riskienhallinta – Projektipomo

Riskien hallinnan yksinkertaistaminen: KISS-periaate käytössä

Riskien hallinta on kriittinen osa projektinhallintaa, mutta siitä tulee usein tarpeettoman monimutkaista. Mark Turner, pitkän linjan riskienhallinnan asiantuntija, painottaa blogikirjoituksessaan The New KISS Principle – Keeping It Simple Safran! yksinkertaisuuden tärkeyttä. Tämä artikkeli käsittelee riskienhallinnan yksinkertaistamista KISS-periaatteella (Keep It Simple, Stupid) ja esittelee Safran Risk Managerin tarjoamia ratkaisuja riskienhallinnan helpottamiseksi. Lisäksi kutsumme sinut osallistumaan maksuttomaan webinaariin ensi tiistaina klo 10, jossa Mark Turner puhuu Safran Risk Managerista.

Risk management image with professional team analyzing risks on a dashboard

Mitä KISS-periaate tarkoittaa riskienhallinnassa?

KISS-periaatteen ydin on, että yksinkertaiset ratkaisut ovat usein tehokkaimpia. Riskienhallinnassa tämä tarkoittaa, että monimutkaisia prosesseja ja työkaluja tulisi välttää, jos yksinkertaisemmat vaihtoehdot tuottavat paremman tuloksen. Monimutkaisuus voi lisätä virhemahdollisuuksia ja vähentää päätöksenteon tehokkuutta.

Riskien omistajuuden hajauttaminen

Turner kritisoi blogissaan yleistä harhaluuloa, että riskipäälliköt omistaisivat kaikki projektin riskit. Hän huomauttaa, että riskien hallinnan tulisi olla asiantuntijoiden käsissä, jotka ymmärtävät riskin tekniset yksityiskohdat parhaiten. Riskipäällikön tehtävänä on tukea tätä prosessia, ei ottaa vastuuta kaikista riskeistä.

Hajautetut riskirekisterit ja niiden ongelmat

Monet organisaatiot käyttävät Excel-taulukoita riskirekisterinä, mutta tämä johtaa usein virheisiin ja epäjohdonmukaisuuksiin. Kun useat asiantuntijat käyttävät eri versioita rekisteristä, syntyy eroja, jotka voivat vaikuttaa projektin lopputulokseen. Tämä monimutkaisuus tekee riskien hallinnasta entistä vaikeampaa.

Huonojen käytäntöjen korjaaminen

Yksi keskeinen virhe riskienhallinnassa on se, että mahdollisuuksia ja uhkia yritetään tasapainottaa keskenään. Tämä voi johtaa harhaanjohtaviin arvioihin projektin riskien kokonaismäärästä. Turner suosittelee, että käytetään todennäköisyys laskelmia sen sijaan, että tukeuduttaisiin yksinkertaisiin kaavoihin, jotka eivät huomioi kaikkia riskienhallinnan vivahteita.

Safran Risk Managerin yksinkertaistamisratkaisut

Safran Risk Manager on kehitetty tekemään riskienhallinnasta helppoa ja tehokasta. Työkalu sisältää esimerkiksi slider-palkit, joiden avulla riskien omistajat voivat helposti kerätä dataa riskien arviointia varten. Tämä tekee tiedonkeruusta yksinkertaista, mutta samalla tarjoaa riskipäällikölle mahdollisuuden tehdä tarkkoja arvioita kolmipistearvioinnin avulla.

Tiedonkeruun helpottaminen ja vastuun jakaminen

Safran Risk Manager tarjoaa tiimin kaikille jäsenille helppokäyttöisen työkalun, jonka avulla he voivat päivittää ja hallita riskejään. Tämä hajautettu lähestymistapa antaa vastuun niille, jotka ovat parhaiten perehtyneet riskin taustoihin ja vaikutuksiin, jolloin virhemahdollisuudet vähenevät ja hallinta tehostuu.

Reaaliaikainen riskien seuranta ja raportointi

Yksi Safran Risk Managerin suurimmista eduista on sen mahdollistama reaaliaikainen riskien seuranta. Tämä tarkoittaa, että kaikki sidosryhmät voivat olla tietoisia projektin riskeistä ajantasaisesti ja tehdä parempia päätöksiä yhdessä. Reaaliaikainen tiedon saatavuus parantaa yhteistyötä ja tekee riskienhallinnasta tehokkaampaa.

Safran Risk Managerin suunnittelun yksinkertaisuus

Safranin suunnittelutiimi on tehnyt työkalusta niin yksinkertaisen kuin mahdollista, jotta se on helppo omaksua ja käyttää. Käyttäjät näkevät vain sen, mitä heidän tarvitsee nähdä, eikä monimutkaiset prosessit estä työkalun täyttä hyödyntämistä. Tärkeimmät toiminnot ovat selkeästi esillä, ja data on helposti saavutettavissa missä ja milloin tahansa.

Parempi päätöksenteko paremmalla datalla

Koska Safran Risk Manager tarjoaa selkeitä näkymiä ja analytiikkaa riskienhallintaprosessista, se tukee parempaa päätöksentekoa. Yksinkertaistetun lähestymistavan ansiosta tiimit voivat tehdä nopeampia ja tarkempia päätöksiä, jotka perustuvat ajantasaiseen ja täsmälliseen tietoon.

Mark Turner: 15 vuotta riskienhallinnan kokemusta

Mark Turner on työskennellyt riskienhallinnan parissa yli 15 vuotta. Hänellä on laaja kokemus ja syvällinen ymmärrys siitä, kuinka riskienhallintaohjelmistot voivat helpottaa projektitiimien työtä. Turner on Safran Risk Managerin kehitystyön ytimessä ja hän tuo jatkuvasti uusia näkökulmia riskienhallinnan yksinkertaistamiseen.

Tuleva webinaari: Safran Risk Manager käytännössä

Pidämme maksuttoman englanninkielisen webinaarin ensi tiistaina klo 10, jossa Mark Turner esittelee Safran Risk Managerin käytännössä. Webinaarissa saat käsityksen siitä, kuinka työkalu voi auttaa projekteja ennakoimaan riskejä ja tekemään parempia päätöksiä. Rekisteröidy mukaan ja opi lisää Safran Risk Managerista!

Johtopäätös

Riskienhallinnan yksinkertaistaminen on avain tehokkaampiin prosesseihin ja parempiin päätöksiin. Safran Risk Manager on työkalu, joka tekee tästä mahdollisen. Muista rekisteröityä webinaariin ja oppia, kuinka voit tehostaa riskienhallintaa omissa projekteissasi!

Projektin riskien hallinnasta

Projektin onnistumisen kannalta riskien hallinta on tärkeää. On arvioitu, että jopa 45 % kaikista projekteista ylittää budjetin tai aikataulunsa. Johtuuko tämä siitä, että odotukset projektin aikaisista olosuhteiden muutoksista ja ongelmista projektin suunnitteluvaiheessa ovat liian ruusuisia ja todellisuus lyö vasten kasvoja, sitten kun projekti on käynnissä? Onko meillä keinoja varautua projektin aikaisiin epäsuotuisiin muutoksiin projektia ympäröivissä olosuhteissa tai projektin toteutuksessa?

Kysehän on projektiin vaikuttavien epävarmuuksien arvioinnista, joiden määrälliset vaikutukset aikatauluun ja budjettiin pitäisi pystyä jollakin systemaattisella tavalla arvioimaan. Projektit kertovat yleensä valmistumispäivän sekä budjetin projektin suunnitteluvaiheen lopussa. Mitä jos näiden kahden luvun lisäksi kerrottaisiin todennäköisyys, jolla ne voidaan saavuttaa ja tälle todennäköisyydelle olisi käytettävissä laskennallinen malli? Tämä antaisi sidosryhmille huomattavasti paremman kuvan projektiin liittyvistä epävarmuuksista ja niiden vaikutuksista sekä aikatauluun että budjettiin.

Kun projektin suunnitteluvaiheessa laadimme aikataulua ja arvioimme tehtävien kestoa, suoritusjärjestystä ja sitä kautta tehtävien vaikutusta toisiinsa, arviomme tehtävän kestosta on vain yksi luku. Mitä jos tekisimme keston arvion kolmella erilaisella näkökulmalla: todennäköisin kesto, eli se mihin eniten uskomme sekä arvio, mikä on ehdoton minimi, jos kaikki menee ilman ongelmia ja mikä on pisin mahdollinen kesto, jos ilmenee paljon ongelmia? Vastaavan arvion voi tehdä myös budjetin riveille. Tämän jälkeen käyttäisimme matematiikkaa apuna laskemassa erilaisia läpimenoaikoja aikataululle sekä budjetille ja julkaisisimme erilaisista variaatioista tietyt tulokset esimerkiksi 20 %, 50 % ja 80 % todennäköisyydet. Projektin omistaja voisi näillä tiedoilla arvioida huomattavasti paremmin projektin toteutettavuutta ja ymmärtäisi epävarmuuksien vaikutusta aikatauluun ja budjettiin. Alla on kuva aikataulun kolmipistearvioinnista.

Yllä oleva kuva on otettu norjalaisesta Safran Risk -sovelluksesta. Safran Software Solutions AS Norjassa kehittää aikatauluvälineiden lisäksi projektien riskienhallintaan sovelluksia. Sovelluksia on kaksi, jotka on tarkoitettu hieman erilaisiin käyttötarkoituksiin.

Safran Risk keskittyy Monte Carlo-menetelmän avulla mallintamaan epävarmuuksia yhden projektin aikataulun ja kustannusriskien yhteisvaikutusta. Sovellus havainnollistaa projektin läpivientiin tarvittavaa aikaa ja rahaa sekä niiden yhteisvaikutusta erilaisilla todennäköisyyksillä. Seuraavassa kuvassa on esitetty laskennan tuottamat erilaiset variaatiot pistekuvana yhdistämällä budjetin ja aikataulun erilaiset laskentatulokset samaan kuvaan.

Toinen Safranin toteuttama sovellus on lähestymistavaltaan meille tutumpi Safran Risk Manager. Se sisältää yleisen riskirekisterin. Yleinen riskirekisteri tukee projektin epävarmuuksien arviointia. Projektille ylläpidetään riskilistan muodossa tietoa epävarmuuksia ja niiden vaikutuksia projektiin. Väline on tarkoitettu projektitiimin käyttöön, jolloin riskiarviot eivät ole yhden henkilön näkemys projektiin liittyvistä epävarmuuksista.

Jos kiinnostuit projektiriskien hallinnasta, ota yhteyttä sales@proha.com

Miten valitsemme järkeviä projekteja toteutukseen?

Projektiehdotuksien arvioinnissa pitää arvioida erilaisia tietoja. Projektipomo on kuvannut näitä tietoja neljällä sanalla: Halu, Hyvyys, Kyky ja Riskit. Seuraavissa kohdissa on päivityksiä näihin asioihin.

Halu

Halu voidaan jakaa vielä tarkemmin osiin, jolloin se sisältää esimerkiksi arvion strategianmukaisuudesta ja näkemyksen projektin toteutettavuudesta.

Strategian tulee siis kuvata halua, mihin organisaation voimavarat pitää kohdistaa. Näin ollen projektien strategianmukaisuuden arvioinnissa on kyse siitä, että kohdennetaan voimavarat sellaisiin projekteihin, jotka vievät organisaatiota strategian osoittamaan suuntaan. Strategianmukaisuuden arvioinnin yleinen malli kulkee läpi neljä vaihetta:

Määritellään organisaation strategiset tavoitteet: Mitkä ovat tärkeimmät kehittämisen painopisteet?
Arvotetaan strategiset tavoitteet suhteessa toisiinsa: Mitkä kehittämisen alueet ovat tärkeimmät? Tämä toteutetaan, jos se vain on mahdollista.
Arvotetaan projektit suhteessa strategisiin tavoitteisiin: Kuinka paljon kukin projekti edesauttaa kunkin strategisen tavoitteen saavuttamista?
Projektin suhteellinen strateginen arvo voidaan laskea, kun tiedetään paljonko projekti tuottaa eri strategisten painopistealueiden hyötyjä. Projektit voidaan järjestää strategianmukaisuuden mukaan, joka kuvaa organisaation strategista halua toteuttaa kyseinen projekti.

Joudumme valitsemaan toteutukseen myös projekteja, joiden kannattavuutta investointina emme kykenekään perustelemaan. Sellaisia ovat esimerkiksi investoinnit turvallisuuteen, lakisääteiset muutokset tai muut liiketoiminnan jatkuvuutta turvaavat investoinnit.

Hyvyys

Jotkin projektiehdotukset ovat parempia kuin toiset kannattavuutensa ja tuottamansa arvon mukaan.

Investoinnin hyvyyttä voidaan arvioida saavutetuilla hyödyillä suhteessa panostuksiin. Hyvyyttä arvioitaessa otetaan myös huomioon vaihtoehtoiset kustannukset, jos projektia ei toteuteta. Näin huomioidaan tarpeelliset ylläpitoinvestoinnit.

Hyvyyden arvioinnissa huomioidaan sekä rahalliset, että ei-rahalliset hyödyt. Ei-rahallisia ovat esimerkiksi sidosryhmien tyytyväisyyteen, ihmisten terveyteen ja hyvinvointiin tai toiminnan tai tuotteiden laatuun liittyvät mittarit, joiden muuntaminen rahallisiksi arvioiksi voi olla haasteellista.

Hyvyyden tyypillisiä taloudellisia mittareita ovat esimerkiksi:

Payback period – Takaisinmaksuaika
ECV – Estimated Commercial Value – Arvioitu kaupallinen hyöty
NPV – Net Present Value – Nettonykyarvo
IRR – Internal Rate of Return – Investoinnin sisäinen korko
ROI – Return On Investment – Sijoitetun pääoman tuotto

Jo käynnissä olevien projektien hyvyyden tulisi olla parempi kuin muuten saman kaltaisten aloittamattomien. Käytännössä kuitenkin hyvin usein kesken olevat projektit saavat automaattisesti korkeamman prioriteetin kuin aloittamattomat.

Kyky

Resurssien saatavuus rajoittaa kykyä toteuttaa projektiehdotuksia. Yleensä projekti–ideoita on enemmän kuin taloudellisia ja henkilöstöresursseja niiden toteutukseen.

Toteutuskyvyn arvioinnissa on huomioitava sekä kuormitus että saatavuus:

Projektien rahoitustarpeen ennustettavuus ja rahoituksen riittävyys
Henkilöresurssien saatavuus vs. projektien yhteenlaskettu kuormitus

Ulkopuolisten resurssien käyttömahdollisuudet
Mahdollisuudet projektien aikataulujen joustavaan muuttamiseen
Projektimallin suorituskyky

Kyvykkyyttä pitää arvioida suhteessa aikaan. Projektien taloudellinen panostus ja resurssien tarve pitää arvioida aikajaksotetusti.

Tasapainotetussa salkussa on erikokoisia projekteja, joiden keskinäiset prioriteetit määritellään Halu- ja Hyvyys-mittarien avulla. Kun prioriteetit ovat selkeät, voidaan resurssikapasiteettitarvetta tasata projektien aikatauluja muuttamalla. Käytännössä hyvin usein kuitenkin kesken olevat projektit saavat korkeamman prioriteetin kuin aloittamattomat. Näin pyritään saamaan keskeneräisten projektien hyödyt realisoitua nopeasti.

Riskit

Suunnitelmien ja arvioiden tieto ei koskaan ole eksaktisti oikeaa. Suunnitelma voi näyttää, että projekti valmistuu vuoden kuluttua huhtikuun kolmas päivä, tai kustannusarvio ennustaa, että projekti saadaan valmiiksi 567 843,63 eurolla. Nämä arviot, mitä todennäköisimmin, eivät pidä paikkaansa. Kysymys onkin, kuinka tarkkoja suunnitelmat ovat sekä kuinka hyvin olosuhteet ja lopputulos voidaan etukäteen arvioida.

Koska lähtökohtaisesti salkunhallinnan tieto on väärää, projektien valinnassa on arvioitava suunnitelmien luotettavuutta. Suunnitelmien arvioita saattaa vääristää lähtötietojen puutteellisuus, projektin toimintaympäristön epävarmat olosuhteet, liiketoimintaympäristön ennustamattomuus, suunnitelmien subjektiivisuus ja arvioihin lisätyt varmuuspuskurit.

Riskejä arvioimalla pyrimme saamaan tietoa arvioiden luotettavuudesta ja lopputuleman hajonnasta. Edellä kuvatun esimerkin huhtikuun 3. päivän valmistumiseen olisi hyvä liittää tieto millä todennäköisyydellä se saavutetaan. Tämä antaisi päätöksentekijöille riittävän kuvan aikataulun epävarmuudesta. Suunnitelma voisi myös sisältää valmistumiselle eri todennäköisyydellä tuotettuja valmistumispäiviä.

Edellä kuvatun tyyppiseen aikataulun ja kustannusten riskiarviointiin on saatavissa riskienhallintaohjelmistoja, jotka käyttävät vaihtoehtojen laskennassa Monte Carlo -menetelmää, kuten vaikka norjalainen Safran Risk tai Safran Project.

Salkun tasapainottamisen näkökulmasta emme voi valita salkkuun ainoastaan pienen riskin projekteja, jotka ovat helposti suunniteltavissa, ja kohtuullisella varmuudella saavuttavat tavoitteensa. Usein strategisten tavoitteiden aikaansaanti vaatii riskin ottamista. Riskitason tulee kuitenkin olla salkkutasolla hallittu, niin että riskiä otetaan tietoisesti.

Prohan salkunhallinnan webinaari pidetään tiistaina 29.11. klo 10–11. Tule mukaan!

Tuurilla, taidolla ja työllä

Projektipäivät 2019 teema on tuurilla vai taidolla.

Ohessa muutama kohta mietittäväksi aiheen tiimoilta ja pohdittavaksi ovatko nuo sanat oikeasti toisensa poissulkevia vaihtoehtoja. Samoin, riittääkö nuo kaksi asiaa todelliseen menestymiseen sekä voiko tuuria hallita.

Tuuriin ja taitoon liittyy paradoksi – mitä enemmän asioita tehdään taidolla, niin sitä vähemmän tuurille on tilaa. Toisaalta mitä taitavampi tiimi on, sitä pienemmät erot henkilöiden välillä on. Tällöin tuuri ratkaisee sen, onnistuuko henkilö ponnistuksissaan paremmin verrattuna muihin tiimin jäseniin. Kun ihmiset tulevat taitavammiksi on tuuri se, joka erottaa tekijät toisistaan.

Tuuriin ja taitoon liittyy myös aikajänne. Lyhyellä aikavälillä saatetaan kokea hyvää tai huonoa tuuria, jotka ylikävelevät kaikesta taidosta, mutta pitkällä tähtäyksellä tuuri tasoittuu ja taito määrää tulokset. Pidemmällä ajanjaksolla taidoilla on paljon paremmat mahdollisuudet loistaa!

Miksi asiaa siis pitää kysyä? Ehkä siksi, että ihmiset eivät ole hyviä erottamaan tuurin ja taidon osuutta toiminnassa. Pohdimme syitä ja seurauksia ja helpoiten miellämme onnistumisen johtuvan yksilön taidoista eikä niinkään tuurista. Olemme subjektiivisia ja pidämme myös tarinoista – tämä tapahtui, hän sen teki! Muistimme on myös kovin lyhyt emmekä malta miettiä asioita aina pitkäjänteisesti.

Todelliseen menestymiseen tarvitaan molempia oikeassa suhteessa. Lisäksi, vaikka menestyä voi tuurilla ja taidolla, niin onnistumisen maksimoimiseksi näihin on syytä liittää kolmas elementti – määrätietoinen ja suunnitelmallinen tekeminen. Näiden kolmen asian yhdistelmällä menestys on taattu!

Kannattaa kuitenkin pitää jalat maassa. Taitojen kasvattaminen vaatii aikaa ja osuma ei ole aina oikea projektin kannalta. Tuurista ei koskaan tiedä, sitä on, jos on ollakseen ja se voi ilmetä myös huonona tuurina. Työn tekeminen siis viimekädessä takaa menestyksen. Työhönkin liittyen on kuitenkin tärkeä muistaa, että projektia ei edesauta työssään loppuun palaneet tiimin jäsenet.

Tuuria on mahdollista hallita ja siihen on koettuja keinoja. Projekteissa tuuri, sekä hyvä että huono, pyritään ennakoimaan ja hallitsemaan erilaisilla ja koetelluilla riskien hallinnan keinoin ja menetelmin.

Projekteissa ja hankkeissa työn tekemistä siivittää tietojärjestelmä. Hyvin integroitu järjestelmä takaa, että riskit ja mahdollisuudet ovat hallinnassa, projektin käytössä on tarkoituksenmukaiset taidot oikea-aikaisesti ja niin, että tiimin kuormitus on hallussa ja läpinäkyvää. Ota yhteys niin pohdimme yhdessä, miten takaamme menestyksesi ilman, että tuurilla on liian isoa roolia.

Projektin riskien hallintaa

Aiemmissa blogi -kirjoituksissa on sivuttu riskienhallintaa jo muutamaan kertaan. Alla tiivistelmä sekä vinkit riskien vaikuttavuuden arviointiin.

Riskien hallinnan lähtökohta on riskien tunnistaminen, vaikutuksen arviointi sekä päätöksenteko siitä, miten kukin riski käsitellään. Käsittelytapoina ovat riskin välttäminen tai riskin todennäköisyyden ja/tai vaikuttavuuteen pienentäminen. Riski voidaan myös hyväksyä. Tällöin riskin toteutuessa edetään etukäteen suunnitellun vaihtoehdon mukaisesti tai sitten vain kestetään mahdolliset seuraukset.

Riskin peilikuva on mahdollisuus. Nämä saattavat vaikuttaa toteutuessaan merkittävästi hankkeen toteutukseen, joten myös mahdollisuudet on syytä pyrkiä tunnistamaan ja niiden vaikutukset arvioimaan.

Oleellista on, että riskien hallintaan on luotu toimintamalli koko hankkeen elinkaarelle. Tunnistetut riskit kootaan hankeen riskirekisteriin. Kullekin riskille tulee kuvata sovittu käsittelytapa, vastuuhenkilö, tilatieto sekä muut hankkeen kannalta sopivat luokittelutiedot.

Analyysin tueksi on syytä olla esim. luokittelu, jossa tunnistetut riskit eritellään tarkoituksenmukaisiin ryhmiin. Näin esimerkiksi ulkoiset riskit, joihin ei voida vaikuttaa (markkinat, viranomaiset, kumppanit ym.) ja sisäiset riskit, joihin voidaan vaikuttaa (resurssit, organisaatio, saavutettavat kokonaishyödyt ym. ) erotellaan toisistaan.

Vakiintunut käytäntö on pisteyttää riskirekisterin kukin tapahtuma todennäköisyyden ja vaikuttavuuden mukaan ja laskea näiden pohjalta kullekin riskille indeksiluku.

Huomaa: Vaikuttavuuden arviointia auttaa, jos kunkin riskitapahtuman erittelee sen mukaan, miten se vaikuttaa hankkeen sisältöön, aikatauluun ja/tai kustannuksiin. Näistä kolmesta tekijästä muodostuu myös ns. laatukolmio (Triple Constraint), joka havainnollistaa ko. tekijöiden riippuvuutta toisistaan. Esim. aikatauluriskin toteutuminen voi vaikuttaa kustannuksiin, mutta toisaalta ratkaisu saattaa löytyä niin, että vaikutetaan sisältöön.

Riskirekisterin yksittäisistä tapahtumista ja näiden merkittävyydestä saadaan tällä tavalla käsitys hankkeen kokonaisriskistä aikataulun, kustannusten ja sisällön suhteen. Tätä kokonaisriskiä eri osa-alueilta tulee peilata organisaation kykyyn kestää ja hyväksyä riskejä kussakin hankkeessa.

Riskien hallintaan liittyy oleellisena osana myös toimivat muutoksenhallinnan käytännöt. Riskirekisterin jatkuva ylläpitäminen ja siinä tapahtuviin muutoksiin reagointi edellyttää hyvin kuvattua ja toimivaa hankkeen muutoksenhallintaa.

Riskirekisterin ylläpitäminen tietojärjestelmässä, joka integroi riskienhallinnan osaksi muuta hankkeen toteutusta takaa pitkäjänteisen toiminnan, tiedon ajantasaisuuden, näkyvyyden ja saavutettavuuden kaikille osapuolille. Ota yhteys, jos haluat tietää enemmän integroidun tietojärjestelmän tuomista eduista ja mahdollisuuksista projektiesi riskien hallintaan.

Säilytä hiljainen tieto

Aiemmissa kirjoituksissa on muutamaan kertaan sivuttu organisaation osaamista ja kyvykkyyttä. Yksi keskeinen tähän liittyvä asia on organisaatiossa oleva hiljainen tieto, siihen liittyvä jatkuvuus ja hyödyntäminen.

Työelämässä hiljaisella tiedolla tarkoitetaan pitkän työkokemuksen myötä syntynyttä osaamista ja intuitiota. Hiljaista tietoa luonnehtii tunne- ja kokemusperäisyys ja sitä on vaikea eritellä ja ilmaista.

Yksilötason hiljainen tieto on mahdollista valjastaa koko organisaation voimavaraksi. Organisaation toiminnan kannalta kriittisen tiedon tunnistaminen on oleellinen osa myös hiljaisen tiedon hallintaa. Tunnistamalla työntekijöiden vahvuuksia voidaan myös löytää uusia ajatuksia organisaation toimintaan ja parhaat lähtökohdat strategiatyölle.

Hiljaisen tiedon siirtyminen ja hyödyntäminen tulee olla yksi organisaation toiminnan tavoitteita ja kiinteä osa päivittäistä tekemistä. Asiaa eivät korvaa tarkat tehtäväkuvaukset tai uuden henkilön lyhyeksi jäävä perehdytysjakso edellisen eläköityessä tai siirtyessä uusiin haasteisiin.

Vain hyvin johdettu, sitoutunut ja motivoitunut henkilöstö välittää ja omaksuu hiljaista tietoa. Oleellista on poistaa esteet ja luoda edellytykset sille, että tieto siirtyy normaalin työn ja tekemisen lomassa. Toimintaan sitoutuneessa ja motivoituneessa organisaatiossa on vuorovaikuttava, avoin ja omaksuva kulttuuri. Tällaisen tunnuspiirteitä ja arvoja ovat:

– kuunnellaan, kysytään ja keskustellaan
– huolehditaan itsestä ja myös muista tiimissä
– kannetaan vastuu omasta ja tiimin tekemisestä
– autetaan myös muita menestymään
– annetaan apua ja kysytään sitä tarvittaessa

Palkitsemisessa tulee yksilösuoritusten ohella huomioida koko organisaation menestyminen. Tiedon jakaminen on lopulta myös yksilön etu. Toiminnan jatkuvuuden takaavat kilpailukykyiset ratkaisut ja tyytyväiset asiakkaat syntyvät vain yhteistyöllä.

Työnkierto, parityöskentely ja mentorointi ovat oivia välineitä hiljaisen tiedon välittämisessä ja omaksumisessa sekä työurien pidentämisessä. Mentorointi on myös tapa tuoda hiljaista tietoa organisaation ulkopuolelta.

Ovatko sopivat turvamarginaalit projektin pelastus?

Projektini on myöhässä eivätkä tuotokset synny suunnitellusti. Projektin liikennevalot vilkuttavat keltaista ja punaista. Minulta kysytään epämiellyttäviä kysymyksiä, joihin minulla eikä projektiryhmälläni ole kunnollisia vastauksia. Tarvitaan uusia keinoja, joilla projekti saadaan liikkeelle ja tulokset aikaan.

Miten voin projektipäällikkönä varautua tilanteeseen etukäteen?

Toleranssien käyttö. Kun valmistelet ja suunnittelet projektia, laadi toleranssit tai turvamarginaalit (mm. aikataulu, kustannukset, resurssit), joiden puitteissa projektin aikana voidaan liikkua. Toleranssien alittaminen/ylittäminen aiheuttaa aina toimenpiteitä. Mikäli projektille ei ole määritelty toleransseja, projektissa viivytään yleensä turhan kauan tilanteessa, joka ei vie projektia kohti maalia – aikainen reagointi voi vielä pelastaa projektin.
Ennakoi. Tee suunnitelma mahdollisista korjaavista toimenpiteistä etukäteen, jolloin tiedetään koko ajan, miten eri tilanteissa tulee toimia, ja näin ollaan valmiina tarvittaessa toimimaan.
Pysähdy. Ole valmis pysäyttämään projekti ainakin hetkeksi, mikäli se on projektin onnistumisen kannalta välttämätöntä. Näin saat rauhan uudelleensuunnittelulle. Lisäksi projektin pysäyttäminen herättää yleensä projektin osapuolet ymmärtämään tilanteen vakavuuden ja ryhdistäytymään.
Realistinen suunnitelma. Päivitä projektille realistinen suunnitelma. Pilko, vaiheista, rajaa laajuutta, versioi, keksi keinot, joilla saadaan ulos valmiita tuotoksia mahdollisimman pian. On tärkeää saada projektiryhmälle onnistumisia aikaan ja tärkeää päästä tekemisessä positiiviselle kehälle.
Hyvä sponsori. Varmista, että projektilla on aktiivinen ja ajan tasalla oleva sponsori riittävän ylhäällä organisaatiossa, johon on hyvä keskusteluyhteys ja jolla on riittävästi valtaa projektin vaatimiin päätöksiin tarvittaessa.
Ole tarkkana projektin laajuuden kanssa. Kasvata projektin laajuutta vasta, kun olet varma, että kykenet toimittamaan tärkeimmät asiat.

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Lue myös:
Apua, projektini on kriisissä!
Projektijohtamisen viisi haastetta

Projektin riskienhallinta – turhaa mörköjen maalausta?

Riskienhallintaa pidetään usein negatiivisena ja jopa mörköjen turhana maalailuna. Huomiota menee turhan paljon asioihin, jotka voivat mennä pieleen sen sijaan, että projektiryhmässä keskityttäisiin innokkaasti ja motivoituneesti projektin tuotosten toteuttamiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Pitäisi kuitenkin muistaa, että riskienhallinnan avulla pidetään negatiiviset asiat poissa itse projektista ja varmistetaan projektin onnistuminen.

Omissa projekteissani toimiva ratkaisu riskienhallinnan varmistamiseksi on ollut sopivan projektiryhmän jäsenen nimeäminen vastaamaan projektin riskirekisterin ylläpidosta ja riskienhallinnan käytäntöjen toteuttamisesta. Riskirekisteri tulee näin käsitellyksi säännöllisesti ja muutamaan kertaan eri kokoonpanolla. Näin olemme saaneet riittävän laajan näkemyksen projektin riskien tilanteesta ja vaadittavista toimenpiteistä. Tarvittavat toimenpiteet on myös saatu toteutettua paremmin aikataulussa.

Riskienhallinnan toteuttaminen, kuten muutkin projektikäytännöt, on aloitettava heti projektin alussa ja käytännöistä on pidettävä kiinni. Riskienhallinnan suunnitelma kuvaa, kuinka projektin riskienhallinta organisoidaan ja kuinka sitä toteutetaan. Suunnitelmassa on määritelty mm. metodologia, roolit ja vastuut, riskien kategorisointi, todennäköisyyden ja vaikutuksen määritelmät, toleranssit ja seurannan käytännöt. Riskienhallinnan suunnitelma ei kuvaa tai ota kantaa yksittäisiin projektin riskeihin, vaan ne on listattu projektin riskirekisterissä. Rekisterissä on riskeistä määritelty vähintään jokaisen riskin kuvaus, todennäköisyys, vaikutus, vakavuus ja riskin arvo (€) sekä määritelty riskienhallintatoimenpiteet ja vastuut.

Ja sitten on ne positiiviset projektin riskit, joilla voi olla suuri positiivinen merkitys ja vaikutus – ei vain projektille vaan myös organisaatiolle laajemmin. Näiden riskien toteutuminen on projektissa varmistettava, koska nekin jäävät usein liian vähälle huomiolle vain sen takia, että ne ovat riskejä.

Uuden vuoden lupauksena pitää aina haastaa itseään parantamaan omia juurtuneita toimintatapoja. Voisiko riskienhallinta olla osa-alue, jolla teet parannusta? Mitkä muutokset ja toimintatavat parantaisivat riskienhallintaa omissa projekteissasi?

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.