Työmäärän arviointi on aina haastavaa. Emme edes tykkää antaa arvioita, sillä ne harvoin osuvat aivan oikeaan. Emme halua luvata sellaista, joka tuskin toteutuu. Helpompaa olisi vain alkaa tekemään ja laskea toteutuneet työtunnit jälkikäteen. Eikö arviointiin käytettävä aika olisi parempi hyödyntää oikeaan lopputulosten tekemiseen?
Tiedä mitä arvioit
Työmäärien arviointi on osa työn sisällön ja työtavan suunnittelua. Kun täsmennetään mitä tehdään ja miten se tehdään, on helpompi antaa realistinen työmääräarvio. Jos työmääräarviota ei kyetä määrittelemään, se tarkoittaa samalla myös, ettei tiedetä työn sisältöä ja työtapaa.
Jos projektia lähdetään tekemään ilman, että on selkeää kuvaa mitä pitäisi saada aikaiseksi, miten ja paljonko se vaatii työtä, on jo vaaran merkit ilmassa.
Jos työtapoja, ratkaisutapoja tai lopputuloksen sisältöä ei vielä kyetä määrittelemään niin tarkasti että toteutuksen työmäärä voitaisiin arvioida, toteutukseen pitää soveltaa iteratiivista mallia. Pitää tehdä suunnitelma siitä miten avoimet asiat saadaan ratkaistua ja lopputuloksen sisältö täsmennettyä. Tälle täsmentämistyölle sitten määritellään tavoitteet, lopputulokset, työsuunnitelma ja työmääräarvio. Täsmentämistyön lopputuloksiin kuuluvat tarkennettu suunnitelma jatkosta ja sen työmäärän arvio.
Vältä varmuusvaroja arvioissa, älä pelkää työmääräarvion ylittymistä
Paljonko työmatkasi kestää aamuisin? Uskon että usein toistetulle työlle on olemassa hyvä statistiikka. Jos normaalina päivänä automatka toimistolle kestää tunnin, paljonko voit kiriä aikataulua normaalista suorituksesta, jos haluat kiirehtiä työn suoritusta? Kaunis hiljainen kesäaamu, alla huollettu, tankattu auto, ei ruuhkaa, kaasujalka herkässä… Toisaalta mikä on huono skenaario? Syksyn ensimmäinen räntäsade ja ruuhkat. Mitä jos reitille sattuu kolari? Entä jos auto hajoaa, rengas puhkeaa tai moottori keittää?
Työmäärien käyttäytymiselle on tyypillistä, että normaalista suorituksesta työmäärää on vaikea kiriä kovin paljon pienemmäksi, vaikka välineet ja olosuhteet luotaisiinkin otollisiksi. Sen sijaan työssä esiin tulevat ongelmat voivat helposti moninkertaistaa työmäärän. Jos haluat kasvattaa varmuutta, että työ saadaan valmiiksi annetussa työmääräarviossa, pitää arviota kasvattaa suhteellisesti paljon normaalista suorituksesta. Kun teet työmääräarvioita projektin tehtäville, arvioi siis realistisesti. Arvion ei tarvitse pitää paikkaansa 90% tapauksia, sillä silloin arvioon jouduttaisiin sisällyttämään liikaa varmuusvaraa erilaisten mahdollisten ongelmien varalle. Ole armollinen ja arvioi tehtävien työmäärä niin että tilastollisesti työ saadaan 50% todennäköisyydellä tehtyä annetun arvion sisällä eli siis 50% todennäköisyydellä työ tulee ylittämään arvion.
Ole huolellinen äläkä arvioi ali
On olemassa ihmisiin sisään rakennettuja mekanismeja, joiden vaikutuksesta henkilöt arvioivat erityisesti omien töidensä työmäärät alakanttiin. Tämä johtuu monesta asiasta, kuten:
- Ihmiset yliarvioivat aiemmin aikaansaatujen tulosten uudelleenkäytettävyyttä. Tämä näkyy erityisesti dokumenttien laadinnassa ja ohjelmoinnissa. Ajatellaan että voidaan kopioida aiemmin tehtyjä tuloksia. Ei tarpeeksi huomioida käsillä olevan tehtävän ainutlaatuisuutta ja erityispiirteiden vaatimuksia.
- Jos arviointi tehdään huolimattomasti, unohdetaan asioita, kuten valmistelua, dokumentointia, viestintää jne.
- Omaan ajankäyttöä arvioidaan helposti optimistisesti. Työpäivällä on rajat ja jos kalenteri on jo täynnä tekemistä, on sieltä vaikea saada aikaa uusille töille.
- Joskus saatetaan myös haluta antaa kuva, että työ kyetään tekemään tehokkaasti ja siksi arvioidaan työmäärät liian pieniksi.
Lisää varmuusvara työsuunnitelmaan ylemmällä tasolla
Kriittisen realistisesti tehtyyn työsuunnitelmaan kannattaa lisätä varmuusvaraa hallitusti ja tietoisesti projektisuunnitelman ylemmillä tasoilla. Tämä tarkoittaa varautumista sekä aikataulu, että työmääräylityksiin. Varautuminen vaatii toimivaa muutostenhallintaa ja riskienhallintaa projektin toteutuksen aikana. Jos työmäärät ovat vaarassa ylittyä esimerkiksi riskien toteutumisen seurauksena, on laitettava varasuunnitelmat toimeen. Samoin jos muutoksia hyväksytään, arvioidaan ja lisätään suunnitelmaan niiden vaatimat työmäärät myös.
Seuraa aikataulua ja työmääriä
Työmäärien arviointi on osa projektin suunnittelua ja töiden aikataulutusta. Hyödynnä hyvää suunnitelmaa toteutuksen ohjauksessa ja reagoi tarvittaessa. Projektin suunnittelu antaa ymmärryksen siitä, miten työt tullaan tekemään. Kyse on kuitenkin vain suunnitelmista ja arvioista, joita voidaan tarkentaa ja muuttaa kun toteutuksen aikana havaitaan poikkeamia.
Kun vertaat toteutuneita työmääriä suunniteltuihin, saat kokemusta ja ymmärrystä tulevia projekteja varten.
