Projektin sidosryhmien johtaminen

Miksi hallita projektin sidosryhmiä, kun työtä on paljon, ja jo projektiryhmän johtamiseen sekä projektin ohjausryhmän tiedottamiseen menee paljon aikaa? Projektipäällikön tavoite on saavuttaa sidosryhmien tuki projektin onnistumisen varmistamiseksi. Hyvällä sidosryhmien hallinnalla projektipäällikkö voi saavuttaa paljon positiivisia asioita mm.

  • Sitoutunut sidosryhmä tukee todennäköisemmin projektia
  • Saat helpommin resursseja käyttöösi
  • Vaikuttaa positiivisesti projektin laatuun
  • Tehokkaan kommunikoinnin ansiosta sidosryhmät ymmärtävät, mitä projektissa todella tehdään ja ymmärtävät tavoitellut hyödyt, jolloin aktiivinen käytännön tuen antaminen projektille on helpompaa
  • Projektin mukanaan tuomat muutokset voidaan kokea helpompina ja positiivisempina
  • Negatiivisia ennakkoasenteita voi muuttaa neutraaleiksi tai positiivisiksi

Hyvä työväline sidosryhmien tunnistamiseen, priorisointiin ja jäsentelyyn on sidosryhmäanalyysi.

Projektin sidosryhmiksi määritellään ”kaikki tahot, joiden toimintaan projekti vaikuttaa tai jotka itse vaikuttavat ja joilla on intressi projektiin” eli käytännössä kaikki ne tahot, joiden kanssa projektiorganisaatio on tekemisissä. Projektin sisäisiä sidosryhmiä voivat olla organisaation johtajat, työntekijät ja omistajat ja ulkoisia sidosryhmiä puolestaan asiakkaat, kumppanit sekä kilpailijat.

Sidosryhmien ymmärtäminen

Sinun on projektipäällikkönä tunnettava sidosryhmäsi, jotta onnistut sidosryhmien hallinnassa. Keskeisiä itsellesi selvitettäviä asioita ja kysymyksiä ovat:

  • Mikä on sidosryhmän asenne projektiasi kohtaan ja miksi?
  • Mikä on sidosryhmän intressi ja vaikuttimet projektisi tuotoksiin?
  • Mikäli asenne ei ole positiivinen projektiasi kohtaan, miten voitat heidän tukensa puolellesi?
  • Mitä tietoa sidosryhmäsi haluavat saada projektista, kuinka usein ja mitä kanavaa käyttäen?
  • Ketkä ovat kunkin sidosryhmän mielipidevaikuttajat?

Hyvä tapa saada vastaukset näihin kysymyksiin on suora keskustelu ko. sidosryhmän henkilöiden kanssa. Samalla opit tuntemaan sidosryhmien ihmisiä paremmin ja yhteistyö on jatkossa helpompaa.

Sidosryhmäanalyysin tekeminen

Sidosryhmäanalyysistä on olemassa valmiita dokumenttipohjia, joita kannattaa hyödyntää. Toiset ovat kevyempiä ja toisissa tietoa on enemmän. Valitse sopiva dokumenttipohja projektisi lähtökohdista. Seuraavassa lyhyesti sidosryhmäanalyysin toteuttamisen vaiheet.

  1. Tunnista projektin sidosryhmät
  2. Määrittele sidosryhmien tärkeydet projektille (merkittävä, kohtalainen, ei merkittävä)
  3. Priorisoi sidosryhmät tarvittaessa
  4. Määrittele projektin aiheuttaman muutoksen vaikutus jokaiseen sidosryhmään sekä sidosryhmän vaikutusvalta muutokselle
  5. Määrittele myös jokaisen sidosryhmän suhtautuminen muutokseen nyt sekä tavoitetila muutokselle

Sidosryhmäanalyysin toteuttamisen jälkeen viestintäsuunnitelmassa määritellään, miten viestintä ja kommunikaatio hoidetaan kanavineen ja aikatauluineen kokonaisuudessaan kunkin sidosryhmän osalta. Sidosryhmäanalyysia on hyvä päivittää tasaisin väliajoin ja toteuttaa sen vaatimat muutokset viestintäsuunnitelmaan.

Lataa sidosryhmäanalyysin pohja tästä (lomake aukeaa uuteen selain-ikkunaan).

Tietotyön tehokkuudesta – toimisto tappaa tuottavuuden?

1       Antakaa heidän tehdä työnsä!

Missä tahansa työssä johtamisen tavoitteena on osittaa ja delegoida työtä ja ohjata työ tekijöilleen niin, että työntekijöillä on:

  • Työn tavoitteen ymmärrys tai tehtäväksianto, mitä pitäisi saavuttaa.
  • Osaaminen työn tekemiseen.
  • Motivaatio lopputuloksen saavuttamiseen.

Kun nämä asiat ovat kunnossa, työntekijällä on valmius ja halu tehdä työnsä. Onnistumiseen vaikuttaa näiden asioiden lisäksi myös se, annetaanko työntekijöille mahdollisuus onnistua työssään. Onko työympäristö sellainen, jossa on mahdollista työskennellä tuottavasti? Antaako ympäristö hyvät olosuhteet rauhalliseen työskentelyyn ja ottaa huomioon myös muut työskentelytavat ja -tarpeet? Toimivatko työvälineet ja ovatko ne tarkoitukseen sopivia ja helppokäyttöisiä?

Tietotyöläisen työn onnistumisen edellytyksiä ovat sopiva työtila ja hyvä työrauha sekä toimivat työvälineet.

 

2       Voiko johto vaikuttaa tärkeimpään työn tehokkuuteen vaikuttavaan asiaan?

Tietotyöläisen työrauhan pitäisi olla pyhä ja suojeltu asia. Keskittymistä vaativan työn tuottavuus romahtaa, jos työntekijän keskittyminen keskeytetään tai työympäristö ei anna mahdollisuutta syventyä keskittymistä vaativiin työtehtäviin. On toki paljon työtehtäviä, joissa intensiivinen keskittyminen pidemmäksi ajaksi ei ole aivan niin tärkeää. Tällaisia tehtäviä voisivat olla esimerkiksi… Niin mitkä? Myyjä, joka keskustelee asiakkaan kanssa, tarvitsee rauhan. Ohjelmoija, kirjailija, arkkitehti tai työvuorolistaa laativa esimies, kaikkien työteho paranee, jos heille taataan keskittymisrauha.

Millä periaatteilla suunnitellaan ja rakennetaan toimistotilat? Luulisi, että tilojen suunnittelussa asetettaisiin ensisijaiseksi tavoitteeksi työntekijöiden tuottavuus. Näin ei kuitenkaan ole. Tuntuu, että toimistotilojen suunnittelussa optimoidaan ensisijaisesti rakennuskustannuksia ja tilojen muunneltavuutta ja jonkin verran painoa myös laitetaan arkkitehtuuriselle esteettisyydelle. Valitettavasti työntekijöiden työolosuhteet ja tuottavuus jätetään hyvin pienelle huomiolle.

Erityisesti avokonttorit ja konttoritilat, joissa on ehkä välisermein koitettu luoda yksityisyyttä, ovat varmasti selkeitä rakentaa ja sisustaa. Tiloja on helppo muunnella kulloisenkin tarpeen mukaan. Häiritsevät äänet, asialliset ja asiattomat keskeytykset katkaisevat kuitenkin keskittyneisyyden tilan, jolloin tuottava työskentely katkeaa. Keskittyneisyyden hakeminen vie aikaa ja vaivaa. Jos keskeytyksiä tulee säännöllisen epäsäännöllisesti koko työpäivän ajan, työntekijöiden tuottavuus laskee, stressi kasvaa ja motivaatio heikkenee.

Voisi ajatella, että organisaation ylin johto haluaisi taata tuottavan työympäristön. Todellisuudessa toimiston työympäristöstä ja tärkeimmästä tuottavuustekijästä tekee päätöksiä sisustusarkkitehdit ja hallinto.

 

3       Projektipäällikkö, luo mahdollisuus työn tekemiselle

Jos sinulla projektipäällikkönä on mahdollisuus vaikuttaa työympäristöön, ota huomioon työrauha tärkeimpänä tuottavuustekijänä. Pyri järjestämään niin, että projektiin osallistuvat pääsevät yhteisiin tiloihin ja jokaisella projektiryhmän jäsenellä on paras mahdollinen työpiste henkilön rooli ja työskentelytapa huomioiden. Projektiryhmä oppii yhteisissä tiloissa tuntemaan toisensa paremmin ja yhteistyö on helpompaa. Ihmisten välinen tiedonkulku ja tilannetietoisuus paranee. Näin myös itse projektitöissä päästään nopeammin eteenpäin ja saavutetaan laadukkaampia lopputuotoksia. Yhteisten tilojen ei aina tarvitse olla organisaation tiloissa. Joskus tuottavuuden voi parhaiten varmistaa viemällä projektiryhmän pois toimistolta.

Projektin aloittamisen askeleet

’Pitkäkin matka täytyy aloittaa yhdellä askeleella’ sananlasku on elävää kansanperinnettä. Yhtä lailla projekti alkaa pienestä ja rakentuu vähitellen isommaksi ja monimutkaisemmaksi. Työhön on ryhdyttävä jämäkästi oli hanke sitten iso tai pieni. Projektin tapauksessa tärkeää on myös se, miten ensimmäiset askeleet otetaan.

Projektin aloitus vaiheistetaan omaksi tärkeäksi osaksi projektin elinkaarta ja aloittamiseen liittyvät yksityiskohdat ovat kaikki tärkeitä, mutta seuraavat kolmea perusasiaa on syytä nostaa esiin, jotta projekti lähtee liikkeelle oikealla jalalla.

Sitouta kaikki projektiin osallistujat projektin tavoitteisiin

Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että kaikki projektiin osallistujat ovat aikaisessa vaiheessa arvioimassa lähestymistapaa, suunnitelmia, tavoitteita, laajuutta, projektikäytäntöjä, vastuita, aikataulua, suunniteltuja väli- ja lopputuotoksia ja riskejä. Projektin osallistujia ovat projektitiimin ohella eri sidosryhmät eli projektin omistajat, mahdolliset tuotosten loppukäyttäjät ja ylläpitäjät, joita projekti joissain elinkaaren vaiheissaan tai sen jälkeen koskettaa.

Osallistumistapoja voivat olla esimerkiksi ryhmätyöskentelymenetelmät, joilla varmistetaan, että kaikki pääsevät vaikuttamaan ja kertomaan mielipiteensä eo. asioihin. Pelkkä tiedotustilaisuus ja kahvit eivät sitouta projektitiimiä eikä muita sidosryhmiä projektiin riittävällä tasolla.

Opettele tuntemaan projektitiimisi jäsenet

Projektissa toimiminen ei ole vain suorittamista. Projekti on tiivis yhteisö, jossa toimintakulttuurin on tuettava sitoutumista, yhteenkuuluvuutta, avoimuutta ja toisten kunnioittamista. Projektipäälliköllä on projektitiimin vetäjänä keskeinen rooli projektikulttuurin muodostajana. Jotta tämä onnistuu, on hänen tunnettava projektinsa toteuttajat.

Tutustu tiimisi jäseniin yksilöinä ja varmista, että tiedät, mitä he tavoittelevat projektissa toimiessaan ja miten projekti vaikuttaa heihin henkilökohtaisesti. Motivaation rakentamisessa on keskeistä tunnistaa aikaisessa vaiheessa, miten kunkin henkilön osaamista ja vahvuuksia voidaan kehittää projektin aikana tai miten henkilön osaamista voidaan hyödyntää ehkä suunniteltua laajemmin projektin muilla osa-alueilla. Henkilökohtainen keskustelu osoittaa samalla, miten tärkeäksi koet kunkin henkilön osallistumisen projektissa ja luot edellytykset sujuvalle kommunikaatiolle.

Projektin aloituspalaveri eli ”kick-off” on selkeä lähtölaukaus projektille, ja se on syytä pitää sopivassa muodossa, jotta saadaan tekemiselle ryhdikäs ja selkeä alku. Henkilökohtaisten keskusteluiden ohella ”kick-off” ja sitä edeltävät yhteiset tapahtumat ovat hyvä tilaisuus motivoida ja luoda yhteishenkeä sekä mahdollisuus tutustuttaa projektitiimin jäsenet toisiinsa. Projektin kuluessa on hyvä juhlistaa yhdessä saavutettuja välitavoitteita, jolloin varmistetaan välitön ja avoin ilmapiiri projektissa.

Valitse tarkoituksenmukaiset työvälineet

Projektin työvälineisiin kuuluu läpinäkyvän viestinnän sekä projektitiimin tiiviin yhteistyön varmistavat ratkaisut. Ketterään työskentelytapaan kuuluu viestinnän ohella kaiken tarpeellisen tiedon saavutettavuus nopeasti. Projektin tarjoama yhteistyöportaali, dokumenttienhallinta, keskustelupalstat ja pikaviestintä mahdollistavat läpinäkyvyyden ja tuovat projektissa tapahtuvan kommunikaation ja materiaalin kaikkien projektitiimin jäsenten saataville ajasta ja paikasta riippumatta. Hyvä idea olisi pitää projektissa tapahtuva sisäinen kommunikaatio kokonaan poissa sähköpostista!

Projektitiimiin tutustumisen yhteydessä selvitä, millaisilla työvälineillä projektitiimi kokee saavansa aikaan parhaat tulokset. Valitse käyttöön välineitä, joita kaikki projektitiimin jäsenet voivat käyttää. Hyvin yhteentoimiva välineistö on syytä olla kunnossa heti projektin alussa tarpeettomien viiveiden välttämiseksi.

Tärkeää on myös, että käytettävä projektihallintaohjelmisto on kaikkien saavutettavissa, palvelee projektin tarpeita kaikissa projektin vaiheissa sekä tukee yhteistyötä, läpinäkyvyyttä ja antaa ajantasaisen kuvan projektin tilanteesta kaikille projektissa toimiville roolinsa mukaisesti.

Pysy mukana muutoksessa – hallitse projektisalkkusi!

Maailma muuttuu jatkuvasti ja muutoksessa pitää olla mukana. Salkunhallinta tarjoaa hyvät keinot toiminnan ohjaamiseen ja muutoksen hallintaan sekä kattavan näkyvyyden toiminnan nykytilaan. Kun toiminnan nykytila on selvä, asetettuihin strategisiin tavoitteisiin on helppo suunnata.

salkunhallinta

Projektisalkun hallinnalla tarkoitetaan keskitettyä yhden tai useamman salkun johtamista. Tämä pitää sisällään salkkujen sisältämien projektien ja hankkeiden identifioinnin, priorisoinnin, valinnan, hallinnan ja seurannan sekä muut tarvittavat toimenpiteet, joilla varmistetaan yrityksen strategisten tavoitteiden toteutuminen.

Projektisalkku saavuttaa tavoitteensa, kun sen kaikki projektit onnistuvat. Projektisalkun hallinnalla varmistetaan, että yrityksessä keskitytään oikeisiin asioihin ja yrityksen resurssit käytetään viisaasti. Projektisalkun hallinnalla on saavutettavissa mm. seuraavat käytännön hyödyt:

  1. Tehdään oikeita asioita ja nopeammin.
  2. Projektien toimituskyky paranee.
  3. Yrityksen toimintatavat yhtenäistyvät.
  4. Yritys suunnittelee projektien työkuormat tasaisemmin.
  5. Resurssien käyttöaste paranee.
  6. Nähdään ja hallitaan kokonaisuus
  7. Projektien välisten sidosten tunnistaminen helpottuu.
  8. Riskienhallinnan laatu paranee.
  9. Reagointinopeus muutostilanteissa
  10. Ongelmien ratkaisu on tehokkaampaa ja helpompaa.

 Salkunhallinnan järjestelmä auttaa projektien valinnassa, priorisoinnissa ja päätöksenteossa. Kyseinen järjestelmä sisältää salkkutason suunnitelma-, ennuste- ja toteumatiedot. Lisäksi salkunhallinnan järjestelmä tarjoaa näkyvyyden toiminnan trendeihin ja ominaisuudet erilaisten ”what if” -analyysien tekemiseen. Ilman salkunhallinnan työkalua menestyksekäs projektisalkun hallinta on mahdotonta.

Projektipomon kevätkauden suosituimmat

Projektipomo on portfolio- ja projektinhallinnan alueelle keskittyvä asiantuntijablogi ammattilaisille sekä aihealueesta kiinnostuneille. Blogia kirjoittavat Dovre Groupin Suomen konsultointi-liiketoimintaryhmän konsultit.

Projektipomon kevätkauden luetuimmat blogikirjoitukset olivat seuraavat ajankohtaiset aiheet:

  1. Resurssien hallinta ja onnistuminen muutoksessa
  2. Projektijohtamisen viisi haastetta
  3. Miten muodostat tehokkaan projektiryhmän?
  4. Tuloksen arvo, teoreettista roskaako?
  5. Pienet projektit – pahin päänsärky

Resurssisuunnittelu ja resurssihallinta olivat kevään suosituimmat teemat. Syksyllä nämä aihealueet ovat jälleen esillä maksuttomissa webinaareissamme. Tervetuloa kuuntelemaan esityksiä Project Onlinesta ja Camako EPM:stä! Camako EPM -webinaareissa esitellään syksyllä järjestelmän tuoretta 4.8 -versiota.

Portfolio- ja projektinhallinnan onnistumisen avaintekijöitä ovat osaavat ihmiset, käytännönläheinen johtaminen ja yrityksen toimintaa tukevat tietojärjestelmät. Tarjoamme palveluja näille osa-alueille. Lue lisää palveluistamme ja ratkaisuistamme webbisivuiltamme.

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Projektin päättämisen riemu

Onnistunut projektin päättäminen on yksi projektin menestyksen osatekijöistä. Sillä varmistetaan projektin tuotokset organisaation käyttöön ja mahdollistetaan projektin toteuttajien siirtyminen suunnitellusti uusiin projekteihin ilman viiveitä. Tärkeää projektin päättämisessä on myös kerätä palautetta, oppia ja kokemusta tulevia projekteja varten, sillä näiden avulla voidaan ennestään kehittää organisaation kyvykkyyttä suoriutua projekteissaan.

Projektin päättäminen kuvataan monesti projektin työnkulussa omana päävaiheenaan varsinaisen toteutuksen päätteeksi. Käytännössä projektin onnistunut päättäminen edellyttää siihen tähtääviä toimia koko projektin ajan.

Muutamia käytännön neuvoja projektin lopetukseen:

  1. Suunnittele projektin päättäminen. Projektin päättäminen tulee ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa ja siihen liittyvät toimet pitää nivoa yhteen projektin muiden tehtävien kanssa.
  2. Aloita ajoissa. Projektin päättämiseen tähtäävät toimet pitää aloittaa jo hyvissä ajoin projektin toteutuksen aikana. Pysy suunnitelmassa ja harkitse tarkkaan näiden tehtävien siirtämistä, vaikka projektissa tuntuisi olevan tähdellisempääkin tekemistä.
  3. Kommunikoi uutterasti koko projektin ajan. Sitouta ja varmista tuotosten hyväksymiskriteerit, jotta vältytään loppuvaiheen yllätyksiltä. Lista avoimista tai epäselvistä asioista tulee pitää lyhyenä, jotta projektin päättäminen ei veny tarpeettomasti.
  4. Pidä kiinni sovitusta sisällöstä. Viime hetken muutokset ovat kaikin puolin tuhoisia. Siirrä sovittuun sisältöön kuulumattomat kokonaisuudet jatkoprojektiin.
  5. Lopeta projekti muodollisesti. Tee loppuraportti sovitulla sisällöllä. Kerää ja analysoi palautte siitä, mitä olisi voitu tehdä paremmin tai toisin. Pidä päätöskokous ja hyväksytä jatkosuunnitelma. Riemuitse menestyksestä ja palkitse onnistumisesta ja hyvistä suorituksista.

Hallittu lopetus varmistetaan hyvillä yhteisillä toimintatavoilla sekä määrätietoisella ja tavoitteellisella tekemisellä. Kaikkeen tähän voi myös valmentautua osaavan ja kokeneen kumppanin avustuksella. Ota yhteyttä, autamme mielellämme!

Miten muodostat tehokkaan projektiryhmän?

Projektin johtaminen on ennen kaikkea ihmisten johtamista. Projektiryhmäsi avulla saavutat tavoitteesi – yksin et pääse mihinkään. Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin projektiryhmää muodostaessa:

1.    Valitse oikeat henkilöt

Projektiryhmän rakennus lähtee liikkeelle projektin resurssitarpeesta ja siitä, ketkä pystyvät tarpeen parhaiten täyttämään. Henkilö, joka on aiemmin suoriutunut töistään hienosti, ei välttämättä ole oikea henkilö tähän projektiin. Neuvottele hyvässä yhteistyössä linjaesimiesten kanssa projektiryhmäsi kokoonpano ja huolehdi kuntoon henkilöiden mahdolliset osaamisvajeet ennen projektin alkua.

2.    Anna hyvä kokonaiskuva projektista

Henkilöt voivat tulla projektiin väliaikaisiin rooleihin poissa omista linjatöistään. Huolehdi, että jokainen ryhmäsi jäsen tuntee projektin kokonaiskuvan ja ymmärtää syyt projektin toteuttamiselle. Kommunikoi myös projektin pitkänajan hyödyt.

3.    Luota projektiryhmääsi

Henkilöitä motivoi ahkeraan työntekoon luottamus – mikromanageeraus on epäluottamusta ja vähentää henkilöiden työmotivaatiota. Näytä projektipäällikkönä hyvää ja positiivista esimerkkiä ryhmällesi.

4.    Opi tuntemaan projektiryhmäsi

Projektiryhmä muodostuu henkilöistä, joilla jokaisella on omat motivaattorinsa ja halu menestyä työssään. Projektipäällikkönä pitää onnistua projektiryhmän hengen luojana ja samalla myös johtajana henkilötasolla, huomioiden kuitenkin kunkin ryhmän jäsenen vahvuudet ja heikkoudet niin, että saat tiimistäsi irti mahdollisimman paljon. Pistä itsesi peliin olemalla helposti lähestyttävä projektipäällikkö ja opi tuntemaan tiimisi.

5.    Aseta tavoitteita

Jaa projekti saavutettavissa oleviin välitavoitteisiin. Asettamalla realistisia tavoitteita ryhmäsi saa tuloksia aikaan ja pysyy motivoituneena.

6.    Ole hyvä kommunikoija

Selkeillä ja ytimekkäillä viesteillä varmistat, että sanomasi menee perille ja se ymmärretään. Muista myös, että kerran viestitty asia ei ole välttämättä perille mennyt viesti, vaan viestiä pitää toistaa riittävästi. Anna aina tunnustusta hyvin tehdystä työstä!

Pienet projektit – pahin päänsärky

Usein pienet asiat synnyttävät suurimmat haasteet ja näin käy usein myös pienten projektien kanssa.

Projektin suhteellinen pienuus voi helposti erehdyttää asioiden aliarviointiin ja ottamaan asioita itsestäänselvyyksinä. Usein ongelmaksi muodostuu – yllättäen – että koetetaan saada aikaan liian paljon ja liian nopeasti. Pienistä puroista syntyy suuri virta ja ongelmat kertaantuvat useiden rinnakkaisten pienten projektien yhteydessä.

Pieni projekti täyttää kaikki projektin tunnusmerkit: se on tilapäinen ja aikarajattu, sillä on määrätty lopputulos ja sen toteuttajat ovat tiedossa. Pienessä projektissa toteuttajia on vähän, budjetti on pieni, prioriteetti saattaa olla matala ja tavoitteena on ehkä nopea suoritus. Tyypillisesti pienen projektin toteuttajia kuormittavat samaan aikaan myös muut hankkeet.

Pienen projektin ongelmat liittyvät tyypillisesti toteutuksen suunnitteluun ja työmäärien arviointiin, toteutuksen seurantaan, muutoshallintaan, viestintään sekä resurssien hallintaan. Nämä ongelmat näkyvät uudelleensuunnittelun tarpeena, asetettujen aikataulu- ja kustannustavoitteiden pettämisenä sekä resurssien ylikuormittumisena.

Siispä organisaation on syytä miettiä yhtenäinen malli pienten projektien hallintaan siinä missä suurtenkin:

  • Muodosta rakenne pienten projektien hallintaan vakioimalla käytetyt dokumenttipohjat. Tällöin varmistetaan, että kaikki yksityiskohdat tulevat huomioitua.
  • Vakioi toimintamalli pienille projekteille. Tällä luodaan yhtenäinen tapa toimia ja edellytykset ketterälle ja nopealle toteutukselle.
  • Suunnittele tekeminen tarkoituksenmukaisella tarkkuudella. Hyvä sääntö on, että suunnittelu viedään sellaiselle tasolle, että tehtävien sisältö, työmäärät ja riippuvuudet voidaan luotettavasti määrittää ja työmäärien toteutumista voidaan seurata.
  • Luo edellytykset tekemisen priorisoinnille. Projekteja on käynnissä lukuisia samanaikaisesti. Ylikuormitus- ja muutostilanteissa tulee olla käytettävissä riittävät tiedot projektien kriittisyydestä, jotta resurssien kohdistaminen on optimaalista. Näkyvyys käynnissä olevaan ja suunniteltuun tekemiseen on tärkeää.
  • Viestitä uutterasti tapahtumista projektien ylitse. Näin varmistat, että päättyvistä projekteista ja tehtävistä vapautuvat resurssit siirtyvät alkavien tehtävien pariin sujuvasti ja resurssien käyttö on tehokasta.

Käytännön kokemus on, että kaikki organisaation toteuttamat projektit kannattaa luokitella organisaatiolle sopivilla kriteereillä pieniin (Small), tavanomaisiin (Ordinary) ja suuriin (Large) projekteihin (SOL!). Kullekin projektiluokalle on erikseen kuvatut rakenteet ja menettelytavat.

Kokonaistilanteen hallinta edellyttää tietojärjestelmää, jossa hallitaan organisaation kaikki projektit koosta riippumatta. Pienten projektien kohdalla tietojen ajantasaisuus, kustannus- ja kuormitustarkastelut projektien ylitse ja erilaiset mittarit ongelmaprojektien esiin nostamiseksi sekä tekemisen priorisointiin ovat järjestelmän keskeisiä ominaisuuksia. Joustavia ja eri mittakaavan projekteihin soveltuvia järjestelmiä on useita – annamme näistä mielellämme lisätietoja!

Ovatko sopivat turvamarginaalit projektin pelastus?

Projektini on myöhässä eivätkä tuotokset synny suunnitellusti. Projektin liikennevalot vilkuttavat keltaista ja punaista. Minulta kysytään epämiellyttäviä kysymyksiä, joihin minulla eikä projektiryhmälläni ole kunnollisia vastauksia. Tarvitaan uusia keinoja, joilla projekti saadaan liikkeelle ja tulokset aikaan.

Miten voin projektipäällikkönä varautua tilanteeseen etukäteen?

  1. Toleranssien käyttö. Kun valmistelet ja suunnittelet projektia, laadi toleranssit tai turvamarginaalit (mm. aikataulu, kustannukset, resurssit), joiden puitteissa projektin aikana voidaan liikkua. Toleranssien alittaminen/ylittäminen aiheuttaa aina toimenpiteitä. Mikäli projektille ei ole määritelty toleransseja, projektissa viivytään yleensä turhan kauan tilanteessa, joka ei vie projektia kohti maalia – aikainen reagointi voi vielä pelastaa projektin.
  2. Ennakoi. Tee suunnitelma mahdollisista korjaavista toimenpiteistä etukäteen, jolloin tiedetään koko ajan, miten eri tilanteissa tulee toimia, ja näin ollaan valmiina tarvittaessa toimimaan.
  3. Pysähdy. Ole valmis pysäyttämään projekti ainakin hetkeksi, mikäli se on projektin onnistumisen kannalta välttämätöntä. Näin saat rauhan uudelleensuunnittelulle. Lisäksi projektin pysäyttäminen herättää yleensä projektin osapuolet ymmärtämään tilanteen vakavuuden ja ryhdistäytymään.
  4. Realistinen suunnitelma. Päivitä projektille realistinen suunnitelma. Pilko, vaiheista, rajaa laajuutta, versioi, keksi keinot, joilla saadaan ulos valmiita tuotoksia mahdollisimman pian. On tärkeää saada projektiryhmälle onnistumisia aikaan ja tärkeää päästä tekemisessä positiiviselle kehälle.
  5. Hyvä sponsori. Varmista, että projektilla on aktiivinen ja ajan tasalla oleva sponsori riittävän ylhäällä organisaatiossa, johon on hyvä keskusteluyhteys ja jolla on riittävästi valtaa projektin vaatimiin päätöksiin tarvittaessa.
  6. Ole tarkkana projektin laajuuden kanssa. Kasvata projektin laajuutta vasta, kun olet varma, että kykenet toimittamaan tärkeimmät asiat.

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Lue myös:
Apua, projektini on kriisissä!
Projektijohtamisen viisi haastetta

Mallikas projektin muutoshallinta on kaikkien osapuolien etu

Muutos tarkoittaa projektissa mitä tahansa muutosta projektin suunniteltuihin tuotoksiin. Muutokset aiheuttavat toteutuessaan usein kasvavan työmäärän sekä uhkaavat projektin budjettia ja aikataulua. Projektipäällikön pitää osata tasapainoilla muutoshallinnassa projektin aikataulun, käytettävissä olevien resurssien, budjetin ja asiakastyytyväisyyden välillä.

Muutoshallinnan käytännöt

Muutoshallinnan käytännöt kuvataan projektisuunnitelmassa tai erillisessä suunnitelmassa. Muutoslokissa ylläpidetään listaa projektille esitetyistä muutoksista. Ehdotetut muutokset dokumentoidaan muutospyynnöiksi, joiden tarkoitus on kuvata ja arvioida pyydetty muutos, muutoksen vaikutukset projektiin, määritellä muutoksen toivottu toteutusaikataulu sekä tarjota vaihtoehdot muutoksen toteuttamiselle. Muutoshallintaan liittyvät käytännöt hillitsevät ylettömiä muutoshaluja, mutta näin muutokset tulevat myös analysoitua laadukkaammin ja muutoksen tarpeellisuus harkittua paremmin.

Päätöksenteko

Säntillinen toiminta projektissa edellyttää, ettei kaikkia muutostoiveita toteuteta heti, vaan noudatetaan muutoshallinnan käytäntöjä ja kerätään ehdotuksia muutoslokiin koko projektin ajan. Muutosehdotukset käsitellään ja hyväksytään tai hylätään sovittujen käytäntöjen mukaan yleensä projektin ohjausryhmän kokouksissa säännöllisesti. Projektilla on paremmat onnistumisen edellytykset, kun tehdään läpinäkyvää muutoshallintaa ja päätetään toteutettavista muutoksista yhdessä asiakkaan kanssa.

Suunnitelman päivittäminen ja versiointi

Kun muutokset hyväksytään projektin ohjausryhmässä, projektisuunnitelmaan tehdään tarvittavat muutokset (aikataulu, työmäärät, kustannukset, lopputuotokset) uudelle suunnitelmaversiolle. Näin suunnitelmaan dokumentoidaan, ettei projektia tehdä enää aikaisemman suunnitelman laajuuden mukaisesti. Versiointia käyttämällä jää suunnitelmasta talteen alkuperäinen versio sekä kaikki keskeiset hyväksytyt muutokset projektin ajalta. Versioinnin tuloksena myös projektin onnistumisen arviointi on helppoa projektin päätyttyä.

Projektipäällikön yksi tärkeimmistä tehtävistä on pitää projektin muutokset ja laajuus tiukasti hallinnassa, jotta saavutetaan onnistunut lopputulos, johon asiakas on tyytyväinen.