resurssihallinta – Projektipomo

Resurssihallinnan pienin yhteinen nimittäjä: Henkilökohtainen ajanhallinta

Onko kalenterisi täyteen varattu? Onko ajankäyttösi omassa hallinnassasi? Kykenetkö keskittymään tärkeisiin asioihin, vai ajaudutko hääräämään kiireisten töiden parissa? Joudutko vääntämään pakollisten töiden kanssa? Riittääkö aikaa myös opiskeluun ja kehittämiseen? Kuka priorisoi tehtäväsi?

Työn mielekkyys ja priorisointi

Työmotivaatio kasvaa pitkälti työn mielekkyydestä ja siitä, että työ koetaan hyödylliseksi. Tähän tärkeä lähtökohta on tunnistaa työn tavoitteet ja tavoiteltavat lopputulokset sekä ymmärtää niiden tärkeys. Nämä toimivat pohjana töiden priorisoinnille eli tehtävien tärkeysjärjestyksen määrittämiselle.

Priorisointi tapahtuu aina. Kyse on siitä, kuka sen tekee ja mistä lähtökohdista?

Priorisoinnissa tulisi näkyä eri projektien ja muiden töiden keskinäinen tärkeys organisaation tavoitteiden mukaisesti. Siksi töiden priorisointi pitäisi tapahtua projektien ja tiimien välillä. Jos työntekijälle ei ole selvää eri töiden tärkeysjärjestys, jää priorisointi henkilön harteille. Joka aamu, päivittäistä työlistaa suunnitellessaan, työntekijä asettaa työt järjestykseen. Vastaako järjestys silloin organisaation tavoitteita, vai henkilön omia mieltymyksiä?

Tulipalot

Aina emme pääse valitsemaan töitä, vaan joskus työt valitsevat paikan ja ajan. Kiireisiä töitä ilmestyy ajoittain. Tulipalon syttyessä lopetetaan muu tekeminen ja keskitytään sammuttamaan palo. Oikeat palomiehet ovat oma ammattikuntansa, joiden tehtävänä on varmistaa valmius ja saatavilla olo tulipalon hetkeä varten. Palomiehille on varattu sopiva resurssointi ja työnsuunnittelu varmistaa saatavuuden kiireellisiin toimeksiantoihin. Meidän muiden tehtäviin kuuluu muutakin kuin tulipalojen sammuttamista. Kuinka joustava aikataulumme on, jos hoidettavaksi tulee yllättäviä kiireellisiä töitä? Kykymme hoitaa satunnaiset tulipalot riippuvat asioista, kuten:

1. Kuinka joustavaksi kykenemme laatimaan ajankäyttömme?

2. Onko organisaatiossa useampia osaajia, jotka voivat tarvittaessa tukea toisiaan?

3. Saammeko apua tarvittaessa ulkopuolisilta asiantuntijoilta?

Kiireellisten töiden hoitaminen ohi työnsuunnittelun prosessin ei pitäisi olla normaali tila. Töiden ja resurssien hallinnan prosessi tulee uudelleen suunnitella, jos henkilöiden kaikki aika kuluu jatkuvasti kiireellisten asioiden hoitamiseen.

Kalenterivaraukset

Kalentereihimme on varattu yhteisiä kokouksia muiden ihmisten kanssa, koulutuksia, henkilökohtaisia tapahtumia, asioita, jotka pitää muistaa hoitaa. Kalenteri on oivallinen työkalu oman ajankäytön ohjelmointiin. Yhteisten kalenterivarausten avulla on mahdollista saada edistettyä sellaisia töitä, joihin tarvitaan useampia osallistujia.

Osa kalenterivarauksista on ns. pehmeitä, joita voi kohtuullisen helposti uudelleen organisoida ja siirrellä. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset muistettavat asiat tai varaukset vain itsellemme tai pienelle joukolle oman organisaation henkilöitä.

Osaa kalenterivarauksista voisi kuvata koviksi, joita ei helposti voi siirtää tai muuttaa. Näitä ovat vaikkapa konferenssit, koulutukset, tuotejulkistukset ja vaikkapa tilikauden päättämiseen liittyvät tapahtumat, jotka on tarkasti sidottu kalenteriin ja tiedotettu laajalle joukolle.

Kalenterivarausten ajoituksessa huomioidaan niiden tärkeys ja kiireellisyys. Kun varaus on tehty, sitä ei toivota siirrettävän, koska siirtäminen sekoittaa useamman henkilön aikataulusuunnitelmat.

Kalenterin suunnittelussa kannattaa huomioida ainakin nämä asiat:

1. Kokoukset ja yhteiset tekemiset pitää varata kalenteriin etukäteen, tai muuten ne eivät tapahdu.

2. Suurelle henkilömäärälle tehtävät varaukset on tehtävä hyvissä ajoin. Esimerkiksi olet auttamattomasti myöhässä, jos koitat varata firmalle pikkujoulut kuluvalle viikolle.

3. Huomioi kalenteritapahtumiin valmistautuminen ja siirtyminen kokouksista toisiin.

4. Jokaisella kokouksella tulee olla: Tarkoitus, Agenda, Aika ja paikka, Etukäteistiedot ja osallistujien valmistautuminen, Lopputulokset.

5. Älä anna muiden hallita liiaksi kalenteriasi. Varaa tarvittaessa kalenteriisi aikaa myös muulle tekemiselle kuin kokouksille. Pyri säästämään kalenteriin kokonaisia palaverivapaita päiviä, itsenäisesti tehtävien töiden hoitamiseen.

Tehtävälistat ja Kanban kaaviot

Usein tärkein työ tehdään kalenterivarausten ulkopuolella. Puhutaanko ns. linjatyöstä, projektityöstä tai sisältötekemisestä. Kun meille on asetettu tavoitteita tai määritelty aikaansaatavia tuloksia, niiden aikaansaaminen vaatii itsenäistä tekemistä. Tekemistä ehkä arvioidaan, katselmoidaan ja ohjataan kalenteriin merkityissä kokouksissa, mutta varsinainen tekeminen ajoittuu pidemmälle ajalle. Näitä tavoitteita ja aikaansaatavia tuloksia hallitsemme erillisillä tehtävälistoilla ja Kanban kaavioilla. Nämä saattavat olla henkilön omia tehtävälistoja tai ne voivat olla tiimin tai projektin jaettuja Kanban tai Gantt-kaavioita tai muita työsuunnitelmia.

Tehtävälistan tehtävät tulevat tehdyiksi, jos niillä on:

1. Selkeä tehtävän määrittely

2. Valmistumiskriteerit

3. Yksiselitteinen vastuu

4. Deadline tai katselmointiajankohta

Tiimin tai projektin vetäjänä, varmista lisäksi, että tehtävään vastuutetulla henkilöllä on tekemiseen riittävästi aikaa, oikea osaaminen ja työvälineet, sekä tarvittava motivaatio.

Microsoft lataa Tehtävät, Gantt-kaaviot ja Kanbanit samaan välineeseen

Marraskuussa 2023 Microsoft julkisti yhdistävänsä henkilön omien tehtävien hallinnan Tasks-sovelluksen, Tiimin töiden hallintaan suunnitellun Kanban välineen, eli Plannerin ja uuden helposti käyttöön otettavan projektinhallinnan, Project for The Web välineen. Vuoden 2024 aikana tulemme näkemään Microsoft Teams:sa ja omana selainsovelluksenaan uuden Planner -sovelluksen, jossa on yhdistettynä henkilön omat työt, tiimien työsuunnitelmat ja projektien aikataulut ja resurssisuunnitelmat.

Tuntikirjaus – aika ei ole vain rahaa

Oikein ja oikea aikaisesti hyödynnetty osaaminen ja tyytyväinen työntekijä tuovat kilpailuedun. Lisäksi on muitakin hyviä syitä suunnitella ja seurata sitä, mihin tehtäviin päivän työtunnit kohdistuvat. Näin luodaan edellytykset sille, että organisaation henkilöstössä oleva pääoma saadaan hyödynnettyä kaikkien yhteiseksi eduksi ja ennen kaikkea edistetään työhyvinvointia ja työtyytyväisyyttä.

Tuntien kirjaus ilman niihin liittyvää suunnitelmatietoa palvelee tilanteessa, jossa tunnit laskutetaan, niihin liittyviä sisäisiä kustannuksia järjestellään organisaation sisällä ja/tai tuotekehitystyön kustannuksia aktivoidaan taseeseen.

Tuntien kirjaus yhdistettynä suunnitelmatietoon ja organisaation tiedossa oleviin kyvykkyyksiin kantaa jo huomattavasti pidemmälle. Tarkka työtehtävä- ja päiväkohtainen toteutumatieto tarjoaa luotettavan lähtökohdan organisaation suorituskyvystä kertovien mittareiden toteuttamiseen ja toiminnan kehittämiseen. Alla on joukko tärkeitä asioita, joissa menestyminen edellyttää luotettavaa tietoa siitä, millaiseen tekemiseen organisaation käytettävissä olevat työtunnit ja osaaminen ovat kohdistuneet.

Perinteisissä projektien toimitusmalleissa suunnitteluvaiheessa täsmennetään tavoitellut tuotokset ja näiden aikaansaamisen edellyttämät työmäärät. Tuntitoteumien seuranta varmistaa sen, että poikkeamia voidaan analysoida ja niihin voidaan reagoida välittömästi.
Suunnitelmallisen toteutustyön perustana on mahdollisimman realistinen aikataulu, resurssi- ja kustannussuunnitelma. Luotettavimmin tämä toteutuu, jos suunnitelmat nojaavat kokemusperäiseen tietoon. Toteutumatiedot aiemmista hankkeista ennaltaehkäisevät virheitä myynnissä ja takaa projektipäällikölle oikean määrän ja oikea aikaisesti sopivia resursseja projektin käyttöön.
Tuntitoteutumat tarjoavat yksityiskohtaista tietoa organisaation laatumittareihin. Tärkeää on se, että työ kohdentuu lopputulosten saavuttamiseen, mahdollisten virheiden ennaltaehkäisyyn tai näiden korjaamiseen varhaisessa vaiheessa ja kerralla. Reagointia tarvitaan, jos virheitä korjaavan tai muu lopputuloksen saavuttamista vähän hyödyttävän työn osuus kasvaa trendinomaisesti. Sopivilla tuntikirjauskohteiden luokittelutiedoilla saadaan arvokasta analyysitietoa Lessons Learned/Retrospective tapahtumiin toiminnan kehittämiseksi ja laadun parantamiseksi.
Tiimin jäsenten työkuorman seuranta kokonaisuutena on yksi tiimistä vastaavan henkilön tärkeimmistä tehtävistä. Kuormituksen ja käytettävissä olevan kapasiteetin kohtaamisen jatkuva optimointi edellyttää luotettavaa tietoa siitä, mihin käytettävissä olevat tunnit ovat kohdistuneet ja millaisia poikkeamia on verrattuna suunnitelmaan. Lähiesimiehen tulee erityisesti kiinnittää huomiota avainresurssien kuormitukseen hankkeiden ylitse sekä uusien tiimin jäsenten osaamisen kasvattamiseen sopivan haasteellisissa työtehtävissä.
Projektipäällikön vahva henkilökohtainen näkemys projektinsa tilasta ei aina riitä. Viestintä projektin sidosryhmille tulee olla objektiivista, uskottavaa ja läpinäkyvää. Tämä onnistuu vain, jos viestinnän lähtökohtana oleviin tietoihin voidaan luottaa ja tiedot ovat jäljitettävissä. Luotettavin tieto syntyy niistä yksityiskohtaisesta toteutumatiedosta, jota projektin jäsenet osaltaan tuntiraportoinnin kautta kerryttävät.
Hyvin toteutettu kirjausjärjestelmä tuo käyttäjälleen tarjolle ne työtehtävät, joihin hänen tulee kulloinkin keskittyä. Työt tulevat näin tehtyä kerralla, nopeammin ja laadukkaammin. Tuntikirjaus vähentää samanaikaisesti tehtävien töiden määrää ja auttaa kohdistamaan huomin oleelliseen. Työnkulkuun saadaan kaivattu imu joka kasvattaa työtehoa ja tekijöiden motivaatiota.
Työmäärien vaihtelu, pitkät työpäivät, ylikuormitus, kiivas työrytmi ja muut työn hallintaan liittyvät ongelmat altistavat työuupumukselle. Tuntikirjaus nostaa tuntikirjaajan tietoisuutta siitä mihin työpäivän tunnit kuluvatkaan. Tietoisuus omasta työkuormasta ja työtehtävien prioriteeteista ovat oiva selkänoja sanoa kaikelle sellaiselle ei, joka tarpeettomasti kasvattaa päivän aikana tehtäviä tunteja sekä kyllä kaikelle tavoitteelliselle, tuottavalle ja motivoivalle tekemiselle.
Hälyttävää on, jos henkilön tuntikirjausnäkymässä on paljon kirjauskohteita pienillä päivittäisillä tuntimäärillä. Usean työtehtävän samanaikainen suorittaminen ja vaihtaminen näiden välillä ei edistä tavoiteltua tuottavuuden kasvua. Tuntikirjausjärjestelmään kirjatut tiedot nostavat esiin piilossa olevan työn, töiden hallinnan ja priorisoinnin ongelmat sekä auttavat puuttumaan tilanteeseen välittömästi.
Henkilöiden työtuntikertymät ovat vakioaihe viranomaisen suorittamassa työsuojelutarkastuksessa. Työtuntien seurantaa tulee tehdä jo lainsäädännön vaatimuksesta. Kattavasti käyttöön otettu tuntikirjausratkaisu täyttää tämän tarpeen. Järjestelmän on mahdollista myös tukea joustavia työn tekemisen malleja saavutettavuudellaan ja saldokertymien laskennalla.

Projektien ketteriin toimitusmalleihin liittyen esitetään, että tuntikirjaus on ainakin ei –toivottua jollei kokonaan tarpeetonta. “Scrum does not consider the time spent working on Sprint Backlog Items. The work remaining and date are the only variables of interest”. Eli keskeiset seurattavat asiat ovat arvio jäljellä olevasta työmäärästä ja valmistumisajankohdasta. Merkittävää kuitenkin on, että monet edellä kuvatuista asioista ovat hyvin ajankohtaisia ja tarpeellisia myös ketterissä toimitusmalleissa.

Selvää on, että tuntien kirjauksen edut saavutetaan kattavasti vain, kun se on osa keskitettyä projektien, töiden ja kapasiteetin hallinnan tietojärjestelmää. Tarkkuutta, kattavuutta ja luotettavuutta tuntikirjaukseen on mahdollista tuoda järjestelmään toteutettavilla rajapinnoilla. Esim. henkilötietojen, lomatietojen ja käytettävissä olevien työtuntimäärien tuominen HR järjestelmästä tukee kapasiteettihallintaa. Jos organisaation kaikki työtunnit kohdistetaan ulkoisille ja/tai sisäisille asiakkaille on osoittautunut hyvin kannattavaksi tuottaa kulunvalvonnasta päiväkohtaiset läsnäolotunnit kirjaajan tiedoksi. Näin varmistetaan kaikkien asiakastuntien päätyminen kohdistettavaksi ja laskutukseen.

Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi käyttäjäystävälliseen, helposti lähestyttävään ja integroituvaan tuntikirjausjärjestelmään, joka toimii myös luontevana osana kattavaa projektien-, töiden- ja resurssien hallinnan tietojärjestelmää.

Resurssi- vai kapasiteetinhallintaa?

Teettekö organisaatiossanne resurssi- vai kapasiteetinhallintaa? Todennäköisesti molempia. Termejä käytetään monesti ristiin, mutta tarkkaan ottaen kyse on eri asioista ja niihin liittyy erilaiset prosessit ja tavoitteet.

Kapasiteetinhallinnassa kyse on osaamistarpeesta ja kyvykkyydestä vastata tarpeeseen. Kapasiteetinhallinta:

– ylläpitää tietoa ja auttaa selvittämään onko organisaatiossa nyt ja tulevaisuudessa riittävästi henkilöresursseja tarvittavilla osaamisilla.

– tuottaa tietoa siitä, mikä on tarvittavien osaamisten saatavuus suhteessa tarpeeseen kullakin ajanhetkellä.

– puuttuu kapasiteettivajeisiin ja antaa lähtösysäyksen tarvittavien osaamisten hankintaan rekrytoimalla, kouluttamalla tai vuokraamalla.

– tukee strategiatyötä ja tuottaa tietoa projektisalkun hallinnalle projektien priorisointiin, ajoitukseen, toteuttamiseen ja keskeyttämiseen.

Resurssihallinnassa kyse on käytössä olevien henkilöresurssien käyttöasteesta. Resurssihallinta:

– optimoi käytettävissä olevien henkilöresurssien kuormitusta suhteessa saatavuuteen ja varmistaa, että eri tasoisella osaamisella ja kokemuksella olevat henkilöresurssit ovat tasaisesti kuormitettuja.

– varmistaa, että vaadittavalla osaamisella olevat henkilöresurssit ovat oikea-aikaisesti projektien käytössä.

– tuottaa projektin suunnittelutyön lähtökohdaksi tietoa siitä, ketkä vaadittavilla osaamisilla olevista henkilöresursseista on liitettävissä projektia toteuttavaan tiimiin.

– tuottaa kapasiteetinhallinnalle tietoa siitä, millaista osaamista organisaatiosta löytyy ja kuinka helposti olemassa olevien henkilöresurssien osaamista on mahdollista kehittää organisaation nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin.

Kapasiteetti- ja resurssihallinta kulkevat tiukasti käsi kädessä ja vuorovaikuttavat keskenään.

Luontevaa on hallita molempia kokonaisuuksia yhdessä tietojärjestelmässä, jolloin molemmat prosessit hyödyntävät toistensa tarjoamaa ja käyttämää tietoa. Tämän ohella näiden prosessien väli- ja lopputulokset ovat laajasti käytettävissä salkunhallinnan ja strategiatyön ohella esim. henkilöresurssien osaamispolkujen suunnitteluun ja yhteistyöverkostojen luomiseen.

Käytännön vaatimus on, että organisaation kaikki työ tulee olla mallinnettuna projekteina, ketteränä kehitystyönä sekä muuna työnä samaan tietojärjestelmään, jossa sijaitsevat myös kapasiteetin- ja resurssihallinnan edellyttämät rakenteet. Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi asiantuntijatyön hallintaan.

Toinen aivan muu asia piristämään päivää: Jos aihetta on, niin yllätä esimiehesi tai projektipäällikkösi kehumalla tätä ja antamalla positiivista palautetta. Toisinaan he sen ansaitsevat. Lopputulos saattaa olla hämmentävä – varaudu siihen.

Asiantuntijatyön tuotannonohjaus

Tuotannonohjaus liittyy kiinteästi tavaroiden ja palveluiden tuotantotoimintaan. Toimintaan kuuluu tuotantoprosessien suunnittelu, ohjaus ja seuranta sekä niiden optimointi eri näkökulmilta.

Tuotannonohjauksen menetelmissä ja tavoitteissa on samoja asioita ja analogioita kuin asiantuntijaorganisaation töiden hallinnassa:

Nopeus, tehokkuus, lisäarvon tuottaminen ja asiakkaan tarpeen tunnistaminen ovat keskeisiä tekijöitä organisaation menestymisessä, oli kyse sitten aineettomien asioiden tuottamisesta kuin tavaroiden ja palveluiden tuottamisesta.

Molemmissa LEAN filosofia pyrkii parantamaan työnteon ja prosessien tehokkuutta, vähentämään turhaa työtä ja parantamaan laatua. Ketterät, itseohjautuvat ja työn lopputulosten laadusta vastaavat tiimit ovat olleet pitkään osa kaikenlaisen tuotantotoiminnan organisoimista.

Tietynlainen analogia on myös, että siinä missä asiantuntijatyön hallinta tarkastelee kustannuksia, sisältöä ja aikatauluja niin tuotannonohjauksen tavoitteet ovat vaihto-omaisuuden, kuormitusasteen ja toimituskyvyn kolmiodraamassa.

Tuotannonohjausjärjestelmiä on ollut maailman sivu, mutta selkeä tarve on asiantuntijaorganisaation töidenhallinnan kokonaisratkaisulle. Tällaisessa asiantuntijatyön tuotannonohjausjärjestelmässä hallittaan kokonaisuudessaan asiantuntijaorganisaation abstrakti ja aineeton tuotantotoiminta strategiasta aina operatiiviseen toimintaan asti.

Voitettavaa on paljon:

Kaikki projekteihin, töihin ja resursseihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavissa samasta paikasta kaikille avainrooleille. Kaikki työ tulee näkyväksi ja kuormitukset ja kapasiteetti saadaan hallintaan
Yhteiset mittarit ja yhdenmukaiset prosessit lisäävät tuottavuutta ja minimoivat turhaa työtä ja riskejä
Yhdestä paikasta ja helposti saavutettavat toiminnot, jotka tukevat avainroolien päivittäistä työtä, takaavat tiedon tarkkuuden, ajantasaisuuden ja luotettavuuden
Ajantasainen näkyvyys organisaation käynnissä oleviin ja tuleviin hankkeisiin, töihin ja resursseihin varmistavat tavoitteellisen toiminnan ja nopean reagoinnin muutokseen.

Asiantuntijatyön tuotannonohjaus on viimevuosiin asti kilpistynyt asiantuntijaorganisaation monimuotoiseen toimintaan ja tekemisen kirjoon, jota on ollut vaikea mallintaa tietojärjestelmään. Lopputuloksena on ollut kallis ohjelmistokehityshanke ainutkertaisen ratkaisun toteuttamiseksi.

Onneksi kehitys menee eteenpäin. Nykyaikaisilla ohjelmistoratkaisuilla on mahdollista toteuttaa avoimia ja integroitavia ratkaisuita, jossa huomioidaan asiantuntijaorganisaation monimuotoinen toiminta. Erilaiset toimintamallit on mahdollista toteuttaa konfigurointi- ja integraatiotyönä samaan perusjärjestelmään ilman ohjelmistokehitysprojektia. Tällaiset ratkaisut on mahdollista myös ottaa käyttöön kustannustehokkaasti palveluna. Ota yhteys, jos haluta kattavan järjestelmän asiantuntijaorganisaatiosi tuotantotoiminnan ohjaamiseen!

Säilytä hiljainen tieto

Aiemmissa kirjoituksissa on muutamaan kertaan sivuttu organisaation osaamista ja kyvykkyyttä. Yksi keskeinen tähän liittyvä asia on organisaatiossa oleva hiljainen tieto, siihen liittyvä jatkuvuus ja hyödyntäminen.

Työelämässä hiljaisella tiedolla tarkoitetaan pitkän työkokemuksen myötä syntynyttä osaamista ja intuitiota. Hiljaista tietoa luonnehtii tunne- ja kokemusperäisyys ja sitä on vaikea eritellä ja ilmaista.

Yksilötason hiljainen tieto on mahdollista valjastaa koko organisaation voimavaraksi. Organisaation toiminnan kannalta kriittisen tiedon tunnistaminen on oleellinen osa myös hiljaisen tiedon hallintaa. Tunnistamalla työntekijöiden vahvuuksia voidaan myös löytää uusia ajatuksia organisaation toimintaan ja parhaat lähtökohdat strategiatyölle.

Hiljaisen tiedon siirtyminen ja hyödyntäminen tulee olla yksi organisaation toiminnan tavoitteita ja kiinteä osa päivittäistä tekemistä. Asiaa eivät korvaa tarkat tehtäväkuvaukset tai uuden henkilön lyhyeksi jäävä perehdytysjakso edellisen eläköityessä tai siirtyessä uusiin haasteisiin.

Vain hyvin johdettu, sitoutunut ja motivoitunut henkilöstö välittää ja omaksuu hiljaista tietoa. Oleellista on poistaa esteet ja luoda edellytykset sille, että tieto siirtyy normaalin työn ja tekemisen lomassa. Toimintaan sitoutuneessa ja motivoituneessa organisaatiossa on vuorovaikuttava, avoin ja omaksuva kulttuuri. Tällaisen tunnuspiirteitä ja arvoja ovat:

– kuunnellaan, kysytään ja keskustellaan
– huolehditaan itsestä ja myös muista tiimissä
– kannetaan vastuu omasta ja tiimin tekemisestä
– autetaan myös muita menestymään
– annetaan apua ja kysytään sitä tarvittaessa

Palkitsemisessa tulee yksilösuoritusten ohella huomioida koko organisaation menestyminen. Tiedon jakaminen on lopulta myös yksilön etu. Toiminnan jatkuvuuden takaavat kilpailukykyiset ratkaisut ja tyytyväiset asiakkaat syntyvät vain yhteistyöllä.

Työnkierto, parityöskentely ja mentorointi ovat oivia välineitä hiljaisen tiedon välittämisessä ja omaksumisessa sekä työurien pidentämisessä. Mentorointi on myös tapa tuoda hiljaista tietoa organisaation ulkopuolelta.

Strategista osaamisen hallintaa

Projektipäivät 2017 ovat takana. Kahden päivän aikana kohdattiin paljon tuttuja ja verkostoiduttiin uutterasti. Tapahtuman muuta antia olivat asiantuntijaesitykset ajankohtaisista aiheista. Koostimme oman esityksemme joukosta blogikirjoituksiamme, joiden teemana olivat strategia, resurssien hallinta, salkunhallinta, muutoksenhallinta, tilannekuva ja tietojärjestelmä.

Ajatuksena on tuoda esiin, että kaiken tekemisen organisaation toiminnassa tulee tukea strategiaa. Keinoiksi tarjotaan projektin-, salkun- ja resurssien hallintaa. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ovat meistä riippumattomia ja niihin tulee strategiassa varautua. Vaadittava ketteryys ja muutoksen hallitseminen edellyttävät tietoa nykytilasta, jotta navigointi tavoitetilaan onnistuu ilman karikoita.

Välineeksi tarvitaan tarkoituksenmukaiset mittarit ja luokittelutiedot projekteista, salkuista ja resursseista sekä tilannetietoa missä ollaan menossa. Tietoja on tarkoituksenmukaista ylläpitää yhdessä tietojärjestelmässä, jolloin projekti-, salkku- ja resurssitietojen analysointi ja yhteenvedot mahdollistuvat. Visuaalinen esitystapa tuo esiin trendit ja riippuvuudet ja auttaa kohdistamaan toimet oikeisiin asioihin.

Projektipäivien esityksemme löytyy täältä.

Suunnitelmallista resurssien hallintaa

Suunnitelmallista resurssien hallintaa

Resurssien hallinta on projekteissa tapahtuvan toiminnan ohella projekti- ja organisaatiorajojen ylitse tapahtuvaa suunnittelua ja ohjaamista.

Projektipäälliköiden ja resurssiomistajien ohella keskeinen rooli on liiketoimintajohdolla, joka viimekädessä mm. salkunhallinnan keinoin tekee valintaa ja määrittää tavoitteet ja prioriteetit projektien ylitse.

Tietojärjestelmä

Resurssihallinnan ratkaisun keskeinen osa on kaikkien tunnistettujen roolien toimintaa ja tavoitteita tukeva tietojärjestelmä.

Hyvin integroitu salkunhallinnan, projekti- ja resurssihallinnan tietojärjestelmä kokoaa resurssihallintaan liittyvät keskeiset osa-alueet yhteen ja palvelee parhaiten projekteja toteuttavan organisaation toimintaa.

Tietojärjestelmän resurssihallinnan tehtäviä ovat mm:

Ylläpitää henkilöresursseihin, osaamisiin, resurssitarpeisiin ja kapasiteettiin liittyvää rakennetietoa.
Dokumentoida resurssiomistajien ja projektin välinen yhteisymmärrys projektin käyttöön kulloinkin tarvittavista henkilöresursseista sekä toimia näin muutoshallinnan perustana.
Tarjota ajantasaista tietoa resurssitarpeen ja -saatavuuden kohtaamisesta yksittäisessä projektissa ja projektirajojen ylitse.

Järjestelmän on tuettava resurssihallinnan tarkentuvan suunnittelun periaatetta, eli suunnittelua pitkällä, keskipitkällä ja lyhyellä tähtäyksellä.

Pitkän tähtäyksen suunnittelu

Pitkän aikavälin suunnittelun ensisijaisena tavoitteena on varmistaa liiketoimintasuunnitelmien toteutusta tukeva osaaminen projektien käyttöön, ennaltaehkäistä osaamisvajeiden syntyä sekä tarjota tietoa organisaation kyvykkyyksistä ja ketteryydestä reagoida muutokseen.

Keskipitkän aikavälin suunnittelu

Keskipitkän aikavälin suunnittelun tavoitteena on varmistaa tarvittava osaaminen (tietotaito ja kokemus) alkavien ja käynnissä olevien projektien käyttöön.

Projektin käyttöön tuleva osaaminen varmistetaan projektipäällikön ja resurssiomistajien välisissä keskusteluissa. Keskustelun lähtökohtana on projektille tehty resurssisuunnitelma, jossa kuvataan sovitun käytännön mukaan projektin resurssitarve. Keskusteluiden lopputuloksena syntyy sopimus, jonka mukaisesti projekti saa käyttöönsä tarvitsemansa osaamiset.

Suunnitelmat sovitaan tässä vaiheessa esim. osaamisalue tasolla. Ainoastaan avainresurssit sovitaan henkilötasolla. Suunnitteluvaiheessa arvioidaan myös ulkoisten resurssien käytön tarkoituksenmukaisuus ja kustannusvaikutus.

Lyhyen tähtäyksen suunnittelu

Lyhyen tähtäyksen suunnittelun ensisijainen tavoite on varmistaa projektien tehtävien suorittamiseen oikeat henkilöresurssit ja että resurssit ovat motivoituneita ja käytettävissä oikeaan aikaan.

Projekteja toteuttavassa organisaatiossa käyttöasteesta vastaa tyypillisesti resurssiomistajat (linjaorganisaatio), jonka tulee puuttua tilanteisiin, joissa projektit hyödyntävät puutteellisesti käyttöönsä saamiaan henkilöresursseja

Resurssiomistajien vastuulle on myös henkilöresurssien osaamisen suunnitelmallinen kehittäminen projekteissa. Käytännön projektityö viimekädessä synnyttää projektista toiseen kantavaa tietotaitoa ja kokemusta sekä kehittää sosiaalisia taitoja ja luo pohjan hyvälle työmotivaatiolle.

Menestystekijät

Resurssihallinnassa keskeisenä tekijänä on muutoksen hallinta ja toimiva yhteistyö eri roolien välillä. Tämä edellyttää jatkuvaa keskustelua, tietojen vaihtoa ja tietojärjestelmää.

Resurssihallinnan menestystekijät:

sovitut toimintamallit, rooli ja vastuut
tehokas yhteistyö eri roolien välillä
toimintaa tukeva käytössä oleva tietojärjestelmä
yhteistyöverkosto tilapäisten osaamisvajeiden täyttämiseksi ja ylikuormitustilanteiden hallintaan

Kaksitasoinen resurssisuunnittelu

Projektiorganisaatio on matriisi. Yhtä matriisin sivua edustaa linjaorganisaatio, joka luovuttaa resursseja projektille. Toista sivua edustaa projekti, joka kuormittaa henkilöitä projektin vastuilla ja tehtävillä.

Esimerkiksi ohjelmistosuunnittelija Tiina kuuluu linjaorganisaation tuotetiimiin, jossa hänen vastuullaan on tuotteen ylläpitoon liittyviä tehtäviä. Lisäksi hän osallistuu asiakasprojektiin, jossa hänen vastuullaan on toimia arkkitehtisuunnittelun tehtävissä.

Projektipäällikkö ei palkkaa henkilöitä eikä omista projektiryhmän jäseniä. Henkilöt, jotka työskentelevät projekteissa, asuvat oikeasti jossakin linjaorganisaation yksikössä. Linjaesimies luovuttaa henkilöitä projektiryhmiin ja sama henkilö saattaa osallistua usean projektin tekemiseen samaan aikaan. Lisäksi hänellä on tehtäviä ja vastuita linjaorganisaatiossa.

Linjaorganisaation esimiehen vastuulla on huolehtia, että hänen alaisillaan on mielenkiintoisia töitä, että linjaorganisaation työt tulevat tehtyä eikä henkilöstöä ylikuormiteta. Jos osaajia tarvitaan lisää, on rekrytointi linjaorganisaation vastuulla.

Projekti tarvitsee erilaisia osaamisia ja henkilöt hankitaan eri organisaatioyksiköistä. Voidaan sanoa, että ”Projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta”. Miten tämä neuvottelu käytännössä tehdään?

Organisaatioiden henkilöresurssien hallinnassa voi nähdä kaksi tasoa:

Resurssien varaaminen projekteille (Request-Allocate process tai Engagements management): Linjaesimiestä kiinnostaa miten hänen alaisensa ovat varattuina eri projekteihin ja milloin he vapautuvat seuraavaan projektiin tai muihin töihin. Hän on kiinnostunut siitä, missä roolissa kukin hänen alaisistaan projektissa toimii ja mitä hän siellä tulee oppimaan. Projektipäällikkö taasen tarvitsee lupauksen osaajien saatavuudesta projektin käyttöön.
Resurssien varaaminen tehtäville:Projektipäällikön vastuulla on paloitella projektin työt hallittaviin osiin ja delegoida työt projektiryhmän asiantuntijoiden tehtäviksi. Projektipäällikkö hallitsee projektiryhmän jäsenten töitä viikkotasolla ja luottaa siihen, että resurssit ovat saatavilla sovitusti. Projektipäällikön vastuulla on myös vapauttaa tekijä projektista, kun sovittu varaus päättyy. Linjaesimiestä ei välttämättä kiinnosta, mitä yksittäisiä tehtäviä henkilö tekee projektissa.

Kaksitasoisessa mallissa on kaksi roolia: Projektipäällikkö omistaa työn ja linjaesimies omistaa resurssit. Projektipäällikkö joutuu suunnittelemaan projektin tehtäviä ja aikataulua osatakseen määritellä täsmällisesti, mitä eri osaamisia projekti tarvitsee, missä mittaluokassa ja milloin. Tätä suunnittelua tehdään usein iteratiivisesti ja yhdessä projektiryhmän asiantuntijoiden kanssa. Vastaavasti linjaesimiehellä pitää olla hyvä ja täsmällinen käsitys oman yksikkönsä henkilöiden osaamisista ja kuormitustilanteesta nyt ja tulevaisuudessa.

Varsinaisesta resurssien varaamisesta sovitaan kokouksissa ja kahdenkeskisissä keskusteluissa. Kuitenkin on hyödyllistä, jos projekti voi kuvata resurssitarpeensa täsmällisten resurssipyyntöjen avulla: Mitä osaamista? Kuinka paljon? Milloin? Linjaesimies tarvitsee pyyntöihin ja resurssivaraustilanteeseen näkymän, joka esittää projektien kuormitukset henkilöittäin.

Projektin tehtäväsuunnittelu ja resurssipyynnöt pidetään erillään

Tehtävätason resurssisuunnittelu on perinteisesti toteutettu projektinhallintajärjestelmissä, mutta ne tukevat vaihtelevasti projektitasoisten resurssivarausten hallintaa.

Camako EPM-järjestelmä ja Microsoft Project Online tukevat sekä projekti- että tehtävätason varausten hallintaa. Projektipäällikkö kuvaa millaisia resursseja ja osaamisia projekti tarvitsee ja lähettää nämä resurssipyynnöt linjaesimiesten käsiteltäväksi. Linjaesimiehet voivat muokata pyyntöjä ja hyväksyä niitä. Linja-esimiehillä on hyvä näkyvyys tulevaisuuden resurssi- ja käyttöastetilanteeseen.

Linjaesimiehen näkymä resurssipyyntöihin ja -varauksiin

Projektipomon kevätkauden suosituimmat

Projektipomo on portfolio- ja projektinhallinnan alueelle keskittyvä asiantuntijablogi ammattilaisille sekä aihealueesta kiinnostuneille. Blogia kirjoittavat Dovre Groupin Suomen konsultointi-liiketoimintaryhmän konsultit.

Projektipomon kevätkauden luetuimmat blogikirjoitukset olivat seuraavat ajankohtaiset aiheet:

Resurssisuunnittelu ja resurssihallinta olivat kevään suosituimmat teemat. Syksyllä nämä aihealueet ovat jälleen esillä maksuttomissa webinaareissamme. Tervetuloa kuuntelemaan esityksiä Project Onlinesta ja Camako EPM:stä! Camako EPM -webinaareissa esitellään syksyllä järjestelmän tuoretta 4.8 -versiota.

Portfolio- ja projektinhallinnan onnistumisen avaintekijöitä ovat osaavat ihmiset, käytännönläheinen johtaminen ja yrityksen toimintaa tukevat tietojärjestelmät. Tarjoamme palveluja näille osa-alueille. Lue lisää palveluistamme ja ratkaisuistamme webbisivuiltamme.

Ota yhteyttä, autamme mielellämme.

Projektin päättämisen riemu

Onnistunut projektin päättäminen on yksi projektin menestyksen osatekijöistä. Sillä varmistetaan projektin tuotokset organisaation käyttöön ja mahdollistetaan projektin toteuttajien siirtyminen suunnitellusti uusiin projekteihin ilman viiveitä. Tärkeää projektin päättämisessä on myös kerätä palautetta, oppia ja kokemusta tulevia projekteja varten, sillä näiden avulla voidaan ennestään kehittää organisaation kyvykkyyttä suoriutua projekteissaan.

Projektin päättäminen kuvataan monesti projektin työnkulussa omana päävaiheenaan varsinaisen toteutuksen päätteeksi. Käytännössä projektin onnistunut päättäminen edellyttää siihen tähtääviä toimia koko projektin ajan.

Muutamia käytännön neuvoja projektin lopetukseen:

Suunnittele projektin päättäminen. Projektin päättäminen tulee ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa ja siihen liittyvät toimet pitää nivoa yhteen projektin muiden tehtävien kanssa.
Aloita ajoissa. Projektin päättämiseen tähtäävät toimet pitää aloittaa jo hyvissä ajoin projektin toteutuksen aikana. Pysy suunnitelmassa ja harkitse tarkkaan näiden tehtävien siirtämistä, vaikka projektissa tuntuisi olevan tähdellisempääkin tekemistä.
Kommunikoi uutterasti koko projektin ajan. Sitouta ja varmista tuotosten hyväksymiskriteerit, jotta vältytään loppuvaiheen yllätyksiltä. Lista avoimista tai epäselvistä asioista tulee pitää lyhyenä, jotta projektin päättäminen ei veny tarpeettomasti.
Pidä kiinni sovitusta sisällöstä. Viime hetken muutokset ovat kaikin puolin tuhoisia. Siirrä sovittuun sisältöön kuulumattomat kokonaisuudet jatkoprojektiin.
Lopeta projekti muodollisesti. Tee loppuraportti sovitulla sisällöllä. Kerää ja analysoi palautte siitä, mitä olisi voitu tehdä paremmin tai toisin. Pidä päätöskokous ja hyväksytä jatkosuunnitelma. Riemuitse menestyksestä ja palkitse onnistumisesta ja hyvistä suorituksista.

Hallittu lopetus varmistetaan hyvillä yhteisillä toimintatavoilla sekä määrätietoisella ja tavoitteellisella tekemisellä. Kaikkeen tähän voi myös valmentautua osaavan ja kokeneen kumppanin avustuksella. Ota yhteyttä, autamme mielellämme!