Projekti on väline hyötyjen tuottamiseksi projektin sidosryhmille. Tavoitteena voi olla toiminnan laadun parantaminen, kustannustehokkuuden nostaminen, asiakastyytyväisyyden nostaminen jne.
Hyötyjen tunnistaminen ja saavutettujen hyötyjen mittaaminen ovat keskeisiä asioita arvioitaessa projektiehdokkaita suhteessa toisiinsa sekä sitä, kuinka onnistunut projekti lopulta olikaan.
Projektin valinta toteutukseen on valinta suuresta ehdokasmäärästä ja kriteerinä ovat hyötyjen maksimointi organisaation ja sidosryhmien kannalta. Tähän tarvitaan toimivaa strategiaprosessia, jossa projektiehdokkaita arvioidaan suhteessa organisaation tavoitteisiin ja valinta kohdistetaan vain niihin, jotka täyttävät kriteerit parhaiten ja joilla on paras mahdollisuus menestyä.
Projektin tavoiteltavien hyötyjen saavuttamista pitää seurata ja mitata projektin alusta asti. Mikäli tavoitteet eivät suunnitellusti täyty, niin asiaan on puututtava sovituilla projektin muutoshallinnan keinoilla. Muutoshallinnan tulee keskittyä ensi sijassa tavoiteltujen hyötyjen saavuttamiseen. Projektin jatkaminen tulee olla mahdollista kyseenalaistaa missä tahansa toteutuksen vaiheessa. Näin projektin varaamat kyvykkyydet vapautuvat hyötyjä paremmin tuottaviin kohteisiin.
Hyötyjä aletaan saavuttaa useasti vasta projektin toimitusvaiheessa tai sen jälkeen. Samoja hyötyjä tavoitellaan myös muissa projekteissa. Merkittävää siis on, että tavoiteltujen hyötyjen saavuttamisen seuranta ja hallinta ovat projektien ylitse tapahtuvaa toimintaa. Seuranta tulee jatkua myös projektin toteutuksen jälkeen toiminnan jatkuvan kehittämisen periaatteiden mukaisesti.
Kyse on suunnitelmallisesta hyötyjen hallinnasta. Tavoitteena on varmistaa, että toteutettavat projektit saavuttavat tavoitellut hyödyt ja että saavutetut hyödyt ovat pysyviä. Hyötyjen hallinta edellyttää suunnitelmallisuutta, mittareita, omistajuutta ja sovittuja toimintamalleja. Asiaa on osaltaan edistänyt osaltaan myös PMI – Project management Institute omassa julkaisussaan.
Alla muutama vinkki hankkeen hyötysuunnitelman tekemiseen:
– Tunnista ja kuvaa tavoiteltavat hyödyt. Huomaa lyhyen ja pitkän tähtäyksen tavoitteet sekä sidosryhmien tavoittelemien suorien hyötyjen ohella välilliset hyödyt koko organisaatiolle.
– Muodosta mittari ja vertailukohta kunkin tunnistetun hyödyn saavuttamisen arviointiin sekä miten saavuttamista seurataan ja viestitään.
– Selvitä mahdolliset hyötyjen väliset riippuvuussuhteet. Varmista, että kukin tavoiteltava hyöty liittyy organisaation strategisiin tavoitteisiin.
– Määrittele hyödyn saavuttamiseen liittyvät keskeiset oletukset, tehtävät ja mahdolliset riskit ja rajoitteet.
– Arvioi kunkin hyödyn saavuttamisen ajankohta. Huomaa, että kyse ei niinkään ole tietystä hetkestä, vaan ajanjaksosta, jonka kuluessa hyöty saavutetaan ja se voi ulottua myös projektin päättymisen jälkeiseen aikaan.
– Määritä kuka omistaa kunkin tunnistetun hyödyn ja vastaa siitä, että saavutettu hyöty on pysyvä.
Edellä kuvattua projektin hyötysuunnitelmaa voidaan näppärästi visualisoida jana-aikataulukuvaajalla, joka ryhmitellään tarkoituksenmukaisesti. Kumulatiiviset rahalliset hyödyt voidaan esittää tähän liittyvänä histogrammina. Koko organisaatiota palvelevat vastaavat esitykset, mutta projektien ylitse tuotettuna.
Aivan kaikkia tavoiteltuja hyötyjä voi olla voi olla vaikea mitata kuten parantunut yritysimago. Tällaiset aineettomatkin hyödyt ovat yhtä tavoiteltavia, kuin mitattavissa olevatkin. Huomioi siis myös nämä hyötysuunnitelmassasi.
Tarvitsetko välineitä organisaatiosi hankkeiden strategianmukaisuuden arviointiin, priorisointiin ja valintaan? Ota yhteys – merkittäviä hyötyjä on saavutettavissa!
