Kirjoittajalta projektipomo

Projektipäällikön muistikortilla yhteiset toimintatavat käyttöön

Kuinka monta kertaa olet projektipäällikkönä manannut sitä, että projektiisi osallistuville pitää aina uudessa projektissa kerrata toimintatavat? Entä noudattavatko kaikki projektipäälliköt samoja, sovittuja toimintatapoja vai soveltaako jokainen niitä vähän omalla tyylillään?

Hyvissä dokumenttipohjissa on ideaa
Hyvien dokumenttipohjien avulla voidaan projektipäälliköitä opastaa suunnittelemaan ja seuraamaan oikeita asioita.
Valmiit dokumenttipohjat helpottavat projektipäällikön jokapäiväistä johtamista ja viestintää. Tärkeimmät dokumenttipohjat, kuten projektisuunnitelman malli, kannattaa laatia yhdessä muiden projektipäälliköiden kanssa. Kannattaa myös kerätä valmiit mallit lyhyemmistä dokumenteista, esimerkiksi kokousagendoista, kokouskutsuista ja kokousmuistioista talteen projektipäälliköiden saataville. Projektipäälliköt säästävät yllättävän paljon aikaa, kun dokumentteja ei tarvitse kirjoittaa tyhjästä eikä asioita unohdu.

Dokumentteja, joille kannattaa laatia mallit ovat esimerkiksi:
• Aikataulu
• Resurssisuunnitelma
• Lista lopputuloksista ja niiden valmiudesta
• Muutospyyntölomake ja muutosloki
• Yhteystietolista
• Riskiloki, päätösloki
• Agendat, kokousmuistiot, pöytäkirjat

Mahdollisimman paljon samaan välineeseen
Jos käytät ”oikeaa” projektinhallintaohjelmistoa, kuten Microsoft Projectia tai Camako EPM:ää, saat siitä parhaat tehot irti lataamalla mahdollisimman suuren osan projektijohtamisen tiedoista samaan välineeseen. Tehokkuuden parannus syntyy siitä, että ylläpidät aikataulut, resurssisuunnitelmat ja toteumaseurannan kerran ja voit tuottaa samasta tiedosta raportteja eri tarpeisiin: Linjaesimiehille resurssivaraushistogrammin, osapuolille heidän töidensä aikataulun, projektin omistajalle ylätason aikatauluyhteenvedon ja kumulatiivisen tuntitoteuman, tiimin jäsenille työlistat jne.

Lyhyt, takataskussa kulkeva kokoontaitettava Projektipäällikön muistikortti
Toimivat projektiohjauksen dokumenttipohjat ja välineet eivät välttämättä tarvitse raskasta projektityöohjetta tuekseen. Kokemukseni mukaan projektipäälliköitä on vaikea innostaa lukemaan pitkiä käsikirjoja. Lyhyt kokoontaitettava Projektipäällikön muistikortti on osoittautunut usein paremmaksi kuin pitkät manuaalit.

Muistikortti on projektin käyntikortti
Muistikortti kokoaa yhteen projektijohtamisen dokumentit, välineet ja tärkeimmät johtamisen menetelmät. Muistikortti toimii hyvin projektin sisäisenä eri projektijohtamisen asiat yhteen kokoavana dokumenttina ja tarkistuslistana. Se on myös erinomainen esite kumppaneille, asiakkaille ja alihankkijoille yhteisistä toimintatavoista.

Organisaation projektityötapojen esite
Muistikortti täytyy sovittaa organisaation liiketoimintaan. Projektijohtamisessa on samoja piirteitä yli toimialojen ja organisaatioiden, mutta tärkeimmät dokumentit, tehokkaimmat toimintatavat ja tarkastuslistat pitää sovittaa organisaation liiketoiminnan vaatimuksiin ja ympäristöön. Hyvä muistikortti toimii oivallisesti koko organisaation projektityön laadukkuuden esitteenä ja arvojen kuvauksena.

Lataa itsellesi esimerkki muistikortista
Lataa esimerkki projektin muistikortista <täältä>. Projektit ovat jokaisessa organisaatiossa erilaisia. Myös projektin muistikortti kannattaa laatia niin, että se istuu fiksusti organisaation projekteihin ja ohjaa oikeisiin toimintamalleihin.

PP_muistikortti

Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

Projektipomo on huomannut asiakkailla liikkuessaan, että vaikka yksittäisten projektien suunnitelmat ja tilannekuva organisaatiossa on usein hyvällä tolalla, niin projektisalkun hallinnassa on vielä parantamisen varaa. On erilaisia, hienojakin Excel-toteutuksia, joilla salkkuja hallitaan, mutta tiedon ylläpitäminen on haastellista ja aikaavievää eikä taulukkoihin välttämättä saada tuotua tämän takia kaikkea päätöksenteon kannalta oleellisia tietoja. Monesti myös tiedon ajantasaisuuden kanssa on ongelmia.

Organisaatioissa mietitään tänä päivänä huolellisesti, mitkä projektit käynnistetään ja mitkä projektit auttavat yritystä saavuttamaan asetetut tavoitteensa. Yrityksen toiminnan lähtökohdista muodostetut projektisalkut ovat salkunhallinnan ydin. Hyvin visualisoitu ja koostettu projektitieto helpottaa päätöksentekoa tuomalla trendit ja poikkeamat näkyviksi.

Salkunhallinnan työkaluissa voi muodostaa helposti erilaisia käyttäjän tarvitsemia projektisalkkuja ja näkökulmia koostettuun projektitietoon. Kaupan päälle saadaan jatkuvasti ajantasainen projektien tilannekuva. Työvälineissä on helppo vaihtaa näkökulmia projektien eri luokittelutekijöiden avulla. Luokittelutekijöitä voi olla esim. yrityksen strateginen tavoite, tavoitteen osuvuus, projektin kuuluminen tiettyyn salkkuun, projektin prioriteetti tai projektin koko.

Salkunhallinnassa erilaiset joustavasti muodostettavat ja automaattisesti päivittyvät liikennevalot (esim. aikataulu, kustannukset, riskit), mittarit ja visuaaliset graafit salkun eri näkökulmista ovat tärkeitä seurantavälineitä ja auttavat muodostamaan kokonaiskuvan projektisalkusta nopeasti. Graafeista voi nopeasti tarkistaa esimerkiksi, miten projektisalkku etenee verraten suunniteltua ja toteutunutta aikataulua, resurssivarauksia toteutuneisiin työtunteihin tai miten toetutuneet kustannukset ovat suhteessa budjettiin. Näin yrityksen johdon huomio ja toimenpiteet voidaan keskittää oikeisiin projekteihin.

Mitäs jos sanottaisiin hyvästit erilaisille salkunhallinnan Exceleille ja niiden ylläpidolle? Tarjoamme ratkaisuja salkunhallinnan haasteisiisi. Tule tutustumaan ratkaisuihimme maksuttomiin webinaareihin tai ota yhteyttä.

Aikataulu luo tehokkuutta

Tänä päivänä erilaiset ajantasaiset tietojen koontinäkymät ovat hyvin käytettyjä. Yksi parhaista projektitiedon visualisointivälineistä on projektin aikataulu, Gantt-kaavio.

Parhaimmillaan projektin aikataulu on monipuolinen suunnittelun, seurannan ja kommunikoinnin väline. Aikataulu kuvaa meille, mitä tuloksia projektissa tuotamme ja miten. Se kertoo, kenen vastuulla mikäkin asia projektissa on, kuka työn tekee, milloin työ suoritetaan ja mikä on siihen liittyvä työmäärä. Aikataulu asettaa projektiryhmälle selkeän tavoitteen, jonka saavuttamiseksi tehdään töitä.

Säännöllisesti ylläpidettynä aikataulu kertoo, mitä tuloksia on saavutettu, mitä on työn alla ja mitä tehdään seuraavaksi. Se kertoo myös, olemmeko onnistumassa tai jäljessä sovituista tavoitteista niin työmäärän kuin ajan suhteen. Tuotosten sisällölliset tavoitteet voidaan varmistaa aikataulussa olevien etappien avulla.

Mitä hyötyjä saavutetaan aikataulusuunnittelulla?

  1. Ajantasainen ja selkeä kokonaiskuva projektin tilanteesta
  2. Parempi ennakoitavuus, näkyvyys valmistuviin ja tuleviin tehtäviin
  3. Parempi resurssien ja työkuormien hallinta
  4. Tehokkuus ja motivaatio paranevat selkeillä tavoitteilla
  5. Näkyvyys tehtävien riippuvuuksiin ja niiden vaikutuksiin
  6. Projektit valmistuvat paremmin aikataulussa ja budjetissa
  7. Parempi valmius arvioida ja käsitellä muutoksia

Tervetuloa maksuttomaan Camako EPM -webinaariimme 7.3.2017 tutustumaan uuteen, helppokäyttöiseen Camako EPM:n aikataulusuunnitteluvälineeseen. Ilmoittaudu >>

Projektin tavoitteiden saavuttamisen haasteista

Törmäsin projektissani tilanteeseen, joka on hyvinkin tuttu mutta se, miten tilanne hoidetaan, vaikuttaa suuresti projektin onnistumiseen. Mistä on kyse?

Projektin alussa määritellään toteutettavalle projektille mm. tavoitteet, aikataulu ja budjetti. Projektin ohjausryhmän kokoonpano on selvä rooleineen ja vastuineen. Projekti lähtee hyvin liikkeelle, se edistyy ja tuotoksia alkaa syntyä suunnitelman mukaan.

Sitten alkaa tapahtua.

Tarvitsetteko oikeasti tällaisen asian projektin tuotoksena? Eikö tämän saman asian saa tehtyä paljon halvemmalla?

Alkaa keskustelu ohjausryhmän kanssa toteutettavien tuotoksien laajuudesta.

Projektipäällikkönä tilanne ratkeaa helposti projektin laajuutta pienentämällä, mutta miten saavutetaan paras mahdollinen lopputulos projektin ja sen keskeisen omistajan kannalta. Valmistautuminen neuvottelutilanteeseen ohjausryhmän kokouksessa on onnistumisen avain.

Seuraavassa viisi vinkkiä projektipäällikkölle:

  1. Valmistaudu neuvotteluihin priorisoimalla tuotokset (must have, nice to have, etc) eli määrittele, mitkä tuotokset tarvitaan ehdottomasti ja keskity erityisesti niiden varmistamiseen. Tiedosta myös tuotosten väliset riippuvuudet.
  2. Varmista, että sinulla on ohjausryhmän tai tärkeän sponsorin tuki, joka tukee projektin näkemyksiä.
  3. Perustele huolellisesti, miksi tuotokset tarvitaan.
  4. Varmista oikea ja muodollinen päätöksenteko.
  5. Dokumentoi päätökset kunnolla, jottei asioihin tarvitse enää palata.

Jos et ole valmistautunut keskusteluun projektin laajuuden muuttamisesta tai ko. tilanne pääsee yllättämään sinut, ota itsellesi aina aikalisä.

Teknologia- ja mediamurros projektihallinnassa

Yleisellä teknologia- ja mediamurroksella on ollut projektihallinnan alueelle paljon annettavaa ja uudet mahdollisuudet on otettu ilolla vastaan.  Taakse on jäämässä aika, jolloin PowerPointin ja Excelin virtuoosimainen käyttö erotti tosi projektiosaajat harrastelijoista. Kehitys on ollut valtavaa ja sen hedelmät ovat tulleet kaikkien ulottuville. Suunta on kohti integroituja projektihallinnan kokonaisratkaisuja, jotka mukautuvat erilaisiin tarpeisiin ja jotka ovat kustannustehokkaasti käytettävissä verkon ylitse palveluna.

Alla viisi kohtaa, joiden takia muutokseen kannattaa pyrkiä:

  1. Viestinnän helppous
    Projektitiimin viestintä ei koskaan ole ollut näin nopeaa ja läpinäkyvää. Projektissa toimimisen vaivattomuus, tekemisen tarkkuus ja viestinnän määrä ovat nousseet aivan uudelle tasolle. Tarjolla on ratkaisuja, joilla projektitiimin osaaminen ja yhteistyö hitsataan yhteen ja lopputulos on aidosti enemmän kuin osiensa summa.
  2. Toiminnan läpinäkyvyys ja pienentyneet riskit
    Projektitiimi voi keskittyä projektin lopputuloksen saavuttamiseen. Yhtään projektidokumenttia, välitulosta, raporttia tms. ei tarvitse tuottaa paperimuodossa. Projektin tilannekuva, aikataulu, kustannukset, riskit ym. ovat nähtävissä kullekin projektissa toimivalle roolille tosiaikaisesti ja poikkeamiin voidaan puuttua välittömästi.
  3. Oleellisen tiedon saavutettavuus
    Tietoja voidaan versioida ja tallettaa vaivattomasti kaikkien ulottuville. Tarvittaessa muutoksista lähtee automaattisesti tieto kaikille niille, joita ne koskettavat. Painopiste on muuttunut tiedon pyytämisestä ja saamisesta siihen, että merkityksellinen tieto on kaikkien saavutettavissa ja käytettävissä. Projektitiimien toiminta ei ole enää sidottuja paikkaan tai aikaan.
  4. Riippumattomuus teknisistä ratkaisuista
    Pelkkä selain riittää. Ohjelmistokehittäjällä, suunnittelijalla, graafikolla, johtajalla jne. on erilaiset vaatimukset tekniselle toimintaympäristölleen. Projektitiimin jäsenet pystyvät kukin käyttämään omaan henkilökohtaiseen työhönsä parhaiten sopivaa ympäristöä ilman, että projektissa toimiminen asettaa sille reunaehtoja.
  5. Turvallisuus
    Luottamuksellisen projektitiedon joutuminen vääriin käsiin tai tiedon häviäminen saattaa johtaa katastrofiin. Tietojen ylläpitäminen keskitetyssä ja varmistetussa paikassa, johon on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä, on yksinkertaisempaa ja riskittömämpää kuin työasemissa tai tiedostopalvelimella.

Palkintona on se, että projektit voidaan toteuttaa lyhyemmässä ajassa, vähemmällä henkilö- ja työmäärällä, pienemmin riskein ja edullisemmin. Toiminta on läpinäkyvää, projektisyklit nopeutuvat ja kriittiset resurssit ovat tehokkaassa käytössä.

Edellä olevat kohdat liittyvät niihin etuihin, joita on saavutettavissa jo yksittäisen projektin hallinnassa. Tämän ohella merkittäviä etuja saavutetaan uusilla mielenkiinnon alueilla, kuten organisaation resurssien hallinnassa ja salkunhallinnassa, joissa projektin hallinnan tuottamaa yksityiskohtaista tietoa jalostetaan edelleen koko organisaation hyväksi. Näistä enemmän tulevissa blogikirjoituksissa.

Tuntikirjaus – Menneen maailman jäänne vai toimiva ohjausväline?

Viime aikoina on yleistynyt väite, että varsinkin tietotyössä käytetyn ajan mittaaminen on turhaa ja väärin, koska innovaatioita ja korkean jalostusarvon tuottamista asiakkaille ei voi mitata. Väitteen esittäjät ummistavat kuitenkin silmänsä siltä, että suurelta osin tietotyö on tavallista, aivan arkista aherrusta. Kokemuksesta voin sanoa merkittävän osan IT-työstä, ainakin ylläpidossa, olevan usein suorastaan rutiininomaista ojankaivuuta.

Asiakkaalle tuotetun arvon mittauksessa (=laskutuksessa) käytetty työtunti on edelleen yksi yleisimmistä laskutusperusteista. Tuntilaskutusta vastaan on argumentoitu paljon ja ihan hyvin perustein. Viime kädessähän asiakkaan tulisi maksaa saamastaan hyödystä, ei myyjän kulurakenteesta, jota tuntihinnoiteltu työ väistämättä tarkoittaa. Työhön käytetty aika korreloi kaikesta huolimatta ostajan saaman hyödyn kanssa keskimäärin kohtalaisen hyvin: isompaan ongelmaan menee enemmän aikaa, pienemmät ratkaistaan nopeammin.

Toimittajan kapasiteettia rajoittaa yleensä kaikkein eniten aika. Lisäkäsiä ja -aivoja voi toki ostaa lisää mutta aika ei skaalaudu. Yrityksen kulut muodostuvat kuukausipalkkaisista ihmisistä, joiden työaika pitäisi käyttää mahdollisimman tehokkaasti arvon tuottamiseen. Jos et tiedä mihin yrityksesi arvokkaimmat resurssit käyttävät kapasiteettia eniten rajoittavaa hyödykettä eli aikaa, niin miten ajattelet ohjaavasi tekemistä?

Kehitysprojekteissa kulut eli työaika pitää kohdistaa niihin tuotteisiin, joista on odotettavissa suurimmat tuotot tulevaisuudessa. Ilman tuntiseurantaa on helppo sortua myymään tuotoksia liian halvalla. Toisaalta ”ikuiset lupaukset” saadaan helpommin lopetettua, kun todellisuuspohjaisesti tiedetään syntyneet kulut.

Mittauksessa pitää aina muistaa tavoiteltava hyöty. Mittaaminen ei ole arvo sinänsä vaan sen tuottama tieto ja epävarmuuden vähentäminen. Tekemistä ei kannata mitata yhtään tarkemmin kuin mittaustietoa hyödynnetään. Jos riittää tieto siitä miten paljon jonkun tuotteen tai ominaisuuden suunnittelu maksaa, niin tuntikirjauksia on turha vaatia tehtävätasolla. Tärkeämpää sen sijaan on saada kaikki tehty työ rehellisesti näkyviin. Tuntikirjauksen pitää olla niin helppoa ja nopeaa, että pienetkin työt tulevat kirjatuiksi oikeille kohteille. Tarpeetonta detaljointia vastaavasti pitää välttää viimeiseen asti. Näennäinen tarkkuus saattaa jopa johtaa systemaattisiin vääristymiin, kun ihmiset eivät viitsi täyttää tarkkoja taulukoita vaan hautaavat tehdyt pikkutyöt yleiskuluihin tai johonkin isoon projektiin.

Toimivan tuntikirjauksen nyrkkisäännöt

  1. Määritä mihin tarvitset tietoa
  2. Mittaa vain sitä mitä tarvitset
  3. Pidä tuntikirjaus yksinkertaisena
  4. Motivoi ihmisiä kertomalla säännöllisesti tuloksista

Projektidatan visualisointi

Projektihallintavälineen keskeinen piirre on kyky visualisoida suunnittelu- ja tilannetietoa tosiaikaisesti.

Hyvin palveleva toteutus tarjoaa projektin keskeisistä osa-alueista ja mittareista selkeän kokonaiskuvan ja tuo esiin poikkeamat. Poikkeamien esiintuonti on tärkeää, mutta sitäkin oleellisempaa on projektin kokonaistilanteen ja trendien hahmottaminen, jotta poikkeamia ei ylipäätään pääse syntymään.

Visuaaliset näkymät eivät ole yksinomaan projektipäällikön väline. Kukin rooli: salkunomistaja, linjaesimies, projektitiimin jäsen ja projektipäällikkö tarvitsevat omat näkymänsä. Visuaalinen ja analyyttinen esitystapa helpottaa projektin sisäistä ja ulkoista viestintää ja nopeuttaa päätöksentekoa. Tässäkin kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.

Projektissa kaikki osa-alueet (aikataulu, resurssit, kustannukset, laatu, sisältö) vaikuttavat toisiinsa. Tämän lisäksi projektien välillä on kytköksiä vähintään siten, että ne hyödyntävät samoja resursseja.  Käytännön vaatimus on, että kaikki projektitieto ylläpidetään yhdessä integroidussa järjestelmässä, jolloin analyysit yksittäisistä projekteista ja projektien ylitse sekä vastaavasti yksittäisistä resursseista koko organisaation ylitse onnistuvat.

Luotettavin tieto salkunomistajan tai linja-esimiehen tarvitsemiin näkymiin projektien ylitse kumpuaa siitä yksityiskohtaisesta tietomassasta, jota projektit synnyttävät ja ylläpitävät käytännössä automaattisesti omassa prosessissaan.

1

Kuva1. Vasemmalla projektin budjetti, kustannusennuste ja toteuma euroina, oikealla resurssivaraukset ja raportoidut tunnit.  Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>

Vain luotettava tieto johtaa tarvittaviin toimenpiteisiin

Teknisen toteutuksen ohella rinnalle tarvitaan sovittuja yhteisiä toimintamalleja: kuka tietoja ylläpitää, koska ja miten. Järjestelmässä olevaan tietoon on voitava luottaa, jotta toteutus palvelee tarkoitustaan. Tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus ovat kaiken analyysin perusta.

Tiedon visualisointi auttaa tietämään enemmän ja paremmin, eli:

  1. Auttaa hahmottamaan kokonaisuudet ja riippuvuudet
  2. Antaa reaaliaikaisen kuvan tilanteesta
  3. Auttaa ymmärtämään dataa paremmin ja tekemään sen pohjalta parempia päätöksiä
  4. Paljastaa trendit, auttaa ennakoimaan ja paikallistaa poikkeamat aikaisessa vaiheessa
  5. Vähentää ad-hoc raporttitarpeita

Näin onnistut visualisointiratkaisun toteutuksessa:

  1. Valitse projektihallintaan integroitu tietojärjestelmä, joka tukee suoraan tiedon visualisointia
  2. Luo toimintamallit, jossa kuvataan vastuut ja varmistetaan projekti- ja resurssihallintatiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus kullakin tarkasteluhetkellä.
  3. Luo mittarit poikkeamien havaitsemiseen
  4. Toteuta visuaaliset näkymät kunkin roolin tarpeisiin

2

Kuva2. Organisaation resurssitilanne tulevaisuudessa eriteltynä projekteittain.
Kuvakaappaus Camako EPM-järjestelmästä. Lisätietoja >>

Projektin sidosryhmien johtaminen

Miksi hallita projektin sidosryhmiä, kun työtä on paljon, ja jo projektiryhmän johtamiseen sekä projektin ohjausryhmän tiedottamiseen menee paljon aikaa? Projektipäällikön tavoite on saavuttaa sidosryhmien tuki projektin onnistumisen varmistamiseksi. Hyvällä sidosryhmien hallinnalla projektipäällikkö voi saavuttaa paljon positiivisia asioita mm.

  • Sitoutunut sidosryhmä tukee todennäköisemmin projektia
  • Saat helpommin resursseja käyttöösi
  • Vaikuttaa positiivisesti projektin laatuun
  • Tehokkaan kommunikoinnin ansiosta sidosryhmät ymmärtävät, mitä projektissa todella tehdään ja ymmärtävät tavoitellut hyödyt, jolloin aktiivinen käytännön tuen antaminen projektille on helpompaa
  • Projektin mukanaan tuomat muutokset voidaan kokea helpompina ja positiivisempina
  • Negatiivisia ennakkoasenteita voi muuttaa neutraaleiksi tai positiivisiksi

Hyvä työväline sidosryhmien tunnistamiseen, priorisointiin ja jäsentelyyn on sidosryhmäanalyysi.

Projektin sidosryhmiksi määritellään ”kaikki tahot, joiden toimintaan projekti vaikuttaa tai jotka itse vaikuttavat ja joilla on intressi projektiin” eli käytännössä kaikki ne tahot, joiden kanssa projektiorganisaatio on tekemisissä. Projektin sisäisiä sidosryhmiä voivat olla organisaation johtajat, työntekijät ja omistajat ja ulkoisia sidosryhmiä puolestaan asiakkaat, kumppanit sekä kilpailijat.

Sidosryhmien ymmärtäminen

Sinun on projektipäällikkönä tunnettava sidosryhmäsi, jotta onnistut sidosryhmien hallinnassa. Keskeisiä itsellesi selvitettäviä asioita ja kysymyksiä ovat:

  • Mikä on sidosryhmän asenne projektiasi kohtaan ja miksi?
  • Mikä on sidosryhmän intressi ja vaikuttimet projektisi tuotoksiin?
  • Mikäli asenne ei ole positiivinen projektiasi kohtaan, miten voitat heidän tukensa puolellesi?
  • Mitä tietoa sidosryhmäsi haluavat saada projektista, kuinka usein ja mitä kanavaa käyttäen?
  • Ketkä ovat kunkin sidosryhmän mielipidevaikuttajat?

Hyvä tapa saada vastaukset näihin kysymyksiin on suora keskustelu ko. sidosryhmän henkilöiden kanssa. Samalla opit tuntemaan sidosryhmien ihmisiä paremmin ja yhteistyö on jatkossa helpompaa.

Sidosryhmäanalyysin tekeminen

Sidosryhmäanalyysistä on olemassa valmiita dokumenttipohjia, joita kannattaa hyödyntää. Toiset ovat kevyempiä ja toisissa tietoa on enemmän. Valitse sopiva dokumenttipohja projektisi lähtökohdista. Seuraavassa lyhyesti sidosryhmäanalyysin toteuttamisen vaiheet.

  1. Tunnista projektin sidosryhmät
  2. Määrittele sidosryhmien tärkeydet projektille (merkittävä, kohtalainen, ei merkittävä)
  3. Priorisoi sidosryhmät tarvittaessa
  4. Määrittele projektin aiheuttaman muutoksen vaikutus jokaiseen sidosryhmään sekä sidosryhmän vaikutusvalta muutokselle
  5. Määrittele myös jokaisen sidosryhmän suhtautuminen muutokseen nyt sekä tavoitetila muutokselle

Sidosryhmäanalyysin toteuttamisen jälkeen viestintäsuunnitelmassa määritellään, miten viestintä ja kommunikaatio hoidetaan kanavineen ja aikatauluineen kokonaisuudessaan kunkin sidosryhmän osalta. Sidosryhmäanalyysia on hyvä päivittää tasaisin väliajoin ja toteuttaa sen vaatimat muutokset viestintäsuunnitelmaan.

Tietotyön tehokkuudesta – toimisto tappaa tuottavuuden?

1       Antakaa heidän tehdä työnsä!

Missä tahansa työssä johtamisen tavoitteena on osittaa ja delegoida työtä ja ohjata työ tekijöilleen niin, että työntekijöillä on:

  • Työn tavoitteen ymmärrys tai tehtäväksianto, mitä pitäisi saavuttaa.
  • Osaaminen työn tekemiseen.
  • Motivaatio lopputuloksen saavuttamiseen.

Kun nämä asiat ovat kunnossa, työntekijällä on valmius ja halu tehdä työnsä. Onnistumiseen vaikuttaa näiden asioiden lisäksi myös se, annetaanko työntekijöille mahdollisuus onnistua työssään. Onko työympäristö sellainen, jossa on mahdollista työskennellä tuottavasti? Antaako ympäristö hyvät olosuhteet rauhalliseen työskentelyyn ja ottaa huomioon myös muut työskentelytavat ja -tarpeet? Toimivatko työvälineet ja ovatko ne tarkoitukseen sopivia ja helppokäyttöisiä?

Tietotyöläisen työn onnistumisen edellytyksiä ovat sopiva työtila ja hyvä työrauha sekä toimivat työvälineet.

 

2       Voiko johto vaikuttaa tärkeimpään työn tehokkuuteen vaikuttavaan asiaan?

Tietotyöläisen työrauhan pitäisi olla pyhä ja suojeltu asia. Keskittymistä vaativan työn tuottavuus romahtaa, jos työntekijän keskittyminen keskeytetään tai työympäristö ei anna mahdollisuutta syventyä keskittymistä vaativiin työtehtäviin. On toki paljon työtehtäviä, joissa intensiivinen keskittyminen pidemmäksi ajaksi ei ole aivan niin tärkeää. Tällaisia tehtäviä voisivat olla esimerkiksi… Niin mitkä? Myyjä, joka keskustelee asiakkaan kanssa, tarvitsee rauhan. Ohjelmoija, kirjailija, arkkitehti tai työvuorolistaa laativa esimies, kaikkien työteho paranee, jos heille taataan keskittymisrauha.

Millä periaatteilla suunnitellaan ja rakennetaan toimistotilat? Luulisi, että tilojen suunnittelussa asetettaisiin ensisijaiseksi tavoitteeksi työntekijöiden tuottavuus. Näin ei kuitenkaan ole. Tuntuu, että toimistotilojen suunnittelussa optimoidaan ensisijaisesti rakennuskustannuksia ja tilojen muunneltavuutta ja jonkin verran painoa myös laitetaan arkkitehtuuriselle esteettisyydelle. Valitettavasti työntekijöiden työolosuhteet ja tuottavuus jätetään hyvin pienelle huomiolle.

Erityisesti avokonttorit ja konttoritilat, joissa on ehkä välisermein koitettu luoda yksityisyyttä, ovat varmasti selkeitä rakentaa ja sisustaa. Tiloja on helppo muunnella kulloisenkin tarpeen mukaan. Häiritsevät äänet, asialliset ja asiattomat keskeytykset katkaisevat kuitenkin keskittyneisyyden tilan, jolloin tuottava työskentely katkeaa. Keskittyneisyyden hakeminen vie aikaa ja vaivaa. Jos keskeytyksiä tulee säännöllisen epäsäännöllisesti koko työpäivän ajan, työntekijöiden tuottavuus laskee, stressi kasvaa ja motivaatio heikkenee.

Voisi ajatella, että organisaation ylin johto haluaisi taata tuottavan työympäristön. Todellisuudessa toimiston työympäristöstä ja tärkeimmästä tuottavuustekijästä tekee päätöksiä sisustusarkkitehdit ja hallinto.

 

3       Projektipäällikkö, luo mahdollisuus työn tekemiselle

Jos sinulla projektipäällikkönä on mahdollisuus vaikuttaa työympäristöön, ota huomioon työrauha tärkeimpänä tuottavuustekijänä. Pyri järjestämään niin, että projektiin osallistuvat pääsevät yhteisiin tiloihin ja jokaisella projektiryhmän jäsenellä on paras mahdollinen työpiste henkilön rooli ja työskentelytapa huomioiden. Projektiryhmä oppii yhteisissä tiloissa tuntemaan toisensa paremmin ja yhteistyö on helpompaa. Ihmisten välinen tiedonkulku ja tilannetietoisuus paranee. Näin myös itse projektitöissä päästään nopeammin eteenpäin ja saavutetaan laadukkaampia lopputuotoksia. Yhteisten tilojen ei aina tarvitse olla organisaation tiloissa. Joskus tuottavuuden voi parhaiten varmistaa viemällä projektiryhmän pois toimistolta.

Projektin aloittamisen askeleet

’Pitkäkin matka täytyy aloittaa yhdellä askeleella’ sananlasku on elävää kansanperinnettä. Yhtä lailla projekti alkaa pienestä ja rakentuu vähitellen isommaksi ja monimutkaisemmaksi. Työhön on ryhdyttävä jämäkästi oli hanke sitten iso tai pieni. Projektin tapauksessa tärkeää on myös se, miten ensimmäiset askeleet otetaan.

Projektin aloitus vaiheistetaan omaksi tärkeäksi osaksi projektin elinkaarta ja aloittamiseen liittyvät yksityiskohdat ovat kaikki tärkeitä, mutta seuraavat kolmea perusasiaa on syytä nostaa esiin, jotta projekti lähtee liikkeelle oikealla jalalla.

Sitouta kaikki projektiin osallistujat projektin tavoitteisiin

Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että kaikki projektiin osallistujat ovat aikaisessa vaiheessa arvioimassa lähestymistapaa, suunnitelmia, tavoitteita, laajuutta, projektikäytäntöjä, vastuita, aikataulua, suunniteltuja väli- ja lopputuotoksia ja riskejä. Projektin osallistujia ovat projektitiimin ohella eri sidosryhmät eli projektin omistajat, mahdolliset tuotosten loppukäyttäjät ja ylläpitäjät, joita projekti joissain elinkaaren vaiheissaan tai sen jälkeen koskettaa.

Osallistumistapoja voivat olla esimerkiksi ryhmätyöskentelymenetelmät, joilla varmistetaan, että kaikki pääsevät vaikuttamaan ja kertomaan mielipiteensä eo. asioihin. Pelkkä tiedotustilaisuus ja kahvit eivät sitouta projektitiimiä eikä muita sidosryhmiä projektiin riittävällä tasolla.

Opettele tuntemaan projektitiimisi jäsenet

Projektissa toimiminen ei ole vain suorittamista. Projekti on tiivis yhteisö, jossa toimintakulttuurin on tuettava sitoutumista, yhteenkuuluvuutta, avoimuutta ja toisten kunnioittamista. Projektipäälliköllä on projektitiimin vetäjänä keskeinen rooli projektikulttuurin muodostajana. Jotta tämä onnistuu, on hänen tunnettava projektinsa toteuttajat.

Tutustu tiimisi jäseniin yksilöinä ja varmista, että tiedät, mitä he tavoittelevat projektissa toimiessaan ja miten projekti vaikuttaa heihin henkilökohtaisesti. Motivaation rakentamisessa on keskeistä tunnistaa aikaisessa vaiheessa, miten kunkin henkilön osaamista ja vahvuuksia voidaan kehittää projektin aikana tai miten henkilön osaamista voidaan hyödyntää ehkä suunniteltua laajemmin projektin muilla osa-alueilla. Henkilökohtainen keskustelu osoittaa samalla, miten tärkeäksi koet kunkin henkilön osallistumisen projektissa ja luot edellytykset sujuvalle kommunikaatiolle.

Projektin aloituspalaveri eli ”kick-off” on selkeä lähtölaukaus projektille, ja se on syytä pitää sopivassa muodossa, jotta saadaan tekemiselle ryhdikäs ja selkeä alku. Henkilökohtaisten keskusteluiden ohella ”kick-off” ja sitä edeltävät yhteiset tapahtumat ovat hyvä tilaisuus motivoida ja luoda yhteishenkeä sekä mahdollisuus tutustuttaa projektitiimin jäsenet toisiinsa. Projektin kuluessa on hyvä juhlistaa yhdessä saavutettuja välitavoitteita, jolloin varmistetaan välitön ja avoin ilmapiiri projektissa.

Valitse tarkoituksenmukaiset työvälineet

Projektin työvälineisiin kuuluu läpinäkyvän viestinnän sekä projektitiimin tiiviin yhteistyön varmistavat ratkaisut. Ketterään työskentelytapaan kuuluu viestinnän ohella kaiken tarpeellisen tiedon saavutettavuus nopeasti. Projektin tarjoama yhteistyöportaali, dokumenttienhallinta, keskustelupalstat ja pikaviestintä mahdollistavat läpinäkyvyyden ja tuovat projektissa tapahtuvan kommunikaation ja materiaalin kaikkien projektitiimin jäsenten saataville ajasta ja paikasta riippumatta. Hyvä idea olisi pitää projektissa tapahtuva sisäinen kommunikaatio kokonaan poissa sähköpostista!

Projektitiimiin tutustumisen yhteydessä selvitä, millaisilla työvälineillä projektitiimi kokee saavansa aikaan parhaat tulokset. Valitse käyttöön välineitä, joita kaikki projektitiimin jäsenet voivat käyttää. Hyvin yhteentoimiva välineistö on syytä olla kunnossa heti projektin alussa tarpeettomien viiveiden välttämiseksi.

Tärkeää on myös, että käytettävä projektihallintaohjelmisto on kaikkien saavutettavissa, palvelee projektin tarpeita kaikissa projektin vaiheissa sekä tukee yhteistyötä, läpinäkyvyyttä ja antaa ajantasaisen kuvan projektin tilanteesta kaikille projektissa toimiville roolinsa mukaisesti.