussa ja riittävätkö resurssit toteutukseen?

Sopivien asiakkuuksien etsiminen ja toimitusprojektien valmisteleminen sopimuksiksi on myyntiorganisaation vastuulla. Voisikin siis sanoa, että myyjät tekevät toimitusprojektien valinnan. Kun projekti on myyty, on muun organisaation pääkipuna pitää luvattu aikataulu, laajuus ja laatu.

Toimitusprojektisalkun hallinta pitää nähdä kahden ”roolin” yhteispelinä: Myynnin ja toimitusorganisaation. Ennen sopimuksen allekirjoitusta projekti on suunniteltava resurssoinnin näkökulmasta riittävällä tarkkuudella ja ennen toimitusprojektin aikataulun lupaamista on tarkastettava toimituskyky.

Kokosin muutamia piirteitä, miten toimitusprojektisalkun hallinta poikkeaa tuotekehitys- ja sisäisten kehitysprojektien salkkujen hallinnasta:

Osa-alue	Tuotekehitys- ja sisäiset kehitysprojektisalkut	Toimitusprojektisalkut
Valinta	Tavoitteena vahva strategiaohjaus. Liikkeenjohdon vastuulla.	Valinta myynnin kyvykkyyden ja markkinoiden imun mukaisesti. Myynnin vastuulla.
Hyötyjen arviointi	Eri tyyppisten hyötyjen vertailu haastavaa. Suuret virhemarginaalit.	Yhteismitalliset mittarit löydettävissä, esim. projektin katelaskelmat. Toistojen kautta arvioiden virhemarginaalit pieniä.
Resurssointi	Pullonkaularesurssien rytmittämä. Aikataulut joustavat.	Resurssihallinnan tavoitteena tasainen kuormitus ja pullonkaularesurssien optimointi. Resurssien jakaminen asiakasprioriteettien mukaan, alihankinnan käyttäminen resurssitasauksessa.
Tärkeimmät onnistumisen avaintekijät	Oikeiden projektien valinta. Johdon sitoutuminen. Avainresurssien kyvykkyys.	Kokemus toimituksista. Onnistuneiden projektien toistettavuus. Resurssien riittävyys, alihankinta.

Osa-alue

Tuotekehitys- ja sisäiset kehitysprojektisalkut

Toimitusprojektisalkut

Valinta

Tavoitteena vahva strategiaohjaus.

Liikkeenjohdon vastuulla.

Valinta myynnin kyvykkyyden ja markkinoiden imun mukaisesti.

Myynnin vastuulla.

Hyötyjen arviointi

Eri tyyppisten hyötyjen vertailu haastavaa.

Suuret virhemarginaalit.

Yhteismitalliset mittarit löydettävissä, esim. projektin katelaskelmat.

Toistojen kautta arvioiden virhemarginaalit pieniä.

Resurssointi

Pullonkaularesurssien rytmittämä.

Aikataulut joustavat.

Resurssihallinnan tavoitteena tasainen kuormitus ja pullonkaularesurssien optimointi.

Resurssien jakaminen asiakasprioriteettien mukaan, alihankinnan käyttäminen resurssitasauksessa.

Tärkeimmät onnistumisen avaintekijät

Oikeiden projektien valinta. Johdon sitoutuminen.

Avainresurssien kyvykkyys.

Kokemus toimituksista. Onnistuneiden projektien toistettavuus.

Resurssien riittävyys, alihankinta.

Toimitusprojektin kate ja kannattavuus syntyvät pitkälti tehokkaan projektijohtamisen tuloksena. Markkinat ja kilpailutilanne rajoittavat hinnoittelua, joten projektijohtamisella on toimitusprojektien kannattavuuteen suuri vaikutus. Salkunhallinnan yksi tavoite onkin seurata toimitusprojektien suunnitelmien pitävyyttä. Aikataulu-, kate- ja laatupoikkeamia on seurattava salkkutasolla ja korjauksia on tehtävä myynti- ja toimitusprosessiin niin, että virheistä opitaan tulevissa toimituksissa.

Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

Projektipomo on huomannut asiakkailla liikkuessaan, että vaikka yksittäisten projektien suunnitelmat ja tilannekuva organisaatiossa on usein hyvällä tolalla, niin projektisalkun hallinnassa on vielä parantamisen varaa. On erilaisia, hienojakin Excel-toteutuksia, joilla salkkuja hallitaan, mutta tiedon ylläpitäminen on haastellista ja aikaavievää eikä taulukkoihin välttämättä saada tuotua tämän takia kaikkea päätöksenteon kannalta oleellisia tietoja. Monesti myös tiedon ajantasaisuuden kanssa on ongelmia.

Organisaatioissa mietitään tänä päivänä huolellisesti, mitkä projektit käynnistetään ja mitkä projektit auttavat yritystä saavuttamaan asetetut tavoitteensa. Yrityksen toiminnan lähtökohdista muodostetut projektisalkut ovat salkunhallinnan ydin. Hyvin visualisoitu ja koostettu projektitieto helpottaa päätöksentekoa tuomalla trendit ja poikkeamat näkyviksi.

Salkunhallinnan työkaluissa voi muodostaa helposti erilaisia käyttäjän tarvitsemia projektisalkkuja ja näkökulmia koostettuun projektitietoon. Kaupan päälle saadaan jatkuvasti ajantasainen projektien tilannekuva. Työvälineissä on helppo vaihtaa näkökulmia projektien eri luokittelutekijöiden avulla. Luokittelutekijöitä voi olla esim. yrityksen strateginen tavoite, tavoitteen osuvuus, projektin kuuluminen tiettyyn salkkuun, projektin prioriteetti tai projektin koko.

Salkunhallinnassa erilaiset joustavasti muodostettavat ja automaattisesti päivittyvät liikennevalot (esim. aikataulu, kustannukset, riskit), mittarit ja visuaaliset graafit salkun eri näkökulmista ovat tärkeitä seurantavälineitä ja auttavat muodostamaan kokonaiskuvan projektisalkusta nopeasti. Graafeista voi nopeasti tarkistaa esimerkiksi, miten projektisalkku etenee verraten suunniteltua ja toteutunutta aikataulua, resurssivarauksia toteutuneisiin työtunteihin tai miten toetutuneet kustannukset ovat suhteessa budjettiin. Näin yrityksen johdon huomio ja toimenpiteet voidaan keskittää oikeisiin projekteihin.

Mitäs jos sanottaisiin hyvästit erilaisille salkunhallinnan Exceleille ja niiden ylläpidolle? Tarjoamme ratkaisuja salkunhallinnan haasteisiisi. Tule tutustumaan ratkaisuihimme maksuttomiin webinaareihin tai ota yhteyttä.

Projektidatan visualisointi

Projektihallintavälineen keskeinen piirre on kyky visualisoida suunnittelu- ja tilannetietoa tosiaikaisesti.

Hyvin palveleva toteutus tarjoaa projektin keskeisistä osa-alueista ja mittareista selkeän kokonaiskuvan ja tuo esiin poikkeamat. Poikkeamien esiintuonti on tärkeää, mutta sitäkin oleellisempaa on projektin kokonaistilanteen ja trendien hahmottaminen, jotta poikkeamia ei ylipäätään pääse syntymään.

Visuaaliset näkymät eivät ole yksinomaan projektipäällikön väline. Kukin rooli: salkunomistaja, linjaesimies, projektitiimin jäsen ja projektipäällikkö tarvitsevat omat näkymänsä. Visuaalinen ja analyyttinen esitystapa helpottaa projektin sisäistä ja ulkoista viestintää ja nopeuttaa päätöksentekoa. Tässäkin kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.

Projektissa kaikki osa-alueet (aikataulu, resurssit, kustannukset, laatu, sisältö) vaikuttavat toisiinsa. Tämän lisäksi projektien välillä on kytköksiä vähintään siten, että ne hyödyntävät samoja resursseja. Käytännön vaatimus on, että kaikki projektitieto ylläpidetään yhdessä integroidussa järjestelmässä, jolloin analyysit yksittäisistä projekteista ja projektien ylitse sekä vastaavasti yksittäisistä resursseista koko organisaation ylitse onnistuvat.

Luotettavin tieto salkunomistajan tai linja-esimiehen tarvitsemiin näkymiin projektien ylitse kumpuaa siitä yksityiskohtaisesta tietomassasta, jota projektit synnyttävät ja ylläpitävät käytännössä automaattisesti omassa prosessissaan.

Kuva1. Vasemmalla projektin budjetti, kustannusennuste ja toteuma euroina, oikealla resurssivaraukset ja raportoidut tunnit. Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>

Vain luotettava tieto johtaa tarvittaviin toimenpiteisiin

Teknisen toteutuksen ohella rinnalle tarvitaan sovittuja yhteisiä toimintamalleja: kuka tietoja ylläpitää, koska ja miten. Järjestelmässä olevaan tietoon on voitava luottaa, jotta toteutus palvelee tarkoitustaan. Tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus ovat kaiken analyysin perusta.

Tiedon visualisointi auttaa tietämään enemmän ja paremmin, eli:

Auttaa hahmottamaan kokonaisuudet ja riippuvuudet
Antaa reaaliaikaisen kuvan tilanteesta
Auttaa ymmärtämään dataa paremmin ja tekemään sen pohjalta parempia päätöksiä
Paljastaa trendit, auttaa ennakoimaan ja paikallistaa poikkeamat aikaisessa vaiheessa
Vähentää ad-hoc raporttitarpeita

Näin onnistut visualisointiratkaisun toteutuksessa:

Valitse projektihallintaan integroitu tietojärjestelmä, joka tukee suoraan tiedon visualisointia
Luo toimintamallit, jossa kuvataan vastuut ja varmistetaan projekti- ja resurssihallintatiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus kullakin tarkasteluhetkellä.
Luo mittarit poikkeamien havaitsemiseen
Toteuta visuaaliset näkymät kunkin roolin tarpeisiin

Kuva2. Organisaation resurssitilanne tulevaisuudessa eriteltynä projekteittain.
Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>

Pysy mukana muutoksessa – hallitse projektisalkkusi!

Maailma muuttuu jatkuvasti ja muutoksessa pitää olla mukana. Salkunhallinta tarjoaa hyvät keinot toiminnan ohjaamiseen ja muutoksen hallintaan sekä kattavan näkyvyyden toiminnan nykytilaan. Kun toiminnan nykytila on selvä, asetettuihin strategisiin tavoitteisiin on helppo suunnata.

Projektisalkun hallinnalla tarkoitetaan keskitettyä yhden tai useamman salkun johtamista. Tämä pitää sisällään salkkujen sisältämien projektien ja hankkeiden identifioinnin, priorisoinnin, valinnan, hallinnan ja seurannan sekä muut tarvittavat toimenpiteet, joilla varmistetaan yrityksen strategisten tavoitteiden toteutuminen.

Projektisalkku saavuttaa tavoitteensa, kun sen kaikki projektit onnistuvat. Projektisalkun hallinnalla varmistetaan, että yrityksessä keskitytään oikeisiin asioihin ja yrityksen resurssit käytetään viisaasti. Projektisalkun hallinnalla on saavutettavissa mm. seuraavat käytännön hyödyt:

Tehdään oikeita asioita ja nopeammin.
Projektien toimituskyky paranee.
Yrityksen toimintatavat yhtenäistyvät.
Yritys suunnittelee projektien työkuormat tasaisemmin.
Resurssien käyttöaste paranee.
Nähdään ja hallitaan kokonaisuus
Projektien välisten sidosten tunnistaminen helpottuu.
Riskienhallinnan laatu paranee.
Reagointinopeus muutostilanteissa
Ongelmien ratkaisu on tehokkaampaa ja helpompaa.

Salkunhallinnan järjestelmä auttaa projektien valinnassa, priorisoinnissa ja päätöksenteossa. Kyseinen järjestelmä sisältää salkkutason suunnitelma-, ennuste- ja toteumatiedot. Lisäksi salkunhallinnan järjestelmä tarjoaa näkyvyyden toiminnan trendeihin ja ominaisuudet erilaisten ”what if” -analyysien tekemiseen. Ilman salkunhallinnan työkalua menestyksekäs projektisalkun hallinta on mahdotonta.