projektipomo

Scientia potentia est

”Tieto on valtaa” kiteytti Sir Francis Bacon tiedon merkityksestä yli 400 vuotta sitten. Hänen mielestään päätöksenteossa merkittävää on tosiasioiden havainnointi, havainnoista saadun tiedon yleistäminen sekä tämän tiedon yhdistäminen kokemukseen. Tästä päätöksenteon periaatteesta hänet on nimetty yhdeksi empirismin eli kokemusajattelun merkittäväksi kehittäjäksi.

Kokemusajattelu on edelleen voimissaan. Menestyvä organisaatio perustaa toimintansa tietoon. Parhaat tulokset saavutetaan luotettavan havainnoinnin ja liiketoimintakokemuksen yhdistelmällä.

Käytännössä saman ajattelun ympärille kietoutuu monta viime aikoina esiin nostettua termiä: tietointensiivisyys, datakyvykkyys, Data Driven Business, Master Data Management. Kyse on kyvystä hyödyntää tietoa systemaattisesti ja ketterästi ja saada siitä kilpailuetua.

Tekniikka ei ole ongelma, sillä nykyaikaiset tietojärjestelmät ja tiedon analysoinnin alustaratkaisut pystyvät tarjoamaan tiedot helposti, luotettavasti, laadukkaasti ja käytännössä reaaliaikaisesti.

Haasteena ovat havainnoin kohteiden päättäminen, mittareiden ja tavoitteiden muodostaminen sekä organisaation johtaminen mittareiden pohjalta.

Keskeisin asia, eli havainnoin kohteet löytyvät luontevasti organisaation strategiasta. Alla on esimerkki ohjelmistoliiketoimintaa tekevän organisaation strategiasta kuusi helposti sovellettavaa kohtaa. Huomaa, että havainnoinnissa erityisen tärkeää ovat trendit, eli mihin suuntaan ollaan menossa suhteessa tavoitteisiin.

Kirkasta lähtökohta. Organisaation tavoitteet ja käsitys olemassaolonsa tarkoituksesta määrittää mitä asioita tulee havainnoida. Vision ja mission määrittämisen ei ole vain henkilöstön kannustamiseen tai rahoittajien sitouttamiseen tarkoitettu julistus, vaan niihin nojautuen tulee muodostaa myös menestymistä seuraavat mittarit.
Päätä ensin missä markkinassa toimit ja keitä tavoittelet asiakkaaksesi. Havainnoinnin kohteena ja mittareina voivat olla asiakastyytyväisyys ja kassavirta asiakkaittain tarkoituksenmukaisin luokittelutiedoin (tuote, alue, liiketoiminta-alue jne).
Oma talous. Tämä liittyy keskeisesti asiakkaisiin. Havainnoin kohteena voivat olla kassavirta, kannattavuus ja kasvu.
Toiminta ja tehokkuus. Tässä seurataan toiminnan tehokkuutta ja sitä, että päätöksenteko ja tekeminen kohdistuvat organisaation tavoitteiden kannalta oikeisiin hankkeisiin ja tuotteisiin. Havainnoin kohteena ovat tuotteet näiden elinkaaret huomioiden, käynnissä olevat ja tulevat hankkeet sovituilla mittareilla sekä henkilöresurssien suunnitellut ja toteutuneet käyttöasteet.
Voimavarat ja jatkuvuus. Menestyminen edellyttää, että käytössäsi on asetettujen tavoitteiden saavuttamisen edellyttämät osaamiset. Havainnoin kohteena ovat työtyytyväisyys, mahdolliset osaamisvajeet nyt ja tulevaisuudessa sekä sovittujen urapolkujen onnistuminen.
Kilpailu ja riskit. Havainnoinnin kohteena ovat myynnin onnistuminen sovituilla mittareilla sekä hankkeiden ja hankeportfolioiden riskit.

Kokemusajattelun periaatteita noudattaen ihminen pidetään toteutuksen keskiössä. Tiedon analysoija tuo tarvittavan kokemuksen ja näkemyksen organisaation kannalta merkitsevän tiedon käsittelyyn ja johtopäätösten tekoon.

Keskeisen liiketoimintatiedon hallinnan kehityshanke ei ole vain tietotekniikkahanke. Kokemuksellisen tiedon hyödyntäminen edellyttää, että omistajuus ja jatkokehittämisen vastuu on oltava liiketoimintajohdossa.

Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi liiketoimintasi kannalta merkittävän tiedon muodostamisesta, keräämisestä ja sen jalostamisesta organisaatiosi menestystekijäksi.

Projektin päättämisen vinkit

Projekti on väliaikainen työponnistus määritellyn lopputuloksen aikaansaamiseksi. Kun lopputulos on saatu aikaiseksi, projekti päätetään ja projektia ei enää ole. Väliaikaisuus on niin tärkeä projektia määrittävä piirre, että projektin päättäminen pitäisi olla projektijohtamisen tavoitteena aivan projektin alusta lähtien.

Mahdollisia syitä projektin päättämisen epäonnistumiselle

Projektin päättäminen voi epäonnistua tai venyä tarpeettoman pitkälle erilaisista syistä johtuen:

Projektille kaadetaan lisää vaatimuksia toteutettavaksi, laajuus paisuu organisaation investointiprosessin ohi.
Projektin päätöspisteitä ei ole sidottu kalenteriin, aikataulu pääsee valumaan eteenpäin, kun päätöksentekijöiltä ei saada hyväksyntää lopputuloksille, muutoksille ja työn jatkamiselle.
Projektin lopputuloksia ”kiillotetaan”, vaikka ne ovat jo riittävän valmiita käyttöönotettaviksi.
Projektiin osallistuvien henkilöiden ja organisaatioiden kiinnostus laimenee ja sitoutuminen heikkenee. Sitoutumisen laimeneminen näkyy resurssien saatavuudessa, kun projektin tarvitsemat resurssit priorisoidaan muualle.
Jos lopputuotteen hyväksyntä jää kokonaisuudessaan projektin loppuun, saattaa hyväksynnästä muodostua suuri kertapäätös, johon ei uskalleta sitoutua. Projektilta saatetaan vaatia lisää varmistuksia ja tarkastuksia lopputuotteiden kelpoisuudesta.
Projektin lopputulosten siirto ylläpitoon ja käyttävän organisaation vastuulle laiminlyödään tai aloitetaan liian myöhään. Pahimmassa tapauksessa lopputulosten hyödyntäminen epäonnistuu, jos tulosten käyttöönotto jää vaillinaiseksi.

Kaikki yllä esitetyt syyt voivat viivästyttää projektin päättämistä, jolloin projektin työmäärä, aikataulu ja kustannukset kasvavat. Aikataulun viivästymisen vuoksi projektilta odotettujen hyötyjen saaminen viivästyy. Resurssit eivät vapaudu uusiin alkaviin projekteihin, jolloin myös seuraavat projektit viivästyvät.

Päättämisen lähtökohtana selkeät tavoitteet

Projektin päätökseen saamisen lähtökohtana ovat tarkat ja selkeät projektin tavoitteiden ja lopputulosten määrittelyt. Projektin päättämisen kriteeristö on helppo määritellä, kun ymmärretään, mitä pitää saada aikaiseksi. Työvälineitä tavoitteiden ja lopputulosten kirkastamiseen ovat esimerkiksi: Sidosryhmäanalyysi ja vaatimusmäärittely sekä lopputuotteen ositus.

Projektin päättäminen aloitetaan ajoissa. Lopputuloksia hyväksytetään käyttäjillä ja vastaanottavalla organisaatiolla projektin elinkaaren aikana heti kun niitä syntyy. Osatulosten hyväksyntään liittyvät katselmoinnit ja päätöspisteet, varataan kalenteriin ajoissa, jotteivat ne lähde siirtymään eteenpäin vastuullisten päätöstentekijöiden kalenterien täyttymisen mukana.

Iteratiivinen työsuunnitelma auttaa siinä, ettei projektin lopputuloksia jäädä hieromaan liikaa vaan välituloksia arvioidaan, testataan ja katselmoidaan usein. Kun laatutaso on riittävä, tulos hyväksytään. Muistetaan, että paras on hyvän vihollinen.

Projektin johtaminen tuottaa useita hyödyllisiä tietoja ja oppeja tulevia projekteja varten. Opitut asiat, riskit, toteutuksen aikana hyväksytyt muutokset ja muut projektin johtamiseen liittyvät kokemukset kerätään projektin toteutuksen aikana projektin johtamisen lokeihin. Jos kokemusten kerääminen jää projektin loppuun, ovat ne ehkä jo unohtuneet tai niitä ei jakseta dokumentoida.

Projektin lopputulosten siirto käyttävälle ja ylläpitävälle organisaatiolle aloitetaan aikaisin. Jo projektin alussa viestitään ylläpito-organisaatiolle tulevista vastuista. Tarvittavat ylläpidon ohjeistot, koulutukset ja osaamisen siirto valmistellaan aikaisin.

Projektin päätösvaihe

Hyvin valmisteltu, toteutuksen aikainen päättäminen jättää projektin päätösvaiheeseen projektin virallisen päättämisen tehtävät:

Varmistetaan että projektin tuottama dokumentaatio on päivitetty, jaeltu ja arkistoitu.
Projektin lopputulokset ovat virallisesti siirretty käyttävälle organisaatiolle ja ylläpitovastuut on sovittu.
Tarkastetaan, mitkä tehtävät vielä tehdään projektissa ja mitkä työt jäävät ylläpidon vastuulle.
Muistetaan sulkea projekti tietojärjestelmissä ja päätetään hankintasopimukset, jotta projektiin ei vahingossakaan voida enää tuoda kustannuksia.
Päivitetään opitut asiat, riskiloki, muutosloki ja muut projektijohtamisen dokumentit ajan tasalle
Koostetaan projektin loppuraportti suunnitelmista ja projektijohtamisen dokumentaatiosta

Päätöskokous

Projektin päätöskokous muodostaa jämäkän päätöspisteen projektille. Päätöskokouksessa katselmoidaan vielä projektin lopputulokset ja arvioidaan projektissa yhdessä kuljettu matka: Eteneminen, kohokohdat, onnistumiset, oivallukset ja haasteet.

Vähänkin isommissa projekteissa voidaan vielä organisoida päätöspeijaiset, jossa on tilaisuus juhlistaa yhdessä saavutettuja tuloksia ja henkisesti irrottautua projektista. Kannattaa kuitenkin miettiä, onko yhteiselle juhlimiselle enemmän tarvetta projektin alkuvaiheessa kuin projektin lopussa. Yhteishengen luonti ja henkilöiden verkostoituminen alkuvaiheessa on arvokkaampaa, kuin lopussa, jolloin projektiin osallistuneilla pitäisi jo olla katse seuraavissa projekteissa.

Kuinka kävi – tuottiko kehityshankkeesi tavoitellut hyödyt?

Projekti on väline hyötyjen tuottamiseksi projektin sidosryhmille. Tavoitteena voi olla toiminnan laadun parantaminen, kustannustehokkuuden nostaminen, asiakastyytyväisyyden nostaminen jne.

Hyötyjen tunnistaminen ja saavutettujen hyötyjen mittaaminen ovat keskeisiä asioita arvioitaessa projektiehdokkaita suhteessa toisiinsa sekä sitä, kuinka onnistunut projekti lopulta olikaan.

Projektin valinta toteutukseen on valinta suuresta ehdokasmäärästä ja kriteerinä ovat hyötyjen maksimointi organisaation ja sidosryhmien kannalta. Tähän tarvitaan toimivaa strategiaprosessia, jossa projektiehdokkaita arvioidaan suhteessa organisaation tavoitteisiin ja valinta kohdistetaan vain niihin, jotka täyttävät kriteerit parhaiten ja joilla on paras mahdollisuus menestyä.

Projektin tavoiteltavien hyötyjen saavuttamista pitää seurata ja mitata projektin alusta asti. Mikäli tavoitteet eivät suunnitellusti täyty, niin asiaan on puututtava sovituilla projektin muutoshallinnan keinoilla. Muutoshallinnan tulee keskittyä ensi sijassa tavoiteltujen hyötyjen saavuttamiseen. Projektin jatkaminen tulee olla mahdollista kyseenalaistaa missä tahansa toteutuksen vaiheessa. Näin projektin varaamat kyvykkyydet vapautuvat hyötyjä paremmin tuottaviin kohteisiin.

Hyötyjä aletaan saavuttaa useasti vasta projektin toimitusvaiheessa tai sen jälkeen. Samoja hyötyjä tavoitellaan myös muissa projekteissa. Merkittävää siis on, että tavoiteltujen hyötyjen saavuttamisen seuranta ja hallinta ovat projektien ylitse tapahtuvaa toimintaa. Seuranta tulee jatkua myös projektin toteutuksen jälkeen toiminnan jatkuvan kehittämisen periaatteiden mukaisesti.

Kyse on suunnitelmallisesta hyötyjen hallinnasta. Tavoitteena on varmistaa, että toteutettavat projektit saavuttavat tavoitellut hyödyt ja että saavutetut hyödyt ovat pysyviä. Hyötyjen hallinta edellyttää suunnitelmallisuutta, mittareita, omistajuutta ja sovittuja toimintamalleja. Asiaa on osaltaan edistänyt osaltaan myös PMI – Project management Institute omassa julkaisussaan.

Alla muutama vinkki hankkeen hyötysuunnitelman tekemiseen:

– Tunnista ja kuvaa tavoiteltavat hyödyt. Huomaa lyhyen ja pitkän tähtäyksen tavoitteet sekä sidosryhmien tavoittelemien suorien hyötyjen ohella välilliset hyödyt koko organisaatiolle.

– Muodosta mittari ja vertailukohta kunkin tunnistetun hyödyn saavuttamisen arviointiin sekä miten saavuttamista seurataan ja viestitään.

– Selvitä mahdolliset hyötyjen väliset riippuvuussuhteet. Varmista, että kukin tavoiteltava hyöty liittyy organisaation strategisiin tavoitteisiin.

– Määrittele hyödyn saavuttamiseen liittyvät keskeiset oletukset, tehtävät ja mahdolliset riskit ja rajoitteet.

– Arvioi kunkin hyödyn saavuttamisen ajankohta. Huomaa, että kyse ei niinkään ole tietystä hetkestä, vaan ajanjaksosta, jonka kuluessa hyöty saavutetaan ja se voi ulottua myös projektin päättymisen jälkeiseen aikaan.

– Määritä kuka omistaa kunkin tunnistetun hyödyn ja vastaa siitä, että saavutettu hyöty on pysyvä.

Edellä kuvattua projektin hyötysuunnitelmaa voidaan näppärästi visualisoida jana-aikataulukuvaajalla, joka ryhmitellään tarkoituksenmukaisesti. Kumulatiiviset rahalliset hyödyt voidaan esittää tähän liittyvänä histogrammina. Koko organisaatiota palvelevat vastaavat esitykset, mutta projektien ylitse tuotettuna.

Aivan kaikkia tavoiteltuja hyötyjä voi olla voi olla vaikea mitata kuten parantunut yritysimago. Tällaiset aineettomatkin hyödyt ovat yhtä tavoiteltavia, kuin mitattavissa olevatkin. Huomioi siis myös nämä hyötysuunnitelmassasi.

Tarvitsetko välineitä organisaatiosi hankkeiden strategianmukaisuuden arviointiin, priorisointiin ja valintaan? Ota yhteys – merkittäviä hyötyjä on saavutettavissa!

Pilvipalvelun elinkaarihallintaa

Viisaana päätöksenä yhä useammat yritykset ottavat käyttöön tarvitsemansa ohjelmistoratkaisut palveluna.

Palveluna käytettävissä ratkaisuissa tilaajalla on käytössään tyypillisesti toimittajan perusjärjestelmäratkaisun sisällä jonkinlainen asiakassovitus, jonka sisällöstä ja laajuudesta he itse vastaavat. Asiakassovitukseen voi liittyä raportteja ja rajapintoja sekä perusjärjestelmän laajennuksena sitä muuttanutta tai korvannutta toiminnallisuutta.

Uutena ja merkittävänä asiana on, että palvelun tilaajasta tulee tällöin aktiivinen toimija palveluna hankkimansa ratkaisun elinkaaren ylläpitäjänä.

Palvelun tilaajalla on myös monta huolta vähemmän:

Ylläpidettävänä ei ole vaativaa IT infrastruktuuria eikä sen edellyttämää osaamista ja tiloja.
Palvelu on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta.
Palvelukeskustoiminta takaa skaalautuvan, korkean suorituskyvyn, tietoturvan ja luotettavuuden.
Toimittaja huolehtii palveluun kuuluvana siitä, että ratkaisu on teknisesti ja toiminnallisesti moderni ja aina ajan tasalla.
Merkittävää kertainvestointia ja siihen vuosiksi sidottua pääomaa ei tarvita. Mikäli tietojärjestelmä tulee tarpeettomaksi, niin palvelu on koska tahansa irtisanottavissa.
Toimittajan asiakastuella on suora pääsy ympäristöön ja mahdolliset ongelmatilanteet saadaan ratkaistua nopeasti.

Palveluna käytettävä ratkaisu edellyttää tilaajalta vahvaa sitoutumista ja organisoitumista sekä toimivaa yhteistyötä toimittajan kanssa. Tilaajan vastuulla viimekädessä on se, miten palvelun toimittajan tarjolle tuomia uusia tai korvaavia ominaisuuksia otetaan käyttöön ja miten asiakkaan tarpeisiin sovitettua ratkaisua ylläpidetään ja jatkokehitetään.

Organisaation toiminnan kannalta keskeisen palvelun elinkaarihallinnan apuna voidaan käyttää tuttuja ohjelmiston elinkaarihallinnan malleja ja tapoja:

Toteutetulle ratkaisulle annetaan käyttäjiä puhutteleva oma nimi erotuksena toimittajan perustuoteratkaisusta.
Kulloinkin käytössä oleva ratkaisukokonaisuus yksilöidään nimeen liitetyllä versiotiedolla.
Ratkaisun muodostavat erilliset asiakassovitukset (raportit, integraatiot, toiminnalliset laajennukset…) yksilöidään versiotiedolla.
Asiakassovituksiin liittyvä lähdemateriaali ja mahdollinen lähdekoodi hallintaan keskitetysti ylläpitoa ja jatkokehitystä varten.
Kehitysideat kerätään ja priorisoidaan ja ratkaisulle ylläidetään kehitystiekarttaa.
Ratkaisu dokumentoidaan ja sille toteutetaan ohjeistus ja koulutusmateriaali.

Laajennettavuuden ohella perusjärjestelmässä tulee olla sisään rakennettuna piirteet, joilla käytössä olevien erillisten asiakassovitusten kulloinenkin tilanne (versio) on mahdollista luotettavasti selvittää.

Versiointi tuo suunnitelmallisuutta ja jäntevyyttä toteutuksen eri osien ja itse kokonaisuuden elinkaaren hallintaan. Dokumentaatio, ohjeistus, käytössä olevat toiminnallisuudet, integraatiot ja kehitysideat on selkeää liittää tiettyyn versioon. Uusia piirteitä ja toiminnollisuuksia otetaan käyttöön tarpeen mukaan ratkaisun uusissa versioissa, joiden sisältö ja toteutusaikataulu suunnitellaan etukäteen ja jotka otetaan käyttöön hallitusti.

Ota yhteys jos pohdit kokonaisratkaisua organisaatiosi toiminnan suunnitteluun ja ohjaukseen haasteisiin. Saat sen kätevästi palveluna ja olemme valmiit ottamaan vastuuta ratkaisusi asiakassovitusten versiohallinnasta ja jatkokehityksestä.

Microsoft kiihdyttää Project for the Webiä

1. Project for the Web (PftW) ja Project Power App

Microsoftin uusi Project for the Web -väline on tarjonnut suoraviivaiset toiminnot aikataulujen laatimiseen ja tehtävien vastuuttamiseen tiimin jäsenille. Projektijohtaminen vaatii kuitenkin paljon muutakin, kuin vain tehtävät ja resurssivaraukset. Microsoft ei ainakaan vielä tarjoa mahdollisuutta muokata tai räätälöidä varsinaista https://project.microsoft.com osoitteesta löytyvää Project for the Web -välinettä.

Project for the Web tarjoillaan toisenkin käyttöliittymän kautta, nimittäin aikatauluja voi muokata myös mallipohjaisen Power App:n kautta. Project Power App:ssa voi muokata aikataulujen lisäksi muitakin projektiin liittyviä tietosisältöjä. Erityisen hyödyllinen Power App käyttöliittymä on, kun halutaan lisätä omia tietokäsitteitä, muokata käyttöliittymää ja sovelluksen liiketoimintalogiikkaa vastaamaan omaa tarvetta. Power App tarjoaa valmiin alustan räätälöidyn projektiohjausjärjestelmän pohjaksi.

2. Accelerator kiihdyttää kehittämistä

Microsoft julkisti hetki sitten Project Accelerator -nimisen laajennuksen Project Power Appiin. Accelerator laajentaa mallipohjaista Project Power App toiminnallisuutta, lisäämällä viisi uutta käsitteitä Project Power App:n käsitemalliin ja käyttöliittymään.

Entuudestaan Project for the Web:n tietomalliin kuuluivat peruskäsitteet, kuten esimerkiksi: Projekti, Tehtävä, Tehtävän riippuvuus ja Tiimin jäsen.

Erikseen asennettava Accelerator laajennus tuo mukanaan käsitteet:

Projektiehdotukset – Proposals
Ohjelmat – Programs
Riskit – Risks
Ongelmat – Issuet
Muutokset – Changes
Tilanneraportit – Status reports

Välttämättä uusien käsitteiden sisältö tai käyttöliittymä ei sellaisenaan tyydytä organisaation käyttötarpeita. Näitä käsitteitä kannattaakin ajatella aihioina, joihin voidaan lisäillä organisaation tarvitsemat tietokentät. Myös tietojen esitystapa ja toiminnallisuus käyttöliittymän lomakkeilla voidaan muokata tarpeen mukaan.

Accelerator ei siis niinkään kiihdytä Project Power App sovellusta suoraan, vaan nopeuttaa tämän pohjalta tehtävän laajemman toiminnallisuuden sisältävän räätälöidyn sovelluksen tekemistä.

3. Project Power App laajennettavuus Project lisensseillä

Accelerator lisäosan tuomien uusien käsitteiden lisäksi, Project-lisenssi sallii viiden oman lisäkäsitteen luomisen Project-sovelluksen tietomalliin, ja niiden hyödyntämisen Project Power App -käyttöliittymässä. Esimerkiksi tuotekehitysorganisaatiossa saatetaan haluta lisätä käsite: Tuote ja liittää projektit tuotteeseen. Tuotteiden tietojen ylläpitoon tarvittavat käyttöliittymän lomakkeet voidaan räätälöidä tarkoituksenmukaisiksi.

4. Tuki useille ympäristöille

Project Power App -sovelluksen laajennettavuutta helpottaa myös Microsoftin hiljattain tuoma tuki useille ympäristöille. Tämä tarkoittaa mahdollisuutta luoda erilliset kehitys- ja testausympäristöt tuotantoympäristön rinnalle. Yrityksen omat räätälöidyt toiminnot kehitetään kehitysympäristössä, paketoidaan ratkaisuksi ja siirretään sieltä testattavaksi testiympäristöön ja edelleen testauksen jälkeen tuotantoympäristöön.

5. Kuvia Project Accelerator käyttöliittymästä

(pikkukuva aukeaa uuteen ikkunaan)

Kuva: Project App jossa Accelerator

Kuva: Projektiehdotukset – Proposals

Kuva: Projektiehdotus -lomake

Kuva: Ohjelmat – Programs

Kuva: Ohjelman tiedot -lomake

Kuva: Projektin riskit

Kuva: Projektin riski-lomake

Kuva: Projektilista

Kuva: Projektin tiedot

Kuva: Projektin tilanneraportti

Kuva: Raportointi

Systems Thinking – Systeemiajattelu

Ei, otsikon käsite ei liity tietojärjestelmiin tai edes tietotekniikkaan. Kyse ei ole myöskään uudesta asiasta, vaan käsite on vakiintunut viimeisen 50 vuoden aikana.

Ajattelun taustalla on johtopäätös, että edes jotenkin rajatussa kokonaisuudessa asiat ja ilmiöt eivät ole toisistaan irrallisia. Kokonaisuuksien kautta näkeminen on systeemiajattelun tärkein ominaispiirre. Tavoitteena on tehdä näkyväksi, miten asiat ja ilmiöt kytkeytyvät toisiinsa ja kuinka tästä vuorovaikutuksesta syntyy jatkuvasti muuttuvien haasteiden ja mahdollisuuksien verkosto.
Parhaimmillaan systeemiajattelu on, kun pyrkimyksenä on jäsentää kompleksisia asioita (complex). Enemmän tai vähemmän monimutkaisten asioiden (obvious, complicated) erittely onnistuu sen sijaan hyvin jo arkiajattelulla. Kaaoksen (chaotic) hallinnassa ei edes systeemiajattelulla saada välttämättä hyvää lopputulosta. (https://en.wikipedia.org/wiki/Cynefin_framework).

Yhtymäkohta tietojärjestelmätyöhön tulee siitä, että tietojärjestelmien määrittelyssä ja toteutuksessa monesti ollaan tekemisissä kompleksisten asioiden kanssa. Optimistisena tavoitteena on kokonaisuuden mallintaminen ja tuottaa ajatellusta toteutuksesta malli. Sitäkin tarvitaan, mutta parempi lopputulos saavutetaan, kun toteutus mielletään jo lähdössä systeeminä, johon vaikuttavat tarpeen (ongelma, johon haetaan ratkaisua) ohella yksilöt, yhteisö, ympäristö sekä olemassa olevat toimintamallit ja rakenteet. Itse ongelma on jäävuoren huippu, joka pilkistää veden pinnalta. Siihen vaikuttaminen edellyttää pinnan alla olevien asioiden ymmärtämistä ja hyväksymistä.

Organisaation systeemikyvykkyys tuo toiminnan kehittämiseen merkittäviä etuja:

– Itseohjautuva ja yhteistyötä vaaliva tehokas organisaatio. Ymmärretään, että oma onnistuminen riippuu myös muiden työpanoksesta. Organisaation toiminta hyväksytään kokonaisuutena, jossa asiat ja henkilöt ovat alituisessa vuorovaikutuksessa.
– Uusia ja ennakoimattomia asioita syntyy henkilöiden ja asioiden ollessa vuorovaikutuksessa keskenään. Näiden poikkeamien tunnistaminen ja hyödyntäminen palkitsevat itseohjautuvan ja innovatiivisen organisaation uusilla kilpailuvalteilla.
– Asiat eivät henkilöidy ja ongelmaratkaisu on nopeaa. Aina asiat eivät mene odotetusti, mutta juurisyyt ja ratkaisut löydetään nopeasti erittelemällä ongelmaan liittyvät asiat ja miten ne vuorovaikuttavat toisiinsa.
– Ongelmat on tehty ratkaistaviksi. Mitkä tahansa ongelma on mahdollista nähdä haasteena, johon ratkaisut ovat löydettävissä jäsentämällä taustalla olevat syyt, ylläpitävät rakenteet ja ajattelutavat.
– Vahva pohjan toiminnan jatkuvalle kehittämiselle. Asioiden syy ja seuraussuhteet ovat selvillä ja toimintaa kehitetään ja säädetään tehokkaasti kohdistamalla huomio juuri oikeisiin asioihin toivotun vaikutuksen aikaansaamiseksi.
– Luodaan parhaat edellytykset asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Päätöksenteko nojaa realistiseen ja ajantasaiseen kokonaisnäkemykseen organisaation toiminnasta ja toimintaan vaikuttavista asioista ja ilmiöistä. Lähtötilanteen ollessa selvillä tavoitteeseen on jo helpompi luovia.

Systeemiajattelua tukemaan on kehitetty erilaisia visuaalisia työkaluja, joiden avulla systeemin rakenne voidaan kuvata. Vuorovaikutuskaavio (causal loop diagram, CLD) on yksi näistä (https://en.wikipedia.org/wiki/Causal_loop_diagram).

Tietojärjestelmäkehityksessä systeemiajattelu kannustaa kokonaisratkaisujen toteuttamiseen osaratkaisuiden sijaan. Toteutettavan tietojärjestelmän tulisi huomioida kattavasti kaikki asiat ja ilmiöt, jotka kiinteästi liittyvät toteutettavaan ratkaisuun.

Esimerkiksi portfoliohallinnan keinoin on mahdollista hallita toimintaympäristön sanelemaa muutosta ja organisaation itselleen asettamia tavoitteita. Portfoliohallintaa ei kuitenkaan ole ilman projekteja sekä näissä mahdollisesti kehitettäviä tuotteita ja asioita. Uskottava projektien ja töiden hallinta edellyttää suunnitelmallisuutta ja toteuttavia resursseja. Resurssien osaamisen optimaalinen hyödyntäminen edellyttää toimivaa kapasiteettihallintaa. Toiminnan kehittämiseksi ja kokonaisuuden ylitse tehtäviin tarkasteluihin tarvitaan yhteisiä mittareita kustannuksista, väli- ja lopputulosten saavuttamisesta ja henkilöstön tyytyväisyydestä.

Tietojärjestelmätyössä systeemiajattelu johtaa myös johtopäätökseen, että täsmälleen sama toteutus ei sovi kaikkiin organisaatioihin ja ympäristöihin. Lisäksi systeemi ja vaatimukset muuttuvat koko ajan. Tarvitaan joustavuutta, joka mahdollistaa tietojärjestelmän sovittamisen erilaisiin ja alati muuttuviin tarpeisiin.

Ota yhteys, jos mielenkiintosi heräsi kokonaisvaltaisen ja organisaatiosi kulloisiinkin tarpeisiin mukautuvan tietojärjestelmän toteuttamisesta.

Camako EPM versio 6 irtautuu SharePointista

Camako EPM on perustoiminnallisuuksiltaan laaja projektien- ja työnohjauksen järjestelmä. Se on myös muokattava (low-code / no-code) alusta eri sovellusalueiden ratkaisujen helppoon toteutukseen.

Camako EPM on syntynyt ja kasvanut SharePoint alustalla. Nyt sen on aika rikkoa kahleensa ja irtautua SharePointista, kokonaan itsenäiseksi järjestelmäksi.

Aikansa kutakin

Camako EPM:n tuotekehityksen alkuvaiheessa, SharePoint alusta mahdollisti nopean tuotekehityksen ja laajan toiminnallisuuden. SharePoint tarjosi valmiin käyttäjähallinnan, alustan käyttöliittymälle ja lisätoimintoja, kuten dokumenttien hallinnan. Samalla SharePoint kuitenkin myös rajoitti kehittämistä usealla tavalla.

Nyt haluamme kehittää Camako EPM järjestelmää, ilman SharePointin rajoituksia. Haluamme myös taata asiakkaillemme edullisen tavan jatkaa Camako EPM järjestelmän käyttöä, kun Ilmaisen SharePoint Foundationin käyttömahdollisuus poistuu version 2013 myötä. Ilman kolmannen osapuolen lisenssivaatimuksia järjestelmän hinta voidaan pitää kohtuullisena ja ennustettavana.

Haluamme tarjota järjestelmän, joka sisältää laajat perustoiminnallisuudet, mutta myös mukautuu asiakkaidemme muuttuviin tarpeisiin. Joustava, muokattava alusta kasvattaa järjestelmän elinkaarta, koska järjestelmä mukautuu uusiin vaatimuksiin. Se myös mahdollistaa järjestelmän hyödyntämisen muissakin käyttöskenaarioissa, kuin projektien hallinnassa.

SharePointista irrottaminen mahdollistaa modernien teknologioiden hyödyntämisen esimerkiksi käyttöliittymän toteutuksessa. Nyt voidaan hyödyntää modernia JavaScript tekniikkaa käyttöliittymässä. Tämä mahdollistaa dynaamisen, rikkaan käyttökokemuksen.

Dokumenttien hallintaa voidaan edelleen jatkaa SharePointin dokumenttikirjastoissa, mutta SharePointin ohella mikä tahansa muukin dokumenttihallintajärjestelmä voidaan kytkeä joustavasti osaksi Camako ratkaisua.

Tekninen alusta valinnaisesti pilvessä tai maan päällä

Camako EPM 6 voidaan asentaa täysin pilviympäristöön, omaan tekniseen ympäristöön, Prohan tarjoamaan SaaS ympäristöön tai tarpeen mukaan, vaikka hybridiympäristöön, jossa tietovarasto on pilvessä ja sovellus Prohan SaaS ympäristössä.

Asiakas omistaa tietonsa, tietää missä ne ovat talletettuina ja tarvittaessa voi siirtää tietonsa toiseen ympäristöön. Camako EPM, ei ole moniasiakasympäristö, jossa eri käyttäjäorganisaatioiden tiedot sijaitsisivat samassa fyysisessä tietovarastossa. Jokaiselle käyttäjäorganisaatiolle luodaan oma tietovarasto. Käyttävän organisaation kaikki tieto on omassa SQL kannassa, josta se on helposti raportoitavissa, varmistettavissa ja siirrettävissä.

SharePointista irtautuminen on vaatinut käyttäjähallinnan toteutuksen kokonaan uudelleen. Uusi versio kasvattaa tietoturvallisuutta mahdollistamalla useita erilaisia käyttäjien tunnistamisen tapoja.

Perustoiminnallisuus kehittyy, alustan joustavuus säilyy, käytettävyys paranee

Camako EPM:n perustoiminnallisuuksia ovat olleet: Projektisalkku, projektisuunnitelmat, tehtäväaikataulut, tuntien kirjaus myös mobiilissa, aikajaksotettu resurssien kuormitussuunnittelu, suunnitelmien versiointi. Uutena toiminnallisuutena on valmistunut aikajaksotettu kustannusten suunnittelu.

Paketista otettuun ratkaisuun ei kuitenkaan tarvitse tyytyä. Joustava alusta tarjoaa edelleen mahdollisuudet muokata ja laajentaa järjestelmän tietomallia ja liiketoimintalogiikkaa. Muokatun tietomallin päälle rakennetaan käyttöliittymä käyttäen konfiguroitavia taulukko- ja lomakenäkymiä, Gantt-kaavioita, Kanban-taulua ja aikajaksotettuja resurssi ja kustannusnäkymiä.

Käyttöliittymän kieli on käyttäjän itsensä valittavissa. Uusi käyttöliittymä mahdollistaa myös entistä joustavamman datan analysoinnin. Graafisten esitysten vienti Camakosta esimerkiksi Power Pointiin Gantt-kaavioina ja Kanban-tauluina onnistuu.

Tulemme kevään aikana esittelemään Camako EPM 6 versiota webinaareissa.

Low Code No Code kehittäminen

Edellisessä bloki -kirjoituksessamme esiteltiin ohjelmistokehittämisen mallia, jossa ratkaisu toteutetaan joko ilman tai vain rajoitetulla määrällä itse tehtyä ohjelmakoodia. Siinä ohjelmointityön sijaan käyttöliittymä ja liiketoimintalogiikka toteutetaan ratkaisukehitysalustan tarjoamilla palveluilla ja muokattavilla komponenteilla.

Optimistisena tavoitteena on mahdollistaa Citizen Development (’kansalaiskehittäjä’) toiminta, jossa liiketoiminnan vaatimukset hyvin sisäistänyt, mutta vähän tai ei yhtään ohjelmistokehitystä hallitseva henkilö voisi toteuttaa ohjelmistoratkaisun tietojen hallintaan ja raportointiin. Perinteisesti toimintaan on käytetty toimisto ja –työryhmäsovelluksia. Näitä täydentämään ovat tulleet monipuoliset Saas- ja pilvipalveluna tarjottavat alustat, joille tehdyt toteutukset skaalautuvat aina yritystason ratkaisuihin asti.

Jo tällä hetkellä yrityksissä hyödynnetään jo laajasti raportointi- ja tiedon analysointiratkaisuihin kehitettyjä alustoja.

Jonkin verran vaativampaa on liiketoimintaa tukevan ohjelmistoratkaisun toteutus. Ohessa askeleet miten alun perinkin ratkaisukehitysalustaan nojaavaa projektien- ja töidenhallintajärjestelmää laajennettiin riskienhallinnan toiminnallisuudella.

Toteutuksen päävaiheet olivat:

Tietojen ja näiden välisten relaatioiden määrittely. Tämä on vaativin osa, jossa asiantutijan käyttäminen palkitsee.
Toteutuksen ulkoasun päättäminen. Käyttöön otettiin kokeilujen jälkeen visuaalinen taulu –muotoinen käyttöliittymä. Ratkaisukehitysalusta tarjoaa tyypillisesti erilaisia ulkoasuvaihtoehtoja esim. lista-, lomake ja taulumuotoiset näkymät ja erilaiset esitysgrafiikat.
Toimintojen määrittely ja toteutus. Valittu taulu –muotoinen käyttöliittymä toi mukanaan jo paljon vaadittua toiminnallisuutta. Tämän lisäksi määriteltiin laskennalliset tiedot (riskipisteiden laskenta lähtötiedoista) ja tietokenttien arvojen tarkistukset ja pakollisuudet. Poimintalistoille toteutettiin lista –muotoiset ylläpitonäkymät.
Integraatioiden määrittely ja toteutus. Kokonaisuus täydennettiin riskipisteiden perusteella lähetettävillä sähköpostilähetyksillä.
Merkitsevän tiedon visualisointi. Toteutuksessa hyödynnettiin alustan tarjoamia liikennevaloja ja ikoneita korostamaan ja tuomaan esiin kriittistä tietoa ja työnkulkua.
Väli- ja lopputulosten testaus. Toteutus eteni iteratiivisesti ja sen aikana palattiin lukusia kertoja päävaiheissa taaksepäin tyydyttävän lopputuloksen aikaansaamiseksi.
Ratkaisun siirtäminen tuotantokäyttöön. Tuotantokäyttöön siirtäminen on syytä tehdä omana kokonaisuutenaan noudattaen organisaatiossa sovittuja käytäntöjä.

Toteutuksen tietomalli löytyi melko valmiiksi mietittynä internetistä. Mallin mukaiset rakenteet on toteutettu olemassa olevan projektien- ja töidenhallintajärjestelmän tietokantaan. Taulu -muotoisessa käyttöliittymässä yksittäiset riskit esitetään kortteina riskiluokkien mukaisissa sarakkeissa. Korttien järjestys sarakkeessa visualisoi kunkin riskin merkittävyyttä luokassaan ja liikennevaloilla pyritään visualisoimaan kuhunkin riskiin liittyvää tila- ja kriittisyystietoa. Riskin tietoja pääsee ylläpitämään korttia kaksoisklikkaamalla. Korttien järjestys ja sarake vaihtuvat siirtämällä korttia hiirellä.

Kuva 1. Uusi riskienhallinnan toiminnallisuus osana projektien ja töidenhallintaa.

Kuva 2. Suoraviivainen riskienhallinnan tietomalli

Heräsikö mielenkiitosi? Ota yhteys https://www.proha.com/yhteystiedot ja kerromme mielellämme lisää Low Code No Code kehittämisen eduista liiketoimintasovellusten toteuttamisessa Saas palveluna.

Low Code No Code

Selainpohjainen ohjelmistoratkaisu organisaatiosi tarpeeseen ilman ohjelmointia ja tehty toteutus käytettävissä kustannustehokkaasti pilvipalveluna.

Tämä on mahdollista nykyaikaisilla ratkaisukehitysalustoilla.

Ratkaisualusta tarjoaa tarvittavan toteutuskehyksen. Ohjelmointityön sijaan käyttöliittymä ja toiminnot toteutetaan alustan tarjoamilla muokattavilla komponenteilla. Toteutukset skaalautuvat tarvittaessa vaativiin ratkaisuihin ja mahdollistavat myös ohjelmoimalla tehtävät laajennukset.

Vaativin osa on tavoitellun ratkaisun tietomallin hahmottaminen. Tällä kuvataan tietorakenteet ja tietorakenteiden väliset suhteet. Alustojen piirteisiin kuuluu, että kerralla ei tarvitse olla valmista, vaan ratkaisun toteutuksessa voidaan edetä ketterästi iteroiden ja eri vaihtoehtoja arvioiden.

Merkittävää on, että ratkaisukohtaisesti ylläpidettävää ohjelmakoodia ei juuri synny. Ratkaisun konfiguraatiotiedot on talletettu samaan tietokantaan, kuin ylläpidetty liiketoimintatietokin. Näin se pysyy tallessa ja on aina käytettävissä ratkaisun edelleen kehittämiseen.

Tehtiin ratkaisu sitten omaan käyttöön tai palveluksi asiakkaille, niin merkittäviä etuja on saavutettavissa:

Ketteryys, korkea laatu ja pienemmät riskit. Varsinainen toteutus syntyy ketterästi. Helposti mukautettavat ratkaisut auttavat myös organisaatiota toimimaan ketterästi. Toteutustyö etenee nopeasti. Väli- ja lopputuloksia voidaan arvioida toteutuksen kaikissa vaiheissa. Huomattavaa on, että suhteessa enemmän panosta voidaan laittaa ohjelmointityön sijasta ratkaisun testaamiseen.
Pienentyneet kustannukset. Aika on rahaa – mahdollisuus rakentaa enemmän, pienemmällä tiimillä ja lyhyemmässä ajassa.
Korkeampi tuottavuus. Useampia ratkaisuja valmistuu lyhyemmässä ajassa. Tuottavuutta tuo myös se, että toteutettu ratkaisu on käyttäjäkokemuksen osalta yhdenmukainen läpi koko toteutuksen ja näin myös helposti loppukäyttäjien omaksuttavia.
Nopeampi reagointi muutokseen. Nopeiden kehityssyklien ja muokattavuuden kautta organisaatiot voivat nopeasti sopeutua markkinoiden muutoksiin, asiakkaiden muuttuneisiin tarpeisiin tai lainsäädäntöön.
Pidempi elinkaari. Tehdyn ratkaisun elinkaarta voidaan jatkaa joustavasti muokkaamalla tai laajentamalla olemassa olevaa toteutusta. Ratkaisualustan toimittaja huolehtii teknologian ajanmukaisuudesta ja uusien muokattavien perustoiminnallisuuksien tuottamisesta.

Alla esimerkki ratkaisualustan tarjoamasta toiminnallisuudesta projektihallintaratkaisun toteutukseen. Toteutus on selainpohjainen Saas palvelu, jossa tiedot ylläpidetään relaatiotietokannassa. Esimerkkiratkaisu ei ole edellyttänyt ohjelmointia, vaan nojaa projektihallinnan tietomalliin, ratkaisualustan tarjoamaan sovelluskehykseen sekä muokattaviin komponentteihin.

Käyttäjän ja käyttäjän roolien todentaminen Azure AD:n ryhmäkiinnityksen kautta. SSO.
Käyttäjälle avautuu rooliensa mukainen valikkorakenne
Käyttöliittymän kielisyys on vaihdettavissa valikkotoimintona
Projektilistaan haetaan tietokannasta vain ne projektit, joihin käyttäjälle on annettu oikeudet
Projektilistan sisältö on suodatettavissa sarakesuodattimen tai näiden yhdistelmien kautta
Projektilistan sarakekokoonpanoa voidaan vaihdella erilaisten valittavana olevien näkymien välillä
Riveillä olevien liikennevalojen väri asetetaan sovittujen sääntöjen ja laskukaavojen mukaan
Ulkoisiin järjestelmiin on mahdollista siirtyä rivikohtaisista pikalinkeistä: dokumenttihallinta ja Jira
Valitun projektin tehtävät on tuotu kytkettyyn taulukkonäkymään projektilistan alle

Ei ole yllättävää, että ratkaisualustat löytyvät myös monen kaupallisen liiketoimintasovelluksen takaa. Käytetty ratkaisualusta rajaa aina jonkin verran toteutusvaihtoehtoja, joten aivan kaikkia toiveita ei ilman ohjelmointia voida toteuttaa. Rajallisella ohjelmointityöllä ratkaisu saadaan myös integroitumaan saumattomaksi osaksi yrityksen muuta sovelluskantaa. Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi juuri omaan tarpeeseesi sovitetun ratkaisun toteuttamisesta kustannustehokkaasti ja sen käyttämiseksi palveluna.

Havaintoja etäkokouksesta

Ulkona vihmoo marraskuun harmaus. Kodeissa, mökeissä ja muissa etätyöpisteissä näytöt valaisevat ja läppärit puhkuvat lämpöä. Suuri joukko työntekijöitä on jo pitkään työskennellyt kokonaan tai pääosin etätyöpisteissä. Koteihin on hankittu uusia työpöytiä, työtuoleja, näyttöjä, kuulokkeita. On ehkä jopa remontoitu, jotta on saatu aikaiseksi itselle sopivat, viihtyisät ja tuottavat työskentelynurkkaukset.

Keväällä aloitimme vaimon kanssa etätyöt toiveikkaasti yhteisessä työhuoneessa. Jo pian havaitsimme, ettei kumpikaan kykene keskittymään työntekoon, jos toisella on käynnissä etäkokous. Siirtyminen toiseen huoneeseen kokouksen ajaksi ei myöskään ollut hyvä ratkaisu. Työkalujen siirtely, toisesta näytöstä luopuminen juuri kokouksen ajaksi ei toiminut. Oma työhuone on meillä ollut yksi keskittymisen edellytys.

Mahtavatkohan ihmiset enää suostua palaamaan avokonttorien hälyyn, kun ovat saaneet kokea rauhallisen, häiriöistä vapaan työympäristön?

Vielä vartti työpajan alkuun. Availen esitykset, dokumentit ja sovellukset valmiiksi kahdelle näytölle. Toisen näytön tulen jakamaan muille, toisella pidän muistiinpanot ja muut ohjelmat. Viimeistelen agendan ja varmistan että dokumentit on jaettu osallistujille OneDriveltä. Napsautan kahvinkeittimen porisemaan, niin että saan tuoreen kahvin kokoukseen.

Valmistautuminen on onnistuneen etäkokouksen edellytys. Kun ohjelmat ja dokumentit on valmiiksi avattu ja käynnistetty, jo ennen kokouksen alkua, jää pois paljon turhaa odottelua ja sähläystä.

Verkkokytkimen vihreät valot vilkkuvat, kun käynnistän Teams kokouksen. Ehdin vielä valita videoon taustakuvan edelliseltä loma- ja etätyöreissulta.

Olen mukana kokouksessa jo ennen säädettyä aikaa, silloin on hyvä hetki keskustella yksitellen mukaan ilmestyvien osallistujien kanssa niitä näitä ja orientoitua rauhassa.

Etätyön mahdollistama infrastruktuuri on olemassa. Tietoliikennekaapelit yhdistävät kokouksen osallistujat. Kuin tilauksesta, hyvissä ajoin ennen pandemiaa, opittiin hyödyntämään etäkokousohjelmistoja, tiedostojen jakoja ja muita viestintäohjelmistoja. Asiantuntijoiden työn tulokset liikkuvat nopeissa tietoverkoissa vaivatta.

Samaan aikaan kun eri osallistujat jakavat näyttöään, teemme päivityksiä jaettuun dokumenttiin, jonka kaikki osallistujat pääsevät näkemään, ja jota he voivat muokata samaan aikaan. Näin kokousmuistion päivitys ja ehdotukset tulevat kirjattua ja jaettua jo kokouksen aikana.

Ideointiin pitäisi keksiä sopivia vapaamuotoista keskustelua tukevia keinoja. Etäpalaverit toimivat hyvin tilanteissa, joissa kokoontumiselle on mahdollista muodostaa selkeä tavoite ja agenda. Ideoiminen vaatii aikaa, hassuttelua ja vitsailua sekä kokemusten vaihtoa. Ideat eivät välttämättä nouse pakotettuna organisoidussa kokouksessa. Joskus jakautuminen pienempiin ryhmiin voi auttaa.

Palaverissa nousi esiin ongelma, jonka avaaminen vaati parin mukana olevan henkilön lisäksi ulkopuolista henkilöä. Jakauduimme kahteen ryhmään, joista toiseen kutsuttiin yksi asiantuntija lisää. Toinen ryhmä jatkoi muiden asioiden käsittelyä, samalla kun toinen ryhmä tutki ja testasi esiin noussutta ongelmaa.

Joskus kokouksen vetäjän pitää vain osata olla hiljaa ja antaa muille mahdollisuus sanoa asiansa.

Reilun tunnin kuluttua kelloni piippaa ehdottaen taukoa. Sovitaan, että pidetään 15 minuutin tauko. Muutamat osallistujat jäävät tauolla jutustelemaan Teams kokoukseen.

Kokouksen päätyttyä osalla ei ole erityinen hoppu seuraavaan palaveriin, he jatkavat erään tuotteeseen liittyvän puutteen tarkastelua ja pohdiskelua vielä tovin. Keskustelussa syntyi idea tuotemuutokseen. Sovittiin että sitä tarkennetaan uudessa kokoontumisessa.

Jämäkästi viedyssä kokouksessa saattaa jäädä pimentoon ongelmia, jotka tulisivat esiin rennossa, vapaamuotoisessa keskustelussa. Heikkojen signaalien huomaaminen ja rohkeus poiketa agendalta ottamalla ongelma keskusteluun, vaatii etäkokouksessa enemmän tarkkaavaisuutta, kuin perinteisessä kasvokkain käydyssä keskustelussa.