Projektipomo

Microsoft ToDo, Planner vai Project for the Web? Ei väliä, kohta ne saa samassa paketissa.

The new Microsoft Planner: A unified experience bringing together to-dos, tasks, plans and projects – Microsoft Community Hub

Helmikuussa 2023 Projektipomo julkaisi blogikirjoituksen, jossa käsiteltiin Project for the Web sovelluksen tilannetta projektihallinnan näkökulmasta.

Tämä kirjoitus keskittyy Microsoftin julkaisemaan blogikirjoituksen ja siihen liittyvään materiaaliin, jossa Microsoft kertoo, että vuoden 2024 aikana nykyinen ToDo, Planner ja Project for the Web -sovellukset yhdistyvät toiminnoiltaan ja siirtyvät saman tuotenimen alle. Uusi tuote on nimeltään Microsoft Planner. Mutta ennen porautumista uuteen tuotteeseen syvemmälle, hieman taustaa.

Lähtökohdat
Microsoft Planner on Microsoftin pilvestä saatavilla oleva yksikertainen tiimin töiden suunnitteluväline. Sillä on ollut monia hyvä puolia, mm. töiden jakaminen tiimin henkilöille, jotka näkevät omat työnsä yli eri suunnitelmien, työt ovat olleet hallittavissa myös ToDo-sovelluksessa, jossa on voinut hallita Outlookissa luotuja tehtäviä. Heikkoutena mainittakoon, että Planner ei kuitenkaan tukenut esimerkiksi Microsoftin Dataverse tiedonhallinnan alustaa lainkaan, joten sen toiminnallinen laajentaminen oli hankalaa, jos ei jopa mahdotonta.

Project for the Web on Microsoftin uuden sukupolven projektinhallintaohjelma. Se on perustaltaan rakennettu pilviympäristöön, Dataverse tiedonhallinnan alustalle ja se hyödyntää Power Apps sovellusarkkitehtuuria. Se on siis arkkitehtuuriltaan joustava, koska sen tietomallia ja toiminnallisuuksia voidaan laajentaa Power Apps sovellusta muokkaamalla ja Dataverse tietomallia laajentamalla. Isoimpana puutteena asiakkaat ovat nähneet sen, että Project for the web ei ole kyennyt esittämään tiimin jäsenille yli eri projektien heidän tehtäviään tai ToDo-sovelluksen kautta.

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?
Nyt nämä kaksi edellä mainittua sovellusta sekä ToDo-sovellus liitetään yhteen ja luodaan uusi Microsoft Planner, joka lisäksi kuorrutetaan Copilotin tekoäly-ominaisuuksilla.

Uusi Planner julkaistaan ensin Teams-versiona vuoden 2024 alkupuolella, jossa aivan kaikkia toimintoja ei vielä ole saatavilla yhdistettynä yhteen pakettiin. Laajennettu ja myös pelkästään selaimessa toimiva versio on tulossa alustavien tietojen mukaan vuoden 2024 loppuun mennessä.
Microsoftin ilmoituksen mukaan uudesta Plannerista tulee saataville kaksi erilaista versiota. Nämä ovat Basic ja Premium. Näistä muutama sana seuraavaksi.

Basic vai Premium – siinä vasta pulma?

Planner Basic
Käytettävissä olevan Microsoftin materiaalin perusteella Basic versio tullee vastaamaan ominaisuuksiltaan hyvinkin nykyistä Planneria, johon on lisäksi yhdistetty ToDon tehtävälistan toiminnallisuus My Tasks -näkymään. Se on kuitenkin edelleen se yksinkertainen projektinsuunnittelua ja tiimin työnsuunnittelua tukeva väline, jolla voi sujuvasti jakaa tehtäviä tiimin jäsenille ja kerätä tehtävien edistymätietoja heiltä hajautetusti.

Omat tehtävät eri projekteista – näkymä

Planner Premium
Planner Premium on selvästi isoveli, jonka tehtävä on vastata isojen projektien aikataulusuunnittelusta, Gantt-kaavioista, tavoitteista, tehtävien välisestä logiikasta ja liittymisestä tavoitteisiin, tehtävien resurssiallokaatioista sekä projektikuormituksista.

Ihan uutta Planner Premiumissa on se, että Microsoftin tekoäly Copilot on valjastettu tukemaan projektisuunnitelman laadintaa. Sen lisäksi, että tehtäväluettelon voi perustaa käyttämällä projektimallia, voi Copilotilla luoda tai täydentää tehtäväluetteloita erilaisia tarpeita varten käyttäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti.

Tehtävien luontia Copilotin avulla

Jotta siirtyminen Basic versiota Premiumiin olisi mahdollisimman helppo, voi Basicin sisältä käynnistää Premiumin toiminnot. Premium toiminnallisuus kattaa Project for the Webin Gantt-näkymän sekä kriittisen polun laskennan mukaan lukien eri typpiset riippuvuudet ja viiveet tehtävien välillä.

ToDo:n toiminnallisuuden Planneriin siirtymisen myötä uudessa Planner Premiumissa on siis vihdoin saatavilla useiden asiakkaiden pyytämä toiminto, johon on kerätty kunkin henkilön tehtävät eri projekteista. My Tasks-näkymään on kerätty itseasiassa tehtäviä myös muista kuin uudesta Plannerista.

Millä tavalla uusi Planner tukee salkunhallintaa, on vielä arvoitus, sillä saatavilla oleva materiaali ei tätä kuvaa millään tavalla ja vanha Project for the Web vaati tuekseen Power App-sovelluksen salkunhallintaa varten.

Uusi Microsoft Planner kasvaa ja kehittyy tulevaisuudessa ihan varmasti. Se sisältää jo nyt ominaisuudet, joiden avulla saat projektit sen tavoitteet, aikataulut ja työsuunnitelmat hallittua keskitetysti. Power Platform alustana mahdollistaa lisätoimintojen rakentamisen niin, että järjestelmän laajennettavuudella ei käytännössä ole rajoja.

Mielenkiinnolla Projektipomo jää odottamaan vuoden 2024 julkistuksia ja tutustumista uuteen tuotteeseen. Tästä aiheesta varmasti lisää Projektipomon ensi vuoden blogeissa, kun ensimmäiset versiot ovat saatavilla.

Kiinnostuitko?
Ota yhteyttä, niin kerromme lisää

Otetaan tekoäly projektien avuksi

Tekoälypohjaisten välineiden kyvykkyys on kasvanut niin paljon, että on aika pohtia, miten voisimme hyödyntää näitä uusia mahdollisuuksia tehokkaasti. Tekoäly tulee tuskin poistamaan projektijohtamisen tarvetta, mutta se antaa käyttöön aivan uusia välineitä. Hyödyntämällä näitä uusia välineitä, projektipäällikkö pääsee eroon suuresta määrästä rutiinityötä ja voi keskittyä todella tärkeisiin asioihin, kuten henkilöjohtamiseen, liiketoimintahyötyjen saavuttamiseen ja sidosryhmäjohtamiseen.

1. Miten tekoälyä voidaan hyödyntää projektien hallinnan apuna?

Jos olet projektipäällikkö, miten voisit hyödyntää tekoälyä työssäsi? Millaista tukea PMO voisi saada projektisalkkujen hallintaan tekoälyn avulla? Miten resurssiesimiehet voisivat tekoälyn avulla optimoida resurssien käyttöä?

Voisiko tekoälyltä saada apua esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

Millaisia riskejä liittyy kuvaamaani projektiin?
Kuinka paljon voisin nopeuttaa projektin valmistumista hankkimalla kolme uutta ohjelmistokehittäjää?
Voin palkata kaksi uutta henkilöä. Minkä alan osaajia palkkaisin, jotta saamme parhaan hyödyn koko projektisalkun kannalta?
Mihin näistä kolmesta tuotekehitysideasta kannattaa investoida tässä markkinatilanteessa?
Millaisen viestin lähettäisin projektiryhmälle ja ohjausryhmälle projektisuunnitelman muutoksista?

1.1 Tekoäly auttaa ideoinnissa, projektien määrittelyssä ja suunnittelussa

Tekoäly voi tarjota ideoita ja ajatuksia, kun ollaan määrittelemässä projektin laajuutta ja sisältöä. Projektien tehtävien listaamisessa, työmäärien ja kestojen arvioinnissa sekä projektin aikatauluttamisessa tekoäly voi hyödyntää organisaation omaa kokemusdataa ja internetissä saatavilla olevaa tietoa.

Riskien aivoriihessä, tekoäly voi auttaa hakemaan listan tyypillisistä riskeistä, kun sille annetaan kuvaus käsillä olevasta projektista. Riskien haku voidaan tehdä vapaasti internetissä olevasta tiedosta, mutta lisää tarkkuutta saadaan, kun oman organisaation projektiriskien tietopankki syötetään tekoälyn käyttöön.

1.2 Tekoäly ennustaa projektien onnistumista historiatiedon perusteella

Kerättyä historiatietoa voidaan hyödyntää projektien onnistumisen ja lopputulosten ennustamisessa. Organisaation omien projektiohjausjärjestelmien tiedot voidaan antaa lähdetiedoksi tekoälypohjaiselle järjestelmälle, joka tietojen avulla oppii, millaiset projektit onnistuvat ja millaiset projektit epäonnistuvat. Esimerkiksi projektin alkuvaiheen myöhästymiset ehkä enteilevät projektin valmistumisen viivästymistä tai riskianalyysin suppeus saattaa ennakoida merkittäviä kustannusylityksiä. Tekoälyn yksi vahvuus on siinä, että se kykenee hakemaan suuresta tietomäärästä sääntöjä tai syy-seuraussuhteita, joita muuten on vaikea nähdä käytettävissä olevan työajan puitteissa.

1.3 Tekoäly hälyttää tulevista ongelmista

Tekoäly voi tarkkailla projektin seurantatietoja ja tilannedataa. Huomatessaan poikkeamia tai vaaran merkkejä, se voi automaattisesti antaa hälytyksen projektipäällikölle tai strategiselle projektitoimistolle, PMO:lle, joka ohjaa projektisalkun tavoitetasapainon määrittelyssä ja seuraa projektien etenemistä.

1.4 Tiedon analysoinnin ja raportoinnin automatisointi hyödyntää tekoälyä

Microsoft Power BI ja jopa Excel osaa muodostaa tietomalliin ladatusta datasta graafeja ja analyyseja vastauksena käyttäjän luonnollisella kielellä esitettyihin kysymyksiin. Käyttäjä voi esimerkiksi pyytää Power BI:tä muodostamaan graafin, jossa esitetään suurimpien projektien kustannukset ryhmiteltynä paikkakunnittain ja aikajaksoittain. Kun käyttäjä tuntee tietomallin käsitteet, datan analysointi normaalin kielen kysymyksin onnistuu varsin hyvin.

Tekoälypohjaiset järjestelmät voivat itsenäisesti käydä projektin tilannedatan läpi ja nostaa esiin haluttuja hälytyksiä tilanneraportille. Projektiraportoinnissa usein toivotaan poikkeamien nostamista esiin. Perinteisten aikataulujen ja budjettivertailujen avulla voi ihmissilmä löytää viivästymät ja budjettiylitykset, mutta poikkeamien etsintä vaatii tiedon ja raporttien läpikäynnin ja analysoinnin. Tekoäly voi väsymättä ja jatkuvasti seurata seurantatietoa ja nostaa hälytykset automaattisesti.

Projektin tilanneraportin laatiminen onnistuu hyödyntämällä laajoja kielimalleja yhdistettynä organisaation projektiohjausjärjestelmän tietoon. Kielimallien avulla tekoäly voi muuntaa projektin numeraalisista tiedoista sanallisen analyysin projektin tilanteesta. Toisin sanoen, kun tekoälyllä on pääsy projektin aikataulutietoon, työmääriin, toteutuneisiin ja budjetoituihin kustannuksiin, se voi koostaa tilanteen analyysin kuten ihminen selittäisi tilannetta ohjausryhmälle.

2. Mitä koneoppimiseen perustuvien välineiden käyttöönotto vaatii organisaatiolta

Microsoft tuo Copilot ja Azure AI välineistöt saataville marraskuun 2023 alusta. Tekoäly ei enää ole tieteisfiktiota tai tulevaisuuden visioita. Se mahdollistaa uusia tapoja työskennellä tietokoneiden kanssa. Erilaiset tekoälyn sovellukset arkipäiväistyvät, kun ne tulevat tarjolle tietojärjestelmien käyttäjille helposti omaksuttavalla tavalla.

Kaikkia tehtäviä ja töitä kannattaa arvioida ja pohtia, miten tekoäly voisi auttaa meitä näissä tehtävissä. Kokemuksen kautta opimme, millaisissa asioissa tekoäly kykenee auttamaan ja tehostamaan työtämme projekteissa.

Suurimpia tekoälyn hyödyntäjiä tulevat olemaan suurten tietomassojen haltijat. Jos on olemassa paljon dataa, voi tekoäly auttaa sen hyödyntämisessä entistä monipuolisemmin ja tehokkaammin. Organisaatioissa saattaa olla paljon kerättyä dataa ja erilaista dokumentaatiota, jota tekoälypohjaiset järjestelmät voisivat hyödyntää. Sopivan tiedon löytäminen, jalostaminen ja siistiminen sekä vieminen tekoälyn saataville mahdollistaa tekoälysovellusten hyödyntämisen organisaation oman tiedon pohjalta.

3. Haluatko oppia lisää tekoälystä?

Jos haluat tarkemmin selvittää itsellesi mitä tekoäly on ja miten se toimii, suosittelen suorittamaan, vaikka kurssin aiheesta. Erinomaisia maksuttomia peruskursseja kenelle tahansa ovat esimerkiksi:

Practical AI: https://cs.edukamu.fi/practical-ai-fi

Elements of AI: https://www.elementsofai.com/fi/.

Matka on vasta alussa

Vaikka olemme tekoälyn hyödyntämisessä vasta alkutaipaleella, ei ole enää syytä viivyttää sen hyödyntämisen aloittamista. Millaisia ajatuksia sinulla on tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksista? Laita ajatuksia ja kommentteja Prohan LinkedIn sivun keskusteluun.

Vihreä siirtymä tämän vuoden Projektipäivillä

Projektipomo osallistuu tänäkin vuonna jo ties kuinka monetta kertaa Projektiammattilaisten järjestämille Projektipäiville. Ne pidetään perinteen mukaisesti Helsingin Messukeskuksen kongressisiivessä 10.-11. lokakuuta. Tilaisuuden sponsorina paikalla on myös Projektipomon työnantaja Proha.

Tilaisuuden teemana tänä vuonna on ”Vastuunmuotoisen pilven alla”. Teema antaa hyvin tilaa mielikuvitusta vapaasti käyttäen, vaikka millaisille puheenvuoroille. Projektipomon tehtävänä oli Prohan näkökulmasta pohtia millaisia puheenvuoroja ja esiintyjiä me voisimme teemaa noudattaen tilaisuuteen ehdottaa. Prohan asiakaskunta on laajentunut uusiutuvan energian projekteja toteuttavista asiakkaista, joten tätä kautta oli yksinkertaista etsiä puhujia, jotka voisivat kertoa oman ammattimaisen näkemyksensä tuuli- ja aurinkoenergian kehityksestä Suomessa.

Puhujakorokkeelle nousevat tänä vuonna aurinkovoimaloita toteuttavan Solarigo Systemsin CTO Ville Vairinen, jonka otsikkona on ”Vastuullista kotimaista energiaa, mahdollisuudet ja haasteet” sekä tuuli- ja aurinkovoimaa kehittävän Vapo Terran projektijohtaja Lauri Alanen. Laurin teemana on ” Tuuli- ja aurinkovoimakehitys osana Neovan vastuullista liiketoimintaa”. Edellisten lisäksi lavalle astelee Dovre Groupin Suomen maajohtaja Miko Olkkonen aiheenaan ”Vastuullisuus teollisuuden investointiprojekteissa tulevaisuudessa – mistä lähdimme, missä olemme ja minne olemme matkalla”. Aiheet kietoutuvat mukavasti Projektipäivien teeman ympärille ja kattavat yhden iltapäivän striimin.

Koska Projektipomo on insinööri ja numeronikkari, jota kiinnostavat tilastot, edelliset aiheet antoivat iltapuhteena kimmokkeen tutkia mitä suomalaisessa sähköntuotannossa on viime vuosina tapahtunut mm. tuulivoiman osalta sekä millä tavalla sähköntuotannon hiilidioksidipäästöt ovat osin tämän vaikutuksesta muuttuneet. Seuraavassa osassa lähteinä on käytetty Suomen Tuulivoimayhdistyksen materiaalia sekä Energiateollisuus ry:n julkaisuja.

Aloitetaan vaikka hiilidioksidipäästöistä ja energiantuotannosta vuonna 2022. Sähköenergian tuotanto ilman yhteistuotantoa kaukolämmön kanssa oli 69 TWh ja kokonaistuotanto sen kanssa 82 TWh (vuonna 2021 vastaavat luvut 67 TWh ja 87 TWh). Tuulella tuotettiin sähköenergiasta 16,7 % ja aurinkovoimalla 0,6 %. Vertailun vuoksi edellisenä vuonna tuulivoiman osuus oli 11,7 % ja aurinkovoiman 0,4 %, reipasta kasvua kummankin osalta siis.

Miellyttävää luettavaa on, että hiilidioksidivapaan sähkön osuus on jo 89 % kaikesta Suomen sähköntuotannosta (86 % vuonna 2021). Tämä luku pitää sisällään myös biomassan käytön sekä vesi- ja ydinvoiman. Täysin uusiutuvan energian osuus oli 54 %. Sekin jo reilusti yli puolet kokonaistuotannosta.

Hiilidioksidivapaan energiantuotannon kasvu korreloi suoraan hiilidioksidipäästöjen laskevaan määrään per tuotettu energiayksikkö. Suomessa energiantuotannon hiilidioksidin määrä on laskenut 77 % per tuotettu kWh 12 vuoden aikana. Muutosta voidaan pitää merkittävänä.

Suomen tuulivoimayhdistys ylläpitää rekisteriä rakennetuista, rakenteilla olevista ja suunnitelluista tuulivoimaloista Suomessa. Seuraava kuva kertoo, miten Suomeen on rakennettu tuulivoimaa.

Valmiiden tuulipuistojen lisäksi rakenteilla on tällä hetkellä 33 tuulipuistoa, jotka valmistuvat vuosien 2023-25 välisenä aikana. Näiden yhteenlaskettu teho on 3232 MW. Tämän vuoden aikana on jo valmistunut 6 tuulipuistoa, joiden teho on yhteensä 439 MW. Vuoden 2025 lopussa meillä on siis tuulivoimatuotantoa 9348 MW, eli kasvua kolmessa vuodessa yli 64 %.

Seuraava haaste suomalaiselle energia-alalle ei ole energiantuotanto vaan energian varastointi, jotta tulevaisuudessa aurinko- ja tuulivoimatuotannon suuri kausivaihtelu saadaan kompensoitua.

Ennen uusiin energiansäästö- ja varastointitekniikoihin tutustumista Projektipomo suuntaa Projektipäiville.

Nähdään siellä!

Gantt-kaavio rulettaa projektihallinnassa

Jos olet suunnitellut projekteja, olet varmasti käyttänyt Gantt-kaaviota projektiaikataulun esittämiseen. Gantt-kaavion avulla voidaan esittää suunnitellut työt aikataulussa, niin että töiden aikataulu ja vastuut on helppo kommunikoida tekijöille. Kun työsuunnitelma konkretisoidaan kuvana, aikataulun mahdolliset konfliktit ja riskit tulevat paremmin esiin.

Gantt-kaavio on saanut nimen kehittäjänsä mukaan. 1900 luvun alussa Henry Gantt kehitti janakaavion tehtaiden tuotannollisten työvaiheiden kuvaamiseen ja resurssikuormien suunnitteluun. Alun perin kaaviot laadittiin käsin kynällä ja paperilla, mutta nykyisin lähes jokaisessa projektihallinnan ohjelmistossa on jonkinlaiset välineet Gantt-kaavioiden esittämiseen.

Gantt-kaaviossa tehtävät esitetään omilla riveillään janoina. Kalenteriaika esitetään kaavion ylälaidassa vasemmalta oikealle kulkevina aikajaksoina. Tehtäväjanat piirretään omille riveilleen allekkain, alkupäivästä loppupäivään, jolloin janan pituus kertoo tehtävän keston ja paikka sen ajoituksen. Kaaviosta näkee helposti, mitä tehdään milloinkin, mitkä tehtävät tehdään samanaikaisesti ja missä järjestyksessä työt etenevät. Kaaviossa voidaan esittää pystyviivalla nykyhetki. Tehtävien valmiuden tila esitetään tehtäväjanojen päälle mustattuna valmiusastejanana. Välitulokset ja päätöksentekopoisteet esitetään etappeina, eli yhdelle päivälle merkittyinä tapahtumina. Lisäksi alkuperäinen aikataulu voidaan esittää nykyisen, mahdollisesti muuttuneen, aikataulun janojen rinnalle piirrettyinä janoina.

Kuva: Microsoft Project ohjelmalla piirretty Gantt-kaavio

Kriittinen polku Gantt-kaavioon

Nykyisin kaavioihin usein lisätään tehtävien väliset suoritusjärjestystä kuvaavat riippuvuudet. Tietokoneohjelmia, kuten Microsoft Project käytettäessä voidaan helposti hyödyntää kriittisen polun menetelmää. Menetelmän avulla lasketaan projektiaikataulun kriittinen polku, jolla tarkoitetaan pisintä tehtävien ketjua projektin alusta projektin loppuun. Jos jokin kriittinen tehtävä myöhästyy tai venyy, siitä seuraa koko projektin valmistumisen viivästyminen. Tehtäville, jotka eivät ole kriittisellä polulla lasketaan niiden pelivarat. Pelivaralla tarkoitetaan kuinka paljon tehtävä voi viivästyä alkuperäisestä aikataulustaan, ilman että minkään seuraavan tehtävän aloittaminen tai koko projektin valmistuminen viivästyy.

1. Gantt-kaavion laatimisen haasteet

1.1. Työnositus

Olennaista on osata purkaa projektin tehtävät sopivan kokoisiksi ja järkevällä tavalla aikataulutettaviksi kokonaisuuksiksi. Tätä kutsutaan Työn ositukseksi (Work Breakdown Structure (WBS)). Projektin työn osittaminen oikealla tavalla hierarkkiseksi rakenteeksi sopivan yksityiskohtaiselle tarkkuudelle, ei välttämättä ole aina aivan helppoa. Tehtävät voidaan pilkkoa useilla erilaisilla tavoilla. Hyvä ositustapa mahdollistaa tehtävien aikatauluttamisen peräkkäin, eikä niin että kaikki tehtävät kulkevat rinnakkain koko projektin keston läpi. Tehtävät kuvaavat mitä oikeasti tullaan tekemään ja konkreettisesti saamaan aikaan. Ei listata tavoitteita, vaan töitä miten tavoitteet saavutetaan.

Hyvä työnositus mahdollistaa tehokkaan toteutumisen seurannan. Lyhyiden tehtävien kuittaaminen tehdyiksi on yleensä suoraviivaisempaa, kuin pitkien tehtävien valmiusasteen arviointi. Keskeneräisten tehtävien valmiuden arvioon sisältyy aina suurempi epävarmuus kuin kokonaan valmiiksi saatujen tehtävien valmistumiseen. Keskeneräinen työ saattaa vielä venyä alkuperäisestä arviosta, valmis työ harvemmin. Kun työt on pilkottu lyhyiksi tehtäviksi, yhden seurantajakson kohdalla keskeneräisen työn määrä on pienempi, kuin jos tehtävät ovat pitkiä. Valmiustilanteen arvio raportointihetkellä on sitä tarkempi, mitä pienempi on keskeneräisen työn arvo kyseisellä hetkellä.

1.2. Kestojen arviointi

Kestojen arviointi voi perustua arvioidun työmäärän toteutuksen jakamiseen kalenteriaikaan. Eli arvioidaan vaadittavien työtuntien määrän perusteella, kuinka pitkän kalenteriajan työn suorittaminen vaatii, kun huomioidaan työhön osallistuvien henkilöiden saatavuus ja muu työkuorma. Joskus voidaan hyödyntää kokemustietoa tai arvioida kesto suoritteen määrän ja tyypillisen suoritustehon perusteella. On kuitenkin hyväksyttävä, että aikataulusuunnitelmien kestoarvioihin sisältyy aina epävarmuuksia. Yksi tapa tuoda epävarmuudet aikatauluihin mukaan, on arvioida yhden kestoarvion sijasta kolme arviota: optimistinen, pessimistinen ja todennäköinen. Tehtäville tehtyjen kolmen arvion perusteella voidaan laskea koko projektin tasolle kolme keston arviota ja näin saada hahmotettua koko projektin keston arvion epävarmuutta. Tätä kolmen pisteen arviointimenetelmää kutsutaan nimellä PERT (Program Evaluation and Review Technique).

1.3. Vaihtoehtoisten toteutustapojen ja iteraatioiden esittäminen

Gantt-kaaviossa ei esitetä paluunuolia kaavion aiempiin tehtäviin. Janat etenevät aikataulussa vasemmalta oikealle, menneisyydestä tulevaisuuteen, eikä ajassa palata taaksepäin. Iteraatiot on suunniteltava aikatauluun valmiiksi. Iteratiivisessa suunnittelussa on päätettävä kuinka monta iteraatiota tullaan tekemään, tai sovittava päätöspisteet aikatauluun, joissa päätetään mahdollisista iteraatiokierrosten lisäämisistä. Toisaalta iteraatioiden aikana voidaan tehdä päätöksentekoa siitä, mitä eri iteraatioihin tullaan sisällyttämään.

1.4. Nähdä metsä puilta

Yksityiskohtainen työnositus tuottaa laajassa projektissa suuren määrän tehtäviä aikatauluun. Kokonaisuuden hahmottaminen on vaikeaa, kun tehtävärivejä on paljon. Suurta tehtävämäärää voidaan tiivistää piilottamalla työnosituksen alatasoja tai käyttämällä muita sopivia ryhmittelyrakenteita. Esimerkiksi Microsoft Project ohjelmassa voi edistynyt käyttäjä määritellä janakaaviotyylit niin että yhdellä tehtävärivillä voidaan esittää useita tehtäväjanoja. Janat voivat esimerkiksi kuvata tietyn osatuloksen tuottamisen eri työvaiheita eri värisillä janoilla.

Aikataulua ei aina tarvitse myöskään esittää kokonaisena. Jotta aikataulun katsojan silmä keskittyy olennaiseen, voidaan menneet tehtävät jättää näyttämättä, ja kaukaisemman tulevaisuuden työt voidaan esittää karkeampina kokonaisuuksina.

Pitkissä projekteissa voidaan aikataulusuunnittelua tehdä “vyöryvänä aaltona” eli aluksi suunnitella aikataulu karkeammalla tasolla ja erikseen sovittu lyhyempi ajanjakso tarkasti lähitulevaisuudesta. Sopivin välein palataan suunnittelupöydälle tuottamaan yksityiskohtainen suunnitelma seuraavalle ajanjaksolle, vaikka kuukauden välein tarkastellaan aina seuraavaa kolmea kuukautta yksityiskohtaisemmin.

Mikä on paras työväline esittää projektiaikataulut? Ota yhteyttä, esittelemme mielellämme markkinoiden suosituimmat välineet.

Project for the web sovelluksen kehityksen tilannekatsaus

Noin vuosi sitten keväällä 2022 kirjoitin blogikirjoituksen, jossa listasin mielenkiintoisimpia toimintoja, joita Microsoft on lupaillut Project for the Web sovellukseen. Osa toiminnoista on vuoden kuluessa ilmestynyt käyttöön, mutta muutamia tarkeitä toimintoja joudutaan vieläkin odottamaan.

Project for the Web (PftW) on Microsoftin uuden sukupolven Project ohjelma. Se on perustaltaan rakennettu pilviympäristöön, Dataverse tiedonhallinnan alustalle ja hyödyntää Power Apps sovellusarkkitehtuuria.

Verrattuna Microsoft Project työpöytäohjelmistoon ja Project Online välineeseen, se ei sisällä vielä läheskään kaikkia perinteisen projektinhallintaohjelman vakiotoimintoja. Se on kuitenkin arkkitehtuuriltaan joustavampi, koska sen tietomallia ja toiminnallisuuksia voidaan laajentaa Power Apps sovellusta muokkaamalla ja Dataverse tietomallia laajentamalla.

Erittäin helppokäyttöisenä sovelluksena se on otettavissa käyttöön nopeasti, ilman raskasta koulutusta. Muokattavuutensa ansiosta se taipuu hyvin monen kaltaisiin projektien, ohjelmien, hankkeiden ja resurssien hallinnan tarpeisiin.

1. Tiimin jäsenen omat työt näkymä – ei vielä(kään)

Tämä saattaa olla monelle organisaatiolle se tärkein vielä puuttuva ominaisuus Project for the Web sovelluksesta. Toistaiseksi kaikki PftW näkymät ovat puhtaasti projektikohtaisia. PftW ei vielä tarjoa näkymää, jossa projekteissa mukana oleva henkilö näkisi omat tehtävänsä, kaikista projekteista. Näkymä voidaan kyllä toteuttaa katselunäkymänä Power Apps sovelluksessa tai Power Bi raporttina. Kova tarve kuitenkin on saada näkymä, jossa tiimin jäsen voi katsella tehtäviä eri projekteista ja myös päivittää tehtävien tilaa.

Microsoftin kehityslistalla on jo pitkään ollut ”Assigned to me” ominaisuus, jossa eri sovelluksissa luodut tehtävät näkyvät ToDo, Tasks in Teams ja Plannerin Assigned to me näkymissä. Toistaiseksi vielä Projekteissa henkilölle luodut tehtävät eivät noissa sovelluksissa näy, mutta Microsoftin kehityslistan mukaan ominaisuus on tulossa elokuussa 2023.

Kuluneen vuoden aikana on kuitenkin käyttöliittymään lisätty kolme uutta näkymää:

Tehtävät (Assignments) Tämä aivan juuri ilmestynyt uusi näkymä esittää projektin henkilöiden kuormitusten työmäärät aikajaksotettuna taulukkona, jossa työmääriä voi jopa muokata.

Kuva 1: Tehtävät (Assignments) näkymä

Kaaviot (Charts) näkymässä esitetään tehtävien tilannetietoa ja työmäärätietoa henkilöittäin. Tässä raporttinäkymässä ei tietoja muokata, vaan ainoastaan nähdään työmäärän ja edistymän tilanne henkilöittäin.

Henkilöt (People) näkymä on kuin Taulu näkymä ryhmiteltynä henkilöittäin. Ajatuksena on, että tätä näkymää voidaan hyödyntää henkilöiden työkuorman arviointiin ja töiden tasaamiseen henkilöiden välillä.

2. Projektisuunnitelmien mallit – osittain toteutunut

Uusi projekti voidaan luoda tuomalla Microsoft Project työpöytäsovelluksella laadittu projektisuunnitelma .MPP tiedostosta Project for the Web välineeseen. PftW ohjelmasta ei projektia kuitenkaan voi avata takaisin Microsoft Project työpöytäsovelluksen.

Microsoft on myös laatinut muutamia valmiita projektisuunnitelmien malleja, joiden pohjalta uusi projekti voidaan luoda. Vielä ei kuitenkaan ole käytettävissä käyttäjän itse hallinnoimaa projektien mallikirjastoa. Lupauksissa kuitenkin on, että tulevaisuudessa mallikirjastoon voisi lisätä käyttäjien itse luomia projektisuunnitelmien pohjia.

Mallikirjaston puutetta voi kiertää luomalla uusi projekti kopioimalla olemassa oleva projekti uudeksi projektiksi.

Kuva 2: Uusi projekti voidaan luoda käyttäen Microsoftin laatimaa valmista mallia

3. Baseline aikatauluversiot – ei vielä toteutunut

Muutosten hallintaan voidaan käyttää esimerkiksi muutospyyntöjä Power Apps sovelluksessa. Muutospyyntöön voidaan kuvata muutos ja sen tilaa voidaan seurata. Project työpöytäsovelluksesta tuttu aikataulun versiointi Perusaikatauluiksi (Baseline) olisi tarpeellinen, jotta aikataulun muutoksia ja päivityksiä voitaisiin seurata ja aikataulun eri versioita vertailla. Baseline toiminnon toteutuksen aikataulusta ei kuitenkaan vielä ole tarkempaa tietoa.

4. Kalenterit

Project for the Web sovelluksessa voi määritellä viikoittaiset työpäivät. Vielä ei kuitenkaan voi määritellä päivittäistä työaikaa tai resurssikohtaisia kalentereita.

Kalenterit voidaan kuitenkin määritellä tarkemmin projektille ja resursseille Project for the Web Power apps puolella. Uusia kalentereita voidaan luoda, luoduista kalentereista valitaan PftW sovelluksessa projektin kalenteriksi haluttua työaikaa noudattava kalenteri. Jokaisen resurssin työaikamalli voidaan valita ja resursseille voidaan määritellä heidän omat työaikansa ja lomat.

Kuva 3: Työpäivien valinta

Kuva 4: Projektin työaikamallin valinta

5. Resurssoinnin parannukset

Resurssien hallintaan on juuri hiljan ilmestynyt uusi hieno näkymä. Tehtävät (Assignments) näkymä (Kuva 1) esittää resurssien tehtäväkuormitukset aikajaksotettuna taulukkona, kuten Tehtävien käyttö (Task Usage) ja Resurssien käyttö (Resource Usage) näkymät MS Project ohjelmassa. Tässä näkymässä on mahdollista jopa muokata aikajaksotettuja resurssivaraustietoja. Näkymän voi skaalata päivä- tai viikkojaksoille. Tämä on huima edistysaskel resurssisuunnitteluun Project for the Web ohjelmassa!

Toivottavasti tästä nähdään tulevaisuudessa myös versio, joka esittää henkilön kaikki omat tehtävät eri projekteista, ja jossa henkilö voisi päivittää tehtäville päivittäiset toteutuneet työtunnit, kuten normaalissa tuntikorttisovelluksessa.

6. Aikataulun skaalaus

Hiljakkoin aikataulun zoomiin on lisätty useita tarkkuustasoja lisää. Aiemmin pulaa oli varsinkin karkeista skaalaustasoista, kun tarkasteltiin useita vuosia kestäviä projekteja. Karkein zoomaus näyttää nyt aikataulun puolen vuoden jaksoissa.

7. Kaikki riippuvuustyypit

Nyt tehtäviä voi linkittää Alusta alkuun, Alusta loppuun, Lopusta loppuun, kun aiemmin oli käytettävissä ainoastaan lopusta alkuun tyylinen riippuvuus. Valitettavasti edelleenkään ei riippuvuudelle voida kuitenkaan määritellä viivettä, eli riippuvuuden kestoa.

Kuva 5: Riippuvuuden tyypin valinta

8. Ehdollinen väritys (Conditional formatting)

Ruudukko (Grid) näkymässä on mahdollista määritellä solujen taustavärit solujen arvojen mukaan.

Kuva 6: Ehdollisen värityksen määrittely

Kuva 7: Esimerkki korostetuista soluista

9. Muuta pientä

Taustalla on toteutettu useampiakin suorituskykyyn ja laajennettavuuteen liittyviä parannuksia.

Tehtävien maksimimäärää projektissa on kasvatettu 1000 tehtävään.

Resurssin roolissa PftW sovellusta käyttävät henkilöt eivät välttämättä tarvitse Project lisenssiä lainkaan, vaan voivat esimerkiksi päivittää toteutumaa omien töidensä osalta pelkällä perus M356 lisenssillä.

Henkilölle lähetetään sähköpostimuistutus, kun hänelle lisätään tehtäviä projektiin.

10. Toimintoja kehityslistalla

Jo ensikuussa on luvassa integraatio Microsoft Viva välineen OKR tavoitteisiin. Projektin tavoitteet voidaan liittää Vivan tavoitteisiin. Kun etapit ja tehtävät valmistuvat projektissa, Vivan OKR tavoitteet peilaavat projektin edistymää.

Jo mainittu, kovasti odotettu Assigned to Me näkymä, eli henkilön omien tehtävien ilmestyminen ToDo, Planner ja Tasks in Teams sovelluksiin on aikataulutettu elokuulle 2023.

Sähköpostimuistutus henkilön myöhässä olevasta tehtävästä.

11. Joko Project for the Web kannattaa ottaa käyttöön?

Jos organisaatiossasi jo käytetään Project Online tai Project Server ohjelmistoja, todennäköisesti PftW toiminnot eivät riitä täyttämään odotuksia, jota käyttäjillä on Project Onlinen käytön opittuaan. Totuus on että, PftW ei välttämättä tule koskaan sisältämään kaikkia niitä toimintoja, jotka nyt ovat Project ohjelman työpöytäversiossa ja Project Onlinessa.

Jos tarvitset nopeasti ja helposti käyttöönotettavan projektin suunnittelun ja seurannan ohjelmiston, Project for the Web voi hyvinkin olla välineesi.

PftW kasvaa ja kehittyy jatkuvasti. Se sisältää jo nyt perusominaisuudet, joiden avulla saat projektit, aikataulut ja työsuunnitelmat hallittua keskitetysti. Power Platform alusta tarjoaa paljon suuremmat räätälöinti- ja laajentamismahdollisuudet kuin Project Online koskaan on kyennyt. Power Apps ja Dataverse tiedonhallinta-alusta mahdollistavat lisätoimintojen rakentamisen niin että järjestelmän laajennettavuudella ei käytännössä ole rajoja.

Kiinnostaako Project for the Web?

Ole meihin yhteydessä, niin kerromme lisää sales@proha.com

Asiantuntijatyön suunnittelusta

Asiantuntijatyö tarvitsee jatkuvaa suunnittelua siinä missä mikä muu työ tahansa. Seuraavassa käsitellään asiantuntijatyötä projektijohtamisen näkökulmasta.

Osituksella tarkennetaan sisältöä
Työnsuunnittelun pohjana on projektin osittaminen hallittaviin kokonaisuuksiin. Osituksen tehtävä on antaa riittävän hyvä kuva projektin sisällöstä ja rajauksesta. Hyvin tehty ositus tukee aikataulu- ja tehtäväsuunnittelua sekä budjetointia ja pienentää myös projektiin liittyviä riskejä. Osituksen päätteeksi voidaan jokaiselle osakokonaisuudelle nimetä vastuuhenkilö.

Vastuut selviksi
Projektin osituksen ja vastuuhenkilön nimeämisen avulla toteutetaan henkilövastuumatriisi, joka toimii valvonnan apuvälineenä. Vastuumatriisissa siis jokaisella osakokonaisuudella on nimetty vastuuhenkilö ja vastuut on kuvattu matriisin muotoon. Vastuuhenkilön tehtävä on seurata työn edistymistä ja pyrkiä edistämään työn valmistumista sovitussa aikataulussa. Ei ole väliä hankitaanko työ alihankkijalta tai toteutetaanko itse, vastuuhenkilön tehtävät ja velvollisuudet ovat samanlaiset.

Tehtävät ja suoritusjärjestys
Tehtävien suunnittelu koostuu useasta erilaisesta tekijästä, joilla on lisäksi keskinäinen vaikutussuhde. Näitä ovat mm.:
– Tehtävän sisältö ja työmäärä
– Tehtävän liittyminen tai vaikutus muihin tehtäviin – työnkulku
– Tekijät: osaaminen, kokemus, motivaatio – soveltuminen
– Tehtävän kriittisyys – prioriteetti
Tehtävien työnkulun lopussa on syntynyt konkreettisia komponentteja tai mitattavia tuotoksia.

Tehtävien suunnittelua voidaan tehdä monella erilaisella tavalla ja sen tuloksia voidaan esittää erilaisilla graafisilla tavoilla. Tällä hetkellä käytössä olevia kuvaajia ovat ainakin Kanban-taulut, Gantt-kaaviot, paikka-aika-kaaviot sekä tahtiaikataulut (Lean). Jokaisen edellä mainitun suunnittelutavan tehtävä on vähentää projektin läpiviemiseen liittyvää hukka-aikaa, varmistaa, että toteutukseen tarvittavat resurssit ovat saatavilla ja jäsentää tehtävien suoritusjärjestystä lopputuloksen aikaansaamiseksi suunnitellussa aikataulussa sekä vähentää turhia työvaiheita ja odottamista.

Kanban ja Gantt

Tahtiaikataulu

Yhtäaikaiset tehtävät
Tyypillisesti asiantuntijat työskentelevät useamman projektin tiimissä yhtä aikaa. Asiantuntijalla on tarve kehittää osaamistaan ja toteuttaa uusia asioita, jolloin oman kehittymisen kannalta mielenkiintoiset tehtävät ovat tekijän prioriteettilista kärjessä. Tekijän prioriteetti voi kuitenkin olla eri, kuin mikä on projektien näkökulmasta eri tehtävien prioriteetti. Työnsuunnittelun tehtävä on kertoa missä järjestyksessä erilaiset tehtävät toteutetaan sekä pyrkiä minimoimaan yhtä aikaa kesken olevien tehtävien määrä. Tehtävästä toiseen siirtyminen kuluttaa työtunteja, mutta ei edistä lopputuloksen saavuttamista. Työn suorittamista parantaa, jos tehtävät ja tehtävien suoritusjärjestys esitetään tekijälle mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tähän on olemassa erilaisissa projektijärjestelmissä näkymiä, jolla tekijä voi seurata hänelle allokoitujen tehtävien aikataulua.

Työmäärien arvioinnista
Tehtävien työmäärien arviointi on aina haastavaa. Jotta arviot osuisivat edes jotenkin kohdalleen, on tiedettävä mistä arvion antaa. Tästä syystä on järkevää, että työmäärien arviointi tapahtuu yhtä aikaa tehtävän sisällön ja työtavan suunnittelun kanssa. Työmäärien arvioinnissa voi käyttää apuna historiatietoa vastaavanlaisista tehtävistä, jos sitä on esimerkiksi projektijärjestelmän tai tuntiraportoinnin kautta saatavilla. Työmäärän arvioinnissa on otettava huomioon sen henkilön kokemus ja osaaminen, joka tehtävän suorittaa. Kokenut osaaja toteuttaa allokoidun työn alle normijoutuisuuden, kun kokemattomalla suoritukseen voi mennä moninkertainen aika ja työmäärä. Lisäksi motivaatiolla on roolinsa tehtävän joutuisuudelle.

Tehtävän parhaan työmääräarvion antaa yleensä tehtävään perehtynyt asiantuntija. Tämä edellyttää, että työn sisältö on selkeä ja rajattu kokonaisuus. On hyvä muistaa, että kokeneenkin henkilön antama arvio on vain arvio. Se ei siis ole ehdoton totuus. On hyvä kysyä mihin arvio perustuu, mitä se sisältää ja mitä se ei sisällä. Näin voidaan arvioida muut tehtävän valmiiksi saattamiseen vaikuttavat tekijät ja arvioida niiden vaikutus kokonaistyömäärään erikseen.

Esimerkkinä voisi olla jonkin uuden ominaisuuden toteuttaminen tietojärjestelmään: Työmääräarvio pyydetään ohjelmoijalta. Ohjelmoija antaa vastauksen omasta vastuualueestaan eli kehitystyöstä. Tästä arviosta puuttuvat mm. testaamiseen, dokumentointiin ja toimittamiseen tarvittava työmäärä. Projektihallintaa tukevan tuntiraportoinnin avulla voidaan selvittää mitkä ovat tyypilliset suhteet kehitystyön, testauksen ja dokumentoinnin välillä ja käyttää kokemuspohjaista tietoa, jolla arvioidaan kehitystyö lisäksi tarvittava työpanos.

Kiinnostuitko? Tule kuuntelemaan webinaaria 28.2. klo 10 aiheena projektitiimin työnsuunnittelu. Ilmoittautumaan pääset tästä linkistä: Camako projektitiimin työnsuunnittelu.

Projektin riskien hallinnasta

Projektin onnistumisen kannalta riskien hallinta on tärkeää. On arvioitu, että jopa 45 % kaikista projekteista ylittää budjetin tai aikataulunsa. Johtuuko tämä siitä, että odotukset projektin aikaisista olosuhteiden muutoksista ja ongelmista projektin suunnitteluvaiheessa ovat liian ruusuisia ja todellisuus lyö vasten kasvoja, sitten kun projekti on käynnissä? Onko meillä keinoja varautua projektin aikaisiin epäsuotuisiin muutoksiin projektia ympäröivissä olosuhteissa tai projektin toteutuksessa?

Kysehän on projektiin vaikuttavien epävarmuuksien arvioinnista, joiden määrälliset vaikutukset aikatauluun ja budjettiin pitäisi pystyä jollakin systemaattisella tavalla arvioimaan. Projektit kertovat yleensä valmistumispäivän sekä budjetin projektin suunnitteluvaiheen lopussa. Mitä jos näiden kahden luvun lisäksi kerrottaisiin todennäköisyys, jolla ne voidaan saavuttaa ja tälle todennäköisyydelle olisi käytettävissä laskennallinen malli? Tämä antaisi sidosryhmille huomattavasti paremman kuvan projektiin liittyvistä epävarmuuksista ja niiden vaikutuksista sekä aikatauluun että budjettiin.

Kun projektin suunnitteluvaiheessa laadimme aikataulua ja arvioimme tehtävien kestoa, suoritusjärjestystä ja sitä kautta tehtävien vaikutusta toisiinsa, arviomme tehtävän kestosta on vain yksi luku. Mitä jos tekisimme keston arvion kolmella erilaisella näkökulmalla: todennäköisin kesto, eli se mihin eniten uskomme sekä arvio, mikä on ehdoton minimi, jos kaikki menee ilman ongelmia ja mikä on pisin mahdollinen kesto, jos ilmenee paljon ongelmia? Vastaavan arvion voi tehdä myös budjetin riveille. Tämän jälkeen käyttäisimme matematiikkaa apuna laskemassa erilaisia läpimenoaikoja aikataululle sekä budjetille ja julkaisisimme erilaisista variaatioista tietyt tulokset esimerkiksi 20 %, 50 % ja 80 % todennäköisyydet. Projektin omistaja voisi näillä tiedoilla arvioida huomattavasti paremmin projektin toteutettavuutta ja ymmärtäisi epävarmuuksien vaikutusta aikatauluun ja budjettiin. Alla on kuva aikataulun kolmipistearvioinnista.

Yllä oleva kuva on otettu norjalaisesta Safran Risk -sovelluksesta. Safran Software Solutions AS Norjassa kehittää aikatauluvälineiden lisäksi projektien riskienhallintaan sovelluksia. Sovelluksia on kaksi, jotka on tarkoitettu hieman erilaisiin käyttötarkoituksiin.

Safran Risk keskittyy Monte Carlo-menetelmän avulla mallintamaan epävarmuuksia yhden projektin aikataulun ja kustannusriskien yhteisvaikutusta. Sovellus havainnollistaa projektin läpivientiin tarvittavaa aikaa ja rahaa sekä niiden yhteisvaikutusta erilaisilla todennäköisyyksillä. Seuraavassa kuvassa on esitetty laskennan tuottamat erilaiset variaatiot pistekuvana yhdistämällä budjetin ja aikataulun erilaiset laskentatulokset samaan kuvaan.

Toinen Safranin toteuttama sovellus on lähestymistavaltaan meille tutumpi Safran Risk Manager. Se sisältää yleisen riskirekisterin. Yleinen riskirekisteri tukee projektin epävarmuuksien arviointia. Projektille ylläpidetään riskilistan muodossa tietoa epävarmuuksia ja niiden vaikutuksia projektiin. Väline on tarkoitettu projektitiimin käyttöön, jolloin riskiarviot eivät ole yhden henkilön näkemys projektiin liittyvistä epävarmuuksista.

Jos kiinnostuit projektiriskien hallinnasta, ota yhteyttä sales@proha.com

Miten valitsemme järkeviä projekteja toteutukseen?

Projektiehdotuksien arvioinnissa pitää arvioida erilaisia tietoja. Projektipomo on kuvannut näitä tietoja neljällä sanalla: Halu, Hyvyys, Kyky ja Riskit. Seuraavissa kohdissa on päivityksiä näihin asioihin.

Halu

Halu voidaan jakaa vielä tarkemmin osiin, jolloin se sisältää esimerkiksi arvion strategianmukaisuudesta ja näkemyksen projektin toteutettavuudesta.

Strategian tulee siis kuvata halua, mihin organisaation voimavarat pitää kohdistaa. Näin ollen projektien strategianmukaisuuden arvioinnissa on kyse siitä, että kohdennetaan voimavarat sellaisiin projekteihin, jotka vievät organisaatiota strategian osoittamaan suuntaan. Strategianmukaisuuden arvioinnin yleinen malli kulkee läpi neljä vaihetta:

Määritellään organisaation strategiset tavoitteet: Mitkä ovat tärkeimmät kehittämisen painopisteet?
Arvotetaan strategiset tavoitteet suhteessa toisiinsa: Mitkä kehittämisen alueet ovat tärkeimmät? Tämä toteutetaan, jos se vain on mahdollista.
Arvotetaan projektit suhteessa strategisiin tavoitteisiin: Kuinka paljon kukin projekti edesauttaa kunkin strategisen tavoitteen saavuttamista?
Projektin suhteellinen strateginen arvo voidaan laskea, kun tiedetään paljonko projekti tuottaa eri strategisten painopistealueiden hyötyjä. Projektit voidaan järjestää strategianmukaisuuden mukaan, joka kuvaa organisaation strategista halua toteuttaa kyseinen projekti.

Joudumme valitsemaan toteutukseen myös projekteja, joiden kannattavuutta investointina emme kykenekään perustelemaan. Sellaisia ovat esimerkiksi investoinnit turvallisuuteen, lakisääteiset muutokset tai muut liiketoiminnan jatkuvuutta turvaavat investoinnit.

Hyvyys

Jotkin projektiehdotukset ovat parempia kuin toiset kannattavuutensa ja tuottamansa arvon mukaan.

Investoinnin hyvyyttä voidaan arvioida saavutetuilla hyödyillä suhteessa panostuksiin. Hyvyyttä arvioitaessa otetaan myös huomioon vaihtoehtoiset kustannukset, jos projektia ei toteuteta. Näin huomioidaan tarpeelliset ylläpitoinvestoinnit.

Hyvyyden arvioinnissa huomioidaan sekä rahalliset, että ei-rahalliset hyödyt. Ei-rahallisia ovat esimerkiksi sidosryhmien tyytyväisyyteen, ihmisten terveyteen ja hyvinvointiin tai toiminnan tai tuotteiden laatuun liittyvät mittarit, joiden muuntaminen rahallisiksi arvioiksi voi olla haasteellista.

Hyvyyden tyypillisiä taloudellisia mittareita ovat esimerkiksi:

Payback period – Takaisinmaksuaika
ECV – Estimated Commercial Value – Arvioitu kaupallinen hyöty
NPV – Net Present Value – Nettonykyarvo
IRR – Internal Rate of Return – Investoinnin sisäinen korko
ROI – Return On Investment – Sijoitetun pääoman tuotto

Jo käynnissä olevien projektien hyvyyden tulisi olla parempi kuin muuten saman kaltaisten aloittamattomien. Käytännössä kuitenkin hyvin usein kesken olevat projektit saavat automaattisesti korkeamman prioriteetin kuin aloittamattomat.

Kyky

Resurssien saatavuus rajoittaa kykyä toteuttaa projektiehdotuksia. Yleensä projekti–ideoita on enemmän kuin taloudellisia ja henkilöstöresursseja niiden toteutukseen.

Toteutuskyvyn arvioinnissa on huomioitava sekä kuormitus että saatavuus:

Projektien rahoitustarpeen ennustettavuus ja rahoituksen riittävyys
Henkilöresurssien saatavuus vs. projektien yhteenlaskettu kuormitus

Ulkopuolisten resurssien käyttömahdollisuudet
Mahdollisuudet projektien aikataulujen joustavaan muuttamiseen
Projektimallin suorituskyky

Kyvykkyyttä pitää arvioida suhteessa aikaan. Projektien taloudellinen panostus ja resurssien tarve pitää arvioida aikajaksotetusti.

Tasapainotetussa salkussa on erikokoisia projekteja, joiden keskinäiset prioriteetit määritellään Halu- ja Hyvyys-mittarien avulla. Kun prioriteetit ovat selkeät, voidaan resurssikapasiteettitarvetta tasata projektien aikatauluja muuttamalla. Käytännössä hyvin usein kuitenkin kesken olevat projektit saavat korkeamman prioriteetin kuin aloittamattomat. Näin pyritään saamaan keskeneräisten projektien hyödyt realisoitua nopeasti.

Riskit

Suunnitelmien ja arvioiden tieto ei koskaan ole eksaktisti oikeaa. Suunnitelma voi näyttää, että projekti valmistuu vuoden kuluttua huhtikuun kolmas päivä, tai kustannusarvio ennustaa, että projekti saadaan valmiiksi 567 843,63 eurolla. Nämä arviot, mitä todennäköisimmin, eivät pidä paikkaansa. Kysymys onkin, kuinka tarkkoja suunnitelmat ovat sekä kuinka hyvin olosuhteet ja lopputulos voidaan etukäteen arvioida.

Koska lähtökohtaisesti salkunhallinnan tieto on väärää, projektien valinnassa on arvioitava suunnitelmien luotettavuutta. Suunnitelmien arvioita saattaa vääristää lähtötietojen puutteellisuus, projektin toimintaympäristön epävarmat olosuhteet, liiketoimintaympäristön ennustamattomuus, suunnitelmien subjektiivisuus ja arvioihin lisätyt varmuuspuskurit.

Riskejä arvioimalla pyrimme saamaan tietoa arvioiden luotettavuudesta ja lopputuleman hajonnasta. Edellä kuvatun esimerkin huhtikuun 3. päivän valmistumiseen olisi hyvä liittää tieto millä todennäköisyydellä se saavutetaan. Tämä antaisi päätöksentekijöille riittävän kuvan aikataulun epävarmuudesta. Suunnitelma voisi myös sisältää valmistumiselle eri todennäköisyydellä tuotettuja valmistumispäiviä.

Edellä kuvatun tyyppiseen aikataulun ja kustannusten riskiarviointiin on saatavissa riskienhallintaohjelmistoja, jotka käyttävät vaihtoehtojen laskennassa Monte Carlo -menetelmää, kuten vaikka norjalainen Safran Risk tai Safran Project.

Salkun tasapainottamisen näkökulmasta emme voi valita salkkuun ainoastaan pienen riskin projekteja, jotka ovat helposti suunniteltavissa, ja kohtuullisella varmuudella saavuttavat tavoitteensa. Usein strategisten tavoitteiden aikaansaanti vaatii riskin ottamista. Riskitason tulee kuitenkin olla salkkutasolla hallittu, niin että riskiä otetaan tietoisesti.

Prohan salkunhallinnan webinaari pidetään tiistaina 29.11. klo 10–11. Tule mukaan!

Projektipäivien 2022 satoa

Projektipomo osallistui jo ties kuinka monetta kertaa PRY:n järjestämille Projektipäiville. Ne pidettiin Helsingin Messukeskuksen kongressisiivessä. Paikka on tiloiltaan ja palveluiltaan mainio paikka kokoontua hyvän sanoman ääreen. Tällä kerralla paikalla oli arviolta yli 700 henkilöä. Messukeskukseen on kaikkien aiheesta kiinnostuneiden helppo saapua.

Tilaisuuden teema oli tänä vuonna ”Kasvun paikka”. Teeman hengen mukaisesti projektiasioita käsiteltiin varsin monipuolisesti erilaista näkökulmista.

Varsin onnistunut hankinta olivat Projektipomon mielestä tämän vuotiset pääpuhujat: Jukka Jalonen, kansainvälisesti meritoitunut jääkiekkovalmentaja, Suvi Uski, sometohtori ja yrittäjä, Henri Alén, huippukokki ja yrittäjä sekä Johannes Holvitie, ICT-hankejohtaja.

Projektipomon mielestä pääpuhujat, jotka itse asiassa yhtä lukuun ottamatta tulevat kaikki perinteisen IT- tai teollisuusprojektimaailman ulkopuolelta, toivat uudenlaista näkökulmaa omilla kokemuksillaan, erikoisesti toimivan tiimin rakentamisesta ja äkillisestä eteen tulevasta kriisistä selviytymisessä. Näitä kaikkia asioita joudumme projekteissamme ratkomaan ihan varmasti. Esitykset ovat mukava erilainen tuulahdus perinteisiin projektihallinnan esityksiin nähden.

Muutamana edellisenä vuonna Korona oli siirtänyt tapahtuman verkkoon ja viime vuonna vain osittain messutapahtumaksi. Onneksi tänä vuonna Projektipäivät voitiin järjestää perinteiseen tapaan. Tämän tyyppisen tapahtuman yksi keskeisin anti kokeneelle Projektipäivien kävijälle ovat juuri henkilökohtaiset kohtaamiset eli tapahtuma, jossa tavataan tuttuja, asiakkaita ja toimittajia kasvokkain, ja on aikaa keskustella projektiasioiden lisäksi kaikesta muustakin.

Ensi vuotta mielenkiinnolla odotellessa …

Money talks!

Projektipomo on kirjoittanut viimeisten kahdeksan vuoden aikana jonkin verran projektien kustannusohjauksesta joko yksittäisen projektin tai projektisalkun näkökulmasta tai molemmista. Kirjoitukset ovat pyrkineet avaamaan kustannusohjaukseen liittyviä hyviä käytäntöjä ja saavutettavia etuja. Tässä kirjoituksessa teemme yhteenvetoja ja johtopäätöksiä näistä kirjoituksista.

Tarkastellaan ensin kustannusohjauksen periaatteita projektin näkökulmasta.

Ositus ja jaksotus

Projektin kustannukset tulee osittaa tarkoituksenmukaiseen rakenteeseen. Tärkeää on huomata, että projektin kustannusseurannan rakenne ja seurantataso valitaan projektin tarpeista ja lähtökohdista. Osituksen avulla ymmärrys projektin sisällöstä ja kustannusrakenteesta lisääntyy ja näin ollen myös budjetin sekä ennusteen tarkkuus paranee.

Projektin budjetin samoin kuin ennusteen on oltava aikajaksotettua tietoa. Näiden tarkoituksenmukainen aikajaksotus tuo seurannan riittävälle tasolle olematta kuitenkaan ylivoimainen ylläpitää projektin aikana. Projektitason seurannassa sopivan lyhyet tarkastelusyklit tuovat esiin ongelmakohtia ja mahdollistavat nopean puuttumisen näihin poikkeamiin.

Hyödynnä olemassa olevaa tietoa

Taloushallinto tuottaa omissa prosesseissaan tarkkaa ja jaksotettua tietoa sitoutuneista (tilaukset, maksuerät, varastovaraukset) ja toteutuneista kustannuksista (ostolaskut, varasto-otot), joita voidaan hyödyntää edistymätarkasteluissa ja ennusteen päivityksessä.

Sitoutuneiden ja toteutuneiden kustannusten tarvittava tarkkuus määräytyy projektin tarpeista. Oleellista on saada nämä kohdistettua oikein projektissa käytettyyn ositus- ja jaksotusrakenteeseen. Tässä onnistuminen on pystyttävä varmistamaan tarvittaessa tarkastelemalla sitoutuneita ja toteutuneita kustannuksia aina tapahtumatasolla asti.

Hyvin toteutettu projektin kustannushallinta tarjoaa toimivat mittarit projektin seurantaan, ennustamiseen ja ohjaamiseen.

Edellämainittuja asioita on käsitelty yksityiskohtaisemmin seuraavissa blogeissa.

Jaksotettua kustannushallintaa – Projektipomo

Projektin kustannushallinta – Projektipomo

Tuloksen Arvo, aliarvostettu menetelmä

Joitakin vuosia sitten Projektipomo kirjoitti tuloksen arvo menetelmän (Earned Value) käytöstä projektijohtamisessa. Menetelmä ei ole Suomessa yleistynyt kovinkaan paljon, vaikka sen hyödyt ovat selvät. Viime aikoina tosin, on erinäisissä keskusteluissa asiakkaiden kanssa käsitelty aihetta. Menetelmähän yhdistää projektin osituksen, aikataulun ja kustannukset sekä tarjoaa hyvät ja tehokkaat työvälineet käynnissä olevan projektin seuraamiseen. Ennusteen laatimiseksi pitää kyetä erottelemaan:

Paljonko suunnitelman mukaan kustannuksia piti kulua tähän mennessä ja mitä niillä piti saada aikaiseksi?
Paljonko kustannuksia todella on syntynyt ja mitä niillä on saatu aikaan?
Paljonko nyt valmistuneen tuloksen piti maksaa suunnitelman mukaan?

Jos tuloksen arvon laskentaa varten on tarvittava tieto saatavilla, tarjoaa tuloksen arvo -menetelmä hyvät välineet projektin todellisen tilanteen arviointiin ja ennusteen tekemiseen.

Tuloksen arvosta Projektipomo on kirjoittanut aikaisemmin myös. Ohessa linkki.

Tuloksen arvo, teoreettista roskaako? – Projektipomo

Salkun kustannukset

Seuraavassa muutama nosto liittyen kustannushallintaan salkunhallinnan näkökulmasta. Salkunhallintaa kustannusten ja erilaisten mittarien näkökulmasta on vuosien varrella käsitelty useassa Projektipomon kirjoituksessa.

Eurot ovat yhteinen tekijä kaikenlaisille projekteille riippumatta projektin tyypistä, koosta tai toimitusmallista. Sopivilla kustannushallinnan käytännöillä ja projekteja yhdistävillä rakenteilla on mahdollista tuoda erityyppiset projektit yhteiseen tarkasteluun salkkuun.

Salkunhallinnan kustannustietojen perusta on siis projektin kustannustietojen ajantasaisuudessa. Salkkutarkasteluita voidaan tehdä projektin seurantaa harvemmallakin syklillä ja karkeammalla jaksotuksella, mutta aina tarvitaan oikeaa ja aikajaksotettua tietoa. Projektien tuottama luotettava kustannustieto luo siis vankan pohjan salkunhallinnassa tehtäville päätöksille.

Ajantasalla oleva projektien kustannustieto tukee strategian mukaisten hankkeiden valintaa toteutukseen sekä mahdollistaa toteutettavien hankkeiden jatkuvan ohjauksen ja priorisoinnin. Toki muitakin projektiin liittyviä tietoja tarvitaan oikeanlaisten projektien valintaan.

Erilaiset tarpeet

On syytä arvioida mittarien tarve erikseen projektin läpiviennin ja johtamisen, projektisalkun hallinnan sekä liikkeenjohdon näkökulmasta. Kullakin edellä mainitulla näkökulmalla on oma tavoitteensa.

Projektisalkun kustannushallintaa on Projektipomo käsitellyt aikaisemmin mm.:

Projektisalkun kustannushallintaa – Projektipomo

Toimitusprojektien salkunhallinnan erityispiirteet – Projektipomo

Tule kuuntelemaan Prohan toteuttamaa kustannusohjauksen webinaaria
tiistaina 13.9.2022 klo 10-11.

Ilmoittautua voit alla olevasta linkistä https://us02web.zoom.us/webinar/register/WN_aJrC9SjTSpiSKVnJtIV-rQ

Heräsikö mielenkiinto? Ole meihin rohkeasti yhteydessä, niin jutellaan lisää.

sales@proha.com
www.proha.com